Praxiswissen für Arbeitgeber

DATEV Lodas selbst betreiben kostet Unternehmen mit 25 Mitarbeitern realistisch 5.500–6.500 €/Jahr. Vollkostenrechnung, Break-even-Analyse und 4-Schritte-Migrationsprozess zu einem externen Payroll-Dienstleister.

GmbH-Geschäftsführer abrechnen: Gesellschafterbeschluss, SV-Status, Tantieme-Timing, AG-Zuschuss zur privaten KV und DATEV-Besonderheiten, konkret erklärt für 2026.

§3 Nr. 15 EStG: Jobticket steuerfrei, aber Entfernungspauschale wird gekürzt. Oder §40 Abs. 2: 15% Pauschalsteuer, volle Entfernungspauschale bleibt. Mit Rechenbeispiel Deutschlandticket 58 €/Monat bei 40 km Weg.

Fremdgeschäftsführer vs. Gesellschafter-GF: Wann besteht SV-Pflicht? Sperrminorität, Statusfeststellungsverfahren §7a SGB IV und das Rückforderungsrisiko bei rückwirkender Einstufung, mit Übersichtstabelle.

Günstigkeitsprinzip: Tarifvertrag darf Mindestlohn nicht unterschreiten. Allgemeinverbindlichkeit §5 TVG, Branchenmindestlöhne 2026 nach AEntG, Dokumentationspflicht §17 MiLoG und Bußgelder bis 500.000 Euro.

Probezeit-Kündigung 2026: 2-Wochen-Frist zu jedem Tag, Schriftform, kein KSchG-Schutz, aber AGG gilt immer und Schwangere sind geschützt. Was Arbeitgeber bei Betriebsrat, Zeugnis und Urlaubsanspruch beachten müssen.

§19 EStG: 110-Euro-Freibetrag pro Person und Veranstaltung, max. 2 Veranstaltungen steuerbegünstigt. Begleitpersonen-Falle, Pro-Kopf-Berechnung, Pauschalsteuer 25 % nach §40 EStG und Teilnehmerliste als Pflichtdokument.

Jahresentgeltgrenze 2026: 73.800 Euro (6.150 €/Monat). Wann Mitarbeiter in die PKV wechseln können, wie der Arbeitgeberzuschuss (~402 €/Monat KV + ~50 €/Monat PV) berechnet wird und was bei Unterschreitung der JAEG passiert.

§3 Nr. 33 EStG: Kita-Kosten steuerfrei erstatten ohne Betragslimit. Voraussetzungen, Zusätzlichkeitsprinzip, Altersgrenze (nicht schulpflichtig) und Unterschied zur Sachbezugsfreigrenze, mit Vergleichstabelle.

Mutterschutzlohn nach §18 MuSchG: Berechnung aus dem Durchschnittslohn der letzten 13 Wochen, Unterschied zu Mutterschaftsgeld, U2-Erstattung über das AAG und was bei privat versicherten Mitarbeiterinnen gilt.

Kurzfristige Beschäftigung 2026: 70 Arbeitstage oder 3 Monate, vollständige SV-Freiheit, Pauschalversteuerung 25 % und wann Berufsmäßigkeit zur Falle wird. Mit Vergleichstabelle vs. Minijob.

Werkstudentenprivileg 2026: KV/PV/ALV-Befreiung, 20-Stunden-Grenze, Semesterferien-Regelung und Rentenversicherungspflicht. Praxisguide für Arbeitgeber mit Vergleichstabelle Werkstudent vs. Minijob vs. Midijob.

Was kostet ein lokales Lohnbüro pro Mitarbeiter, wirklich? Wir schlüsseln versteckte Zusatzkosten auf und vergleichen mit spezialisierten Online-Anbietern: Grundpreis, Jahresabschluss, Sondermeldungen und mehr.

BAG-Urteil 2022, EU-Pflicht und ArbZG: Welche Systeme erlaubt sind, was für KMU gilt, wann Bußgelder drohen und warum Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich ist.

Arbeitgeber müssen Entgeltbescheinigungen ausstellen, monatlich nach §108 GewO, für Elterngeld, Krankengeld und Mutterschutz. Pflichtinhalt, Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre) und Haftungsrisiken im Überblick.

VWL 2026: Wer muss zahlen, wie viel, welche Anlageformen? Arbeitnehmer-Sparzulage, Tarifvertrag-Pflichten & Lohnabrechnung erklärt.

Sachbezüge unter 50 Euro sind steuerfrei, aber nur als echte Zusatzleistung. Warum Gehaltsumwandlung seit §8 Abs. 4 EStG (2020) nicht mehr funktioniert und was Arbeitgeber stattdessen tun können.

Verpflegungspauschalen 14/28 €, erste Tätigkeitsstätte, Dreimonatsfrist und Bewirtungsbelege: Reisekostenabrechnung 2026 für Arbeitgeber korrekt durchführen.

Betrieblicher Lohnsteuer-Jahresausgleich nach §42b EStG: Wer muss ihn durchführen (ab 10 MA), wer ist ausgenommen (SK V/VI, Elterngeld), wie wird berechnet und was passiert bei Fehlern.

Offboarding-Pflichten 2026: Restlohn berechnen, Urlaubsabgeltung, Arbeitszeugnis ausstellen, SV-Abmeldung binnen 6 Wochen, ELStAM-Abmeldung und Arbeitsbescheinigung §312 SGB III.

Betriebliche Altersvorsorge 2026: Pflicht-Zuschuss 15 %, BRSG-Förderung für Geringverdiener bis 2.575 €, 4 % BBG steuerfrei (338 €/Monat) und Opting-out-Modelle für KMU.

Nettolohnvereinbarung: Arbeitgeber übernimmt Steuern und SV. Hochrechnung, Steuerklassen-Abhängigkeit, Beispielrechnung 2026 und Alternativen zur echten Nettolohnoptimierung.

Pfändungsfreigrenzen steigen ab 1. Juli 2026: Grundfreigrenze ca. 1.631 €/Monat netto. Rechenweg, Drittschuldnerpflichten nach §840 ZPO und P-Konto-Bescheinigungspflicht, mit konkreten Beispielen für Arbeitgeber.

Saison-KUG: Wer hat Anspruch, welche Branchen profitieren (Bau, Dachdeckerhandwerk, GaLaBau), wie wird beantragt? Unterschiede zu konjunkturellem KUG und Winterbeschäftigungs-Umlage.

Koalitionsvertrag 2025: Neue RV-Pflicht für Solo-Selbstständige ohne Altersvorsorge geplant. Wer heute schon pflichtversichert ist (§2 SGB VI), was das für Auftraggeber bedeutet und warum Scheinselbstständigkeit das dringlichere Risiko bleibt.

EU-Bürger, Drittstaaten, Entsendung: Was Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung ausländischer Mitarbeiter 2026 beachten müssen, Steuer-ID, A1-Bescheinigung, Mindestlohn.

Lohnsteuerbescheinigung, Arbeitsbescheinigung §312 SGB III, P-Konto-Bescheinigung, SV-Nachweis: Alle Bescheinigungspflichten des Arbeitgebers 2026 mit Fristen und Sanktionen.

Scheinselbstständigkeit kostet Arbeitgeber rückwirkend bis zu 4 Jahre Sozialversicherungsbeiträge, bei Vorsatz 30 Jahre. Die 5 Abgrenzungskriterien, Folgen bei Feststellung und wie das Statusfeststellungsverfahren §7a SGB IV Rechtssicherheit schafft.

ChatGPT, Copilot & Co. im HR-Alltag: Was 2026 erlaubt ist, wo DSGVO-Grenzen liegen und wann der Betriebsrat bei KI-Einsatz mitbestimmen muss.

Homeoffice im Ausland: Wann entsteht eine Betriebsstätte? A1-Bescheinigung, Sozialversicherungspflicht nach EU-VO 883/2004 und die 25%-Homeoffice-Grenze für EU-Mitarbeiter.

Urlaubsplanung im Sommer: Was Arbeitgeber dürfen und was nicht. EuGH-Hinweispflicht, Betriebsschließung, Widerruf und das Urlaubsverfall-Recht 2026, ohne Hinweis kein Verfall.

Welche HR-Prozesse lassen sich 2026 ohne großen Aufwand automatisieren? Ein Praxisleitfaden mit 5 konkreten Prozessen für KMU und Startups.

Lohnpfändung: Pfändungsfreigrenze 2026, P-Konto-Bescheinigung, Drittschuldnerpflichten und Berechnung des pfändbaren Nettoeinkommens, Haftungsrisiken und Praxistipps.

Ab 30 °C Raumtemperatur greift die ArbStättV. Was Arbeitgeber beim Hitzeschutz konkret tun müssen, Gefährdungsbeurteilung, TOP-Prinzip, Hitzefrei und Bußgelder bis 25.000 Euro.

KI-gestützte Lohnabrechnung 2026: automatische Fehlerprüfung, DATEV-Integration und smarte Workflows, was heute schon funktioniert und wo die Grenzen sind.

Betriebsübergang §613a BGB: Unterrichtungspflicht, Widerspruchsrecht, Kündigungsverbot und was Arbeitgeber bei Personalakten, bAV und Betriebsvereinbarungen beachten müssen.

Midijob 2026: Übergangsbereich 603–2.000 €, gleitende SV-Beiträge, Rentenversicherungs-Opt-out. Alle Arbeitgeberpflichten bei der Midijob-Abrechnung inkl. Unterschied zum Minijob.

§7 Abs. 4 BUrlG: Urlaubsabgeltung berechnen, Quotierung vor dem 1. Juli, EuGH-Rechtsprechung zum Urlaubsverfall und was Arbeitgeber bei der Austrittsabrechnung nicht vergessen dürfen.

Wann Überstunden vergütungspflichtig sind, was wirksame Pauschalabgeltungsklauseln leisten, warum Freizeitausgleich steuerlich günstiger ist und wie die Mindestlohnfalle bei Mehrarbeit funktioniert.

6 Wochen Entgeltfortzahlung: Wartezeit 4 Wochen, Berechnung nach Referenzprinzip (13 Wochen), U1-Erstattung über das AAG für kleine Betriebe und alle Sonderfälle von Wiederholungserkrankung bis BEM.

1%-Regelung oder Fahrtenbuch? Listenpreis richtig ermitteln, Elektrobonus 0,25 % für BEV, Arbeitsweg-Zuschlag 0,03 % vs. 0,002 % und typische Fehler bei der Dienstwagenbesteuerung 2026.

Grenzgänger in der Lohnabrechnung: Beschäftigungslandprinzip, DBA-Steueraufteilung, Sonderfall Schweiz, A1-Bescheinigung und die 25%-Homeoffice-Grenze, die viele Arbeitgeber noch nicht kennen.

Homeoffice-Pauschale 2026: 6 Euro/Tag, max. 1.260 Euro/Jahr. Wann der Abzug gilt, was Arbeitgeber steuerfrei erstatten dürfen und warum Homeoffice-Tage und Entfernungspauschale sich ausschließen.

Ausstellungspflicht, Wohlwollensprinzip und Formulierungscodes erklärt. Der Praxisguide für Arbeitgeber.

NachwG, DEÜV-Anmeldung, Datenschutz: Diese Pflichten müssen Arbeitgeber beim Onboarding 2026 erfüllen.

Voraussetzungen, Berechnung und Antragsprozess für KUG 2026, inklusive Saison-KUG und SV-Beiträgen.

Sachbezugsfreigrenze 2026: 50 €/Monat steuerfrei und SV-frei. Was nach dem BMF-Schreiben 2022 noch erlaubt ist, welche Kombinationen mit Jobticket und Gesundheitsbudget möglich sind und welche Fehler Arbeitgeber vermeiden müssen.

Mutterschutzfristen, Kündigungsschutz, U2-Erstattung, Elternzeit anmelden, Urlaubskürzung, Elternteilzeit: Alle Arbeitgeberpflichten rund um Schwangerschaft und Elternzeit mit Checkliste für KMU und Startups.

DATEV-Schnittstelle richtig einrichten: Übertragungsformate (LODAS, DEÜV, ELStAM), die 3 Varianten der Steuerberater-Zusammenarbeit und wann Payroll-Outsourcing günstiger ist als eine eigene DATEV-Lizenz.

Umsetzungsfrist 7. Juni 2026: Die EU-Richtlinie 2023/970 verpflichtet Arbeitgeber zu Gehaltsangaben in Stellenanzeigen, erweitertem Auskunftsrecht und Gender-Pay-Gap-Berichten. 6-Schritte-Plan für Arbeitgeber.

Nacht-, Sonn- und Feiertagszulagen können nach §3b EStG steuerfrei sein. Alle aktuellen Grenzen für 2026, Berechnungsformeln, SV-Freiheit und typische Abrechnungsfehler.

Pflegemindestlohn 2026: 16,52 bis 21,03 Euro je Qualifikationsstufe. Alle Pflichten für Pflegearbeitgeber, Dokumentationsanforderungen und Bußgeldrisiken im Überblick.

Lohnnebenkosten 2026: KV-Zusatzbeitrag steigt auf Ø 2,9 %, neue BBG RV/ALV 8.450 €. Mit aktuellen Beitragssätzen, Beitragsbemessungsgrenzen und vollständigem Rechenbeispiel für Arbeitgeber.

Die Minijob-Grenze 2026 liegt bei 603 Euro monatlich, dynamisch an den Mindestlohn (13,90 €/h) gekoppelt. Was das für Arbeitgeber bedeutet, welche Abgaben (ca. 31 %) anfallen und welche Fehler teuer werden.