Arbeitszeiterfassung 2026: Die Pflicht gilt seit dem BAG-Urteil 2022 auch ohne neues Gesetz. Welche Systeme reichen, was KMU tun, wann Bußgelder drohen.
Seit September 2022 steht fest, was Arbeitgeber tun müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Arbeitszeit vollständig und jeden Tag erfasst werden muss. Trotzdem fragen Unternehmer noch heute, ob das für sie gilt. Es gilt.
Ein eigenes Arbeitszeiterfassungsgesetz fehlt bis heute, die Pflicht besteht trotzdem. Unten steht, woraus sie folgt, was du dokumentieren musst und welche Systeme ausreichen.
Inhalt
- Das BAG-Urteil: Pflicht seit 2022, aber noch kein Gesetz
- Was genau muss erfasst werden?
- Welche Systeme sind erlaubt?
- Vertrauensarbeitszeit, geht das noch?
- Aufbewahrungspflicht und Datenschutz
- Ausnahmen: Wer muss nicht erfassen?
- Was passiert bei Verstößen?
- Betriebsrat und Mitbestimmung
- Was KMU jetzt tun sollten
- Häufige Fragen
1. Das BAG-Urteil: Pflicht seit 2022, aber noch kein Gesetz
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht eine Entscheidung getroffen, mit der viele Personalabteilungen nicht gerechnet hatten. In einem Beschlussverfahren zu einem Betriebsratsstreit (Az. 1 ABR 22/21) stellte das BAG fest: Arbeitgeber sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.
Grundlage war das Arbeitsschutzgesetz, genauer § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsbedingungen zu beurteilen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Das BAG interpretierte das im Licht einer EuGH-Entscheidung aus dem Jahr 2019.
Der EuGH-Hintergrund: Im Fall CCOO gegen Deutsche Bank (C-55/18) hatte der Europäische Gerichtshof bereits 2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzuführen, das die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten erfasst. Das BAG hat diese europäische Vorgabe für das deutsche Recht konkretisiert.
Die Pflicht besteht also bereits, unabhängig davon, ob der Bundestag ein spezielles Arbeitszeiterfassungsgesetz verabschiedet. Mehrere Gesetzgebungsverfahren wurden seit 2022 angestoßen, ein konkretes Gesetz ist aber Stand Juli 2026 noch nicht in Kraft. Das ändert an der Rechtslage nichts.
Wann das Gesetz kommt, ist offen, die Koalition hat das Thema mehrfach verschoben. Warte nicht darauf. Wer sich auf den fehlenden Gesetzestext beruft, liegt rechtlich falsch.
2. Was genau muss erfasst werden?
Nach BAG und EuGH erfasst du:
- Beginn der Arbeitszeit, also den tatsächlichen Arbeitsbeginn (der vertragliche reicht nicht)
- Ende der Arbeitszeit, Feierabend, inklusive etwaiger Überstunden
- Pausen, Dauer und Zeitraum jeder Pause
Nicht ausreichend ist die bloße Erfassung der Stunden pro Tag ohne Angabe von Beginn und Ende. Auch die alleinige Überstundenerfassung reicht nicht.
Wichtig für Homeoffice: Die Pflicht gilt auch im Homeoffice. Lässt du Mitarbeiter remote arbeiten, musst du ihnen trotzdem eine Möglichkeit zur Zeiterfassung geben.
Für Reisepausen, Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft gelten eigene Regeln. Bereitschaftsdienst zählt zur Arbeitszeit, Rufbereitschaft in der Regel nicht (solange keine Inanspruchnahme erfolgt). Für Außendienstmitarbeiter gilt dasselbe wie für alle anderen: Beginn, Ende, Pause.
3. Welche Systeme sind erlaubt?
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. Ob dein System taugt, musst du deshalb selbst beurteilen.
| System | Rechtlich zulässig? | Praktischer Aufwand | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Stempeluhr / Zugangssystem | Ja | Gering (automatisch) | Betriebe mit festen Zeiten, Schichtbetrieb |
| HR-Software / App | Ja | Gering bis mittel | Büro, Homeoffice, mobile Teams |
| Excel-/Papier-Tabelle | Ja | Mittel bis hoch | Kleinbetriebe, Übergangsphase |
| Vertrauensarbeitszeit + Eigenaufschreibung | Ja (mit Kontrolle) | Mittel | Wissensarbeiter, flexible Modelle |
| Keine Erfassung | Nein | Entfällt | Nur für echte Ausnahmen (§ 18 ArbZG) |
Setzt du auf Excel, sorge dafür, dass niemand die Tabellen nachträglich unbemerkt ändern kann. Für kleinere Unternehmen reicht das oft. Wächst das Team, wird die Verwaltung schnell mühsam, und eine einfache App oder die Funktion in deiner HR-Software ist die bessere Wahl.
Was ein gutes System können muss
Das System muss verlässlich, nachvollziehbar und manipulationssicher sein. Korrekturen von Eingabefehlern sind erlaubt, aber das System sollte jede Änderung protokollieren, damit im Streitfall erkennbar ist, was wann geändert wurde.
4. Vertrauensarbeitszeit, geht das noch?
Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich, nur ohne Dokumentation geht es nicht mehr.
Bei Vertrauensarbeitszeit kontrolliert der Arbeitgeber nicht, wann genau jemand arbeitet. Daran ändert sich nichts. Neu ist, dass die Arbeitszeit trotzdem aufgezeichnet werden muss.
Meist läuft das über Eigenaufschreibung. Die Mitarbeiterin trägt selbst ein, wann sie angefangen hat, wann Pause war, wann sie aufgehört hat. Der Arbeitgeber muss das System bereitstellen und stichprobenartig prüfen, ob die Aufzeichnungen plausibel sind.
Kurz gefasst: Vertrauensarbeitszeit regelt die Kontrolle über die Arbeitszeit. Die Aufzeichnungspflicht regelt die Dokumentation. Du kannst Vertrauensarbeitszeit gewähren und gleichzeitig auf Aufzeichnung bestehen.
Wer seinem Team vertraut und es trotzdem täglich zur Zeiterfassung anhält, muss das erklären. Sag deinen Leuten, dass die Aufzeichnung eine gesetzliche Pflicht erfüllt und kein Kontrollinstrument ist.
5. Aufbewahrungspflicht und Datenschutz
Arbeitszeitaufzeichnungen müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des jeweiligen Erfassungstages.
Wir empfehlen drei Jahre, denn Lohnansprüche verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Bewahrst du die Aufzeichnungen nur zwei Jahre auf und stehst im dritten Jahr vor Gericht, fehlen dir die Belege.
DSGVO und Datenschutz bei der Zeiterfassung
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Das gilt besonders dann, wenn Standortdaten erhoben werden oder detaillierte Bewegungsprofile entstehen. Arbeitgeber brauchen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) in Verbindung mit § 26 BDSG.
- Die Daten dürfen nur für den Zweck der Arbeitszeitdokumentation genutzt werden.
- Mitarbeiter müssen informiert werden (Datenschutzhinweis oder Mitarbeiterinformation).
- Standort-Tracking geht über die reine Zeiterfassung hinaus und bedarf einer gesonderten Grundlage.
- Bei Betrieben mit Betriebsrat: DSGVO-Aspekte gehören in die Betriebsvereinbarung.
Achtung bei GPS-Tracking: Apps, die den Standort dauerhaft aufzeichnen, sind datenschutzrechtlich heikel. Wer mehr erfasst als für die Zeiterfassung nötig, riskiert DSGVO-Verstöße. Erfasse im Zweifel nur Beginn, Ende und Pause, ohne Bewegungsdaten.
6. Ausnahmen: Wer muss nicht erfassen?
§ 18 ArbZG nennt Personengruppen, für die das Arbeitszeitgesetz nicht oder nur eingeschränkt gilt. Dazu gehören:
- Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG: Personen, die eigenverantwortlich Mitarbeiter einstellen oder entlassen dürfen oder Prokura haben und nicht nur formell.
- Chefärzte und vergleichbare Führungskräfte im Gesundheitswesen
- Arbeitnehmer im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften
- Heimarbeiter, für die das Heimarbeitsgesetz gilt
Die Ausnahme für leitende Angestellte ist eng auszulegen. Ein "Senior" im Titel oder ein eigenes Budget reicht nicht. Entscheidend ist Personalverantwortung mit dem Recht, selbstständig einzustellen und zu entlassen.
Ein Abteilungsleiter, der Urlaubsanträge genehmigt, aber keine eigenständige Personalhoheit hat, fällt nicht unter die Ausnahme. Viele Unternehmen sehen das anders, rechtlich liegen sie damit falsch.
Kein Freifahrtschein durch Titel: Wer Mitarbeiter mit dem Hinweis auf ihre "leitende Funktion" von der Zeiterfassung ausnimmt, ohne das arbeitsrechtlich geprüft zu haben, steht im Streitfall ohne Begründung da. Erfasse im Zweifel.
7. Was passiert bei Verstößen?
Zu den Bußgeldern kursiert viel Halbwissen. Direkte Bußgelder für fehlende Zeiterfassung gibt es aktuell noch nicht. Das liegt daran, dass das Arbeitszeiterfassungsgesetz noch nicht verabschiedet ist und das ArbZG selbst keine Sanktion für unterlassene Erfassung enthält.
Bußgelder nach § 22 ArbZG gibt es aber bei Verstößen gegen konkrete Pflichten aus dem Arbeitszeitgesetz. Ohne Aufzeichnungen kannst du solche Vorwürfe kaum entkräften.
| Verstoß | Sanktion | Grundlage |
|---|---|---|
| Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeit (10 Std.) | Bußgeld bis 15.000 € | § 22 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG |
| Unterschreitung der Ruhezeit (11 Std.) | Bußgeld bis 15.000 € | § 22 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG |
| Keine Aufzeichnung bei Mehrarbeit (§ 16 Abs. 2 ArbZG) | Bußgeld bis 2.500 € | § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG |
| Aufzeichnungen nicht zwei Jahre aufbewahrt | Bußgeld bis 2.500 € | § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG |
Wer keine Zeitaufzeichnungen führt, kann bei einer Kontrolle durch das Gewerbeaufsichtsamt oder die Rentenversicherung nicht nachweisen, dass die gesetzlichen Grenzen eingehalten wurden. Im Zweifelsfall geht das zu Lasten des Arbeitgebers.
Klagt ein Mitarbeiter Überstundenvergütung ein, brauchst du vollständige Zeitaufzeichnungen. Ohne sie wird die Verteidigung schwieriger und teurer als die Zeiterfassung.
8. Betriebsrat und Mitbestimmung
Gibt es in einem Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht. Das ergibt sich aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: technische Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
Darunter fallen Systeme mit GPS oder Biometrie, aber auch eine einfache App, die Logins aufzeichnet. Der Betriebsrat muss vor Einführung informiert und einbezogen werden.
Was eine Betriebsvereinbarung regeln sollte
- Welches System wird eingesetzt?
- Wer hat Zugriff auf die Daten?
- Wie lange werden Daten gespeichert?
- Für welche Zwecke dürfen die Daten genutzt werden?
- Wie werden Korrekturen dokumentiert?
- Regelungen für Homeoffice und mobile Arbeit
Wer ohne Betriebsvereinbarung ein System einführt, das der Mitbestimmungspflicht unterliegt, riskiert eine einstweilige Verfügung des Betriebsrats gegen den Einsatz des Systems. Dann verzögert sich die Einführung.
Ohne Betriebsrat: Gibt es keinen Betriebsrat, entfällt die formale Mitbestimmungspflicht. Halte die Regeln trotzdem schriftlich fest, in der Arbeitsordnung oder in Einzelvereinbarungen. Dann weiß jeder, was gilt, und es gibt später weniger Streit.
9. Was KMU jetzt tun sollten
Du brauchst keine teure Software. Es reicht, wenn die Dokumentation läuft und die Daten vollständig und nachvollziehbar sind. Willst du dabei deine HR-Prozesse insgesamt ordnen, hilft unser Leitfaden zum HR-Abteilung aufbauen.
Schritt 1: Ist-Stand prüfen
Erfasst ihr Arbeitszeiten schon in irgendeiner Form? Überstunden, Urlaubstage, Schichten? Dann reicht das oft als Basis. Sonst führst du ein System ein.
Schritt 2: Ein System wählen, das die Leute nutzen
Eine komplexe App, die niemand bedient, hilft dir nicht. Manchmal ist eine Google-Tabelle mit Beginn, Ende und Pause besser als eine eingestaubte HR-Software, die niemand kennt.
Schritt 3: Klare Regelung schriftlich festhalten
Wie und wann wird erfasst, und wie laufen Korrekturen? Das passt in eine Dienstanweisung von einer Seite. Sorge dafür, dass alle sie kennen.
Schritt 4: Aufbewahrung sicherstellen
Zwei Jahre Mindestaufbewahrung, drei Jahre empfohlen. Nutzt du Excel, leg monatlich einen Export als PDF ab. Nutzt du eine Software, prüfe, ob du nach Kündigung des Vertrags noch an die Daten kommst.
Schritt 5: Ausnahmen sauber dokumentieren
Wer Mitarbeiter von der Erfassung ausnehmen will, muss das begründen können. Leitende Angestellte im Sinne des § 18 ArbZG sind ein enger Kreis. Halte schriftlich fest, warum du eine Person ausnimmst.
