Onboarding-Pflichten 2026: Was Arbeitgeber am ersten Tag erfüllen müssen

Der erste Arbeitstag ist nicht nur für neue Mitarbeiter aufregend. Er ist auch für Arbeitgeber rechtlich heikel. Wer am Tag 1 die falschen Weichen stellt oder eine Pflicht vergisst, riskiert Bußgelder, Beitragsnachforderungen oder im schlimmsten Fall arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen. Das Tückische daran: Viele dieser Pflichten haben harte Fristen, die schon ablaufen, bevor die erste Lohnabrechnung überhaupt geschrieben ist.

Seit der Verschärfung des Nachweisgesetzes (NachwG) im Jahr 2022 sind die Anforderungen gestiegen, und 2026 gelten diese Regeln unverändert fort. Gleichzeitig haben Zoll und Rentenversicherung die Prüfintensität erhöht, gerade bei den meldepflichtigen Branchen. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche gesetzlichen Pflichten du beim Onboarding erfüllen musst: vom Nachweis nach dem Nachweisgesetz über die DEÜV-Anmeldung und die Sofortmeldung bis zum Datenschutz in der Personalakte. Am Ende findest du eine Checkliste, die du direkt übernehmen kannst.

1. Pflichten nach dem Nachweisgesetz (NachwG)

Das Nachweisgesetz (§2 NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Regelung existiert seit 1995 und dient der Umsetzung einer EU-Richtlinie. Bis 2022 war sie eher ein Papiertiger, weil es keine spürbaren Sanktionen gab. Das hat sich geändert.

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie vom 1. August 2022 wurde das NachwG erheblich verschärft. Der Katalog der nachzuweisenden Bedingungen wurde erweitert, die Fristen wurden gestaffelt, und bei Verstößen wurden erstmals Bußgelder eingeführt. Diese Änderungen gelten 2026 unverändert fort. Praktisch heißt das: Du musst nicht nur einen Arbeitsvertrag abschließen, sondern auch sicherstellen, dass alle Pflichtangaben in der richtigen Form und innerhalb der jeweiligen Frist beim Mitarbeiter ankommen.

Die entscheidenden Fristen: Tag 1, Tag 7, Monat 1

Das NachwG verlangt nicht alle Angaben zum selben Zeitpunkt. Es staffelt die Pflichtangaben nach Dringlichkeit in drei Stufen. Wenn du diese Staffelung kennst, kannst du dein Onboarding sauber planen.

Textform reicht seit 2025, mit einer Ausnahme

Ein Detail, das in der Praxis viele noch falsch handhaben: Bis Ende 2024 schrieb das NachwG die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift des Arbeitgebers auf Papier vor. Seit dem 1. Januar 2025 ist das vorbei. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) genügt für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach §2 NachwG jetzt die Textform nach §126b BGB. Konkret heißt das: ein speicher- und druckbares PDF, das du per E-Mail an die persönliche Adresse des Mitarbeiters schickst. Das Dokument muss für ihn zugänglich, speicherbar und druckbar sein, und du musst ihn auffordern, den Empfang zu bestätigen. Mit diesem Empfangsnachweis ist die Pflicht erfüllt, eine eingescannte oder elektronische Unterschrift ist nicht nötig.

Die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift bleibt aber in zwei Fällen weiterhin zwingend. Erstens in den Wirtschaftszweigen nach §2a SchwarzArbG, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind, also unter anderem Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, Schausteller, Forst-, Land- und Tierwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft. Zweitens, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich verlangt, den Nachweis in Schriftform zu erhalten. In beiden Fällen brauchst du das unterschriebene Papierdokument. Außerhalb dieser Ausnahmen kannst du dein Onboarding seit 2025 vollständig digital fahren.

2. Die wesentlichen Inhalte des Nachweises

Welche Angaben konkret in den Nachweis gehören, regelt §2 Abs. 1 NachwG abschließend. Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Punkte der jeweiligen Frist zu, damit du beim Aufsetzen des Vertrags nichts übersiehst.

3. DEÜV-Anmeldung zur Sozialversicherung

Jeder sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer muss zur Sozialversicherung angemeldet werden. Grundlage ist §28a SGB IV in Verbindung mit der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV). Die Meldung erfolgt elektronisch über ein systemgeprüftes Lohnprogramm an die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist. Eine postalische Meldung ist nicht mehr zulässig.

Die Frist: erste Abrechnung, spätestens sechs Wochen

Die Beginnmeldung musst du mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung abgeben, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In der Praxis bedeutet das: Wer monatlich zum Ende abrechnet, meldet den neuen Mitarbeiter spätestens mit der ersten Lohnabrechnung an. Wer aus irgendeinem Grund die erste Abrechnung verzögert, darf die Sechs-Wochen-Grenze trotzdem nicht reißen. Die Deutsche Rentenversicherung prüft diese Fristen im Rahmen der turnusmäßigen Sozialversicherungsprüfung.

Was die Meldung enthält

• Abgabegrund 10: Anmeldung wegen Beginns einer Beschäftigung
• Versicherungsnummer (Rentenversicherungsnummer) des Mitarbeiters
• Betriebsnummer deines Unternehmens (von der Bundesagentur für Arbeit vergeben)
• Personengruppenschlüssel (z. B. 101 für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, 109 für geringfügig entlohnte Minijobber)
• Beitragsgruppenschlüssel für KV, RV, ALV und PV
• Tätigkeitsschlüssel mit Angaben zu Ausbildung, Tätigkeit und Vertragsform

Wer die Lohnabrechnung auslagert, gibt diese Meldepflichten an den Dienstleister ab. Bei Lohnklar lösen wir die DEÜV-Beginnmeldung direkt mit der ersten Abrechnung aus, sodass die Frist nicht in deiner Verantwortung liegt. Das ist gerade für Startups praktisch, die zum ersten Mal einen Mitarbeiter einstellen und das Meldewesen noch nicht aufgebaut haben.

4. Sofortmeldung in Prüfbranchen (§28a Abs. 4 SGB IV)

In bestimmten Wirtschaftszweigen reicht die normale DEÜV-Meldung nicht aus. Hier gilt zusätzlich die Sofortmeldung nach §28a Abs. 4 SGB IV. Sie wurde 2009 zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung eingeführt und ist eine eigenständige Meldung, die deutlich früher fällig ist als die reguläre Anmeldung.

Die Frist: spätestens bei Beschäftigungsbeginn

Die Sofortmeldung muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt werden, also bevor der Mitarbeiter den ersten Handgriff macht. Sechs Wochen wie bei der regulären DEÜV-Meldung hast du hier nicht. Wer die Sofortmeldung versäumt, gibt dem Zoll bei einer Kontrolle direkt eine Angriffsfläche. Diese Meldung ist getrennt von der normalen Anmeldung zur Krankenkasse; beide müssen abgegeben werden.

Welche Branchen 2026 betroffen sind

Der Katalog der Branchen mit Sofortmeldepflicht ist in §28a Abs. 4 SGB IV festgelegt und wurde zum 1. Januar 2026 angepasst. Dazu gehören weiterhin unter anderem:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderung
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
• Schausteller- und Unterhaltungsgewerbe
• Gebäudereinigung
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Forst-, Land- und Tierwirtschaft in Teilen
• Friseur- und Kosmetikgewerbe (neu ab 1. Januar 2026)

5. ELStAM abrufen und Mitgliedsbescheinigung

Für die korrekte Berechnung der Lohnsteuer brauchst du die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Mitarbeiters: Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfessionszugehörigkeit für die Kirchensteuer und etwaige Freibeträge. Seit 2013 stehen diese nicht mehr auf einer Papierlohnsteuerkarte, sondern werden elektronisch über das ELStAM-Verfahren bei der Finanzverwaltung abgerufen.

So läuft der ELStAM-Abruf

• Du meldest den Mitarbeiter über dein Lohnprogramm oder über ELSTER bei der Finanzverwaltung an.
• Benötigt werden die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) und das Geburtsdatum des Mitarbeiters.
• Du gibst an, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklassen I bis V) oder ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse VI) handelt.
• Bis die ELStAM vorliegen, ist vorläufig Steuerklasse VI mit dem höchsten Lohnsteuerabzug anzuwenden. Liegen die Merkmale später vor, korrigierst du rückwirkend.

Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

Für die korrekte SV-Abrechnung musst du wissen, bei welcher Krankenkasse der Mitarbeiter versichert ist. Bei pflichtversicherten Arbeitnehmern reicht die Angabe der Kasse, die du für die DEÜV-Meldung ohnehin brauchst. Bei freiwillig gesetzlich Versicherten und bei Mitarbeitern, die ihre Kasse neu wählen, lass dir eine Mitgliedsbescheinigung der gewählten Krankenkasse vorlegen. Sie bestätigt die Mitgliedschaft und ist die Grundlage dafür, dass du die Beiträge an die richtige Kasse abführst. Ohne korrekte Kassenzuordnung landen Beiträge im Zweifel falsch, was bei der nächsten Prüfung auffällt.

6. Unfallversicherung und Schwerbehinderung

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Die gesetzliche Unfallversicherung trägt allein der Arbeitgeber. Spätestens mit dem ersten Mitarbeiter musst du dein Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse anmelden, falls noch nicht geschehen. Die einzelnen Beschäftigten werden der Unfallversicherung über den jährlichen Lohnnachweis gemeldet, den du elektronisch übermittelst. Der Beitragssatz hängt von der Branche und der Gefahrklasse ab und liegt typischerweise im niedrigen einstelligen Prozentbereich des Bruttoentgelts. Welche Berufsgenossenschaft für dich zuständig ist, hängt vom Gewerbezweig ab; die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung hilft bei der Zuordnung.

Schwerbehinderung erfassen

Hat ein neuer Mitarbeiter einen Schwerbehindertenausweis und teilt dir den Status mit, solltest du das aus zwei Gründen sauber dokumentieren. Erstens zählt der Mitarbeiter bei der Berechnung der Beschäftigungspflichtquote: Arbeitgeber mit mindestens 20 Arbeitsplätzen müssen einen bestimmten Anteil mit schwerbehinderten Menschen besetzen, sonst wird eine Ausgleichsabgabe fällig. Zweitens genießen schwerbehinderte Beschäftigte einen besonderen Kündigungsschutz über das Integrationsamt. Wichtig: Die Angabe des Schwerbehindertenstatus ist freiwillig. Du darfst sie nicht erzwingen, aber du musst sie korrekt verarbeiten, wenn sie dir mitgeteilt wird. Die Details der Ausgleichsabgabe ändern sich gelegentlich, daher lohnt sich eine kurze Rücksprache mit der HR-Beratung, sobald dein Team auf 20 Köpfe wächst.

7. AU-Pflichten und Entgeltfortzahlung

Auch wenn das beim Onboarding noch weit weg scheint: Du solltest dem neuen Mitarbeiter von Anfang an die Spielregeln für Krankmeldungen klar machen. Seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ruft der Arbeitgeber die AU-Daten bei gesetzlich Versicherten elektronisch bei der Krankenkasse ab. Der gelbe Schein auf Papier ist für gesetzlich Versicherte entfallen. Der Mitarbeiter muss sich aber weiterhin unverzüglich krankmelden und ab dem vierten Krankheitstag eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit veranlassen, sofern dein Vertrag keine frühere Vorlage verlangt.

Wichtig für die Lohnabrechnung: Der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz entsteht erst nach vier Wochen ununterbrochenem Bestehen des Arbeitsverhältnisses. Erkrankt ein Mitarbeiter in den ersten vier Wochen, springt unter Umständen direkt das Krankengeld der Krankenkasse ein, nicht deine Entgeltfortzahlung. Das ist ein häufiger Fehler in der ersten Abrechnung. Kläre den Status im Zweifel mit deiner Lohnabrechnung, bevor du fortzahlst.

8. Datenschutz beim Onboarding

Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die Verarbeitung personenbezogener Daten des neuen Mitarbeiters, und zwar unter den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Du musst wissen, welche Daten du erheben darfst, wie du sie speicherst und wann du sie löschen musst. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis ist im Kern Art. 6 DSGVO in Verbindung mit den nationalen Regelungen zur Datenverarbeitung für Beschäftigungszwecke.

Erlaubte Datenerhebung

• Personalstammdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum
• Steuer-Identifikationsnummer (für ELStAM)
• Sozialversicherungsnummer (für DEÜV)
• Krankenkassenzugehörigkeit (für die SV-Abrechnung)
• Bankverbindung (für die Gehaltsüberweisung)
• Qualifikationsnachweise, die für die Stelle relevant sind
• Schwerbehindertenstatus, sofern freiwillig mitgeteilt
• Notfallkontakte, nur mit ausdrücklicher Einwilligung

Nicht ohne Weiteres erlaubte Daten

Folgende Daten darfst du grundsätzlich nicht erheben, auch wenn der Mitarbeiter sie freiwillig nennt, sofern keine spezielle Rechtsgrundlage greift:

• Gesundheitsdaten, außer relevante Einschränkungen für die konkrete Tätigkeit
• Religionszugehörigkeit, außer für die Kirchensteuer relevant oder in kirchlichen Einrichtungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Schwangerschaft, außer bei gefährdenden Tätigkeiten im Rahmen des Mutterschutzes
• Vorstrafen, außer bei besonders vertrauensgebundenen Positionen mit gesetzlicher Grundlage
• Private Social-Media-Profile ohne beruflichen Bezug

Bewerberdaten der Abgelehnten löschen

Ein Onboarding endet immer auch mit Absagen an die unterlegenen Bewerber. Deren Unterlagen darfst du nicht unbegrenzt aufbewahren. In der Regel löschst du Bewerberdaten rund sechs Monate nach der Absage, weil bis dahin Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend gemacht werden könnten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 DSGVO, für die laufende Bewerbung die Vertragsanbahnung und nach der Absage das berechtigte Interesse an der Abwehr möglicher Ansprüche. Willst du einen Bewerber im Talent-Pool behalten, brauchst du dafür eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 und Art. 7 DSGVO. Wie du Personaldaten und Aufbewahrungsfristen sauber organisierst, beschreiben wir auf unserer Seite zum Datenschutz in der HR.

Datenschutzunterweisung dokumentieren

Jeder neue Mitarbeiter sollte am ersten Tag oder in der ersten Woche eine kurze Datenschutzunterweisung erhalten, die über die DSGVO-Grundsätze, den Umgang mit Kundendaten und die internen Regeln informiert. Diese Unterweisung musst du dokumentieren, mit Datum, Inhalt und Unterschrift, damit du sie im Ernstfall nachweisen kannst.

9. Onboarding-Checkliste in drei Phasen

Eine strukturierte Checkliste hilft, keine Pflicht zu vergessen. Die folgende Übersicht gliedert die Aufgaben in drei Phasen: vor dem ersten Tag, am Tag 1 und in der ersten Woche.

Für die laufende Kontrolle hilft eine kurze Compliance-Liste, die du nach jedem Onboarding abhakst:

• Nachweis nach NachwG liegt am Tag 1 vor (Textform per E-Mail mit Empfangsnachweis, in §2a-SchwarzArbG-Branchen Papier mit Unterschrift)
• Sofortmeldung in Prüfbranchen spätestens bei Beschäftigungsbeginn übermittelt
• DEÜV-Beginnmeldung mit der ersten Abrechnung, spätestens sechs Wochen, ausgelöst
• ELStAM abgerufen, bis dahin korrekte vorläufige Steuerklasse hinterlegt
• Krankenkasse und ggf. Mitgliedsbescheinigung erfasst
• Unfallversicherung über Berufsgenossenschaft sichergestellt
• Datenschutzunterweisung mit Unterschrift dokumentiert
• Nur erlaubte Daten erhoben, Personalakte DSGVO-konform angelegt

10. Bußgelder und arbeitsrechtliche Risiken

Seit dem 1. August 2022 können Verstöße gegen das Nachweisgesetz mit einem Bußgeld belegt werden. §4 NachwG stellt die nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig erfolgte Niederschrift unter Bußgeld.

Hinzu kommen arbeitsrechtliche Risiken jenseits des Bußgelds. Wer das NachwG verletzt, läuft Gefahr, dass Mitarbeiter auf Erfüllung des Nachweises klagen. Schwerer wiegt oft, dass nicht im Nachweis dokumentierte Klauseln im Streitfall ins Leere laufen. Eine Überstundenpauschale, ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot oder eine Ausschlussfrist, die nicht sauber dokumentiert ist, kann vor dem Arbeitsgericht unwirksam sein. Das fällt dir spätestens bei einer Kündigung oder einer Vergütungsstreitigkeit auf die Füße. Das Bundesarbeitsgericht hat in diesem Zusammenhang klargestellt, dass eine fehlerhafte Information über Kündigungsfristen Schadensersatzpflichten auslösen kann. Im Zweifel solltest du strittige Klauseln vor dem Onboarding anwaltlich prüfen lassen.

Bei den sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten ist die Lage ähnlich streng. Versäumte oder verspätete DEÜV- und Sofortmeldungen können im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Beitragsnachforderungen und Säumniszuschlägen führen. Gerade in den Prüfbranchen mit Sofortmeldepflicht kontrolliert der Zoll regelmäßig vor Ort, ob die Mitarbeiter angemeldet sind. Eine saubere Dokumentation aller Meldungen ist hier kein Nice-to-have, sondern Pflicht.

11. Häufige Fragen (FAQ)

Melanie Schulze HR Managerin bei Lohnklar

Melanie Schulze ist HR Managerin bei Lohnklar. Sie berät Startups und KMU zu Personalrecht, Onboarding, Arbeitsverträgen und HR-Compliance und kennt die Fragen, die Arbeitgeber wirklich beschäftigen.