EU-Bürger, Drittstaaten, Entsendung: Was Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung ausländischer Mitarbeiter 2026 beachten müssen, Steuer-ID, A1, Mindestlohn.
Wer einen Mitarbeiter aus Spanien, Polen oder Indien einstellt, stellt schnell fest: Die Lohnabrechnung läuft anders als gewohnt. ELStAM funktioniert erst, wenn die Steuer-ID beim Finanzamt beantragt wurde. Die Krankenversicherungsanmeldung klappt nicht ohne Versicherungsnummer. Und ob deutsches oder ausländisches SV-Recht gilt, hängt von Details ab, die bei der Einstellung oft nicht bekannt sind.
Dieser Artikel zeigt, was bei EU-Bürgern, Drittstaaten-Angehörigen und entsandten Mitarbeitern in der Lohnabrechnung zu beachten ist – mit konkreten Schritten statt allgemeinen Hinweisen.
EU-Bürger: Freizügigkeit und trotzdem Aufwand
Ein Bürger aus Frankreich, Polen oder Rumänien darf in Deutschland arbeiten – ohne Arbeitserlaubnis, ohne Visum, ohne besondere Genehmigung. Das ist die Freizügigkeit innerhalb der EU. Trotzdem bedeutet die Einstellung keinen reibungslosen Start.
Was oft fehlt: Die Steuer-ID. Sie wird vom Finanzamt automatisch vergeben, sobald sich jemand beim Einwohnermeldeamt anmeldet. Hat der EU-Bürger das noch nicht getan oder wurde die ID noch nicht zugestellt, ist ein ELStAM-Abruf unmöglich. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse 6 einbehalten – was dem Mitarbeiter erheblich weniger Netto lässt, bis die Korrektur möglich ist.
Schritt für Schritt: Einstellung EU-Bürger
- Personalausweis oder Reisepass kopieren und in Personalakte
- Anmeldung beim Einwohnermeldeamt durch den Mitarbeiter sicherstellen
- Steuer-ID abfragen oder beim Finanzamt beantragen lassen
- ELStAM-Abruf über Lohnprogramm mit Steuer-ID und Geburtsdatum
- Krankenkasse auswählen und DEÜV-Anmeldung durchführen
- Versicherungsnummer bei der DRV beantragen (falls nicht vorhanden)
Drittstaaten-Bürger: Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis
Hier wird es ernst. Wer aus einem Nicht-EU-Land kommt, braucht einen gültigen Aufenthaltstitel, der auch eine Arbeitserlaubnis enthält. Nicht jeder Aufenthaltstitel erlaubt das.
Welche Aufenthaltstitel erlauben Arbeit?
- Blaue Karte EU (für Fachkräfte mit Hochschulabschluss): Arbeit ohne Einschränkung erlaubt
- Aufenthaltstitel nach dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz: Arbeit bei zugelassenem Arbeitgeber erlaubt
- Ausbildungsvisum: Nur für die genannte Ausbildungsstelle
- Touristenvisum / Schengen-Visum: Keine Arbeit erlaubt
- Duldung: Nur in Ausnahmefällen mit Genehmigung der Ausländerbehörde
Bußgeld bis 500.000 Euro: Die Beschäftigung ohne gültige Arbeitserlaubnis ist eine Ordnungswidrigkeit nach §404 SGB III. Zusätzlich drohen strafrechtliche Konsequenzen nach §10 Abs. 1 SchwarzArbG.
Gültigkeitsdatum überwachen
Viele Arbeitgeber machen den Fehler, den Aufenthaltstitel einmalig zu prüfen und danach nicht mehr. Das reicht nicht. Der Aufenthaltstitel muss regelmäßig auf sein Ablaufdatum geprüft werden. Empfehlung: Kalender-Erinnerung 6 Wochen vor Ablauf setzen.
Lohnsteuer: Unbeschränkte vs. beschränkte Steuerpflicht
Das ist der Punkt, der häufig falsch eingeschätzt wird. Die Steuerpflicht in Deutschland hängt nicht von der Staatsbürgerschaft ab, sondern vom Wohnsitz.
Unbeschränkt steuerpflichtig (§1 Abs. 1 EStG): Wer in Deutschland wohnt oder sich gewöhnlich aufhält. Alle weltweiten Einkünfte werden in Deutschland besteuert. Das gilt für EU-Bürger, die nach Deutschland gezogen sind, genauso wie für deutsche Staatsbürger.
Beschränkt steuerpflichtig (§1 Abs. 4 EStG): Wer keinen Wohnsitz in Deutschland hat, aber inländische Einkünfte erzielt. Das trifft auf entsandte Mitarbeiter zu, die im Ausland wohnen und nur temporär in Deutschland arbeiten. In diesem Fall gilt Steuerklasse I, ohne Splitting, ohne Freibeträge. Wer die Abrechnung solcher Konstellationen auslagern möchte, findet dazu unsere Seite zum Payroll Outsourcing.
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Sozialversicherung: Wann gilt deutsches SV-Recht?
Innerhalb der EU gilt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004: Maßgeblich ist grundsätzlich das Land, in dem gearbeitet wird. Wer in Deutschland arbeitet, unterliegt deutschem SV-Recht. Das gilt auch für EU-Bürger, die nach Deutschland gezogen sind und hier arbeiten.
Die Situation wird komplexer bei Entsendungen: Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter aus Frankreich temporär nach Deutschland schickt, bleibt der Mitarbeiter unter bestimmten Bedingungen dem französischen SV-System angeschlossen. Das französische SV-Träger stellt eine A1-Bescheinigung aus, die den deutschen Arbeitgeber von der SV-Anmeldung befreit.
A1-Bescheinigung für entsandte ausländische Mitarbeiter
Wenn jemand aus dem EU-Ausland nach Deutschland entsandt wird, muss der ausländische Arbeitgeber die A1-Bescheinigung des Herkunftslandes vor Arbeitsbeginn besorgen. Der deutsche Auftraggeber sollte diese Bescheinigung aktiv anfordern und in den Unterlagen aufbewahren.
- A1-Bescheinigung vom ausländischen SV-Träger vor Arbeitsantritt anfordern
- Gültigkeitsdauer der Bescheinigung prüfen (max. 24 Monate)
- Keine DEÜV-Anmeldung in Deutschland nötig, wenn gültige A1 vorliegt
- Mindestlohn gilt trotzdem – keine Ausnahme bei Entsendung
Steuer-ID und ELStAM: Praxisprobleme lösen
Die Steuer-ID wird in Deutschland automatisch vergeben, sobald jemand beim Einwohnermeldeamt gemeldet ist. Das Bundeszentralamt für Steuern vergibt sie und schickt sie per Post – das dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen.
Was tun, bis die Steuer-ID angekommen ist? Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer nach Steuerklasse 6 einbehalten. Das bedeutet deutlich höhere Abzüge für den Mitarbeiter. Sobald die Steuer-ID vorliegt, kann die Steuerklasse korrigiert und der Differenzbetrag erstattet werden – aber das muss aktiv gemacht werden, es passiert nicht automatisch.
Tipp: Frag bei der Einstellung direkt, ob der Mitarbeiter in Deutschland gemeldet ist und ob er bereits eine Steuer-ID hat. Das erspart Verzögerungen und falsche Steuereinbehalte im ersten Monat.
Ländervergleich: EU vs. EWR vs. Schweiz vs. Drittstaat
| Kriterium | EU | EWR (NO, IS, LI) | Schweiz | Drittstaat |
|---|---|---|---|---|
| Arbeitserlaubnis | Keine nötig | Keine nötig | Besondere Regelung | Pflicht |
| SV-Rechtsgrundlage | VO 883/2004 | VO 883/2004 | Bilaterales Abkommen | Bilaterales Abkommen |
| A1-Bescheinigung | Ja | Ja | Ja (eigenes Verfahren) | Nicht anwendbar |
| ELStAM-Abruf | Wie Inländer | Wie Inländer | Wie Inländer | Wie Inländer |
| Mindestlohnpflicht | Ja | Ja | Ja | Ja |
Typische Fallstricke
Scheinentsendung
Wenn ein ausländisches Unternehmen formal Mitarbeiter nach Deutschland entsandt hat, diese aber dauerhaft in Deutschland arbeiten, läuft das auf eine Scheinentsendung hinaus. Die Folge: Der Mitarbeiter unterliegt doch deutschem SV-Recht, rückwirkend. Das kann erhebliche Nachzahlungen auslösen.
Mindestlohn-Falle
Entsandte Mitarbeiter werden manchmal zu einem niedrigeren Gehalt beschäftigt, das im Herkunftsland üblich ist. Das funktioniert nicht. Der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 Euro pro Stunde gilt in Deutschland für alle, die hier arbeiten – ohne Ausnahme. Bei Verstößen drohen Bußgelder durch den Hauptzollamt.
Sprachbarriere beim Arbeitsvertrag
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, den Arbeitsvertrag in der Landessprache des Mitarbeiters auszustellen. Wenn er aber unterschreibt, ohne den Inhalt zu verstehen, und später behauptet, er sei über wichtige Punkte nicht informiert worden – dann wird es kompliziert. Eine Übersetzung der wichtigsten Klauseln ist kein Aufwand, spart aber Streit.
Häufige Fragen (FAQ)
Nein. EU-Bürger haben das Recht auf Freizügigkeit innerhalb der EU und benötigen keine gesonderte Arbeitserlaubnis. Sie müssen sich lediglich beim Einwohnermeldeamt anmelden und können dann direkt eingestellt werden. Für die Lohnabrechnung brauchen sie eine Steuer-ID und eine Sozialversicherungsnummer.
Unbeschränkt steuerpflichtig ist, wer in Deutschland einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat (§1 Abs. 1 EStG). Dann werden alle Welteinkünfte in Deutschland besteuert. Beschränkt steuerpflichtig ist, wer keinen Wohnsitz in Deutschland hat, aber inländische Einkünfte erzielt (§1 Abs. 4 EStG). In diesem Fall gilt Steuerklasse 1, kein Ehegattensplitting, keine Sonderausgaben.
Ja, uneingeschränkt. Der gesetzliche Mindestlohn (13,90 Euro/h ab Januar 2026) gilt für alle in Deutschland Beschäftigten, unabhängig von Staatsbürgerschaft, Aufenthaltstitel oder Herkunftsland. Das gilt auch für entsandte ausländische Arbeitnehmer, die temporär in Deutschland arbeiten.
Die A1-Bescheinigung weist nach, dass ein Arbeitnehmer dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt, auch wenn er im EU-/EWR-Ausland oder der Schweiz tätig wird. Sie wird vor der Reise beantragt (bei der Krankenkasse oder DRV) und ist bei Kontrollen mitzuführen. Für entsandte ausländische Mitarbeiter, die aus dem EU-Ausland nach Deutschland kommen, stellt deren ausländischer Sozialversicherungsträger eine entsprechende Bescheinigung aus.
Nein. Ein Touristenvisum (Schengen-Visum) erlaubt keine Erwerbstätigkeit in Deutschland. Die Beschäftigung einer Person ohne gültige Arbeitserlaubnis ist eine Ordnungswidrigkeit nach §404 SGB III und kann mit Bußgeldern bis zu 500.000 Euro geahndet werden. Zusätzlich drohen strafrechtliche Konsequenzen.
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