DATEV Lodas selbst zu betreiben kostet Unternehmen mit 25 Mitarbeitern realistisch 5.500–6.500 Euro pro Jahr, Lizenz, Pflichtmitgliedschaft, Rechenzentrum und interner Personalaufwand zusammengerechnet. Externe Payroll-Dienstleister liegen bei vergleichbarer Leistung oft knapp darüber. Dafür tragen sie die Haftung, halten die Abrechnung bei Gesetzesänderungen aktuell und springen ein, wenn deine Lohnkraft krank wird oder geht. Der Break-even liegt je nach Komplexität zwischen 10 und 30 Mitarbeitern.
Wer DATEV Lodas selbst betreibt, sieht auf der Rechnung nur die Lizenzgebühr. Dazu kommen Pflichtmitgliedschaft, Rechenzentrum und die halbjährlichen Updates. Den größten Posten trägt der eine Mitarbeiter, der die Abrechnung macht und meist keine Vertretung hat.
Was kostet DATEV Lodas im Eigenbetrieb, was ein externer Payroll-Dienstleister, und ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich der Wechsel? Die Rechnung unten geht von 25 Mitarbeitern aus.
Was DATEV Lodas im Eigenbetrieb kostet
Das Beispiel: Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern betreibt DATEV Lodas selbst. Die Buchhaltung läuft über den Steuerberater, die Lohnabrechnung macht eine kaufmännische Mitarbeiterin mit vier Stunden Aufwand pro Monat.
| Kostenposition | Kosten/Jahr | Anmerkung |
|---|---|---|
| DATEV Lodas Lizenz | 1.200–1.800 € | Je nach Modulen (Basis, Zusatzmodule) |
| DATEV-Jahresmitgliedschaft | ca. 600 € | Pflicht für jeden DATEV-Nutzer |
| DATEV-Rechenzentrum (RZ) | 800–1.200 € | Hosting bei DATEV eG in Nürnberg |
| Updates und Schulungen | ca. 500 € | 2× jährlich Versionsupdate, Online-Kurse |
| Interner Personalaufwand | ca. 2.450 € | ~70 Stunden/Jahr à 35 €/h (4h/Monat + 1 Tag Jahresabschluss) |
| Gesamt (Mitte) | 5.550–6.550 € | 220–260 € pro Mitarbeiter/Jahr, 18–22 €/Monat |
Hinweis zur DATEV-Mitgliedschaft: Die DATEV-Mitgliedschaft ist an einen sogenannten Berufsträger gebunden, also an einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vergleichbar qualifizierten Fachmann. Unternehmen, die DATEV Lodas selbst nutzen, aber keinen qualifizierten DATEV-Berater im Haus haben, befinden sich lizenzrechtlich in einer Grauzone. Externe Payroll-Dienstleister sind hingegen als DATEV-Mitglieder registriert und dürfen die Software legal im Kundenauftrag betreiben.
Die 70 Stunden interner Personalaufwand sind knapp gerechnet. Bei 25 Mitarbeitern brauchst du vier Stunden im Normmonat, in Monaten mit Einstellungen, Austritten, Elternzeit oder Betriebsprüfung deutlich mehr. Dazu kommt ein Tag für Jahresabschluss und Lohnsteuerbescheinigungen.
Was externe Payroll-Dienstleister kosten
Externe Lohnabrechnung gibt es in einer großen Preisspanne. Was du bekommst, hängt vor allem davon ab, ob der Dienstleister in DATEV arbeitet oder mit einem anderen System.
| Leistungsmodell | Preis pro Mitarbeiter/Monat | Typisch für |
|---|---|---|
| Basismodell (einfache Abrechnung) | 15–20 € | Standardfälle, wenig Komplexität |
| Vollservice in DATEV | 20–35 € | DATEV-Exportdateien für Steuerberater, Behördenkommunikation |
| Premium inkl. Beratung | 35–50 € | Sonderfälle, hoher Sondermeldungsanteil, Expat-Abrechnung |
Bei 25 Mitarbeitern und einem Mittelwert von 25 Euro pro Mitarbeiter ergibt sich: 625 Euro/Monat = 7.500 Euro/Jahr. Das sind rund 1.000–2.000 Euro mehr als der Eigenbetrieb.
Beim Dienstleister bezahlst du dafür Posten, die in der Eigenbetriebs-Rechnung fehlen: vollständige Haftungsübernahme für Fehler in der Abrechnung, garantierte Aktualität bei Gesetzesänderungen und die Unabhängigkeit von einer einzelnen Person im eigenen Team.
Lohnabrechnung ohne eigene DATEV-Lizenz
Wir rechnen deine Löhne in DATEV ab, über unsere Partner-Kanzleien oder direkt in deinem System, inklusive Behördenkommunikation und Übergabe an den Steuerberater. Du brauchst dafür keine eigene Lizenz.
30-min-Gespräch vereinbarenDie versteckten Kosten des Selbstmachens
Die Tabelle oben zeigt die Kosten, die auf einer Rechnung stehen. Teurer werden oft die Posten, die in keiner Buchhaltung auftauchen.
Fehler in der Abrechnung
Ein falsch gemeldeter SV-Beitrag, eine vergessene Beitragssatzdifferenz oder eine falsch zugeordnete Steuerklasse wirken klein. Die Deutsche Rentenversicherung prüft aber rückwirkend bis zu vier Jahre. Ein einzelner Fehler bei einem Mitarbeiter kann im schlimmsten Fall Nachzahlungen und ein Bußgeld nach sich ziehen. Die Haftung trägt dann der Arbeitgeber.
Die Ein-Personen-Abhängigkeit
Wird die Mitarbeiterin, die DATEV Lodas bedient, krank oder kündigt sie, fehlt bei den meisten Unternehmen mit 25 Mitarbeitern eine Vertretung für die Lohnabrechnung. Dann rechnet jemand ohne Vorkenntnisse ab, oder die Gehälter kommen zu spät.
Halbjährliche Updates
DATEV liefert Lodas zweimal im Jahr in neuer Version aus, mit neuen Beitragssätzen und Meldepflichten. Betreibst du die Software selbst, musst du die Updates testen, installieren und die Mitarbeiterin einweisen. Lässt du das liegen, rechnest du mit veralteten Werten ab.
Lizenzrechtliche Grauzone: Viele kleinere Unternehmen wissen nicht, dass die DATEV-Mitgliedschaft an qualifizierte Berufsträger geknüpft ist. Wer das Programm als reines „Lohnabrechnungstool" einsetzt, kann Probleme bekommen, wenn DATEV die Nutzungsberechtigung hinterfragt.
Ab welcher Größe sich Auslagern rechnet
Die Antwort hängt an Mitarbeiterzahl und Personal. Grob lassen sich drei Größen unterscheiden.
Unter 10 Mitarbeitern
Eigene DATEV ist fast nie wirtschaftlich. Die Fixkosten aus Lizenz, Mitgliedschaft und Rechenzentrum sind gleich hoch, egal ob du fünf oder 25 Mitarbeiter abrechnest. Bei kleinen Teams ist der externe Dienstleister fast immer günstiger.
10 bis 30 Mitarbeiter
Hier entscheidet die Zahl der Sonderfälle: Minijobs, Praktikanten, Expats, variabler Lohn. Wer eine qualifizierte Payroll-Kraft im Team hat, die auch andere HR-Aufgaben übernimmt, kann gut intern bleiben. Wer eine kaufmännische Mitarbeiterin mit Teilaufgabe „Lohnabrechnung" hat, wird mit einem Dienstleister günstiger und sicherer.
Über 30 Mitarbeiter
Ab hier lohnt sich eigene DATEV oft wieder, aber nur, wenn eine echte Payroll-Fachkraft im Haus ist. Das setzt eine Stelle von mindestens 20 Stunden pro Woche voraus. Wer das nicht hat, zahlt drauf.
| Mitarbeiterzahl | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Unter 10 | Extern | Fixkosten DATEV nicht amortisierbar |
| 10–30 | Kommt drauf an | Komplexität und Personalressourcen entscheidend |
| Über 30 | Intern, wenn Payroll-Fachkraft vorhanden | Sonst externe Variante effizienter |
Der Migrationsprozess in 4 Schritten
Viele Unternehmen scheuen den Wechsel aus Angst vor Datenverlust und einem langen Übergang. Bei einem Dienstleister mit DATEV-LODAS-Zugang bleiben die Daten erhalten, und die Migration läuft in vier Schritten:
Schritt 1: Datenexport aus DATEV Lodas
DATEV Lodas bietet Exportfunktionen für Stammdaten, aktuelle Abrechnungsperioden und historische Jahreswerte. Die Stammdaten (Mitarbeiterdaten, SV-Zuordnungen, Steuermerkmale) lassen sich vollständig exportieren. Historische Abrechnungsdaten können als LODAS-kompatible Datei oder als strukturierter Excel-Export übergeben werden.
Schritt 2: Datenübernahme beim Dienstleister
Ein Dienstleister, der in DATEV arbeitet, importiert die Stammdaten direkt in sein DATEV-System. Niemand muss 25 Mitarbeiter von Hand neu erfassen, und die SV-Geschichte bleibt erhalten. Die historischen Abrechnungsdaten werden für Rückfragen und Jahresauswertungen archiviert.
Schritt 3: Parallelabrechnung für 1–2 Monate
Vor dem offiziellen Go-Live rechnet der Dienstleister parallel: Die Gehälter werden intern noch einmal abgerechnet und die Ergebnisse verglichen. Abweichungen klären beide Seiten, bevor der Dienstleister übernimmt.
Schritt 4: Go-Live und Kündigung der eigenen Lizenzen
Nach dem erfolgreichen Parallellauf übernimmt der Dienstleister vollständig. Jetzt kündigst du die eigene DATEV-Lodas-Lizenz, die Rechenzentrums-Nutzung und die Mitgliedschaft. Wichtig: Kündigungsfristen beachten. Die DATEV-Mitgliedschaft läuft meist bis zum Jahresende und muss mit dreimonatiger Frist gekündigt werden.
Timing: Am einfachsten wechselst du zum Jahreswechsel (Januar), weil dann alle Jahreswerte in einem System liegen. Ein Wechsel zum Quartalsbeginn ist ebenfalls möglich, erfordert aber eine sorgfältige Abgrenzung der SV-Werte. Den Wechselplan findest du auf unserer Seite zur Lohnabrechnung auslagern.
DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater bleibt erhalten
Eine häufige Frage vor dem Wechsel: „Was wird aus dem Datenaustausch mit unserem Steuerberater?"
Für den Steuerberater ändert sich nichts. Ein Payroll-Dienstleister, der in DATEV arbeitet, liefert die Buchungsdaten im selben Format, das dein Steuerberater heute schon verwendet (Buchungsstapel, Kontenumsätze, Lohnjournal). Der Steuerberater importiert diese Dateien wie bisher in sein DATEV-System.
Mehr zu den technischen Details der DATEV-Schnittstelle und den gängigen Exportformaten findest du in unserem Artikel: DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater: Setup, Formate und Fehler vermeiden.
Willst du komplett ohne eigene DATEV-Lizenz arbeiten, auch ohne die Lizenz deines Steuerberaters, gibt es dafür eigene Outsourcing-Modelle: DATEV-Lohnabrechnung outsourcen: So funktioniert es ohne eigene Lizenz.
Checkliste: Was vor dem Wechsel zu klären ist
Checkliste DATEV-Lodas-Outsourcing
- Laufende Verträge mit DATEV prüfen: Lizenz, Rechenzentrum, Mitgliedschaft, Kündigungsfristen notieren
- Datenübergabe DSGVO-konform regeln: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Dienstleister abschließen
- Ansprechpartner definieren: Wer im Unternehmen kommuniziert mit dem Dienstleister? Wer gibt Variablen durch?
- Erstattungsanträge klären: U1/U2 (Mutterschaftsgeld, Krankheit), Kurzarbeitergeld, übernimmt das der Dienstleister?
- Behördenkommunikation klären: Krankenkassen, Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung, wer ist Ansprechpartner?
- Historische Daten archivieren: Abrechnungshistorie mindestens 10 Jahre aufbewahren (Aufbewahrungspflicht)
- Übergangsmonat abstimmen: Welcher Monat ist der erste, den der Dienstleister komplett übernimmt?
Häufige Fragen
Die reine Lizenzgebühr liegt bei etwa 100–150 Euro pro Monat (1.200–1.800 Euro/Jahr). Dazu kommen Pflichtmitgliedschaft (ca. 50 Euro/Monat), Rechenzentrums-Nutzung (ca. 70–100 Euro/Monat) sowie Schulungen und interner Personalaufwand. Für Unternehmen mit 25 Mitarbeitern ergibt das Vollkosten von 460–545 Euro pro Monat, also ein Vielfaches der reinen Lizenzgebühr.
Ja. DATEV Lodas bietet Exportfunktionen für Stammdaten und historische Abrechnungsdaten. Ein Dienstleister mit DATEV-LODAS-Zugang kann diese Daten direkt importieren, ohne manuellen Neuaufbau. Abrechnungshistorie, SV-relevante Daten und Jahreswerte bleiben vollständig erhalten. Sorgfalt braucht vor allem die Abgrenzung des Übergangszeitpunkts.
Die Übergabe selbst dauert zwei Wochen: Datenübergabe, Prüfung der Lohnarten und eine Probeabrechnung gegen den letzten Echtmonat. Dazu kommt der Kalender. Der Schnitt gehört auf einen Monatsersten, und viele Anbieter rechnen einen Monat parallel mit. Von der Zusage bis zum ersten eigenen Lohnlauf vergehen deshalb meist ein bis anderthalb Monate. Am besten wechselst du zum Jahreswechsel oder zum Quartalsbeginn, damit sich die Jahreswerte klar abgrenzen lassen. Setups mit vielen Sonderfällen oder großer Mitarbeiterzahl brauchen etwas länger.
Ja. Ein Payroll-Dienstleister, der in DATEV arbeitet, liefert die Buchungsdaten im DATEV-Format direkt an den Steuerberater, wie bisher. Das Exportformat (Buchungsstapel, Lohnjournal, Kontenumsätze) ist identisch. Der Steuerberater importiert die Dateien in sein DATEV-System und merkt in der täglichen Arbeit keinen Unterschied.
Ja, nach dem Go-Live. Zunächst laufen eigene Lizenz und externer Dienst parallel (Testphase). Erst nach erfolgreichem Go-Live kündigst du die DATEV-Mitgliedschaft, die Lodas-Lizenz und ggf. den Rechenzentrumsvertrag. Wichtig: Die DATEV-Mitgliedschaft läuft meist bis zum Jahresende und muss mit dreimonatiger Frist gekündigt werden. Prüf die Fristen früh, damit sich kein Vertrag ungewollt verlängert.
Betreibst du DATEV Lodas selbst und willst deine Vollkosten kennen? Wir rechnen sie mit dir durch und machen dir ein Angebot auf Basis deiner Mitarbeiterzahl und deiner Sonderfälle.
Mehr zum Thema Lohnabrechnung auslagern: der 4-Schritte-Wechselprozess steht auf unserer Serviceseite. Exportformate und häufige Fehler an der DATEV-Schnittstelle erklärt unser Artikel DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater.
Dieser Text gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
