Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft oder regelmäßig aus dem Ausland arbeitet, treffen drei Risiken den Arbeitgeber: ein Betriebsstättenrisiko (Körperschaft- und Lohnsteuer), ein Wechsel der Sozialversicherungszuständigkeit und das Arbeitsrecht des Tätigkeitsorts. Innerhalb der EU brauchst du für jede Auslandstätigkeit eine A1-Bescheinigung, ab 25 Prozent Homeoffice im Wohnland droht der SV-Wechsel, die Rahmenvereinbarung zur Telearbeit erlaubt auf Antrag bis 49,99 Prozent. Wer das vorab klärt und schriftlich vereinbart, vermeidet Nachzahlungen.
Ein Mitarbeiter fragt, ob er zwei Wochen von Spanien aus arbeiten darf. Die Antwort hat steuer- und sozialversicherungsrechtliche Folgen, und die treffen den Arbeitgeber. Eine Betriebsstätte kann ohne Absicht entstehen, die A1-Bescheinigung geht leicht vergessen, und die 25-Prozent-Grenze kennen viele Personalverantwortliche noch nicht.
Für EU-Staaten gelten andere Regeln als für Drittstaaten wie die USA oder das Vereinigte Königreich. Die Checkliste am Ende gehst du vor der nächsten Workation-Anfrage durch.
Wenn aus Workation ein Risiko wird
Viele Unternehmen haben keine klare Regel für Auslandsarbeit. Der Mitarbeiter fragt kurz per E-Mail, der Vorgesetzte nickt, und schon arbeitet jemand zwei Wochen aus Kroatien oder Portugal. Solange nichts auffällt, merkt das niemand.
Auffällig wird es bei einem konkreten Anlass: einer Kontrolle vor Ort, einer Prüfung durch die Rentenversicherung oder einem Streit mit dem Mitarbeiter nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Dann zeigt sich, ob du dich abgesichert hast. Nachzahlungen, Säumniszuschläge und Bußgelder landen in vielen Fällen beim Arbeitgeber, nicht beim Mitarbeiter.
Zwei Wochen am Mittelmeer sind ein anderer Fall als ein Mitarbeiter, der im Ausland wohnt und dauerhaft remote für dich arbeitet. Den Gelegenheitsfall hast du meist im Griff, die Dauerkonstellation musst du planen.
Drei Ebenen: Steuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht
Das Risiko bei Auslandsarbeit lässt sich in drei Bereiche einteilen, die voneinander unabhängig sind und gleichzeitig zutreffen können:
- Steuerrecht: Es kann eine Betriebsstätte entstehen, und das Besteuerungsrecht am Arbeitslohn kann ins Ausland wandern. Beides betrifft Körperschaft- und Lohnsteuer.
- Sozialversicherung: Die Zuständigkeit für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung kann ins Tätigkeitsland wechseln. Dann müsstest du dort Beiträge abführen.
- Arbeitsrecht: Am Ort der gewöhnlichen Arbeitsleistung können zwingende Schutzvorschriften des Gastlandes gelten, etwa Urlaub, Kündigungsschutz oder Mindestlohn.
Die drei Ebenen folgen unterschiedlichen Schwellen. Die 183-Tage-Regel aus dem Steuerrecht hat nichts mit der 25-Prozent-Grenze aus dem Sozialversicherungsrecht zu tun. Wer beide gleichsetzt, rechnet falsch.
Betriebsstättenrisiko: Körperschaft- und Lohnsteuer
Eine Betriebsstätte im steuerrechtlichen Sinne ist nach § 12 Abgabenordnung (AO) eine feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit des Unternehmens dient. Ein Homeoffice kann darunter fallen, wenn es regelmäßig und dauerhaft genutzt wird und das Unternehmen darauf faktisch zugreifen kann.
Entsteht eine Betriebsstätte im Ausland, muss das Unternehmen den dort erwirtschafteten Gewinnanteil im Ausland versteuern, sich registrieren und unter Umständen eine separate Gewinnaufteilung führen. Das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit dem jeweiligen Staat regelt, welcher Staat besteuern darf, aber es verhindert die Entstehung der Betriebsstätte nicht. Die DBA orientieren sich am OECD-Musterabkommen, das für reines Homeoffice eine eher enge Auslegung vorsieht, sofern der Arbeitnehmer keine Leitungs- oder Abschlussvollmacht ausübt.
Wann das Risiko steigt
- Der Mitarbeiter arbeitet dauerhaft und regelmäßig von derselben Adresse im Ausland aus, nicht nur gelegentlich.
- Das Unternehmen mietet oder finanziert dort einen Arbeitsplatz oder ein Büro.
- Der Mitarbeiter schließt im Ausland gewohnheitsmäßig Verträge ab oder vertritt das Unternehmen nach außen (Vertreterbetriebsstätte).
- Die Tätigkeit gehört zum Kerngeschäft und nicht nur zu vorbereitenden oder unterstützenden Aufgaben.
Achtung: Eine Vertreterbetriebsstätte kann schon entstehen, wenn ein Vertriebsmitarbeiter im Ausland regelmäßig Abschlüsse tätigt, auch ohne eigenes Büro. Bei längeren oder wiederkehrenden Auslandsaufenthalten gehört die Frage vor den Steuerberater, bevor die Genehmigung erteilt wird.
183-Tage-Regel und Lohnsteuerabzug
Die zweite steuerliche Frage betrifft das Gehalt: In welchem Staat wird es versteuert, und wer behält die Lohnsteuer ein?
Die meisten DBA enthalten eine Variante der 183-Tage-Regel. Vereinfacht: Bleibt der Mitarbeiter weniger als 183 Tage im Steuerjahr im Gastland und zahlt der Arbeitslohn nicht von einer dortigen Betriebsstätte, bleibt das Besteuerungsrecht in der Regel beim Wohnsitzstaat. Überschreitet er die Grenze oder zahlt eine ausländische Betriebsstätte den Lohn, kann das Besteuerungsrecht ins Gastland wechseln.
Solange das deutsche Besteuerungsrecht greift, behältst du die Lohnsteuer wie gewohnt ein und führst sie ans deutsche Finanzamt ab. Verlagert sich das Besteuerungsrecht ins Ausland, kann eine Freistellung von der deutschen Lohnsteuer nötig werden, während im Gastland eine Quellensteuer oder Veranlagungspflicht entsteht. Ohne Steuerberater kommst du hier kaum durch, weil jedes DBA eigene Details hat.
Merke: Die 183 Tage zählen je nach DBA pro Kalenderjahr, pro Steuerjahr oder über einen rollierenden Zwölf-Monats-Zeitraum. Diese Zählweise ist im konkreten Abkommen festgelegt und nicht einheitlich. Maßgeblich ist der Wortlaut des jeweiligen DBA, keine pauschale Faustregel.
Sozialversicherung: A1 und die 25-Prozent-Grenze
Innerhalb der EU gilt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004: Wer in einem EU-Staat arbeitet, unterliegt dem Sozialversicherungsrecht dieses Staates (Beschäftigungslandprinzip). Bei Homeoffice wird das kompliziert, weil die Tätigkeit auf zwei Orte verteilt ist.
Ein Beispiel: Ein französischer Mitarbeiter ist bei deinem deutschen Unternehmen angestellt und arbeitet vollzeit remote aus Lyon. Dann gilt französisches Sozialversicherungsrecht. Du müsstest dich in Frankreich registrieren und französische Beiträge abführen. So lautet die Grundregel.
Die A1-Bescheinigung
Reist ein in Deutschland versicherter Mitarbeiter vorübergehend ins EU-Ausland, den EWR oder die Schweiz, weist die A1-Bescheinigung nach, dass weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt. Sie ist auch bei kurzen Dienstreisen oder einzelnen Workation-Tagen Pflicht. Beantragt wird sie über die Krankenkasse des Mitarbeiters, bei freiwillig oder privat Versicherten über die Deutsche Rentenversicherung, in der Regel digital. Eine rückwirkende Ausstellung ist nicht vorgesehen, deshalb muss der Antrag vor Reiseantritt raus.
- A1-Bescheinigung immer vor Reiseantritt beantragen, nicht nachträglich
- Gilt für EU, EWR und die Schweiz, nicht für Drittstaaten
- Beantragung über die Krankenkasse des Mitarbeiters oder die DRV
- Der Mitarbeiter sollte sie während der Reise mitführen können
Die 25-Prozent-Grenze
Für dauerhaftes Arbeiten in mehreren Staaten gilt eine eigene Regel: Arbeitet ein Mitarbeiter dauerhaft 25 Prozent oder mehr seiner Gesamtarbeitszeit im Wohnland (also nicht im Sitzstaat des Arbeitgebers), wechselt nach der Grundregel die Sozialversicherungszuständigkeit ins Wohnland.
Ein Beispiel: Ein polnischer Mitarbeiter arbeitet für dein deutsches Unternehmen, wohnt in Warschau und reist montags nach Berlin. Arbeitet er 25 Prozent oder mehr seiner Zeit von Warschau aus, ist nach der Grundregel Polen zuständig, und du müsstest dich dort registrieren und polnische Beiträge abführen. An dieser Schwelle setzt die Rahmenvereinbarung zur Telearbeit an.
Die Rahmenvereinbarung Telearbeit: bis 49,99 Prozent
Damit Homeoffice im Wohnland nicht automatisch zum SV-Wechsel führt, gibt es seit dem 1. Juli 2023 eine multilaterale Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit. Sie stützt sich auf Artikel 16 der Verordnung 883/2004 und erlaubt auf Antrag, dass ein Mitarbeiter bis zu 49,99 Prozent seiner Gesamtarbeitszeit als Telearbeit im Wohnstaat erbringt und trotzdem im Sozialversicherungsrecht des Arbeitgeberstaates bleibt.
Gegenüber der starren 25-Prozent-Grenze ist das eine Erleichterung. Sie greift aber nur auf Antrag und unter diesen Voraussetzungen:
- Beide beteiligten Staaten müssen die Rahmenvereinbarung unterzeichnet haben. Deutschland, Österreich, die Schweiz, Frankreich, die Niederlande, Polen und viele weitere gehören dazu, mehrere Dutzend Staaten haben unterzeichnet. Welche Staaten aktuell dabei sind, führt die zuständige Stelle Belgiens als Verwahrstaat.
- Die Tätigkeit im Wohnland muss Telearbeit sein, also IT-gestützte Arbeit, die genauso vom Firmensitz aus erledigt werden könnte.
- Es darf nur in den beiden Staaten Wohnsitz und Arbeitgebersitz gearbeitet werden, keine dritte Länderkonstellation.
- Der Antrag wird in Deutschland über den GKV-Spitzenverband (DVKA) gestellt, woraufhin eine A1-Bescheinigung ausgestellt wird.
Praxis: Liegt das Homeoffice im Wohnland unter 25 Prozent, brauchst du die Rahmenvereinbarung nicht, das deutsche SV-Recht bleibt ohnehin. Zwischen 25 und 49,99 Prozent behältst du mit der Rahmenvereinbarung das deutsche SV-Recht. Ab 50 Prozent greift sie nicht mehr, dann wird das Wohnland zuständig.
Drittstaaten: USA, UK und Workation in Drittländern
Außerhalb von EU, EWR und der Schweiz gelten weder die Verordnung 883/2004 noch die A1-Bescheinigung noch die 25- oder 49,99-Prozent-Grenze. Stattdessen kommt es auf bilaterale Sozialversicherungsabkommen an, und nicht jedes Land hat ein solches Abkommen mit Deutschland.
UK nach dem Brexit
Seit dem Brexit gehört das Vereinigte Königreich nicht mehr zum EU/EWR-Raum. Für Entsendungen gilt das bilaterale Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und dem Vereinigten Königreich. Die Verordnung 883/2004 und damit auch die A1-Bescheinigung und die Telearbeits-Rahmenvereinbarung gelten hier nicht. Stattdessen greifen die Regeln des bilateralen Abkommens, das in mehreren Punkten enger gefasst ist.
USA: Abkommen vorhanden, höheres Steuerrisiko
Zwischen Deutschland und den USA besteht ein Sozialversicherungsabkommen, das Doppelbeiträge vermeidet, mit einer eigenen Entsendebescheinigung statt der A1. Steuerlich gilt das DBA zwischen Deutschland und den USA. Das Betriebsstätten- und Steuerrisiko ist bei US-Aufenthalten höher als in der EU, weil einzelne Bundesstaaten eigene Steuerregeln haben und teils schon an wenige Arbeitstage Steuerfolgen knüpfen.
Faustregel für Drittstaaten: Keine Homeoffice-Genehmigung ohne vorherige Rücksprache mit dem Steuerberater. Das gilt besonders für Länder ohne Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland, weil dort im schlimmsten Fall doppelte Beiträge anfallen.
Arbeitsrecht und Datenschutz am Tätigkeitsort
Bei längerem oder dauerhaftem Arbeiten aus dem Ausland kann das Arbeitsrecht des Tätigkeitsorts hineinwirken, selbst wenn im Arbeitsvertrag deutsches Recht vereinbart ist. Die Rom-I-Verordnung sieht vor, dass bei einer Rechtswahl bestimmte zwingende Schutzvorschriften am gewöhnlichen Arbeitsort trotzdem gelten können. Das betrifft typischerweise Arbeitszeit, Mindesturlaub, Mindestlohn und Kündigungsschutz des Gastlandes.
Bei einer einzelnen Workation von zwei Wochen spielt das selten eine Rolle, bei einem dauerhaft im Ausland wohnenden Mitarbeiter schon, und im Zweifel solltest du arbeitsrechtlich prüfen lassen, welche lokalen Mindeststandards anwendbar sind.
Hinzu kommt der Datenschutz. Verarbeitet der Mitarbeiter im Homeoffice personenbezogene Daten, gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch am ausländischen Arbeitsplatz. Bei Tätigkeit aus einem Drittland kommt zusätzlich die Frage der Datenübermittlung in ein Drittland ins Spiel. Wie du Personaldaten im Homeoffice schützt, steht auf unserer Seite zu Datenschutz in HR und Lohnabrechnung.
Ländervergleich: EU, Schweiz, Drittstaat
| Kriterium | EU / EWR | Schweiz | Drittstaat (z.B. USA) |
|---|---|---|---|
| SV-Grundlage | VO 883/2004 | Abkommen CH-EU + VO 883/2004 | Bilaterales Abkommen (falls vorhanden) |
| A1-Bescheinigung | Ja, Pflicht | Ja, Pflicht | Nein (eigenes Verfahren) |
| 25-Prozent-Grenze | Ja | Ja | Nein |
| Rahmenvereinbarung Telearbeit (bis 49,99 %) | Ja, wenn beide Staaten unterzeichnet haben | Ja, hat unterzeichnet | Nein |
| Steuerliche Behandlung | DBA-geregelt, 183-Tage-Regel | DBA CH-DE | Abhängig vom DBA, oft komplexer |
Vorab klären: Policy und schriftliche Vereinbarung
Ohne Regel fragen Mitarbeiter formlos an, und Vorgesetzte sagen zu. Es fehlen ein festgelegter Prozess und eine schriftliche Vereinbarung. Beides lässt sich schlank halten.
Eine brauchbare Homeoffice-Auslands-Policy regelt:
- Welche Länder erlaubt sind und welche nicht (Drittstaaten meist nur nach Einzelprüfung)
- Maximale Arbeitstage pro Land und Jahr, mit Blick auf 183-Tage- und 25-Prozent-Schwelle
- Meldepflicht rechtzeitig vor Antritt, nicht nachträglich
- Wer die A1-Bescheinigung beantragt (in der Regel HR, nicht der Mitarbeiter)
- IT-Sicherheit und Datenschutz am ausländischen Arbeitsplatz
- Wie Auslandstage dokumentiert werden
Auslandstage dokumentieren
Du brauchst eine einfache Methode, um Auslandstage zu erfassen, kein kompliziertes Tool. Eine gepflegte Liste mit Datum, Land und Anzahl der Arbeitstage genügt als Nachweis und zählt bei einer späteren Prüfung mehr als eine mündliche Aussage. An diesen Zahlen erkennst du auch früh, wenn ein Mitarbeiter auf eine Schwelle zuläuft.
Wenn du mehrere Mitarbeitende mit Auslandskonstellationen betreust und die A1-Anträge, die Schwellen und die Lohnsteuerfragen nicht selbst im Blick behalten willst, übernimmt unser Payroll-Outsourcing diese laufenden Melde- und Abrechnungspflichten. Willst du die gesamte Abrechnung abgeben, ist die Seite zur Lohnabrechnung auslagern der passende Einstieg.
Hinweis: Wir bilden die Konstellation in der Lohnabrechnung korrekt ab und beantragen die A1-Bescheinigungen. Die steuerliche Beurteilung einer möglichen Betriebsstätte oder die DBA-Prüfung im Einzelfall gehört aber in die Hände des Steuerberaters, gerade bei Drittstaaten und Dauerkonstellationen.
Häufige Fragen (FAQ)
Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft über eine feste Einrichtung im Ausland verfügt und von dort regelmäßig für das Unternehmen arbeitet, kann eine Betriebsstätte entstehen. Bei reinem Homeoffice ohne Leitungs- oder Vertragsabschlussfunktion ist das Risiko geringer, steigt aber mit Dauer, Regelmäßigkeit und der Bedeutung der Tätigkeit fürs Kerngeschäft. Bei längeren oder wiederkehrenden Aufenthalten gehört der Einzelfall vor den Steuerberater.
Ja, für jede Arbeitsaufnahme im EU-/EWR-Ausland oder der Schweiz ist eine A1-Bescheinigung erforderlich, auch für kurze Dienstreisen oder Workation-Tage. Sie weist nach, dass weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt. Eine rückwirkende Ausstellung ist nicht möglich, der Antrag muss vor Reiseantritt gestellt werden.
Arbeitet ein Mitarbeiter dauerhaft 25 Prozent oder mehr seiner Arbeitszeit vom Wohnsitz im EU-Ausland aus, wechselt nach der Grundregel die Sozialversicherungszuständigkeit ins Wohnland. Seit der EU-Rahmenvereinbarung zur Telearbeit (in Kraft seit 1. Juli 2023) können Arbeitgeber unter Voraussetzungen Homeoffice bis 49,99 Prozent im Wohnstaat beantragen, ohne dass das deutsche SV-Recht endet.
Solange der Mitarbeiter steuerlich in Deutschland ansässig bleibt und das Besteuerungsrecht beim deutschen Staat liegt, behält der deutsche Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug bei. Verlagert sich das Besteuerungsrecht durch längeren Auslandsaufenthalt (etwa über die 183-Tage-Regel) ins Gastland, kann eine Steuerpflicht dort und eine Freistellung in Deutschland entstehen. Den konkreten Fall sollte der Steuerberater prüfen.
In mehreren EU-Ländern drohen bei fehlender A1-Bescheinigung Bußgelder gegen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Außerdem kann nachträglich geprüft werden, ob SV-Beiträge im Gastland hätten abgeführt werden müssen. Mit der A1-Bescheinigung vermeidest du diesen Streit.
Nein. Ohne schriftliche Vereinbarung trägt der Arbeitgeber das Risiko, ohne den Vorgang dokumentiert zu haben. Eine kurze Vereinbarung regelt Land, Zeitraum, Arbeitstage, Meldepflichten und wer die A1-Bescheinigung beantragt. Sie schützt bei einer späteren Prüfung oder einem Streit mit dem Mitarbeiter.
Mitarbeiter im Auslands-Homeoffice korrekt abrechnen?
Wo greift die 183-Tage-Regel? Welches SV-Recht gilt bei Homeoffice in Polen, Frankreich oder der Schweiz, und wann brauchst du die Rahmenvereinbarung Telearbeit? Wir klären den Status, beantragen die A1-Bescheinigungen und bilden die Konstellation korrekt in der Lohnabrechnung ab.
30-min-Gespräch vereinbarenDieser Text gibt den Stand vom Juni 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
