Prüfung angekündigt?
Betriebsprüfung Lohn: vorbereitet in den Prüfungstag
Die Ankündigung vom Finanzamt oder von der Deutschen Rentenversicherung liegt auf dem Tisch, die Prüfung kommt in ein paar Wochen. Nutzt du diese Wochen, sind am Prüfungstag die Unterlagen sortiert und die Fehler schon korrigiert. Wir begleiten Lohnsteueraußenprüfungen, Sozialversicherungsprüfungen und BG-Prüfungen.
+49 30 200053720Vor dem Prüfungstag
Finde den Fehler, bevor der Prüfer ihn findet.
Vorlauf: Bei der DRV-Prüfung liegen zwischen Ankündigung und Prüfungstag in der Regel 4 bis 6 Wochen. Fängst du in der ersten Woche mit den Unterlagen an, bleibt genug Zeit, Fehler vorher zu korrigieren.
3
Prüfungsarten: Finanzamt, Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft
4 Jahre
Prüfrhythmus der Rentenversicherung
4 bis 6 Wochen
Vorlauf bei der DRV-Prüfung
30 Jahre
rückwirkend bei Vorsatz
Die 3 Prüfungstypen und wie Lohnklar hilft
Jede Prüfungsart hat eigene Rechtsgrundlagen, Intervalle und Risiken. Wir bereiten dich auf die an, die bei dir ansteht.
Lohnsteueraußenprüfung (Finanzamt)
Wer prüft
Betriebsstättenfinanzamt nach § 42f EStG
Prüfungsintervall
Alle 4 bis 6 Jahre, oft rückwirkend für 3 bis 5 Veranlagungsjahre
Was geprüft wird
Lohnsteuer, Minijobs, Sachbezüge, Geschäftsführergehälter, Reisekostenerstattungen
Nachzahlung + Zinsen (1,8 % p.a.) + ggf. Bußgeld; Arbeitgeber haftet persönlich nach § 42d EStG
Lohnklar hilft: Unterlagen aufbereiten, Prüfer vor Ort begleiten, Einsprüche prüfen und formulieren
DRV-Sozialversicherungsprüfung
Wer prüft
Deutsche Rentenversicherung (DRV Bund oder regional)
Prüfungsintervall
Alle 4 Jahre gesetzlich vorgeschrieben, für jeden Arbeitgeber
Was geprüft wird
SV-Pflicht von Mitarbeitenden, Scheinselbständigkeit, korrekte SV-Beiträge, Minijobs
Nachforderungen bis 4 Jahre rückwirkend + 1 % Säumniszuschlag/Monat; bei Vorsatz bis 30 Jahre
Lohnklar hilft: SV-Statusprüfung, Unterlagenaufbereitung, direkte Kommunikation mit der DRV
BG-Prüfung (Berufsgenossenschaft)
Wer prüft
Zuständige Berufsgenossenschaft (Unfallversicherungsträger)
Prüfungsintervall
Unregelmäßig, oft anlassbezogen bei Auffälligkeiten in Jahresmeldungen
Was geprüft wird
Lohnsummen, korrekte Meldungen an BG, Unfallversicherungsbeiträge, Gefahrklassenzuordnung
Nachzahlungen von Unfallversicherungsbeiträgen bei fehlerhafter Lohnsumme oder falscher Gefahrklasse
Lohnklar hilft: Lohnsummenkontrolle, Meldeprüfung, Kommunikation mit der zuständigen BG
Was wir konkret für dich übernehmen
Nach der Ankündigung übernehmen wir die Gespräche mit der Behörde und bereiten die Unterlagen auf, die Schlussbesprechung eingeschlossen. Du kümmerst dich in der Zeit um deinen Betrieb.
Wie hoch eine Nachzahlung ausfällt, hängt selten am Prüfer. Sie hängt daran, wie gut die Unterlagen aufbereitet waren und ob jemand die Fehler vorher korrigiert hat.
Tipp: Unsere Nettolohnoptimierung legt zu jedem steuerfreien Baustein Rechtsgrundlage und Nachweis ab, damit er auch in der nächsten Prüfung hält.
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Sichtung und Aufbereitung der prüfungsrelevanten Unterlagen
Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Sachbezugsnachweise, sortiert nach dem, was der Prüfer anfordert
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Abrechnungsfehler finden und vor der Prüfung korrigieren
Wir lesen deine Abrechnungen so, wie ein Prüfer sie liest
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Kommunikation mit dem Prüfer (Terminkoordination, Auskunftspflichten)
Du sprichst nicht unvorbereitet mit Finanzamt oder DRV, das übernehmen wir
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Anwesenheit am Prüfungstag (optional, aber empfohlen)
Als fachliche Pufferperson zwischen deinem Unternehmen und dem Prüfer
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Bearbeitung des Prüfungsberichts
Wir prüfen jede Feststellung auf Rechtmäßigkeit. Nicht jede musst du hinnehmen.
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Einspruch bei unberechtigten Feststellungen
Wir erarbeiten die Argumentation und stellen die Unterlagen für Widersprüche zusammen
Vom Ankündigungsschreiben bis zum Abschluss
Fünf Phasen. In jeder weißt du, was gerade passiert und was als Nächstes kommt.
1
Ankündigung erhalten
Prüfungsankündigung kommt per Post oder digital vom Finanzamt, DRV oder BG
Tag 0
2
Erstgespräch mit Lohnklar
Wir analysieren deine Situation und legen die Strategie fest, kostenfrei und unverbindlich
innerhalb von 24 Stunden
3
Analyse & Vorbereitung
Unterlagen sichten, Fehler identifizieren und korrigieren, Prüfungsstrategie entwickeln
2 bis 3 Wochen
4
Prüfungstag
Wir sind vor Ort oder telefonisch erreichbar, als fachliche Begleitung für dich und den Prüfer
Prüfungstag
5
Bericht & Nachbearbeitung
Prüfbericht lesen, Feststellungen bewerten, Einspruch einlegen und die Abrechnung für die nächsten Jahre anpassen
Nach der Prüfung
Was typischerweise bei Prüfungen auffällt
Diese sechs Punkte gehen wir vor jeder Prüfung durch.
Falsch behandelte Minijobber
Minijobber werden häufig falsch eingestuft, sei es bei der Pauschsteuer, der KV-Pauschale oder beim Übergang in die SV-Pflicht.
Wir prüfen das vorher
Nicht dokumentierte Sachbezüge
Gutscheine, Tankgutscheine und Mitarbeiter-Benefits ohne Nachweise sind klassische Prüfungsfallen, besonders bei der Anwendung der 50-Euro-Freigrenze.
Wir prüfen das vorher
Falsche Behandlung von Werkstudenten
Das Werkstudentenprivileg gilt nur unter bestimmten Voraussetzungen. Wer es falsch anwendet, schuldet rückwirkend volle SV-Beiträge.
Wir prüfen das vorher
Reisekostenerstattungen ohne Belege
Steuerfreie Reisekostenerstattungen setzen lückenlose Dokumentation voraus. Fehlende Einzelbelege führen zur nachträglichen Lohnversteuerung.
Wir prüfen das vorher
Gesellschafter-GF-Gehälter nicht fremdüblich
Gehälter von Gesellschafter-Geschäftsführern ohne klare Vertragsgrundlage oder Gesellschafterbeschluss sind ein Standardthema bei Lohnsteuerprüfungen.
Wir prüfen das vorher
Scheinselbständigkeit bei Freelancern
Wer regelmäßig dieselben Freelancer einsetzt, riskiert eine Scheinselbständigkeitsfeststellung mit rückwirkender SV-Pflicht für beide Seiten.
Wir prüfen das vorher
Häufige Fragen zur Betriebsprüfung
Was Arbeitgeber nach der Ankündigung am häufigsten fragen.
Wie reagiere ich, wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wird?
Melde dich noch am selben Tag bei einem spezialisierten Payroll-Dienstleister. Bei einer Lohnsteueraußenprüfung bist du gesetzlich mindestens 14 Tage im Voraus zu informieren, bei der DRV-Prüfung erhalten Unternehmen in der Regel 4 bis 6 Wochen Vorlauf. In dieser Zeit sichtest du alle prüfungsrelevanten Unterlagen (Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, Sachbezugsnachweise, Reisekostenabrechnungen) und bereitest sie auf. Das kann Nachzahlungen erheblich reduzieren oder ganz vermeiden. Nimm ohne fachliche Begleitung keinen Kontakt zur Prüfbehörde auf: Unbedachte Auskünfte können deinen Verhandlungsspielraum einschränken.
Wie lange dauert eine Lohnsteueraußenprüfung?
Die Dauer hängt von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Mitarbeiter und der Komplexität der Abrechnungen ab. Bei kleinen Unternehmen mit bis zu 20 Beschäftigten dauert die eigentliche Prüfung meist ein bis drei Tage. Bei mittleren Unternehmen können es eine bis drei Wochen sein. Der Prüfungszeitraum umfasst typischerweise die letzten drei bis fünf Kalenderjahre. Hinzu kommt die Zeit für die Erstellung des Prüfungsberichts und etwaige Rückfragen. Von der Ankündigung bis zum abschließenden Prüfungsbericht vergehen oft mehrere Monate. Ist die Vorbereitung erledigt, beantwortest du am Prüfungstag Rückfragen, statt Unterlagen zu suchen.
Was sind typische Fehler, die bei Betriebsprüfungen entdeckt werden?
Zu den häufigsten Feststellungen gehören: fehlerhafte Behandlung von Minijobs und geringfügigen Beschäftigungen, nicht korrekt versteuerte geldwerte Vorteile wie Firmenwagen oder Sachbezüge, fehlende oder unvollständige Belege für steuerfreie Reisekostenerstattungen, falsch eingestufte freie Mitarbeiter mit Scheinselbständigkeitsrisiko, nicht dokumentierte Gesellschafter-Geschäftsführer-Gehälter sowie fehlerhafte Behandlung von Werkstudenten oder Praktikanten. Viele dieser Fehler stecken seit Jahren in der Routine, weil niemand von außen auf die Abrechnung geschaut hat. Wir gehen jeden dieser Punkte in der Vorbereitung durch.
Kann ich auch im Nachhinein noch Fehler korrigieren?
Ja, eine freiwillige Selbstkorrektur vor oder während der Prüfung ist in vielen Fällen möglich und mildert die Folgen spürbar. Bei der Lohnsteuer besteht über § 41c EStG die Möglichkeit zur Korrektur in der laufenden Abrechnung. Bei Sozialversicherungsbeiträgen können Arbeitgeber Korrekturen über Beitragserstattungsanträge oder angepasste Meldungen einreichen. Wer Fehler selbst meldet, bevor der Prüfer sie findet, wird von den Behörden in der Regel anders bewertet. Das kann Bußgelder und Zinsbelastungen deutlich reduzieren. In der Vorbereitung suchen wir gezielt nach solchen Fehlern und korrigieren sie, bevor der Prüfer kommt.
Was kostet die Begleitung einer Betriebsprüfung?
Was die Begleitung kostet, hängt von der Art der Prüfung, der Unternehmensgröße, dem verfügbaren Vorlauf und dem Umfang der Unterlagen ab. Im kostenlosen Erstgespräch schätzen wir den Aufwand und machen dir ein Angebot. Nachzahlungen nach einer Prüfung können fünf- bis sechsstellige Beträge erreichen, die Begleitung kostet einen Bruchteil davon.
Prüfungsankündigung erhalten?
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns deine Ankündigung an und legen fest, womit wir anfangen.
Weitere Leistungen rund um Lohnabrechnung
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