Ausländische Mitarbeiter beschäftigen: SV, Steuern und Lohnabrechnung 2026

Wer einen Mitarbeiter aus Spanien, Polen oder Indien einstellt, merkt schnell: Die Lohnabrechnung läuft anders als bei einer Person, die schon ihr ganzes Leben in Deutschland gemeldet ist. ELStAM funktioniert erst, wenn die Steuer-Identifikationsnummer beim Finanzamt hinterlegt ist. Die Krankenkasse nimmt die Anmeldung nicht entgegen, solange keine Versicherungsnummer existiert. Und ob deutsches oder ausländisches Sozialversicherungsrecht gilt, hängt von Details ab, die bei der Einstellung oft niemand auf dem Schirm hat.

Dieser Artikel zeigt, was bei EU-Bürgern, Drittstaaten-Angehörigen und entsandten Mitarbeitern in der Lohnabrechnung 2026 zu beachten ist, mit konkreten Schritten statt allgemeiner Hinweise. Er richtet sich an Geschäftsführung und Office in KMU und Startups, die einen internationalen Mitarbeiter einstellen und nicht erst beim Betriebsprüfer merken wollen, dass eine Meldung gefehlt hat.

1. Aufenthalt und Arbeitserlaubnis: EU-Freizügigkeit vs. Drittstaat

Bevor du über Steuerklasse und SV-Beiträge nachdenkst, klärst du eine Frage, die alles andere übersteuert: Darf die Person in Deutschland überhaupt arbeiten? Die Antwort hängt davon ab, woher sie kommt.

EU-Bürger: Freizügigkeit, trotzdem Aufwand

Ein Bürger aus Frankreich, Polen oder Rumänien darf in Deutschland arbeiten, ohne Arbeitserlaubnis, ohne Visum, ohne besondere Genehmigung. Das ist die Arbeitnehmerfreizügigkeit innerhalb der EU. Dasselbe gilt für die drei EWR-Staaten Norwegen, Island und Liechtenstein sowie, mit einem eigenen Verfahren, für die Schweiz auf Basis des Freizügigkeitsabkommens.

Reibungslos ist die Einstellung trotzdem nicht. Was oft fehlt, ist die Steuer-Identifikationsnummer. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben, sobald sich jemand beim Einwohnermeldeamt anmeldet. Hat der EU-Bürger das noch nicht getan oder ist die ID noch nicht zugestellt, ist ein ELStAM-Abruf nicht möglich. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Drittstaaten-Angehörige: Aufenthaltstitel mit Erwerbserlaubnis

Hier wird es ernst. Wer aus einem Nicht-EU-Land kommt, braucht einen gültigen Aufenthaltstitel, der ausdrücklich die Erwerbstätigkeit erlaubt. Nicht jeder Aufenthaltstitel tut das, und die Erlaubnis ist häufig auf einen bestimmten Arbeitgeber oder eine bestimmte Tätigkeit beschränkt. Welche Bedingungen für die Ausübung einer Beschäftigung gelten, steht im Aufenthaltstitel selbst (Zusatzblatt) oder im elektronischen Aufenthaltstitel.

Die Prüfung ist Arbeitgeberpflicht. Du musst dir den Titel vor Beschäftigungsbeginn vorlegen lassen, eine Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren und die zugelassenen Bedingungen lesen. Eine Hilfestellung, welcher Aufenthaltstitel was erlaubt, bietet das Portal Make it in Germany der Bundesregierung.

Gültigkeit überwachen, nicht nur einmal prüfen

Ein häufiger Fehler: Der Aufenthaltstitel wird bei der Einstellung geprüft und danach nie wieder. Das reicht nicht. Aufenthaltstitel sind befristet, und läuft die Erwerbserlaubnis aus, beschäftigst du ab dem Folgetag illegal, selbst wenn der Mitarbeiter längst eingearbeitet ist. Setz eine Kalender-Erinnerung sechs Wochen vor Ablauf und fordere die Verlängerung rechtzeitig an. Dieselbe Wiedervorlage hilft bei befristeten Beiblättern und A1-Bescheinigungen.

2. Steuer-ID und ELStAM: das Ersatzverfahren

Für den korrekten Lohnsteuerabzug rufst du die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ab, die ELStAM. Dafür brauchst du zwei Angaben des Mitarbeiters: die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum. Die Steuer-ID wird automatisch vergeben, sobald die Person in Deutschland gemeldet ist. Das Bundeszentralamt für Steuern verschickt sie per Post, das dauert in der Regel zwei bis vier Wochen. Genauere Erklärungen gibt das Bundesfinanzministerium.

Was tust du, bis die Steuer-ID da ist? Hier greift das Ersatzverfahren. Ohne abrufbare ELStAM darfst du für maximal drei Kalendermonate die voraussichtlichen Merkmale zugrunde legen, wenn der Arbeitnehmer die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Liegt die Steuer-ID auch danach noch nicht vor oder fehlt sie aus einem Grund, den der Mitarbeiter selbst verantwortet, ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse 6 einzubehalten, also mit den höchsten Abzügen.

Sobald die Steuer-ID vorliegt, rufst du die echten ELStAM ab, korrigierst die Steuerklasse und erstattest die zu viel einbehaltene Lohnsteuer im laufenden Kalenderjahr. Das passiert nicht von selbst, du musst es aktiv anstoßen.

3. SV-Anmeldung per DEÜV und die Versicherungsnummer

Parallel zur Lohnsteuer läuft die Sozialversicherung. Jeder sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter wird im DEÜV-Verfahren (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet. Die Anmeldung muss spätestens mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung erfolgen, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn.

Für die Anmeldung wird die Sozialversicherungsnummer (Rentenversicherungsnummer) benötigt. Bei einem Mitarbeiter, der zum ersten Mal in Deutschland arbeitet, gibt es noch keine. In dem Fall meldest du ihn ohne Versicherungsnummer an, gibst stattdessen Geburtsname, Geburtsort und Geburtsland mit an, und die Deutsche Rentenversicherung vergibt die Nummer und teilt sie zu. Die offiziellen Werte und Verfahren rund um die Sozialversicherung veröffentlicht die Deutsche Rentenversicherung.

Die Beiträge selbst unterscheiden sich nicht von denen deutscher Mitarbeiter. Es gelten dieselben Sätze und Beitragsbemessungsgrenzen 2026: Rentenversicherung 18,6 Prozent (Arbeitgeber 9,3 Prozent) bis zur BBG von 8.450 Euro im Monat, Krankenversicherung 14,6 Prozent plus durchschnittlich 2,9 Prozent Zusatzbeitrag, Pflegeversicherung 3,6 Prozent und Arbeitslosenversicherung 2,6 Prozent. Eine ausführliche Aufstellung mit Rechenbeispiel findest du in unserem Beitrag zu den Lohnnebenkosten 2026.

Reihenfolge bei der Einstellung eines EU-Bürgers

1. Personalausweis oder Reisepass kopieren und in die Personalakte legen
2. Anmeldung beim Einwohnermeldeamt durch den Mitarbeiter sicherstellen
3. Steuer-ID erfragen oder Beantragung anstoßen, Geburtsdatum erfassen
4. ELStAM über das Lohnprogramm abrufen, sonst Ersatzverfahren anwenden
5. Krankenkasse wählen und DEÜV-Anmeldung durchführen
6. Versicherungsnummer bei der DRV vergeben lassen, falls noch keine vorhanden

4. Sofortmeldung in Prüfbranchen

In Wirtschaftszweigen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind, reicht die normale DEÜV-Anmeldung nicht. Hier gilt zusätzlich die Sofortmeldung nach §28a Abs. 4 SGB IV. Sie muss spätestens bei Beschäftigungsbeginn an die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt werden, also bevor die Person die Arbeit aufnimmt, nicht erst mit der nächsten Abrechnung.

Wichtig: Die Sofortmeldung gilt für alle Mitarbeiter dieser Betriebe, nicht nur für ausländische. In der Praxis ist sie aber gerade bei internationaler Belegschaft relevant, weil der Zoll genau in diesen Branchen kontrolliert und die Mitarbeiter ein Ausweisdokument mitführen müssen. Zu den betroffenen Branchen zählen unter anderem das Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsbetriebe, das Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, das Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe sowie die Fleischwirtschaft. Der Branchenkatalog wurde durch das Ende 2025 verkündete Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung angepasst, daher lohnt vor der ersten Einstellung ein Blick in die aktuelle Liste.

5. Unbeschränkte vs. beschränkte Steuerpflicht

Das ist der Punkt, der häufig falsch eingeschätzt wird. Die Steuerpflicht in Deutschland hängt nicht von der Staatsangehörigkeit ab, sondern vom Wohnsitz.

Unbeschränkt steuerpflichtig (§1 Abs. 1 EStG): Wer in Deutschland einen Wohnsitz hat oder sich gewöhnlich hier aufhält. Dann werden grundsätzlich alle weltweiten Einkünfte in Deutschland erfasst. Das gilt für einen EU-Bürger, der nach Deutschland gezogen ist, genauso wie für einen deutschen Staatsbürger. Für die Lohnabrechnung ändert sich gegenüber einem deutschen Kollegen praktisch nichts: reguläre Steuerklasse, ELStAM, Freibeträge.

Beschränkt steuerpflichtig (§1 Abs. 4 EStG): Wer keinen Wohnsitz in Deutschland hat, aber inländische Einkünfte erzielt. Das trifft auf entsandte Mitarbeiter zu, die im Ausland wohnen und nur vorübergehend in Deutschland arbeiten. In diesem Fall gilt automatisch Steuerklasse 1, ohne Ehegattensplitting und ohne die meisten personenbezogenen Freibeträge. Welche Einkünfte überhaupt in Deutschland besteuert werden dürfen, regelt zusätzlich das Doppelbesteuerungsabkommen mit dem jeweiligen Wohnsitzstaat. Bei Grenzgängern und gemischten Konstellationen wird das schnell unübersichtlich, dazu mehr in unserem Beitrag zur Grenzgänger-Abrechnung.

6. Welches SV-Recht gilt? A1 und Sozialversicherungsabkommen

Innerhalb der EU gilt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Der Grundsatz ist einfach: Maßgeblich ist das Land, in dem tatsächlich gearbeitet wird (Beschäftigungslandprinzip). Wer in Deutschland arbeitet, unterliegt deutschem SV-Recht, auch wenn er aus einem anderen EU-Land kommt und dort wohnt. Diese Person meldest du regulär per DEÜV an.

Entsendung: A1-Bescheinigung

Komplizierter wird es bei einer Entsendung. Schickt ein französisches Unternehmen einen Mitarbeiter vorübergehend nach Deutschland, bleibt dieser unter bestimmten Voraussetzungen dem französischen Sozialversicherungssystem angeschlossen. Der Nachweis dafür ist die A1-Bescheinigung, die der ausländische SV-Träger ausstellt. Liegt eine gültige A1 vor, ist keine deutsche DEÜV-Anmeldung nötig, die Beiträge laufen im Herkunftsland weiter.

Die Richtung gilt auch umgekehrt: Schickst du selbst einen Mitarbeiter vorübergehend ins EU-Ausland oder in die Schweiz, beantragst du die A1 vorher in Deutschland, je nach Versicherung bei der Krankenkasse oder der Deutschen Rentenversicherung. Die A1 ist bei Kontrollen mitzuführen. Mehr dazu im A1-Verfahren der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland).

• A1-Bescheinigung vom ausländischen SV-Träger vor Arbeitsbeginn anfordern
• Gültigkeitsdauer prüfen, eine Entsendung ist grundsätzlich zeitlich begrenzt
• Keine DEÜV-Anmeldung in Deutschland, solange gültige A1 vorliegt
• Mindestlohn und deutsche Arbeitsbedingungen gelten trotzdem

Drittstaaten und Sozialversicherungsabkommen

Außerhalb von EU, EWR und Schweiz greift die VO 883/2004 nicht. Hier kommt es darauf an, ob Deutschland mit dem Herkunftsland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, etwa mit den USA, Indien, der Türkei, Japan oder Brasilien. Solche Abkommen verhindern, dass Beiträge in beiden Ländern parallel anfallen, decken aber meist nur einzelne Versicherungszweige ab, oft nur die Rentenversicherung. Ohne Abkommen gilt für eine in Deutschland arbeitende Person schlicht das deutsche Recht. Welche Abkommen bestehen und was sie abdecken, listet die Deutsche Rentenversicherung auf. In Drittstaatsfällen ist die frühe Abstimmung mit dem Lohndienstleister Pflicht, weil sich hier am ehesten teure Fehler einschleichen.

7. Ländervergleich: EU, EWR, Schweiz, Drittstaat

Wichtig an dieser Tabelle: Beim ELStAM-Abruf und beim Mindestlohn gibt es keinen Unterschied nach Herkunftsland. Sobald jemand in Deutschland mit Wohnsitz arbeitet, läuft der Lohnsteuerabzug wie bei einer deutschen Kraft. Die Unterschiede liegen vor der Abrechnung, nämlich bei Aufenthalt, Arbeitserlaubnis und der Frage, welches SV-System zuständig ist.

8. Mindestlohn und gleicher Lohn für alle

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt ab dem 1. Januar 2026 13,90 Euro pro Stunde. Er gilt für alle, die in Deutschland arbeiten, unabhängig von Staatsangehörigkeit, Aufenthaltstitel oder Herkunftsland. Auch entsandte Mitarbeiter, die nur vorübergehend hier tätig sind, haben Anspruch auf den deutschen Mindestlohn. Die gesetzliche Grundlage ist das Mindestlohngesetz, die Kontrolle übernimmt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.

In manchen Branchen liegt der verbindliche Mindestlohn höher, etwa durch allgemeinverbindliche Tarifverträge im Bau oder in der Pflege. Diese Branchenmindestlöhne gelten ebenfalls für ausländische und entsandte Beschäftigte. Wer einen entsandten Mitarbeiter zum im Herkunftsland üblichen, niedrigeren Satz beschäftigt, riskiert ein Bußgeld.

Mindestlohn ist nur die Untergrenze. Der allgemeine arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbieten es, jemanden allein wegen seiner Herkunft schlechter zu bezahlen oder zu behandeln. Wenn du Unterstützung bei sauberen, diskriminierungsfreien Vergütungsstrukturen brauchst, hilft unsere HR-Beratung weiter.

9. Typische Fallstricke

Scheinentsendung

Wenn ein ausländisches Unternehmen formal Mitarbeiter nach Deutschland entsendet, diese aber faktisch dauerhaft hier arbeiten und im Herkunftsland kaum noch eine Verbindung haben, kann das als Scheinentsendung gewertet werden. Die Folge: Der Mitarbeiter unterliegt doch deutschem SV-Recht, möglicherweise rückwirkend. Daraus können erhebliche Beitragsnachzahlungen entstehen. Eine A1-Bescheinigung schützt nur, solange die Voraussetzungen einer echten Entsendung tatsächlich erfüllt sind.

Aufenthaltstitel auf Vorrat

Manche Arbeitgeber stellen ein und reichen die Genehmigung später nach. Das ist riskant. Die Erwerbserlaubnis muss vor dem ersten Arbeitstag vorliegen. Ein laufendes Verlängerungsverfahren bei der Ausländerbehörde ersetzt den gültigen Titel nicht automatisch, hier hilft im Zweifel eine Fiktionsbescheinigung, die ausdrücklich die Erwerbstätigkeit gestattet.

Steuerklasse 6 vergessen zu korrigieren

Das Ersatzverfahren mit Steuerklasse 6 ist eine Zwischenlösung. Wird die Steuerklasse nach Eingang der Steuer-ID nicht korrigiert, zahlt der Mitarbeiter monatelang zu viel und holt sich das erst über die Einkommensteuererklärung zurück. Das sorgt für Frust und im schlimmsten Fall für einen Mitarbeiter, der gleich wieder geht. Trag dir den ELStAM-Nachabruf direkt als Wiedervorlage ein.

Sprachbarriere beim Arbeitsvertrag

Es gibt keine Pflicht, den Arbeitsvertrag in der Muttersprache des Mitarbeiters auszustellen. Unterschreibt jemand aber, ohne den Inhalt zu verstehen, und beruft sich später darauf, dass er über wesentliche Punkte nicht informiert war, wird es im Streitfall kompliziert. Eine Übersetzung der zentralen Klauseln, etwa zu Arbeitszeit, Vergütung und Kündigung, kostet wenig und beugt Auseinandersetzungen vor. Die Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz gelten unabhängig von der Sprache.

10. Häufige Fragen (FAQ)

11. Fazit

Ausländische Mitarbeiter abzurechnen ist kein Hexenwerk, aber die Reihenfolge muss stimmen. Prüfe zuerst, ob die Person arbeiten darf: EU-Bürger ja, Drittstaaten-Angehörige nur mit Aufenthaltstitel und Erwerbserlaubnis. Danach folgt das übliche Onboarding mit Steuer-ID, ELStAM und DEÜV-Anmeldung, im Notfall mit dem Ersatzverfahren bis die ID da ist. In Prüfbranchen kommt die Sofortmeldung hinzu, bei Entsendungen die A1-Bescheinigung. Mindestlohn und SV-Recht richten sich nach dem Arbeitsort, nicht nach dem Pass.

Heikel wird es, sobald ein Auslandswohnsitz, ein Doppelbesteuerungsabkommen oder eine Entsendung ins Spiel kommt. Dann ist die Einschätzung der Steuerpflicht und der SV-Zuständigkeit kein Selbstläufer mehr, und eine Abstimmung mit Steuerberater oder Lohndienstleister spart später teure Korrekturen. Wenn du diese Konstellationen lieber in erfahrene Hände gibst, übernehmen wir die Abrechnung internationaler Mitarbeiter, sauber dokumentiert für den Fall, dass der Betriebsprüfer genau hinschaut.

Melanie Schulze HR Managerin bei Lohnklar

Melanie Schulze betreut bei Lohnklar die Lohnabrechnung und HR-Themen für KMU und Startups, darunter internationale Belegschaften mit EU- und Drittstaatsmitarbeitern. Sie arbeitet in DATEV, Sage, Agenda und Personio.