Betriebliche Altersvorsorge: Arbeitgeberpflicht & Lohnabrechnung korrekt eingerichtet
Seit 2022 gilt der 15-%-Pflicht-Zuschuss des Arbeitgebers auf Entgeltumwandlung. Lohnklar richtet Ihre bAV ein, wählt den richtigen Durchführungsweg und rechnet sie monatlich korrekt in DATEV ab, deutschlandweit.
bAV für Arbeitgeber: Was Sie wissen müssen
Die betriebliche Altersvorsorge ist keine Kür. Sie ist seit 2002 ein Rechtsanspruch Ihrer Mitarbeitenden. Seit 2022 kommt der Pflicht-Zuschuss hinzu.
Was ist die betriebliche Altersvorsorge?
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) bezeichnet alle Leistungen eines Arbeitgebers zur Altersversorgung, Invaliditätssicherung oder Hinterbliebenenversorgung. Grundlage ist das Betriebsrentengesetz (BetrAVG). Der Arbeitnehmer hat das Recht, einen Teil seines Bruttogehalts steuer- und sozialversicherungsfrei in einen bAV-Vertrag umzuwandeln, die sogenannte Entgeltumwandlung.
Warum ist der 15 %-Zuschuss seit 2022 Pflicht?
Durch die Reform des BetrAVG (Betriebsrentenstärkungsgesetz 2018, vollständig ab 2022) ist der Arbeitgeber verpflichtet, 15 Prozent seiner Sozialversicherungsersparnis als Zuschuss an die bAV des Arbeitnehmers weiterzugeben. Dieser Pflicht-Zuschuss gilt für alle neu abgeschlossenen Entgeltumwandlungsvereinbarungen seit 2019 und für alle bestehenden Verträge seit dem 1. Januar 2022. Ignorieren Sie diese Pflicht, haften Sie persönlich für Nachzahlungen und Verzugszinsen.
Was passiert bei falscher Umsetzung?
Falsch eingerichtete bAV-Verträge führen bei Betriebsprüfungen zu Nachforderungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, rückwirkend für bis zu vier Jahre. Hinzu kommen Säumniszuschläge. In schwerwiegenden Fällen kann das Finanzamt auch Haftungsbescheide gegenüber der Geschäftsführung erlassen. Lohnklar richtet Ihre bAV von Anfang an rechtssicher ein und dokumentiert alle Vertragsgrundlagen prüfungsfest.
Wer den 15-%-Pflicht-Zuschuss nicht zahlt, riskiert rückwirkende Nachforderungen für bis zu vier Jahre, zuzüglich Verzugszinsen. Die Haftung liegt beim Arbeitgeber.
Werden bAV-Beiträge in DATEV mit der falschen Lohnart gebucht, entsteht ein Buchungsfehler, der bei der Lohnsteueraußenprüfung oder Sozialversicherungsprüfung aufgedeckt wird. Die Folge: Nachversteuerung des gesamten Betrags.
Unternehmen ohne bAV verlieren zunehmend qualifizierte Bewerber an Arbeitgeber, die ein strukturiertes Altersvorsorge-Angebot haben. Die bAV ist heute ein Standard-Erwartungswert vieler Kandidaten.
Die 5 Durchführungswege der bAV
Das Betriebsrentengesetz definiert fünf Wege zur betrieblichen Altersvorsorge. Für KMU ist die Direktversicherung in den meisten Fällen die beste Wahl.
Der Arbeitgeber schließt eine Lebensversicherung auf das Leben des Arbeitnehmers ab. Einfachste Form, geringer Verwaltungsaufwand, breite Anbieterauswahl. Für die meisten KMU die erste Wahl.
Einfach, rechtssicher, verwaltungsarm
Kollektive Versicherungslösung, häufig branchenspezifisch. Günstigere Beiträge durch Kollektivverträge. Geeignet für Unternehmen, die einer bestehenden Branchenpensionskasse angehören oder beitreten können.
Kollektivlösung, oft günstigere Konditionen
Kapitalmarktorientierte Anlage mit höherem Renditepotenzial als klassische Versicherungslösungen. Geregelt unter Aufsicht der BaFin. Für Unternehmen, die renditeorientierte Vorsorge bevorzugen.
Kapitalmarktrendite, höheres Potenzial
Rechtlich selbständige Versorgungseinrichtung. Besonders geeignet für höhere Versorgungsbeträge und Führungskräfte. Keine Beitragsbemessungsgrenzen für steuerfreie Einzahlungen. Komplexer in der Verwaltung.
Für Führungskräfte und höhere Beträge
Der Arbeitgeber verpflichtet sich direkt zur Zahlung der Rente, ohne externen Versicherer. Erfordert Rückstellungen in der Bilanz und trägt das vollständige Insolvenzrisiko. Für Großunternehmen mit eigener Finanzabteilung ausgelegt.
Für KMU in der Regel nicht empfohlen: Bilanzrisiko
Was Lohnklar für Ihre bAV übernimmt
Konzept, DATEV-Setup, monatliche Abrechnung, Versicherermeldungen und Dokumentation – alles beim selben Team.
bAV einrichten in 4 Schritten
Analyse, Modellwahl, DATEV-Setup, laufende Abwicklung: vier Schritte, klare Verantwortlichkeiten.
Wir prüfen, ob bereits bAV-Verträge bestehen, ob der Pflicht-Zuschuss korrekt gezahlt wird und welcher Durchführungsweg zu Ihrer Mitarbeiterstruktur und Branche passt.
Auswahl des Durchführungswegs in Abstimmung mit Ihrem Versicherungspartner. Für KMU empfehlen wir in der Regel die Direktversicherung: einfach, prüfungsfest, verwaltungsarm.
Korrekte Einrichtung aller Lohnarten für Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss. Prüfungsfeste Dokumentation der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung.
Laufende Lohnabrechnung mit korrekter Erfassung der bAV-Beiträge, Meldungen an den Versicherer und jährlicher Überprüfung der gesetzlichen Freigrenzen.
Häufige Fragen zur betrieblichen Altersvorsorge
Alles, was Arbeitgeber vor der Einführung der bAV wissen müssen.
Arbeitgeber, die auf eine Anfrage zur Entgeltumwandlung nicht reagieren oder keinen geeigneten Durchführungsweg anbieten können, verstoßen gegen das BetrAVG und riskieren Haftungsansprüche. Seit 2022 kommt der verpflichtende Arbeitgeberzuschuss von 15 Prozent auf die Beiträge zur Entgeltumwandlung hinzu, der ebenfalls rechtlich durchsetzbar ist.
Lohnklar empfiehlt, die bAV nicht erst auf Anfrage, sondern als festen Bestandteil der Vergütungsstrategie einzuführen. Das stärkt die Arbeitgeberattraktivität, vermeidet Haftungsrisiken und gibt der HR-Abteilung ein strukturiertes Konzept an die Hand, das für alle Mitarbeitenden gilt.
Die Logik dahinter: Der Arbeitnehmer wandelt Bruttogehalt in Altersvorsorge um. Dadurch sinken seine sozialversicherungspflichtigen Einkünfte, was auch den Arbeitgeber bei seinen Sozialversicherungsbeiträgen entlastet. Diese Ersparnis, mindestens 15 Prozent des umgewandelten Betrags, muss an die bAV des Arbeitnehmers weitergegeben werden.
In der Praxis bedeutet das: Bei einer monatlichen Entgeltumwandlung von 200 Euro muss der Arbeitgeber mindestens 30 Euro als Zuschuss dazulegen. Es gibt keine gesetzliche Obergrenze: Der Zuschuss kann auch freiwillig höher ausfallen, was als zusätzliches Bindungsinstrument eingesetzt werden kann. Lohnklar stellt sicher, dass dieser Zuschuss korrekt in DATEV erfasst und monatlich prüfungsfest abgerechnet wird.
Die Pensionskasse ist eine sinnvolle Alternative, wenn ein Unternehmen bereits einer branchenspezifischen Pensionskasse angehört oder Sammelverträge mit günstigeren Konditionen anbieten kann. Pensionsfonds eignen sich für Unternehmen, die eine kapitalmarktorientierte Anlage bevorzugen und bereit sind, ein höheres Renditepotenzial mit etwas mehr Volatilität zu verbinden.
Unterstützungskassen sind vor allem für Führungskräfte und höhere Versorgungsvolumina interessant, da sie nicht an die Beitragsbemessungsgrenzen gebunden sind. Direktzusagen empfehlen wir KMU grundsätzlich nicht: Sie sind bilanziell wirksam, erfordern Rückstellungen und stellen ein erhebliches Haftungsrisiko dar, das kleine und mittelständische Unternehmen selten tragen können. Lohnklar berät Sie bei der Auswahl und übernimmt die lohnabrechnerische Umsetzung vollständig.
Zusätzlich können weitere 4 Prozent der BBG ausschließlich steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig gewährt werden, sofern keine Pauschalversteuerung nach § 40b EStG genutzt wird. Der Arbeitgeberzuschuss von 15 Prozent wird als separate Lohnart mit eigener Kennzeichnung erfasst.
In DATEV werden für jeden Mitarbeitenden mit bAV die entsprechenden Lohnarten aktiviert, die Beitragshöhe gepflegt und die monatlichen Buchungen erzeugt. Lohnklar übernimmt diese Einrichtung vollständig und stellt sicher, dass alle Lohnarten den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, auch bei Änderungen der Beitragsbemessungsgrenzen zum Jahresbeginn.
Gesetzlich unverfallbare Anwartschaften bestehen nach fünf Jahren Betriebszugehörigkeit und einem Mindestalter von 21 Jahren bei Zusage der bAV. Arbeitgeberbeiträge, die vor der Unverfallbarkeitsschwelle liegen, können beim Ausscheiden verfallen, es sei denn, der Arbeitsvertrag sieht günstigere Regelungen vor.
Beim Übergang zu einem neuen Arbeitgeber ist auch ein Wechsel des Durchführungswegs möglich, sofern der neue Arbeitgeber ein anderes System nutzt. Lohnklar begleitet sowohl die lohnabrechnerische Abmeldung beim Ausscheiden eines Mitarbeiters als auch die korrekte Dokumentation für den Versicherer, einschließlich des notwendigen Nachweises über unverfallbare Anwartschaften.
Für Auszubildende ist die bAV grundsätzlich möglich, wird jedoch selten empfohlen, da die Ausbildungsvergütungen vergleichsweise niedrig sind und die Entgeltumwandlung das verfügbare Nettoeinkommen spürbar senken würde. Sinnvoller ist es, für Azubis einen freiwilligen Arbeitgeberbeitrag zu leisten, ohne Entgeltumwandlung zu verlangen.
Lohnklar prüft für Ihre konkrete Mitarbeiterstruktur, welche Regelungen für Minijobber und Auszubildende sinnvoll und rechtssicher umgesetzt werden können. Dabei beachten wir sowohl das Steuerrecht als auch das Sozialversicherungsrecht und das Betriebsrentengesetz, beraten Sie transparent zu den tatsächlichen Vor- und Nachteilen für diese Beschäftigtengruppen.
Erstens die laufenden Beiträge, die der Arbeitgeber und/oder der Arbeitnehmer an den Versicherer zahlt: Diese sind individuell vereinbart und unabhängig von Lohnklar. Zweitens den Lohnklar-Service für die lohnabrechnerische Integration in DATEV: Dieser ist bei Kunden, die ihre Lohnabrechnung bereits über Lohnklar abwickeln, in der Regel ohne Zusatzkosten enthalten. Drittens einmalige Einrichtungskosten für das initiale Setup der Lohnarten und Prozesse.
Im Erstgespräch erläutern wir Ihnen transparent, welche Leistungen im Rahmen Ihrer bestehenden oder zukünftigen Lohnabrechnung durch Lohnklar abgedeckt sind und wo gegebenenfalls zusätzliche Aufwände entstehen. Verglichen mit dem Aufwand einer Eigeneinrichtung, inklusive des Fehlerrisikos bei Betriebsprüfungen, ist die professionelle Begleitung durch Lohnklar in der Regel klar wirtschaftlicher.
Die Beitragsbemessungsgrenze West liegt 2025 bei 8.050 Euro monatlich, was einem Jahreswert von 96.600 Euro entspricht. 4 Prozent davon sind 3.864 Euro jährlich, also 322 Euro monatlich. Dieser Betrag ist sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei. Darüber hinaus können weitere 4 Prozent der BBG, also nochmals 3.864 Euro jährlich, ausschließlich steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig geleistet werden.
Der Arbeitgeberzuschuss von 15 Prozent auf die Entgeltumwandlung des Arbeitnehmers ist ebenfalls innerhalb dieser Grenzen steuer- und SV-frei. In der Summe können damit bis zu 604 Euro pro Monat sozialversicherungsfrei für die bAV aufgewendet werden. Lohnklar hält diese Grenzen laufend aktuell und passt die Lohnarten in DATEV bei Änderungen der Beitragsbemessungsgrenze jährlich an.
Ihre bAV: Rechtssicher eingerichtet, monatlich korrekt abgerechnet
Lohnklar übernimmt die komplette lohnabrechnerische Umsetzung Ihrer betrieblichen Altersvorsorge: vom ersten Konzept bis zur monatlichen Abwicklung in DATEV. Deutschlandweit, 100 % remote.
Weitere Leistungen von Lohnklar
Bis zu 150 € mehr Netto pro Monat, ohne Gehaltserhöhung
Sachbezugskarte, Jobrad, Jobticket: korrekt eingerichtet und DATEV-integriert
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Vorbereitung und Begleitung von Lohnsteuer- und SV-Prüfungen