Arbeitszeiterfassung 2026: Was Arbeitgeber jetzt umsetzen müssen

Seit September 2022 ist eigentlich klar, was von Arbeitgebern erwartet wird. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden: Arbeitszeit muss erfasst werden. Und zwar vollständig, jeden Tag. Trotzdem fragen Unternehmer noch heute, ob sie wirklich müssen. Die Antwort ist ja.

Das eigentliche Arbeitszeiterfassungsgesetz fehlt bis heute. Trotzdem besteht die Pflicht. Wie das zusammenpasst, was genau dokumentiert werden muss und welche Systeme ausreichen, das beantwortet dieser Artikel.

1. Das BAG-Urteil: Pflicht seit 2022, aber noch kein Gesetz

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht eine Entscheidung getroffen, die viele Personalabteilungen überraschte. In einem Beschlussverfahren zu einem Betriebsratsstreit (Az. 1 ABR 22/21) stellte das BAG fest: Arbeitgeber sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Grundlage war nicht das Arbeitszeitgesetz selbst, sondern das Arbeitsschutzgesetz. Konkret § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsbedingungen zu beurteilen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Das BAG interpretierte das im Licht einer EuGH-Entscheidung aus dem Jahr 2019.

Was bedeutet das in der Praxis? Die Pflicht besteht bereits, unabhängig davon, ob der Bundestag ein spezielles Arbeitszeiterfassungsgesetz verabschiedet. Mehrere Gesetzgebungsverfahren wurden seit 2022 angestoßen, ein konkretes Gesetz ist aber Stand Juli 2026 noch nicht in Kraft. Das ändert an der Rechtslage nichts.

Wann kommt das Gesetz? Schwer zu sagen. Die Koalitionsgespräche haben das Thema mehrfach verschoben. Für Arbeitgeber heißt das: nicht warten. Wer sich auf den fehlenden Gesetzestext beruft, liegt rechtlich falsch.

2. Was genau muss erfasst werden?

Das BAG und der EuGH sind hier eindeutig. Erfasst werden müssen:

• Beginn der Arbeitszeit, der tatsächliche Arbeitsbeginn, nicht der vertragliche
• Ende der Arbeitszeit, Feierabend, inklusive etwaiger Überstunden
• Pausen, Dauer und Zeitraum jeder Pause

Nicht ausreichend ist die bloße Erfassung der Stunden pro Tag ohne Angabe von Beginn und Ende. Auch die alleinige Überstundenerfassung reicht nicht. Es geht um das vollständige Bild des Arbeitstages.

Reisepausen, Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft, all das hat eigene Regelungen. Bereitschaftsdienst zählt zur Arbeitszeit, Rufbereitschaft in der Regel nicht (solange keine Inanspruchnahme erfolgt). Für Außendienstmitarbeiter gilt dasselbe wie für alle anderen: Beginn, Ende, Pause.

3. Welche Systeme sind erlaubt?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor. Das klingt erstmal beruhigend. Praktisch bedeutet es aber auch: Arbeitgeber müssen selbst beurteilen, ob ihr System tauglich ist.

Wer auf Excel setzt, sollte sicherstellen, dass die Tabellen nicht nachträglich unbemerkt verändert werden können. Für kleinere Unternehmen ist das pragmatisch oft ausreichend. Bei wachsenden Teams wird der Verwaltungsaufwand schnell unhandlich. Eine einfache App oder integrierte Funktion in bestehender HR-Software ist dann die bessere Wahl.

Was ein gutes System können muss

Unabhängig vom Tool gilt: Das System muss verlässlich, nachvollziehbar und manipulationssicher sein. Das bedeutet nicht, dass Änderungen unmöglich sein müssen, Korrekturen von Eingabefehlern sind legitim. Aber Änderungen sollten protokolliert werden, damit im Streitfall erkennbar ist, was wann geändert wurde.

4. Vertrauensarbeitszeit, geht das noch?

Das ist die Frage, die am häufigsten kommt. Und die Antwort überrascht viele: Ja, Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich. Aber nicht ohne Dokumentation.

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber nicht kontrolliert, wann genau jemand arbeitet. Nicht wie früher, also ohne Stechuhr. Das Konzept bleibt gültig. Was sich ändert: Die Arbeitszeit muss trotzdem aufgezeichnet werden.

In der Praxis bedeutet das meistens Eigenaufschreibung. Die Mitarbeiterin trägt selbst ein, wann sie angefangen hat, wann Pause war, wann sie aufgehört hat. Der Arbeitgeber muss das System bereitstellen und stichprobenartig prüfen, ob die Aufzeichnungen plausibel sind.

Ob das in der Unternehmenskultur passt, ist eine andere Frage. Wer seinen Mitarbeitern vollständiges Vertrauen entgegenbringt und sie dann täglich zur Zeiterfassung anhält, muss das intern gut kommunizieren. Es geht um Rechtssicherheit, nicht um Misstrauen.

5. Aufbewahrungspflicht und Datenschutz

Arbeitszeitaufzeichnungen müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des jeweiligen Erfassungstages.

Praktisch empfehlenswert sind drei Jahre. Der Grund: Lohnansprüche verjähren nach § 195 BGB in drei Jahren. Wer Aufzeichnungen nur zwei Jahre aufbewahrt und dann im dritten Jahr vor Gericht steht, kann keine Beweise mehr vorlegen.

DSGVO und Datenschutz bei der Zeiterfassung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Das gilt besonders dann, wenn Standortdaten erhoben werden oder detaillierte Bewegungsprofile entstehen. Arbeitgeber brauchen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) in Verbindung mit § 26 BDSG.

• Die Daten dürfen nur für den Zweck der Arbeitszeitdokumentation genutzt werden.
• Mitarbeiter müssen informiert werden (Datenschutzhinweis oder Mitarbeiterinformation).
• Standort-Tracking geht über die reine Zeiterfassung hinaus und bedarf einer gesonderten Grundlage.
• Bei Betrieben mit Betriebsrat: DSGVO-Aspekte gehören in die Betriebsvereinbarung.

6. Ausnahmen: Wer muss nicht erfassen?

§ 18 ArbZG nennt Personengruppen, für die das Arbeitszeitgesetz nicht oder nur eingeschränkt gilt. Dazu gehören:

• Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG: Personen, die eigenverantwortlich Mitarbeiter einstellen oder entlassen dürfen oder Prokura haben und nicht nur formell.
• Chefärzte und vergleichbare Führungskräfte im Gesundheitswesen
• Arbeitnehmer im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften
• Heimarbeiter, für die das Heimarbeitsgesetz gilt

Die Ausnahme für leitende Angestellte ist eng auszulegen. Es reicht nicht, dass jemand "Senior" im Titel hat oder ein eigenes Budget verwaltet. Entscheidend ist echte Personalverantwortung mit dem Recht, selbstständig einzustellen und zu entlassen.

Ein Abteilungsleiter, der Urlaubsanträge genehmigt, aber keine eigenständige Personalhoheit hat, fällt nicht unter die Ausnahme. Das ist in der Praxis oft anders kommuniziert als rechtlich korrekt wäre.

7. Was passiert bei Verstößen?

Hier ist Genauigkeit wichtig, weil viel Halbwissen kursiert. Direkte Bußgelder für fehlende Zeiterfassung gibt es aktuell noch nicht. Das liegt daran, dass das Arbeitszeiterfassungsgesetz noch nicht verabschiedet ist und das ArbZG selbst keine Sanktion für unterlassene Erfassung enthält.

Was es aber gibt: Bußgelder nach § 22 ArbZG bei Verstößen gegen konkrete Verpflichtungen aus dem Arbeitszeitgesetz. Und genau das wird zum Problem, wenn keine Aufzeichnungen vorhanden sind.

Das eigentliche Problem liegt woanders. Wer keine Zeitaufzeichnungen führt, kann bei einer Kontrolle durch das Gewerbeaufsichtsamt oder die Rentenversicherung nicht nachweisen, dass die gesetzlichen Grenzen eingehalten wurden. Im Zweifelsfall geht das zu Lasten des Arbeitgebers.

Und: Wenn ein Mitarbeiter Überstundenvergütung einklagt, helfen vollständige Zeitaufzeichnungen enorm. Ohne sie ist die Verteidigung schwieriger und teurer als die Zeiterfassung es je wäre.

8. Betriebsrat und Mitbestimmung

Gibt es in einem Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht. Das ergibt sich aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: technische Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Das betrifft nicht nur ausgefeilte Systeme mit GPS oder Biometrie. Auch eine einfache App, die Logins aufzeichnet, fällt darunter. Der Betriebsrat muss vor Einführung informiert und einbezogen werden.

Was eine Betriebsvereinbarung regeln sollte

• Welches System wird eingesetzt?
• Wer hat Zugriff auf die Daten?
• Wie lange werden Daten gespeichert?
• Für welche Zwecke dürfen die Daten genutzt werden?
• Wie werden Korrekturen dokumentiert?
• Regelungen für Homeoffice und mobile Arbeit

Wer ohne Betriebsvereinbarung ein System einführt, das der Mitbestimmungspflicht unterliegt, riskiert eine einstweilige Verfügung des Betriebsrats gegen den Einsatz des Systems. Das verzögert die Einführung und erzeugt Unsicherheit.

9. Was KMU jetzt tun sollten

Keine Panik, aber auch kein weiteres Warten. Die wichtigste Botschaft: Es muss keine teure Softwarelösung sein. Was zählt, ist dass die Dokumentation läuft und die Daten vollständig und nachvollziehbar sind. Wer gleichzeitig seine HR-Prozesse insgesamt strukturieren möchte, findet dazu unseren Leitfaden zum HR-Abteilung aufbauen.

Schritt 1: Status quo ehrlich einschätzen

Werden Arbeitszeiten aktuell irgendwie erfasst? Überstunden, Urlaubstage, Schichten? Wenn ja, reicht das oft schon als Basis. Wenn nein, muss ein System eingeführt werden.

Schritt 2: System wählen, das wirklich genutzt wird

Das beste System ist das, das Mitarbeiter tatsächlich verwenden. Eine komplexe App, die niemand bedient, hilft nicht. Manchmal ist eine simple Google-Tabelle mit Beginn, Ende und Pause besser als eine eingestaubte HR-Software, die niemand kennt.

Schritt 3: Klare Regelung schriftlich festhalten

Wie wird erfasst? Wann? Was passiert mit Korrekturen? Das kann in einer einfachen Dienstanweisung stehen. Ein Seite reicht. Wichtig ist, dass es eine gibt und dass Mitarbeiter sie kennen.

Schritt 4: Aufbewahrung sicherstellen

Zwei Jahre Mindestaufbewahrung, drei Jahre empfohlen. Wer Excel nutzt, sollte monatliche Exports als PDF ablegen. Wer eine Software nutzt, sollte prüfen, ob die Daten auch nach Kündigung des Vertrags noch verfügbar sind.

Schritt 5: Ausnahmen sauber dokumentieren

Wer Mitarbeiter von der Erfassung ausnehmen will, muss das begründen können. Leitende Angestellte im Sinne des § 18 ArbZG, der Kreis ist eng. Schriftliche Dokumentation, warum eine Person ausgenommen wird, ist kein Luxus, sondern Absicherung.

10. Häufige Fragen

Melanie Schulze HR Managerin, Lohnklar

Melanie Schulze begleitet Unternehmen beim Aufbau rechtssicherer HR-Strukturen. Die Frage nach der Arbeitszeiterfassung bekommt sie seit dem BAG-Urteil 2022 fast täglich von KMU-Kunden gestellt.