DATEV Lodas selbst zu betreiben kostet Unternehmen mit 25 Mitarbeitern realistisch 5.500–6.500 Euro pro Jahr, Lizenz, Pflichtmitgliedschaft, Rechenzentrum und interner Personalaufwand zusammengerechnet. Externe Payroll-Dienstleister liegen bei vergleichbarer Leistung oft nur knapp darüber, übernehmen aber Haftung, Aktualität und den Aufwand bei Krankheit oder Personalwechsel komplett. Der Break-even liegt je nach Komplexität zwischen 10 und 30 Mitarbeitern.
Wer DATEV Lodas selbst betreibt, zahlt mehr als er denkt. Die Lizenzgebühr steht zwar auf der Rechnung, aber der eigentliche Aufwand steckt in der Pflichtmitgliedschaft, den Rechenzentrums-Kosten, den halbjährlichen Updates und vor allem in dem einen Mitarbeiter, der das alles am Laufen hält. Und der meist keine Vertretung hat.
Dieser Artikel rechnet das ehrlich durch: Was kostet DATEV Lodas im Eigenbetrieb wirklich? Was kostet ein externer Payroll-Dienstleister? Und ab wann lohnt sich der Wechsel?
Was DATEV Lodas wirklich kostet
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern, das DATEV Lodas selbst betreibt. Die Buchhaltung läuft über den Steuerberater, die Lohnabrechnung macht eine kaufmännische Mitarbeiterin mit vier Stunden Aufwand pro Monat.
| Kostenposition | Kosten/Jahr | Anmerkung |
|---|---|---|
| DATEV Lodas Lizenz | 1.200–1.800 € | Je nach Modulen (Basis, Zusatzmodule) |
| DATEV-Jahresmitgliedschaft | ca. 600 € | Pflicht für jeden DATEV-Nutzer |
| DATEV-Rechenzentrum (RZ) | 800–1.200 € | Hosting bei DATEV eG in Nürnberg |
| Updates und Schulungen | ca. 500 € | 2× jährlich Versionsupdate, Online-Kurse |
| Interner Personalaufwand | ca. 2.450 € | ~70 Stunden/Jahr à 35 €/h (4h/Monat + 1 Tag Jahresabschluss) |
| Gesamt (Mitte) | 5.550–6.550 € | 220–260 € pro Mitarbeiter/Jahr, 18–22 €/Monat |
Hinweis zur DATEV-Mitgliedschaft: Die DATEV-Mitgliedschaft ist an einen sogenannten Berufsträger gebunden, also an einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vergleichbar qualifizierten Fachmann. Unternehmen, die DATEV Lodas selbst nutzen, aber keinen qualifizierten DATEV-Berater im Haus haben, befinden sich lizenzrechtlich in einer Grauzone. Externe Payroll-Dienstleister sind hingegen als DATEV-Mitglieder registriert und dürfen die Software legal im Kundenauftrag betreiben.
Die 70 Stunden interner Personalaufwand klingen wenig, sind aber konservativ gerechnet. Wer DATEV Lodas ordentlich betreibt, kommt bei 25 Mitarbeitern auf vier Stunden im Normmonat, plus je nach Monat deutlich mehr bei Einstellungen, Austritten, Elternzeit oder Betriebsprüfungen. Der Tag für den Jahresabschluss und die Lohnsteuerbescheinigungen ist ebenfalls realistisch kalkuliert.
Was externe Payroll-Dienstleister kosten
Der Markt für externe Lohnabrechnung ist breit. Die Preisspanne ist es auch. Was Sie bekommen, hängt stark davon ab, ob der Dienstleister in DATEV arbeitet oder mit einem anderen System.
| Leistungsmodell | Preis pro Mitarbeiter/Monat | Typisch für |
|---|---|---|
| Basismodell (einfache Abrechnung) | 15–20 € | Standardfälle, wenig Komplexität |
| Vollservice in DATEV | 20–35 € | DATEV-Exportdateien für Steuerberater, Behördenkommunikation |
| Premium inkl. Beratung | 35–50 € | Sonderfälle, hoher Sondermeldungsanteil, Expat-Abrechnung |
Bei 25 Mitarbeitern und einem Mittelwert von 25 Euro pro Mitarbeiter ergibt sich: 625 Euro/Monat = 7.500 Euro/Jahr. Das sind rund 1.000–2.000 Euro mehr als der Eigenbetrieb, auf den ersten Blick.
Auf den zweiten Blick zahlen Sie beim Dienstleister für etwas, das in der Eigenbetriebs-Rechnung nicht auftaucht: vollständige Haftungsübernahme für Fehler in der Abrechnung, garantierte Aktualität bei Gesetzesänderungen, keine Abhängigkeit von einer einzelnen Person im eigenen Team.
Lohnabrechnung ohne eigene DATEV-Lizenz
Wir betreiben DATEV Lodas für Ihre Lohnabrechnung, in DATEV, vollständig inkl. Behördenkommunikation und Steuerberater-Schnittstelle. Keine eigene Lizenz, kein interner Pflegeaufwand.
30-min-Gespräch vereinbarenDie versteckten Kosten des Selbstmachens
Die Tabelle oben zeigt die sichtbaren Kosten. Die gefährlicheren sind die, die nicht in der Buchhaltung auftauchen.
Fehler in der Abrechnung
Ein falsch gemeldeter SV-Beitrag, eine vergessene Beitragssatzdifferenz, eine falsch zugeordnete Steuerklasse, das klingt nach Kleinigkeiten. Ist es aber nicht. Die Deutsche Rentenversicherung prüft rückwirkend bis zu vier Jahre. Ein einzelner Fehler bei einem Mitarbeiter kann im schlimmsten Fall Nachzahlungen und ein Bußgeld nach sich ziehen. Die Haftung trägt dann der Arbeitgeber, nicht das DATEV-Programm.
Die Ein-Personen-Abhängigkeit
Was passiert, wenn die Mitarbeiterin, die DATEV Lodas bedient, krank wird? Oder kündigt? Die meisten Unternehmen mit 25 Mitarbeitern haben keine echte Vertretungsregelung für die Lohnabrechnung. In der Praxis bedeutet das: Entweder übernimmt jemand ohne Vorkenntnisse, oder die Gehälter kommen zu spät. Beides ist schlecht.
Halbjährliche Updates
DATEV Lodas wird zweimal im Jahr mit neuen Versionen ausgeliefert. Neue Beitragssätze, neue Meldepflichten, neue Schnittstellen. Wer die Software selbst betreibt, muss die Updates testen, installieren und die Mitarbeiterin einweisen. Das kostet Zeit, und wer es nicht macht, riskiert Fehlabrechnungen.
Lizenzrechtliche Grauzone: Viele kleinere Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass die DATEV-Mitgliedschaft eigentlich an qualifizierte Berufsträger geknüpft ist. Wer das Programm als reines „Lohnabrechnungstool" einsetzt, ohne den Hintergrund zu kennen, kann in eine unangenehme Situation geraten, insbesondere wenn DATEV bei Prüfungen die Nutzungsberechtigung hinterfragt.
Wann lohnt sich Auslagern wirklich?
Es gibt keine universelle Antwort. Aber es gibt ein paar klare Muster.
Unter 10 Mitarbeitern
Eigene DATEV ist fast nie wirtschaftlich. Die Fixkosten aus Lizenz, Mitgliedschaft und Rechenzentrum sind gleich hoch, egal ob Sie fünf oder 25 Mitarbeiter abrechnen. Bei kleinen Teams schlägt der externe Dienstleister intern fast immer.
10 bis 30 Mitarbeiter
Das ist die Grauzone. Hier hängt die Entscheidung an der Komplexität: Wie viele Sonderfälle gibt es? Minijobs, Praktikanten, Expats, variabler Lohn? Wer eine qualifizierte Payroll-Kraft im Team hat, die auch andere HR-Aufgaben übernimmt, kann gut intern bleiben. Wer eine kaufmännische Mitarbeiterin mit Teilaufgabe „Lohnabrechnung" hat, wird mit einem Dienstleister günstiger und sicherer.
Über 30 Mitarbeiter
Ab hier lohnt sich eigene DATEV oft wieder, aber nur, wenn eine echte Payroll-Fachkraft im Haus ist. Das setzt eine Stelle von mindestens 20 Stunden pro Woche voraus. Wer das nicht hat, zahlt drauf.
| Mitarbeiterzahl | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Unter 10 | Extern | Fixkosten DATEV nicht amortisierbar |
| 10–30 | Kommt drauf an | Komplexität und Personalressourcen entscheidend |
| Über 30 | Intern, wenn Payroll-Fachkraft vorhanden | Sonst externe Variante effizienter |
Der Migrationsprozess in 4 Schritten
Viele Unternehmen scheuen den Wechsel, weil sie Datenverlust oder einen schmerzhaften Übergangsprozess befürchten. Beides ist bei einem Dienstleister mit DATEV-LODAS-Zugang kein reales Risiko. Die Migration läuft in der Praxis so ab:
Schritt 1: Datenexport aus DATEV Lodas
DATEV Lodas bietet Exportfunktionen für Stammdaten, aktuelle Abrechnungsperioden und historische Jahreswerte. Die Stammdaten (Mitarbeiterdaten, SV-Zuordnungen, Steuermerkmale) lassen sich vollständig exportieren. Historische Abrechnungsdaten können als LODAS-kompatible Datei oder als strukturierter Excel-Export übergeben werden.
Schritt 2: Datenübernahme beim Dienstleister
Ein Dienstleister, der in DATEV arbeitet, importiert die Stammdaten direkt in sein DATEV-System. Das bedeutet: kein manueller Neuaufbau, keine Tippfehler bei 25 Mitarbeitern, keine Neuerfassung der SV-Geschichte. Die historischen Abrechnungsdaten werden für Rückfragen und Jahresauswertungen archiviert.
Schritt 3: Parallelabrechnung für 1–2 Monate
Vor dem offiziellen Go-Live rechnet der Dienstleister parallel: Die Gehälter werden intern noch einmal abgerechnet und die Ergebnisse verglichen. Abweichungen werden besprochen und geklärt. Das gibt Sicherheit, für beide Seiten.
Schritt 4: Go-Live und Kündigung der eigenen Lizenzen
Nach dem erfolgreichen Parallellauf übernimmt der Dienstleister vollständig. Jetzt kündigen Sie die eigene DATEV-Lodas-Lizenz, die Rechenzentrums-Nutzung und die Mitgliedschaft. Wichtig: Kündigungsfristen beachten. Die DATEV-Mitgliedschaft läuft meist bis zum Jahresende und muss mit dreimonatiger Frist gekündigt werden.
Timing: Der Wechsel zum Jahreswechsel (Januar) ist am saubersten, weil die Jahreswerte vollständig in einem System abgerechnet werden. Ein Wechsel zum Quartalsbeginn ist ebenfalls möglich, erfordert aber eine sorgfältige Abgrenzung der SV-Werte. Den vollständigen 4-Schritte-Wechselplan finden Sie auf unserer Seite zur Lohnabrechnung auslagern.
DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater bleibt erhalten
Das ist eine der häufigsten Sorgen: „Was wird aus dem Datenaustausch mit unserem Steuerberater?"
Die Antwort ist einfach: nichts ändert sich. Ein Payroll-Dienstleister, der in DATEV arbeitet liefert die Buchungsdaten im selben Format, das Ihr Steuerberater heute schon verwendet, als DATEV-kompatible Exportdatei (Buchungsstapel, Kontenumsätze, Lohnjournal). Der Steuerberater importiert diese Dateien in sein DATEV-System genauso wie vorher.
Mehr zu den technischen Details der DATEV-Schnittstelle und den gängigen Exportformaten finden Sie in unserem Artikel: DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater: Setup, Formate und Fehler vermeiden.
Für Unternehmen, die komplett ohne eigene DATEV-Lizenz arbeiten wollen, also auch ohne Steuerberaterlizenz, gibt es spezialisierte Outsourcing-Modelle. Mehr dazu: DATEV-Lohnabrechnung outsourcen: So funktioniert es ohne eigene Lizenz.
Checkliste: Was vor dem Wechsel zu klären ist
Checkliste DATEV-Lodas-Outsourcing
- Laufende Verträge mit DATEV prüfen: Lizenz, Rechenzentrum, Mitgliedschaft, Kündigungsfristen notieren
- Datenübergabe DSGVO-konform regeln: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Dienstleister abschließen
- Ansprechpartner definieren: Wer im Unternehmen kommuniziert mit dem Dienstleister? Wer gibt Variablen durch?
- Erstattungsanträge klären: U1/U2 (Mutterschaftsgeld, Krankheit), Kurzarbeitergeld, übernimmt das der Dienstleister?
- Behördenkommunikation klären: Krankenkassen, Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung, wer ist Ansprechpartner?
- Historische Daten archivieren: Abrechnungshistorie mindestens 10 Jahre aufbewahren (Aufbewahrungspflicht)
- Übergangsmonat abstimmen: Welcher Monat ist der erste, den der Dienstleister komplett übernimmt?
Häufige Fragen
Die reine Lizenzgebühr liegt bei etwa 100–150 Euro pro Monat (1.200–1.800 Euro/Jahr). Dazu kommen Pflichtmitgliedschaft (ca. 50 Euro/Monat), Rechenzentrums-Nutzung (ca. 70–100 Euro/Monat) sowie Schulungen und interner Personalaufwand. Für Unternehmen mit 25 Mitarbeitern ergibt das realistische Vollkosten von 460–545 Euro pro Monat, nicht 100–150 Euro, wie die reine Lizenzgebühr suggeriert.
Ja. DATEV Lodas bietet Exportfunktionen für Stammdaten und historische Abrechnungsdaten. Ein Dienstleister mit DATEV-LODAS-Zugang kann diese Daten direkt importieren, ohne dass ein manueller Neuaufbau nötig ist. Abrechnungshistorie, SV-relevante Daten und Jahreswerte bleiben vollständig erhalten. Kritisch ist nur die sorgfältige Abgrenzung des Übergangszeitpunkts.
Die Übergabe selbst ist in zwei Wochen erledigt: Datenübergabe, Prüfung der Lohnarten und eine Probeabrechnung gegen den letzten Echtmonat. Dazu kommt der Kalender. Der Schnitt gehört auf einen Monatsersten, und viele Anbieter rechnen einen Monat parallel mit. Von der Zusage bis zum ersten eigenen Lohnlauf vergeht deshalb meist ein bis anderthalb Monate. Der Wechsel zum Jahreswechsel oder zum Quartalsbeginn ist ideal, damit Jahreswerte sauber abgegrenzt sind. Komplexere Setups mit vielen Sonderfällen oder großer Mitarbeiterzahl brauchen etwas mehr Zeit.
Ja. Ein Payroll-Dienstleister, der in DATEV arbeitet liefert die Buchungsdaten im DATEV-kompatiblen Format direkt an den Steuerberater, genauso wie bisher. Das Exportformat (Buchungsstapel, Lohnjournal, Kontenumsätze) ist identisch. Der Steuerberater importiert die Dateien in sein DATEV-System und merkt in der täglichen Arbeit keinen Unterschied.
Ja, mittelfristig schon, aber nicht sofort. Zunächst laufen eigene Lizenz und externer Dienst parallel (Testphase). Erst nach erfolgreichem Go-Live kündigt man die DATEV-Mitgliedschaft, die Lodas-Lizenz und ggf. den Rechenzentrumsvertrag. Wichtig: Die DATEV-Mitgliedschaft läuft meist bis zum Jahresende und muss mit dreimonatiger Frist gekündigt werden. Frühzeitig prüfen, um eine ungewollte Vertragsverlängerung zu vermeiden.
Wenn Sie DATEV Lodas aktuell selbst betreiben und die echten Vollkosten im Blick haben wollen: Wir rechnen das gemeinsam durch und machen ein konkretes Angebot. Kein Pauschalpreis, sondern auf Basis Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl und Komplexität.
Mehr zum Thema Lohnabrechnung auslagern: der 4-Schritte-Wechselprozess finden Sie auf unserer Serviceseite. Die technischen Details zur DATEV-Schnittstelle, welche Exportformate es gibt und wie häufige Fehler aussehen, erklärt unser Artikel DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater.
