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Arbeitszeugnis 2026: Pflichten, Fristen und Formulierungscodes erklärt

Kurzfassung

Jeder Mitarbeiter hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis (§109 GewO), das wahr und zugleich wohlwollend sein muss. Als Arbeitgeber schuldest du eine ehrliche Beurteilung: Wer eine bessere Note als durchschnittlich will, muss seine überdurchschnittliche Leistung beweisen, willst du schlechter als durchschnittlich beurteilen, trägst du die Beweislast. Seit 2025 darfst du das Zeugnis mit Einwilligung auch elektronisch erteilen, dann aber mit qualifizierter elektronischer Signatur.

„Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit." Wer diesen Satz im Arbeitszeugnis liest, weiß: Das ist Note 1. „Zu unserer Zufriedenheit" dagegen heißt befriedigend. Über Jahrzehnte ist eine eigene Zeugnissprache entstanden, die Personalabteilungen lesen können. Als Geschäftsführerin oder Office-Verantwortliche eines KMU oder Startups sollst du ein Dokument verfassen, dessen Code du womöglich nicht im Detail kennst, das aber rechtlich bindend ist und über die nächste Bewerbung deines ausscheidenden Mitarbeiters mitentscheidet.

Welche Zeugnisse musst du ausstellen, in welcher Frist und Form? Wo endet das Wohlwollen an der Wahrheitspflicht? Welche Formulierungscodes erkennen Arbeitsgerichte an, und welche „Geheimcodes" sind Mythos? Und wie schützt du dich vor einer Zeugnisberichtigungsklage, ohne ein unehrliches Zeugnis zu schreiben?

1. Arten: einfaches vs. qualifiziertes Zeugnis

Das Gesetz unterscheidet zwei Arten des Arbeitszeugnisses, und der Mitarbeiter hat das Wahlrecht zwischen beiden.

Einfaches Arbeitszeugnis

Das einfache Zeugnis enthält nur Art und Dauer der Tätigkeit. Es beschreibt also, was der Mitarbeiter getan hat und über welchen Zeitraum, sagt aber nichts darüber aus, wie gut er es getan hat. Die wenigsten Beschäftigten verlangen ein einfaches Zeugnis, denn bei einem neuen Arbeitgeber wirkt die fehlende Bewertung wie ein Warnsignal. Wer es ausdrücklich wählt, hat nur Anspruch auf diese kurze Variante.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das qualifizierte Zeugnis enthält zusätzlich eine Leistungsbeurteilung (fachliche Qualifikation, Arbeitsweise, Belastbarkeit, Arbeitsergebnisse) und eine Verhaltensbeurteilung (Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und, falls relevant, Kunden). Diese Variante wollen die meisten Mitarbeiter, und sie macht dir als Arbeitgeber die meiste Arbeit und den meisten Streit. Auf Verlangen musst du sie ausstellen.

Wichtig: Das Wahlrecht liegt beim Mitarbeiter. Wer ein qualifiziertes Zeugnis verlangt, hat darauf Anspruch, unabhängig von Beschäftigungsdauer oder Hierarchieebene. Auch nach einer in der Probezeit beendeten Anstellung oder bei einem Minijob besteht dieser Anspruch. Bei sehr kurzer Beschäftigung fällt die Beurteilung knapper aus, weglassen darfst du sie nicht.

2. Ausstellungspflicht, Frist und Form nach §109 GewO

Die zentrale Rechtsgrundlage ist §109 der Gewerbeordnung (GewO). Daraus ergeben sich vier Pflichten für jedes Arbeitsverhältnis:

  • Der Mitarbeiter hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis.
  • Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine versteckten Aussagen enthalten.
  • Grundsatz ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Seit dem 1. Januar 2025 ist zusätzlich die elektronische Form zulässig, aber nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers und über eine qualifizierte elektronische Signatur (Details im folgenden Abschnitt).
  • Es muss wahrheitsgemäß und wohlwollend zugleich sein. Um diese Doppelpflicht drehen sich fast alle Zeugnisstreitigkeiten.

Schriftform und seit 2025 auch elektronische Form

Lange galt: Das Zeugnis muss auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift erteilt werden, die elektronische Form war ausgeschlossen. Das hat sich zum 1. Januar 2025 geändert. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde §109 Abs. 3 GewO neu gefasst. Der Grundsatz bleibt die Schriftform auf Papier, zusätzlich ist die elektronische Form jetzt aber zulässig, allerdings nur unter zwei Bedingungen:

  • Der Arbeitnehmer muss in die elektronische Erteilung einwilligen. Ohne diese Einwilligung bleibt es bei der Papierform, und der Mitarbeiter kann die Papierform weiterhin verlangen.
  • Das Zeugnis muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach §126a BGB versehen sein. Ein einfaches PDF oder ein eingescannter Ausdruck genügt nicht.

Du musst also nicht elektronisch ausstellen. Wenn du es tust, brauchst du die Zustimmung des Mitarbeiters und eine qeS. Ein PDF mit eingefügtem Bild der Unterschrift reicht nicht. Die Papierform mit eigenhändiger Unterschrift ist der einfachere Weg und immer zulässig.

Achtung beim einfachen PDF: Ein als PDF verschicktes Zeugnis ohne qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die Form nicht und ist nicht wirksam. Der Mitarbeiter kann dann ein formgerechtes Zeugnis verlangen, also entweder ein Papierzeugnis mit eigenhändiger Unterschrift oder eine elektronische Fassung mit qeS, falls er der elektronischen Form zugestimmt hat.

Wann entsteht der Anspruch?

Der Zeugnisanspruch entsteht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, und zwar unabhängig davon, wer gekündigt hat oder aus welchem Grund. Auch nach einer fristlosen Kündigung durch dich als Arbeitgeber, nach einem Aufhebungsvertrag oder nach dem Auslaufen einer Befristung schuldest du ein Zeugnis. Plane das Zeugnis deshalb schon im Offboarding ein, statt es nach Wochen nachzureichen. Wie du Zeugnis, Freistellung, Resturlaub und Datenlöschung zusammenbringst, beschreibt unser Leitfaden zum Offboarding und Arbeitszeugnis.

Was bedeutet „unverzüglich"?

Das Gesetz nennt keine feste Tagesfrist, der Mitarbeiter hat aber Anspruch auf ein Zeugnis ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis akzeptieren Gerichte eine Bearbeitungszeit von etwa ein bis zwei Wochen als noch zumutbar, abhängig von der Komplexität und der Betriebsgröße. Wer das Zeugnis monatelang hinauszögert oder ganz verweigert, riskiert eine Klage auf Ausstellung und, wenn dem Mitarbeiter dadurch ein konkreter Bewerbungsschaden entsteht, Schadensersatz. Hängt am Austritt eine Freistellung, drängt der Mitarbeiter oft früher, weil er sich parallel bewirbt.

Häufiger Fehler: Das Zeugnis wird auf Wunsch des Mitarbeiters auf den letzten Arbeitstag rückdatiert. Ein vorgelegtes Zwischenzeugnis oder ein deutlich nachgereichtes Schlusszeugnis sollte das tatsächliche Ausstellungsdatum tragen, eine erkennbar widersprüchliche Datierung kann selbst zum negativen Signal werden. Stell das Zeugnis zeitnah und korrekt datiert aus.

3. Das Wohlwollensprinzip und die Wahrheitspflicht

Das Zeugnis muss „klar und verständlich" sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als die aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage zu treffen. So steht es im Gesetz, und daraus folgen zwei Dinge: Du musst wohlwollend formulieren, damit das Zeugnis das berufliche Fortkommen des Mitarbeiters nicht unnötig erschwert. Und du darfst keine versteckten Codes einbauen, die etwas anderes sagen als der offene Text.

Ein geschöntes Zeugnis deckt das Wohlwollensprinzip nicht. Es steht in einem Spannungsverhältnis zur Wahrheitspflicht, und im Zweifel gewinnt die Wahrheit. Ein Mitarbeiter, der objektiv durchschnittlich gearbeitet hat, bekommt kein „sehr gut", und einer, der wiederholt unzuverlässig war, kein „stets zu unserer vollen Zufriedenheit". Wohlwollen heißt: positiv formulieren, wo es geht, und Schwächen nicht spitz ausstellen. Wahrheit heißt: keine erfundenen Stärken und keine Note, die der reale Verlauf nicht hergibt.

Der häufigste Irrtum auf Arbeitnehmerseite: Viele glauben, sie hätten Anspruch auf ein „gutes" Zeugnis. Der Anspruch lautet aber auf ein wahres und wohlwollendes Zeugnis. Die Note richtet sich nach den tatsächlich erbrachten Leistungen, und der gerichtliche Maßstab für durchschnittliche Leistung ist nach ständiger Rechtsprechung „befriedigend", nicht „gut".

4. Beweislast: wer muss was belegen?

Weil Wahrheit und Wohlwollen kollidieren können, hat das Bundesarbeitsgericht eine Beweislastregel entwickelt. Vor dem Arbeitsgericht entscheidet sie oft den Streit.

  • Mittlere Note (befriedigend): Gericht und Praxis gehen davon aus, dass „befriedigend", also „zu unserer vollen Zufriedenheit", die durchschnittliche und damit der Ausgangspunkt der Beurteilung ist. Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Leitentscheidung vom 18. November 2014 (Aktenzeichen 9 AZR 584/13) ausdrücklich festgehalten, dass die Note „befriedigend" weiterhin als Durchschnitt gilt, auch wenn in der Praxis viele Zeugnisse „gut" oder „sehr gut" lauten.
  • Bessere Note als befriedigend: Will der Mitarbeiter eine bessere Beurteilung („gut" oder „sehr gut"), muss er beweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren. Die bloße Behauptung reicht nicht.
  • Schlechtere Note als befriedigend: Will du als Arbeitgeber unterdurchschnittlich beurteilen, kehrt sich die Beweislast um. Dann musst du die schwächeren Leistungen konkret darlegen und im Streitfall belegen.

Ohne Dokumentation über Leistung und Verhalten kannst du eine Note unter „befriedigend" kaum verteidigen. Hilfreich sind regelmäßige Mitarbeitergespräche, schriftliche Zielvereinbarungen und dokumentierte Bewertungen während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Diese Unterlagen sind dein Beweismittel, falls es zum Berichtigungsstreit kommt. Welche Dokumente in die Personalakte gehören und was dabei datenschutzrechtlich zu beachten ist, erklärt unser Artikel zur Personalakte 2026. Wenn dir für solche Strukturen die Kapazität fehlt, unterstützt dich Lohnklar in der HR-Beratung für KMU.

5. Formulierungscodes: Note 1 bis Note 5

Für die Leistungsbeurteilung haben sich feste Formulierungen herausgebildet, die Arbeitsgerichte weitgehend anerkennen. Sie arbeiten mit zwei Stellschrauben (siehe unten). Die klassische Skala für das zusammenfassende Leistungsurteil:

Note Schulnote Klassische Formulierung Bedeutung
1 Sehr gut „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" Hervorragende Leistungen, deutlich über dem Durchschnitt
2 Gut „stets zu unserer vollen Zufriedenheit" Gute Leistungen, über dem Durchschnitt
3 Befriedigend „zu unserer vollen Zufriedenheit" Durchschnittliche Leistungen (gerichtlicher Maßstab)
4 Ausreichend „zu unserer Zufriedenheit" Unterdurchschnittlich, noch tolerierbar
5 Mangelhaft „hat sich bemüht", ohne Erfolgszusatz Schlechte Leistungen, nicht zufriedenstellend

Das Adverbprinzip: „stets" und „vollst-"

Mit diesen zwei Stellschrauben vermeidest du eine versehentliche Abwertung:

  • Beständigkeit: „stets" (immer, durchgehend) hebt die Note an. Fehlt „stets", signalisiert das eine niedrigere Stufe als mit dieser Zeitangabe.
  • Steigerung der Zufriedenheit: „vollsten" wertet höher als „voller" und dieses höher als die bloße „Zufriedenheit". Zwischen „vollster" und „voller" Zufriedenheit liegt der Schritt von Note 1 zu Note 2.

Eine Formulierung wie „hat die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt" klingt für Laien positiv, im Zeugnis bedeutet sie nur ausreichend. Wer ohne Kenntnis des Codes formuliert, kann einen guten Mitarbeiter unbeabsichtigt auf Note 4 herabstufen, Im Berichtigungsstreit müsstest du dann eine schwächere Leistung beweisen, die du nie gemeint hast.

Hinweis zur Konsistenz: Nicht nur das Gesamturteil, auch die Einzelbeurteilungen (Fachkenntnisse, Arbeitsweise, Sozialverhalten) folgen diesen Abstufungen. Halte Einzel- und Gesamtnote auf demselben Niveau. Widersprüche, etwa Note 2 im Gesamturteil bei lauter Note-4-Einzelaussagen, fallen erfahrenen Personalern auf und können selbst als verstecktes Signal gewertet werden.

6. Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses

Ein qualifiziertes Zeugnis folgt einer festen Reihenfolge. Wer davon abweicht, sendet unter Umständen selbst eine Botschaft:

  1. Einleitung: Name, Eintritts- und Austrittsdatum, Position und Abteilung. Beispiel: „Frau [Name] war vom [Datum] bis [Datum] in unserem Unternehmen als [Position] tätig."
  2. Tätigkeitsbeschreibung: Die wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche, aussagekräftig und dem tatsächlichen Aufgabenumfang entsprechend. Eine auffällig knappe Aufgabenliste bei einer Führungskraft kann negativ wirken.
  3. Leistungsbeurteilung: Fachliche Qualifikation, Arbeitsweise, Belastbarkeit, Eigeninitiative und Arbeitsergebnisse, formuliert in der oben beschriebenen Codesprache.
  4. Verhaltensbeurteilung (Sozialverhalten): Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden. Reihenfolge: Vorgesetzte zuerst, dann Kollegen, dann Kunden. Werden Kunden vor den Vorgesetzten genannt, lesen Personaler das als Hinweis auf ein schwieriges Verhältnis nach oben.
  5. Beendigungsgrund (optional): Kein Pflichtbestandteil. Bei Eigenkündigung wird er häufig positiv erwähnt („auf eigenen Wunsch"). Bei arbeitgeberseitiger Kündigung wird er oft weggelassen, was Eingeweihte ebenfalls deuten.
  6. Schlussformel: Bedauern, Dank und Zukunftswünsche. Kein Pflichtbestandteil, aber mit eigener Signalwirkung (siehe nächster Abschnitt).

7. Die Schlussformel: Bedauern, Dank und Wünsche

Die Schlussformel am Ende des Zeugnisses ist kein gesetzlicher Pflichtbestandteil. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass es keinen einklagbaren Anspruch auf eine Dankes- und Wunschformel gibt: Eine Schlussformel ist Ausdruck persönlicher Empfindung, und niemand kann gerichtlich zu Bedauern oder Dank verpflichtet werden. Im Alltag ist die Schlussformel aber stark standardisiert, und Personaler bemerken, wenn sie fehlt. Die übliche Lesart:

Eine vollständige Schlussformel für ein sehr gutes Zeugnis lautet beispielsweise: „Wir bedauern das Ausscheiden von Frau [Name] sehr und danken ihr für die stets hervorragende und engagierte Mitarbeit. Für ihre persönliche und berufliche Zukunft wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg."

Fehlt das Wort „sehr" beim Bedauern oder fehlt das Bedauern ganz, sinkt die wahrgenommene Gesamtbewertung. Du musst keine Schlussformel schreiben, weil es keinen Anspruch darauf gibt. Du darfst die fehlende Formel aber nicht als heimliche Abwertung eines ansonsten guten Zeugnisses einsetzen. Wenn der Mitarbeiter durchweg gut beurteilt wurde und die Schlussformel als einziges Element fehlt, kann das als versteckte negative Aussage gewertet werden, die dem Wohlwollensprinzip widerspricht.

Vorsicht: Wer die Schlussformel bewusst weglässt oder versteckt negativ formuliert, um ein gutes Zeugnis still abzuwerten, riskiert eine Berichtigungsklage. Gerichte kennen diese Technik. Ist das Zeugnis durchgehend positiv, passt eine warme Schlussformel. Hatte der Mitarbeiter Schwächen, benenne sie offen.

8. Zwischenzeugnis: Anspruch und Anlass

Neben dem Schlusszeugnis kann ein Mitarbeiter auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses ein Zwischenzeugnis verlangen, allerdings nur bei berechtigtem Interesse. Anerkannte Anlässe sind:

  • Wechsel des direkten Vorgesetzten (damit die Beurteilung nicht mit dem alten Chef verloren geht)
  • innerbetriebliche Versetzung oder wesentliche Änderung des Aufgabenbereichs
  • Bewerbung auf eine interne Stelle im selben Unternehmen
  • eine bevorstehende oder bereits ausgesprochene Kündigung, häufig kombiniert mit einer Freistellung
  • Bewerbung auf eine externe Stelle bei längerer Betriebszugehörigkeit, sofern ein konkreter Anlass vorliegt

Inhaltlich gelten für das Zwischenzeugnis dieselben Maßstäbe wie für das Schlusszeugnis: wahr, wohlwollend, in Schriftform und mit konsistenter Note. Das spätere Schlusszeugnis sollte nicht ohne sachlichen Grund hinter einem zuvor erteilten Zwischenzeugnis zurückbleiben. Eine plötzliche Verschlechterung ohne erkennbaren Leistungsabfall ist angreifbar, weil sich der Mitarbeiter auf die einmal getroffene Beurteilung verlassen darf. Mit einem Zwischenzeugnis legst du dich also ein Stück weit fest.

9. Geheimcodes: anerkannte Signale vs. Mythen

Rund um das Arbeitszeugnis kursieren viele angebliche Geheimcodes. Manche sind gerichtlich relevant, weil sie gegen das Wohlwollensprinzip oder die Klarheit verstoßen. Viele andere sind Internet-Legende. Diese Signale gelten als verdeckte Abwertung und können beanstandet werden:

Signal Formulierung / Merkmal Lesart
Betonte Selbstverständlichkeit „War stets pünktlich und nüchtern" Hervorheben von Selbstverständlichem deutet auf das Gegenteil hin
Gesundheit hervorgehoben „Frau X war stets gesund und zuverlässig anwesend" Hinweis auf häufige Fehlzeiten, die sonst nicht erwähnt würden
Reihenfolge Sozialverhalten Kunden vor Vorgesetzten und Kollegen genannt Schwieriges Verhältnis nach oben oder im Team
Fehlende Schlussformel bei sonst gutem Zeugnis Kein Bedauern, kein Dank, keine Wünsche Verdeckte Abwertung oder unschöne Trennung
„Bemüht" „… hat sich stets bemüht, die Aufgaben zu erfüllen" Leistungen waren nicht ausreichend

Mythen und unbestätigte Codes

Vieles, was als „geheime Botschaft" weitergereicht wird, würde kein Gericht so deuten:

  • Erwähnung von Betriebsratstätigkeit: ein neutrales Faktum, das Gerichte nicht als Code für „Unruhestifter" lesen. Eine ausdrückliche Abwertung wegen Betriebsratsarbeit wäre sogar unzulässig.
  • „Wir wünschen ihr viel Erfolg": nach Zeugnismythos soll das heißen, man glaube nicht an den Erfolg. Das ist nicht anerkannt, die Wunschformel ist üblich und positiv.
  • Angebliche Codes in Satzzeichen, Schriftgröße oder Signatur: von keinem deutschen Gericht als versteckte Botschaft anerkannt.
  • Fehlende Unterschrift: ein Formfehler, der das Zeugnis unwirksam macht. Der Mitarbeiter kann dann ein ordnungsgemäß unterschriebenes Zeugnis verlangen.

Form: Knick, Smiley und Korrekturen

Auch die äußere Form ist Teil des Wohlwollensprinzips. Ein Zeugnis muss ungeknickt und ohne Flecken oder durchscheinende Korrekturen ausgehändigt werden, denn der Mitarbeiter soll es ohne erkennbare Spuren kopieren und Bewerbungen beilegen können. Handschriftliche Zusätze, Smileys, Ausrufezeichen oder ironische Anführungszeichen sind tabu, sie können als verdeckte Botschaft gewertet werden. Nimm Firmenpapier und einen stabilen Umschlag, oder falze nur dort, wo der Knick keine Textstelle trifft.

Zeugnis formulieren oder prüfen lassen

Ob du ein qualifiziertes Zeugnis von Grund auf erstellst oder ein bestehendes auf versteckte Tücken prüfen willst: Wir kennen die Codes und die Beweislast und helfen dir beim Offboarding. In 30 Minuten bekommst du eine fachliche Einschätzung.

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10. Verjährung, Verwirkung und der Berichtigungsstreit

Zwei Fristbegriffe entscheiden darüber, wie lange ein Mitarbeiter das Zeugnis noch einfordern oder beanstanden kann.

Der Anspruch auf Ausstellung verjährt nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren gemäß §195 BGB. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Wer am 30. Juni 2023 ausgeschieden ist, kann das Zeugnis also bis 31. Dezember 2026 verlangen.

Unabhängig von der Verjährung kann der Anspruch verwirken, wenn der Mitarbeiter über lange Zeit untätig bleibt und du als Arbeitgeber dich darauf einrichten durftest, dass kein Zeugnis mehr verlangt wird. Verwirkung greift schneller als die Verjährung, hat aber strengere Voraussetzungen, weil neben dem Zeitablauf ein Vertrauenstatbestand hinzukommen muss. Verlass dich nicht darauf. Je länger der Austritt zurückliegt, desto schwerer kannst du Leistung und Verhalten noch belegbar beschreiben.

Verlangt der Mitarbeiter eine Berichtigung des bereits erteilten Zeugnisses, gilt die oben beschriebene Beweislastverteilung. Für tarifgebundene Betriebe ist außerdem zu prüfen, ob Ausschlussfristen aus dem Tarifvertrag greifen, die deutlich kürzer sein können als die gesetzliche Verjährung. Bei einem laufenden Berichtigungsstreit oder einer Tarifbindung lass einen Fachanwalt für Arbeitsrecht draufschauen, bevor du ein nachgebessertes Zeugnis ausstellst.

Checkliste vor der Übergabe

  • Form gewahrt: Papier mit eigenhändiger Unterschrift, oder elektronisch nur mit Einwilligung des Mitarbeiters und qualifizierter elektronischer Signatur (kein einfaches PDF)
  • Notenstufe bewusst gewählt, Formulierung passt zur gewünschten Note (Adverbprinzip beachten)
  • Einzel- und Gesamturteil auf demselben Niveau, keine versteckten Widersprüche
  • Reihenfolge im Sozialverhalten korrekt: Vorgesetzte, Kollegen, Kunden
  • Schlussformel passt zur Gesamtnote, kein stilles Weglassen bei gutem Zeugnis
  • Ungeknickt, ohne Smileys oder ironische Zusätze ausgehändigt
  • Bewertung durch Mitarbeitergespräche und schriftliche Notizen belegbar

11. Häufige Fragen (FAQ)

Nein, ein bestimmtes Urteil kann niemand verlangen, nur ein wohlwollendes und wahres Zeugnis. Die Note muss den tatsächlichen Leistungen entsprechen. Wer eine bessere Note als befriedigend will, muss vor Gericht beweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren. Willst du als Arbeitgeber schlechter als durchschnittlich beurteilen, trägst du dafür die Beweislast. Deshalb helfen dir im Streitfall dokumentierte Mitarbeitergespräche.
Der Anspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach §195 BGB, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Wer am 30. Juni 2023 ausgeschieden ist, kann das Zeugnis bis 31. Dezember 2026 einfordern. Unabhängig davon kann der Anspruch verwirken, wenn der Mitarbeiter sehr lange untätig bleibt. In tarifgebundenen Betrieben können außerdem kürzere Ausschlussfristen gelten.
Ja, seit dem 1. Januar 2025, aber nur unter zwei Bedingungen. Grundsatz bleibt nach §109 Abs. 3 GewO die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Zusätzlich darf das Zeugnis seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz elektronisch erteilt werden, wenn der Arbeitnehmer einwilligt und das Zeugnis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach §126a BGB versehen ist. Ein einfaches PDF oder ein Scan genügt nicht. Ohne Einwilligung bleibt die Papierform, und der Arbeitnehmer kann die Papierform weiterhin verlangen.
Wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt. Anerkannte Gründe sind ein Vorgesetztenwechsel, eine innerbetriebliche Versetzung, eine wesentliche Änderung des Aufgabenbereichs, eine interne Bewerbung sowie eine drohende oder ausgesprochene Kündigung mit Freistellung. Ohne konkreten Anlass besteht kein pauschaler Anspruch. Inhaltlich gelten die gleichen Maßstäbe wie beim Schlusszeugnis, und das spätere Schlusszeugnis sollte nicht ohne Grund schlechter ausfallen.
Nein, einen einklagbaren Anspruch auf Bedauern, Dank und Zukunftswünsche gibt es nicht, das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden. Eine Schlussformel ist Ausdruck persönlicher Empfindung. Du darfst sie aber nicht als heimliche Abwertung einsetzen: Wenn das Zeugnis ansonsten durchweg gut ist und nur die Schlussformel fehlt, kann das als verdecktes negatives Signal gegen das Wohlwollensprinzip verstoßen und zur Berichtigung führen.
Nein. Der Zeugnisanspruch nach §109 GewO besteht unabhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses, also auch nach einer abgebrochenen Probezeit, einem befristeten Vertrag oder einem Minijob. Bei sehr kurzer Beschäftigung fällt das qualifizierte Zeugnis knapper aus, verweigern darfst du es nicht. Wer das Zeugnis verweigert oder ungebührlich verzögert, riskiert eine Klage auf Ausstellung und unter Umständen Schadensersatz.
Melanie Schulze, HR- & Payroll Managerin
Melanie Schulze HR- & Payroll Managerin · Lohnklar

Melanie Schulze ist HR- & Payroll Managerin bei Lohnklar. Sie berät Startups und KMU zu Personalrecht, Onboarding, Arbeitsverträgen und HR-Compliance.

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