Onboarding-Pflichten 2026: Was Arbeitgeber am ersten Tag erfüllen müssen

Der erste Arbeitstag ist nicht nur für neue Mitarbeiter aufregend. Er ist auch für Arbeitgeber rechtlich heikel. Wer am Tag 1 die falschen Weichen stellt oder wichtige Pflichten vergisst, riskiert Bußgelder, Nachzahlungen oder im schlimmsten Fall arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen.

Seit der Verschärfung des Nachweisgesetzes (NachwG) im Jahr 2022 sind die Anforderungen gestiegen. 2026 gelten diese Regeln unverändert fort. Die Prüfintensität durch Gewerbeaufsicht und Rentenversicherung hat zugenommen. Dieser Guide zeigt, welche gesetzlichen Pflichten Arbeitgeber beim Onboarding erfüllen müssen: vom schriftlichen Nachweis über die DEÜV-Anmeldung bis zum Datenschutz in der Personalakte.

1. Pflichten nach dem Nachweisgesetz (NachwG)

Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Regelung existiert seit 1995 und dient der Umsetzung einer EU-Richtlinie.

Mit dem Transparenz- und Nachweisgesetz vom 1. August 2022 wurde das NachwG erheblich verschärft: Der Katalog der Mindestinhalte wurde von 8 auf 12 Punkte erweitert, und bei Verstößen wurden erstmals wirksame Bußgelder eingeführt. Diese Änderungen gelten 2026 unverändert fort.

Die entscheidende Frist: Wann muss der Nachweis vorliegen?

Das NachwG unterscheidet nach Art und Inhalt des Nachweises:

2. Die 12 Mindestinhalte des Nachweises

Nach §2 Abs. 1 NachwG muss der schriftliche Nachweis mindestens die folgenden 12 Punkte enthalten:

3. Anmeldepflichten: SV, ELStAM und Minijob

Neben dem NachwG-Nachweis treffen Arbeitgeber bei jedem neuen Mitarbeiter mehrere Anmeldepflichten gegenüber Behörden und Trägern:

Sozialversicherungsanmeldung (DEÜV-Beginmeldung)

Jeder sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer muss vor oder spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung zur Sozialversicherung angemeldet werden (§28a SGB IV). Die Meldung erfolgt elektronisch über DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) an die Krankenkasse des Arbeitnehmers.

• Meldeschlüssel Beginn: Abgabegrund "10" (Erstmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung)
• Frist: Spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung, die auf den Beginn der Beschäftigung folgt (§28a Abs. 1 Satz 2 SGB IV)
• Angaben: Versicherungsnummer (Rentenversicherungsnummer), Betriebsnummer, Personengruppenschlüssel, Beitragsgruppenschlüssel

ELStAM abrufen (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)

Für die korrekte Berechnung der Lohnsteuer benötigt der Arbeitgeber die Steuerklasse und sonstige Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers. Diese werden seit 2013 nicht mehr auf einer Papierlohnsteuerkarte, sondern elektronisch über das ELStAM-Verfahren beim Finanzamt abgerufen.

• Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer bei ELStAM an (über DATEV, Lohnprogramm oder ELSTER)
• Benötigt wird: Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Bis zur Abfrage: vorläufiger Abzug nach Steuerklasse VI oder nach Angaben des Arbeitnehmers auf schriftlichem Beleg

Minijob-Anmeldung bei der Minijob-Zentrale

Minijobber (bis 556 €/Monat, in 2025; ab 2026 voraussichtlich auf Basis des dann geltenden Mindestlohns dynamisch angepasst) werden nicht bei einer Krankenkasse, sondern bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) angemeldet. Die Abrechnung erfolgt über den einheitlichen Arbeitgeberbeitrag von ca. 31 % (KV-Pauschale 13 %, RV-Pauschale 15 %, Steuerpauschale 2 %, UV-Beitrag ca. 1,6 %).

4. Datenschutz beim Onboarding: Was darf der Arbeitgeber erheben?

Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die Verarbeitung personenbezogener Daten des neuen Mitarbeiters, unter den strengen Anforderungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Arbeitgeber müssen wissen, welche Daten sie erheben dürfen, wie sie diese speichern und wann sie sie löschen müssen.

Erlaubte Datenerhebung beim Onboarding

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis ist §26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses). Erhoben werden dürfen:

• Personalstammdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht
• Steuer-Identifikationsnummer (für ELStAM)
• Sozialversicherungsnummer (für DEÜV)
• Krankenversicherungszugehörigkeit (für SV-Abrechnung)
• Bankverbindung (für Gehaltsüberweisung)
• Qualifikationsnachweise, die für die Stelle relevant sind
• Kontaktdaten für Notfälle (nur mit ausdrücklicher Einwilligung)

Nicht erlaubte Datenerhebung

Folgende Daten dürfen Arbeitgeber grundsätzlich nicht erheben, auch wenn sie der Arbeitnehmer freiwillig mitteilt:

• Gesundheitsdaten (außer relevante Einschränkungen für die Tätigkeit)
• Religionszugehörigkeit (außer in Kirchen und kirchlichen Einrichtungen)
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Schwangerschaft (außer bei gefährdenden Tätigkeiten mit Erlaubnis)
• Vorstrafen (außer bei entsprechend qualifizierten Vertrauensstellen)
• Social-Media-Profile, die nicht öffentlich beruflich genutzt werden

Datenschutzunterweisung

Jeder neue Mitarbeiter sollte am ersten Tag oder in der ersten Woche eine Datenschutzunterweisung erhalten. Sie informiert über die DSGVO-Grundsätze, den Umgang mit Kundendaten und die internen Datenschutzregeln. Die Unterweisung muss dokumentiert werden (Datum, Inhalt, Unterschrift).

5. Onboarding-Checkliste

Eine strukturierte Checkliste hilft, keine Pflicht zu vergessen. Die folgende Übersicht gliedert die Onboarding-Aufgaben in drei Phasen:

• Schriftlicher Nachweis nach NachwG liegt am Tag 1 vor (Schriftform, AG-Unterschrift)
• DEÜV-Beginmeldung rechtzeitig ausgelöst (elektronisch über Lohnprogramm)
• ELStAM-Abruf gestartet; bis zur ersten Abrechnung korrekte Steuerklasse hinterlegt
• Datenschutzunterweisung mit Unterschrift dokumentiert
• Nur erlaubte Daten erhoben, keine sensiblen Daten ohne Rechtsgrundlage gespeichert
• Personalakte DSGVO-konform angelegt (Aufbewahrungsfristen dokumentiert)

6. Bußgelder bei NachwG-Verstößen

Seit dem 1. August 2022 können Verstöße gegen das Nachweisgesetz mit einem Bußgeld belegt werden. §4 NachwG sieht vor:

Hinzu kommen arbeitsrechtliche Risiken: Wer das NachwG verletzt, läuft Gefahr, dass Arbeitnehmer auf Erfüllung des Nachweises klagen. Klauseln ohne schriftliche Dokumentation, etwa Wettbewerbsverbote oder Überstundenpauschalen, können vor Gericht unwirksam sein. Das spielt spätestens bei Kündigungen oder Streitigkeiten eine Rolle.

7. Häufige Fragen (FAQ)

Melanie Schulze HR Managerin bei Lohnklar

Melanie Schulze ist HR Managerin bei Lohnklar. Sie berät Startups und KMU zu Personalrecht, Onboarding, Arbeitsverträgen und HR-Compliance – und kennt die Fragen, die Arbeitgeber wirklich beschäftigen.