Lohnabrechnung auslagern –
sicher, pünktlich und rechtssicher
Datenmigration, Übergabe, Probeabrechnung, Go-live: strukturierter Wechsel in 4 Schritten, ohne Unterbrechung der Gehaltszahlung, DATEV-nativ und DSGVO-konform.
Wann lohnt sich das Auslagern der Lohnabrechnung?
In diesen fünf Situationen ist die Entscheidung, die Lohnbuchhaltung auszulagern, oft die klügste operative Wahl.
Ihre Personalstelle oder Buchhaltung betreut die Lohnabrechnung „nebenbei", mit stetig wachsendem Aufwand, steigendem Fehlerrisiko und sinkendem Fokus auf strategische Aufgaben. Sobald die monatliche Abrechnung mehr als einen halben Arbeitstag in Anspruch nimmt, ist ein Outsourcing wirtschaftlich sinnvoll.
Viele Steuerberater rechnen Lohnabrechnung pauschal ab, zu Konditionen, die für eine spezialisierte Payroll-Lösung nicht mehr zeitgemäß sind. Dazu kommt oft mangelnde Erreichbarkeit und fehlende HR-Kompetenz. Wir ersetzen diesen Service zu geringeren Kosten mit höherer Spezialisierung.
Neue Mitarbeiter, Werkstudenten, Minijobber, unterschiedliche Tarifverträge, ESOP-Komponenten oder internationale Mitarbeitende: die Lohnabrechnung wird komplexer. Ein spezialisierter Dienstleister wie Lohnklar bildet diese Komplexität von Anfang an korrekt ab.
Wenn die Person, die bisher die Lohnabrechnung durchgeführt hat, das Unternehmen verlässt oder in Elternzeit geht, entsteht ein kritischer Engpass. Das Auslagern an Lohnklar beseitigt diese personelle Abhängigkeit dauerhaft, unabhängig von internen Vakanzen.
Verspätete Lohnsteueranmeldungen, fehlerhafte SV-Meldungen oder Korrekturabrechnungen sind nicht nur teuer, sie untergraben auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden. Eine professionelle Payroll-Lösung mit klaren Prozessen eliminiert diese Fehlerquellen zuverlässig.
Was übernimmt Lohnklar für Sie?
Vom monatlichen Lohnlauf bis zur Betriebsprüfungsbegleitung: acht Kernleistungen, die Sie vollständig entlasten.
Vollständige Durchführung der Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeitergruppen, pünktlich, fehlerfrei und in DATEV.
Alle DEÜV-Meldungen, Lohnsteueranmeldungen und Beitragsnachweise an Krankenkassen und Finanzamt fristgerecht übermittelt.
Erstellung und digitale Bereitstellung aller Gehaltszettel sowie betriebswirtschaftlicher Lohnauswertungen für Ihre Buchhaltung.
Anlage neuer Mitarbeiter, Abmeldungen, Zeugnisse, Abschlussdokumente und alle damit verbundenen Behördenmeldungen.
Erstellung aller Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und DATEV-Auswertungen für den Steuerberater.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), sichere Datenübertragung und vollständige Dokumentation für Ihre Compliance-Anforderungen.
Regelmäßige Bereitstellung aller lohnsteuerlichen Unterlagen in DATEV-Format. Ihr Steuerberater erhält die Daten in dem Format, das er kennt.
Kurzarbeitergeld, Nettolohnoptimierung, Betriebsprüfungen, Sachbezüge: wir begleiten Sie auch bei komplexen Einzelfällen.
Der Auslagern-Prozess in 5 Schritten
Strukturierter Übergang ohne Unterbrechung Ihres laufenden Betriebs, typisch in 2–3 Wochen abgeschlossen.
In einem 30-minütigen Videogespräch analysieren wir Ihre aktuelle Situation: Wie viele Mitarbeiter? Welche Mitarbeitergruppen (Festangestellte, Minijobber, Werkstudenten)? Welches System nutzen Sie bisher? Was läuft gut, wo gibt es Probleme? Auf Basis dieser Informationen erstellen wir innerhalb von 24 Stunden ein individuelles Angebot.
Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie eine strukturierte Checkliste mit allen benötigten Unterlagen: Personalstammdaten, aktuelle Arbeitsverträge, bisherige Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise. Wir legen Ihr Mandat in DATEV an und bereiten alle Stammdaten vollständig auf. Beim Wechsel aus einem anderen System übernehmen wir die Datenkonvertierung.
Wir führen einen Testlauf auf Basis der übermittelten Daten durch und vergleichen das Ergebnis mit den bisherigen Abrechnungen Ihres alten Anbieters. Abweichungen werden dokumentiert und mit Ihnen besprochen. Erst wenn alle Zahlen stimmen und Sie die Freigabe erteilt haben, gehen wir in den Live-Betrieb.
Gemeinsam definieren wir den monatlichen Meldeprozess: Welche Informationen übermitteln Sie bis wann? In welchem Format? Über welchen Kanal? Wir richten die Zusammenarbeit pragmatisch ein, per E-Mail, gemeinsamer Tabelle oder einem von Ihnen bevorzugten Tool. Sie erhalten außerdem die Kontaktdaten Ihres festen Ansprechpartners.
Ab dem ersten vollständigen Monat übernehmen wir eigenverantwortlich. Sie senden uns Ihre monatliche Meldung mit allen Veränderungen, wir kümmern uns um den Rest: Lohnlauf, Meldungen, Gehaltszettel, Auswertungen. Im ersten Live-Monat stehen wir besonders engmaschig zur Verfügung und prüfen jeden Schritt gemeinsam mit Ihnen.
Häufige Bedenken vor dem Auslagern
Vier typische Ängste und wie die Realität aussieht.
Die Sorge ist berechtigt, und deshalb ist sie bei uns von Anfang an geregelt. Wir schließen mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet, verschlüsselt übertragen und niemals an Dritte weitergegeben. Sie erhalten bei Vertragsende alle Daten vollständig zurück.
Das Gegenteil ist der Fall. Mit Lohnklar erhalten Sie monatlich einen strukturierten Lohn-Report mit allen relevanten Kennzahlen: Gesamtlohnkosten, Entwicklung im Vergleich zum Vormonat, Übersicht Mitarbeitergruppen. Viele unserer Kunden berichten, dass sie nach dem Auslagern deutlich mehr Transparenz haben als zuvor.
Wenn Sie die tatsächlichen Vollkosten interner Lohnabrechnung rechnen, also Arbeitszeit, Softwarelizenzen, Fortbildungen, Fehlerkosten und das Risiko von Nachzahlungen, ist Outsourcing in den meisten Fällen günstiger. Unsere Preise starten ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat, ohne Einrichtungsgebühren und versteckte Kosten.
Wir haben den Übergangsprozess in den letzten Jahren vielfach erprobt und optimiert. Ihr Aufwand beschränkt sich auf das Bereitstellen der Daten. Die Strukturierung, Plausibilitätsprüfung und Mandantenanlage übernehmen wir vollständig. Die meisten Übergänge sind in 2–3 Wochen abgeschlossen, ohne dass der laufende Monat tangiert wird.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie zum Auslagern Ihrer Lohnabrechnung wissen müssen.
Beim Auslagern der Lohnabrechnung an Lohnklar übernehmen wir den gesamten operativen Monatsprozess. Sie übermitteln uns einmal im Monat eine kompakte Liste mit allen Veränderungen: neue Mitarbeiter, Austritte, Gehaltsanpassungen, Kranktage, Sonderzahlungen, Urlaubsdaten. Alles Weitere liegt in unserer Hand.
Konkret bedeutet das: Wir erfassen alle Bewegungsdaten in DATEV, führen die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeitergruppen durch, erstellen und versenden die Gehaltszettel, übermitteln alle DEÜV-Meldungen an die Krankenkassen, reichen die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt ein und stellen Ihnen sowie Ihrem Steuerberater alle notwendigen Auswertungen und Buchungsbelege bereit.
Am Ende des Jahres kümmern wir uns um alle Jahresabschlussarbeiten: Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und die Aufbereitung aller Unterlagen für den Jahresabschluss Ihres Steuerberaters. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihr Unternehmen kennt und für Rückfragen erreichbar ist.
Ihre Mitarbeiterdaten sind bei Lohnklar nach höchsten datenschutzrechtlichen Standards geschützt. Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten ausschließlich auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, den Sie bei Vertragsabschluss erhalten und unterzeichnen.
Die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert und verarbeitet, kein Cloudspeicher im Ausland, keine Weitergabe an Dritte. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Der Zugriff auf Ihre Daten ist auf die unmittelbar mit Ihrer Abrechnung befassten Mitarbeiter von Lohnklar beschränkt.
Sie behalten jederzeit die volle Datenhoheit. Bei einer Kündigung erhalten Sie alle Daten innerhalb von 14 Tagen vollständig in einem standardisierten Format zurück. Lohnklar speichert keine Daten über das Ende der Zusammenarbeit hinaus, außer soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern. Auf Wunsch stellen wir Ihnen jederzeit eine vollständige Übersicht aller gespeicherten Daten zur Verfügung.
Der typische Übergangszeitraum beträgt 2–3 Wochen. Dies gilt für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern und einer überschaubaren Systemlandschaft. Für größere Strukturen oder Mandatsübernahmen aus besonders fragmentierten Altsystemen kann der Prozess auch bis zu vier Wochen dauern.
Der Zeitplan gliedert sich wie folgt: In der ersten Woche findet das Erstgespräch statt, Sie erhalten die Datencheckliste und wir beginnen mit der Erfassung der Stammdaten in DATEV. In der zweiten Woche führen wir den Testlauf durch und vergleichen die Ergebnisse mit den bisherigen Abrechnungen. In der dritten Woche werden offene Punkte geklärt und der Kommunikationsprozess für den laufenden Betrieb definiert.
Ab dem Folgemonat des Vertragsbeginns übernehmen wir eigenverantwortlich. Der laufende Abrechnungsmonat wird niemals unterbrochen. Wir planen den Übergang immer so, dass keine Abrechnung in der Übergangsphase liegt. Bei akuten Engpässen (z. B. Ausfall der bisher zuständigen Person) können wir auch kurzfristiger agieren.
Eine rechtliche Pflicht, Ihren Steuerberater zu informieren, besteht nicht. Wenn Ihr Steuerberater bisher jedoch die Lohnabrechnung selbst durchgeführt hat, müssen Sie das entsprechende Mandat dort schriftlich kündigen, üblicherweise mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende, aber prüfen Sie Ihren Vertrag auf die genaue Regelung.
Falls Ihr Steuerberater die Lohnabrechnung nicht selbst übernommen hat, sondern Ihre bisherigen Abrechnungsunterlagen nur für den Jahresabschluss verwendet, genügt eine kurze Mitteilung, dass nun Lohnklar die Lohnabrechnung übernimmt und die Unterlagen zukünftig in DATEV-Format liefert.
Wir empfehlen, die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater klar zu klären, bevor Sie zu uns wechseln. Gerne begleiten wir dieses Gespräch oder klären direkt mit Ihrem Steuerberater, wie die Schnittstelle künftig aussehen soll. Viele unserer Kunden behalten ihren Steuerberater für Jahresabschluss und Steuererklärung und lagern die operative Lohnabrechnung zu uns aus. Diese Aufteilung ist der deutsche Standard und hat sich in der Praxis vielfach bewährt.
Das ist kein Problem. Wir haben bereits erfolgreiche Mandatsübernahmen aus Sage, Lexware, Agenda LOHN, LODAS, Paychex, sevDesk und auch aus manuell gepflegten Excel-Listen durchgeführt. Die Datenkonvertierung und -migration übernehmen wir vollständig. Sie müssen sich darum nicht kümmern.
Der Prozess läuft folgendermaßen: Wir erhalten Ihre bisherigen Abrechnungsunterlagen (oder einen Export aus Ihrem alten System), bereiten die relevanten Stamm- und Bewegungsdaten auf und übertragen sie in DATEV. Anschließend führen wir einen Vergleichslauf durch, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übernommen wurden.
DATEV ist unser primäres System, weil es den deutschen Lohnstandard am umfangreichsten abbildet und die Datenweitergabe an Steuerberater am zuverlässigsten funktioniert. Wenn Sie aus einem anderen System kommen, erhöht sich der initiale Einrichtungsaufwand leicht, der Zeitplan bleibt jedoch vergleichbar. Nach dem Onboarding arbeiten Sie mit einem vollständig regulierten System, das alle deutschen Lohnpflichten abbildet.
Ja. Wir arbeiten mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende. Es gibt keine Mindestlaufzeit, keine Einrichtungsgebühren, keine Vertragsstrafen und keine automatischen Verlängerungsklauseln. Die dreimonatige Frist dient ausschließlich dazu, eine geordnete Übergabe sicherzustellen, sowohl für Sie als auch für Ihren nächsten Anbieter.
Nach Kündigung erhalten Sie alle Ihre Daten innerhalb von 14 Werktagen vollständig zurück: Stammdaten, Abrechnungshistorie, alle erstellten Dokumente und Buchungsbelege, in einem standardisierten, weitgehend systemunabhängigen Format. Auf Wunsch begleiten wir auch die Übergabe an Ihren neuen Anbieter aktiv und stellen alle notwendigen Unterlagen bereit.
Wir sind überzeugt, dass Kunden bleiben, weil sie zufrieden sind, nicht weil sie an lange Vertragslaufzeiten gebunden sind. Flexibilität ist für uns kein Zugeständnis, sondern ein Qualitätsmerkmal unserer Zusammenarbeit. Sprechen Sie uns an, wenn Sie konkrete Fragen zu den Vertragsbedingungen haben, wir geben Ihnen gerne vor Vertragsabschluss vollständige Transparenz.
Im laufenden Betrieb folgt die Zusammenarbeit einem klaren monatlichen Rhythmus. Zu Beginn der Zusammenarbeit legen wir gemeinsam fest, bis wann Sie uns welche Informationen übermitteln, typischerweise bis zum 5. oder 8. Werktag des laufenden Monats. Die Übermittlung erfolgt in der von Ihnen bevorzugten Form: per E-Mail, als einfache Tabelle oder über ein gemeinsam genutztes digitales Tool.
Wir bestätigen den Eingang Ihrer Meldung, führen die Abrechnung durch und liefern Ihnen innerhalb der vereinbarten Frist alle fertigen Unterlagen zurück: Gehaltszettel, Lohnliste, Buchungsbelege, SV-Nachweis. Bei Rückfragen oder Unklarheiten melden wir uns, nicht umgekehrt.
Für alle außerplanmäßigen Fragen haben Sie direkten Zugang zu Ihrem festen Ansprechpartner bei Lohnklar, per E-Mail oder Telefon. Zusätzlich erhalten Sie monatlich einen kurzen Status-Report, der Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und etwaige offene Punkte gibt. Wir glauben an kurze Kommunikationswege und keine anonymen Ticketsysteme.
Unsere Preise starten ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Der genaue Preis hängt von drei Faktoren ab: der Anzahl der Mitarbeiter, der Komplexität der Abrechnungsstruktur (z. B. Anteil an Minijobbern, Werkstudenten, Mitarbeitenden mit ESOP-Komponenten oder internationalen Zahlungen) und dem gewünschten Leistungsumfang.
Im direkten Vergleich mit einem Steuerberater sind wir typischerweise 20–30 Prozent günstiger bei gleichzeitig höherer Payroll-Spezialisierung. Es gibt keine Einrichtungsgebühren und keine versteckten Zusatzkosten. Sonderthemen wie die Begleitung einer Betriebsprüfung oder die Erstellung von Bescheinigungen werden transparent als Einzelleistung abgerechnet.
Wenn Sie die Vollkosten Ihrer bisherigen internen Lösung realistisch kalkulieren, inklusive Arbeitszeit, Softwarelizenzen, Fortbildungen und dem Risiko von Fehlerkosten, wird das Outsourcing in den meisten Fällen als wirtschaftlich überlegen sichtbar. In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Ohne Verpflichtung.
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