Pflegemindestlohn 2026: Sätze, Pflichten und was Pflegearbeitgeber jetzt tun müssen

1. Was ist der Pflegemindestlohn?

Der Pflegemindestlohn ist ein branchenspezifischer gesetzlicher Mindestlohn für Beschäftigte in der Pflege. Er wird auf Grundlage des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) und der daraus abgeleiteten Pflegearbeitsbedingungenverordnung (PflegeArbbV) festgesetzt, zuletzt in der 6. Pflegemindestlohnverordnung, deren Sätze ab Juli 2025 gelten.

Der Pflegemindestlohn gilt parallel zum allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn (12,82 Euro/Stunde ab 2025). Da der Pflegemindestlohn in allen drei Qualifikationsstufen deutlich über dem allgemeinen Mindestlohn liegt, gilt für Pflegebeschäftigte stets der höhere branchenspezifische Satz. Das ist kein Wahlrecht: Pflegearbeitgeber sind verpflichtet, den Pflegemindestlohn anzuwenden, wenn er höher ist.

Die Pflegekommission, ein paritätisch besetztes Gremium aus Arbeitnehmer- und Arbeitgebervertretern der Pflegebranche, erarbeitet die Empfehlungen, die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) anschließend per Verordnung rechtverbindlich macht. Die aktuelle Verordnungsperiode endet am 31. Juli 2026.

2. Aktuell gültige Pflegemindestlöhne 2026

Die folgenden Stundensätze gelten auf Basis der 6. Pflegemindestlohnverordnung ab Juli 2025 bis voraussichtlich 31. Juli 2026:

Die Steigerung von Gruppe 1 auf Gruppe 3 beträgt aktuell rund 29 Prozent, ein deutliches Signal, dass die Pflegepolitik qualifizierte Ausbildungsabschlüsse finanziell stärker honorieren will.

3. Wer fällt unter den Pflegemindestlohn?

Die PflegeArbbV gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in der Pflege tätig sind, unabhängig von der Rechtsform, der Größe oder der Trägerschaft des Arbeitgebers. Entscheidend ist der Tätigkeitsbereich, nicht der Arbeitgeber.

Betroffene Einrichtungstypen:

• Stationäre Pflegeeinrichtungen (Pflegeheime, Seniorenresidenzen, Kurzzeitpflege)
• Ambulante Pflegedienste (häusliche Krankenpflege, Intensivpflege, Betreuungsdienste)
• Tagespflegeeinrichtungen und Nachtpflegeeinrichtungen
• Kirchliche und freigemeinnützige Träger ohne eigene gleichwertige Tarifregelung
• Privatwirtschaftliche Pflegeunternehmen jeder Größe
• Auch ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen, die in Deutschland Pflegeleistungen erbringen

Vom Geltungsbereich der PflegeArbbV ausgenommen sind Krankenhäuser (für die ein eigener Tarifbereich gilt), Einrichtungen der Eingliederungshilfe (Behindertenhilfe) sowie Einrichtungen der Jugendhilfe.

4. Welche Qualifikationen zählen?

Die Zuordnung zur richtigen Gruppe hängt von der formal anerkannten Qualifikation des Beschäftigten ab, nicht von der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit.

Gruppe 2: Qualifizierte Pflegehilfskräfte

Voraussetzung ist eine staatlich anerkannte Pflegeausbildung von mindestens einem Jahr. Dazu zählen beispielsweise:

• Altenpflegehilfe (1-jährig, je nach Bundesland auch als Pflegefachhelfer/in bezeichnet)
• Krankenpflegehilfe (1-jährig)
• Pflegeassistenz (1-jährig nach Landesrecht)
• Betreuungsassistenz nach § 43b SGB XI (sofern anerkannt)

Gruppe 3: Pflegefachkräfte

Voraussetzung ist eine staatlich anerkannte Pflegeausbildung von mindestens drei Jahren. Dazu zählen:

• Pflegefachfrau / Pflegefachmann nach dem Pflegeberufegesetz (PflBG), seit 2020 der neue Einheitsabschluss
• Altenpfleger/in (alter Abschluss, weiterhin anerkannt)
• Gesundheits- und Krankenpfleger/in
• Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger/in

5. Was zählt NICHT zum Pflegemindestlohn?

Der Pflegemindestlohn bezieht sich auf den Grundlohn je Arbeitsstunde. Folgende Vergütungsbestandteile zählen nicht auf den Mindestlohn an und müssen zusätzlich zum Mindestlohn gezahlt werden:

• Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge
• Schmutz- und Erschwerniszulagen
• Fahrtkosten und Fahrgelderstattungen
• Auslösungen und Übernachtungsgelder
• Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Leistungsprämien
• Vermögenswirksame Leistungen
• Sachleistungen und geldwerte Vorteile

Was hingegen angerechnet werden kann: monatlich gleichmäßig ausgezahlte, nicht an besondere Umstände geknüpfte Zulagen sowie regelmäßige Leistungszulagen. Im Zweifelsfall empfiehlt sich rechtliche Beratung, da die Abgrenzung einzelfallabhängig ist.

6. Schritt-für-Schritt: Umsetzung für Pflegearbeitgeber

Die korrekte Anwendung des Pflegemindestlohns erfordert systematisches Vorgehen im Betrieb. Folgende Schritte sind für Pflegearbeitgeber essenziell:

1. Personalakten prüfen: Sichten Sie die Qualifikationsnachweise aller Pflegekräfte. Ordnen Sie jeden Beschäftigten der richtigen Gruppe (1, 2 oder 3) zu und dokumentieren Sie die Grundlage der Einstufung.
2. Lohnkonten und Gehaltstabellen anpassen: Überprüfen Sie, ob alle aktuellen Stundensätze mindestens dem jeweiligen Pflegemindestlohn entsprechen. Passen Sie Lohnkonten in DATEV oder Ihrer Abrechnungssoftware entsprechend an.
3. Arbeitsverträge überprüfen: Verträge mit konkretem Stundenlohn unter dem neuen Mindestlohn müssen schriftlich angepasst werden. Bei dynamischen Klauseln ("mindestens gesetzlicher Mindestlohn") reicht die gesetzliche Anpassung, empfehlenswert ist dennoch eine schriftliche Mitteilung an den Arbeitnehmer.
4. Zeiterfassungssystem aktualisieren: Stellen Sie sicher, dass Ihr Zeiterfassungssystem die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten erfüllt und Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht revisionssicher festhält.
5. Minijobber in der Pflege prüfen: Bei einem Stundensatz von 15,50 Euro und einer Monatsgrenze von 556 Euro sind für Minijobber der Gruppe 1 maximal rund 35,9 Stunden pro Monat möglich. Stundenüberschreitungen machen aus dem Minijob schnell einen sozialversicherungspflichtigen Midijob.

7. Kontrollen und Bußgelder

Die Einhaltung des Pflegemindestlohns wird durch den Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit, FKS) überwacht. Die FKS ist befugt, Pflegebetriebe unangekündigt zu kontrollieren, Lohnunterlagen einzusehen und Mitarbeiter sowie Arbeitgeber zu befragen.

Besonders riskant: Werden bei einer Prüfung fehlende oder lückenhafte Arbeitszeitaufzeichnungen festgestellt, kann die FKS die Arbeitszeit einseitig schätzen, was regelmäßig zugunsten des Arbeitnehmers ausgeht und hohe Nachzahlungsforderungen auslösen kann.

8. Dokumentationspflichten

Für Pflegebeschäftigte, deren monatliches Arbeitsentgelt 2.000 Euro brutto nicht übersteigt, gilt eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Folgende Anforderungen gelten:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen aufgezeichnet werden
• Die Dauer der täglichen Arbeitszeit (inklusive Pausen) muss festgehalten werden
• Aufzeichnungen müssen spätestens am siebten Tag nach dem jeweiligen Arbeitstag vorliegen
• Aufbewahrungspflicht: mindestens 2 Jahre (Empfehlung der Praxis: 5 Jahre zur Absicherung)
• Bei Betriebsprüfungen müssen die Unterlagen sofort vorgelegt werden können

Digitale Zeiterfassungssysteme, die in Pflegesoftware integriert sind (z. B. Medifox, Snap, Vivendi), sind in der Regel geeignet, sofern sie korrekt konfiguriert sind und die Daten revisionssicher gespeichert werden. Handschriftliche Stundenzettel sind ebenfalls zulässig, aber anfälliger für Fehler und Manipulationsvorwürfe.

9. Minijob in der Pflege: Besonderheiten

Die Kombination aus Pflegemindestlohn und Minijob ist eine häufige Quelle von Abrechnungsfehlern. Die Rechnung ist einfach:

Bei der Minijob-Grenze von 556 Euro/Monat und einem Stundensatz von 15,50 Euro (Gruppe 1) kann eine ungelernte Pflegehilfskraft als Minijobberin maximal:

556 Euro ÷ 15,50 Euro = ca. 35,9 Stunden pro Monat

Das entspricht knapp 9 Stunden pro Woche. Schon ein einzelner Zusatzdienst kann dazu führen, dass die Grenze überschritten wird, mit der Folge, dass das Beschäftigungsverhältnis automatisch in die Gleitzone (Midijob) rutscht und Sozialversicherungspflicht entsteht.

Für Gruppe 2 (16,50 Euro) reduziert sich die mögliche Monatsstundenzahl auf ca. 33,7 Stunden, für Gruppe 3 (20,00 Euro) auf gerade noch 27,8 Stunden. Minijob und Pflegefachkraft, das passt kaum noch zusammen.

10. DATEV-Praxis: Pflegestufen richtig abbilden

Wer die Pflegeabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt (LODAS oder Lohn und Gehalt comfort) durchführt, sollte folgende Einstellungen vornehmen:

Empfohlene Vorgehensweise in DATEV:

• Separate Lohnarten je Qualifikationsstufe anlegen: Richten Sie für jede der drei Gruppen eine eigene Lohnart für den Grundlohn ein. So ist die Mindestlohnprüfung klar zugeordnet.
• Automatische Mindestlohnkontrolle aktivieren: DATEV bietet eine integrierte Mindestlohnkontrolle. Aktivieren Sie diese und hinterlegen Sie die aktuellen Pflegemindestlohnsätze je Stufe.
• Qualifikationsstufe im Mitarbeiterstamm hinterlegen: Pflegen Sie die Qualifikationsstufe als Merkmal im Personalstammsatz. So lassen sich bei Gruppenanpassungen alle betroffenen Mitarbeiter schnell identifizieren.
• Schichtzulagen als separate Lohnarten: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden in eigenen Lohnarten mit dem Steuerkennzeichen §3b EStG abgerechnet, getrennt vom Grundlohn.

11. FAQ: Pflegemindestlohn 2026

12. Fazit

Der Pflegemindestlohn 2026 stellt klare Anforderungen an Pflegearbeitgeber: Die drei Qualifikationsstufen mit Stundensätzen von 15,50, 16,50 und 20,00 Euro sind verbindlich und bundesweit einheitlich. Wer die korrekten Sätze nicht zahlt, fehlende Dokumentation aufweist oder Minijob-Grenzen übersieht, setzt sich erheblichen Haftungsrisiken aus.

Die gute Nachricht: Mit sauber gepflegten Personalstammdaten, einer korrekt konfigurierten Lohnabrechnungssoftware und konsequenter Zeiterfassung lassen sich alle Anforderungen zuverlässig erfüllen. Wer die Lohnabrechnung nicht selbst verantworten möchte, kann diese Aufgabe an spezialisierte Dienstleister auslagern.

Weitere Informationen zur Lohnabrechnung in der Pflege finden Sie auf unserer Serviceseite Lohnabrechnung Pflege. Allgemeine Informationen zur Betriebsprüfung und wie Sie sich darauf vorbereiten, lesen Sie unter Betriebsprüfung Begleitung.

Tino Werner HR & Payroll Manager · Geschäftsführer Lohnklar UG

Tino Werner berät seit über 10 Jahren Startups und KMU zu Lohnabrechnung, HR-Aufbau und Payroll-Prozessen. Er ist Geschäftsführer von Lohnklar UG und Experte für DATEV und digitale Payroll-Systeme.