Ohne schriftlichen Gesellschafterbeschluss vor der ersten Zahlung riskierst du bei der Geschäftsführer-Abrechnung eine verdeckte Gewinnausschüttung. SV-freie Gesellschafter-GF brauchen andere DATEV-Schlüssel, haben keinen Anspruch auf einen AG-Zuschuss zur privaten KV und können keine Kurzarbeit beantragen.
Inhalt
Die GmbH ist gegründet, der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag liegt unterschrieben auf dem Tisch, und jetzt steht der erste Gehaltszettel an. Wer den Geschäftsführer in DATEV wie einen normalen Arbeitnehmer anlegt, macht fast immer Fehler, und die fallen oft erst Jahre später in der Betriebsprüfung auf.
Hier steht, was auf dem Gehaltszettel eines GmbH-Geschäftsführers anders ist, mit Zahlen für 2026.
Gesellschafterbeschluss: Pflicht vor der ersten Zahlung
Bevor die erste Zahlung an den Geschäftsführer fließt, muss die Gesellschafterversammlung das Gehalt förmlich beschlossen haben. Steuerlich führt daran kein Weg vorbei.
Der Bundesfinanzhof hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt, dass Gehaltsvereinbarungen zwischen einer GmbH und ihrem Gesellschafter-GF dem Fremdvergleich standhalten müssen, also so gestaltet sein müssen, wie die GmbH den Vertrag auch mit einem fremden Dritten abschließen würde. Fehlt der wirksame Beschluss vor der Auszahlung, wertet das Finanzamt die Zahlung als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Die Folge: Die GmbH verliert den Betriebsausgabenabzug, und beim Gesellschafter-GF wird der Betrag als Kapitalertrag besteuert, mit 25 % Abgeltungsteuer statt der regulären Lohnsteuer.
Kritisch: Eine nachträgliche Genehmigung des Gehalts heilt die vGA nicht. Der Beschluss muss zeitlich vor der ersten Auszahlung gefasst worden sein.
Mindestinhalt des Gesellschafterbeschlusses
- Höhe des monatlichen Grundgehalts (konkret in Euro, nicht als Spanne)
- Tantieme-Regelung: Prozentsatz, Bemessungsgrundlage, Fälligkeitszeitpunkt
- Pkw-Überlassung: Fahrzeugklasse, Privatnutzungsregelung, Versteuerungsmethode
- Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Pensionszusage (falls geplant)
- Vergütung für Nebenleistungen (z. B. Telefon, Homeoffice-Ausstattung)
SV-Status vorab klären
Vom SV-Status hängt die ganze weitere Abrechnung ab. Zwei Konstellationen kommen am häufigsten vor:
- Fremdgeschäftsführer (kein GmbH-Anteil): Sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Arbeitnehmer, volle Beiträge zu RV, KV, PV, ALV für AG und AN.
- Gesellschafter-GF mit Sperrminorität (mehr als 25 % Anteil): In der Regel SV-frei, da er die Möglichkeit hat, ihm unliebsame Weisungen der Gesellschaft zu verhindern. Nur Lohnsteuer, keine SV-Beiträge.
Für alle Fälle, die nicht eindeutig sind, empfiehlt die Deutsche Rentenversicherung Bund das Statusfeststellungsverfahren gemäß §7a SGB IV. Das schützt vor rückwirkenden Nachforderungen. Mehr dazu im Artikel Geschäftsführer Sozialversicherung: Wann SV-Pflicht besteht.
Hinweis: Der SV-Status muss bei jeder wesentlichen Änderung der Beteiligungsverhältnisse neu geprüft werden, z. B. wenn ein GF Anteile kauft oder abgibt.
Was in der monatlichen Abrechnung anders ist
Fremdgeschäftsführer (SV-pflichtig)
Die Abrechnung läuft weitgehend wie bei einem normalen Arbeitnehmer. Drei Besonderheiten gehen dabei oft unter:
- Steuerklasse: Hat der Fremd-GF noch weitere Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit oder einem zweiten Arbeitsverhältnis, greift Steuerklasse VI für das zweite Arbeitsverhältnis, steuerlich deutlich ungünstiger.
- Kurzarbeitergeld: Persönliche Voraussetzung ist nach §98 Abs. 1 SGB III, dass der Arbeitnehmer „eine versicherungspflichtige Beschäftigung […] fortsetzt“. Versicherungsfrei sind nach §27 Abs. 1 Nr. 5 SGB III „Mitglieder des Vorstandes einer Aktiengesellschaft“, nicht GmbH-Geschäftsführer. Ein SV-pflichtiger Fremd-GF ist deshalb nicht ausgeschlossen, der SV-freie Gesellschafter-GF schon.
- Krankengeld: SV-pflichtige Fremd-GF haben Anspruch auf GKV-Krankengeld ab der 7. Krankheitswoche, sofern sie gesetzlich krankenversichert sind und nicht privat. Die EFZG-Entgeltfortzahlung für 6 Wochen gilt jedoch auch hier.
Gesellschafter-GF (SV-frei)
Beim SV-freien Gesellschafter-GF hat die Lohnbuchhaltung mehr zu beachten:
- Nur Lohnsteuer: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, weder AG- noch AN-Anteil. Trotzdem ist eine korrekte monatliche Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt erforderlich.
- DATEV: Der Beschäftigungsschlüssel lautet "90" (Selbstständige, die nicht der SV unterliegen) statt der regulären SV-Schlüssel. Ein falscher Schlüssel führt zu fehlerhaften Meldungen und kann bei der Betriebsprüfung Probleme verursachen.
- Kein U1/U2: Der AAG-Erstattungsanspruch (Ausgleichsverfahren der Arbeitgeber) steht nur für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer zur Verfügung. Für den SV-freien GF gibt es keine Erstattung im Krankheitsfall.
- AG-Zuschuss zur privaten KV: Einen gesetzlichen Anspruch hat der SV-freie GF nicht. Zahlt die GmbH freiwillig, ist der Zuschuss Arbeitslohn. Steuerfrei abgerechnet wird er in der Betriebsprüfung teuer. Details im nächsten Abschnitt.
Häufigster Fehler: Der SV-freie Gesellschafter-GF wird in DATEV mit regulären SV-Schlüsseln angelegt. Die Software berechnet dann SV-Beiträge, die gar nicht anfallen. Im ungünstigeren Fall berechnet sie keine Beiträge und löst trotzdem keine Prüfung aus.
Der AG-Zuschuss zur privaten Krankenversicherung ist keine Pflicht
Den Arbeitgeberzuschuss regelt §257 Abs. 2 SGB V: „Beschäftigte, die nur wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze […] versicherungsfrei […] und bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen versichert sind […], erhalten von ihrem Arbeitgeber einen Beitragszuschuß.“ Der SV-freie Gesellschafter-GF ist kein Beschäftigter im Sinne der Sozialversicherung. Er fällt nicht unter die Vorschrift, und die GmbH muss nichts zahlen.
Freiwillig zahlen darf die GmbH einen Zuschuss trotzdem. Steuerfrei ist er dann nicht: §3 Nr. 62 EStG befreit Arbeitgeberausgaben dieser Art nur, „soweit der Arbeitgeber dazu nach sozialversicherungsrechtlichen oder anderen gesetzlichen Vorschriften oder nach einer auf gesetzlicher Ermächtigung beruhenden Bestimmung verpflichtet ist“. Ein freiwilliger Zuschuss ist deshalb steuerpflichtiger Arbeitslohn und läuft mit dem Gehalt durch die Lohnsteuer.
Tantieme: Beschluss und Zufluss
Eine Tantieme ist eine erfolgsabhängige Vergütung für den GF. Bei kaum einer Zahlung passieren mehr steuerliche Fehler.
Die Grundregel: Der Gesellschafterbeschluss über die Tantieme muss vor dem Geschäftsjahr gefasst worden sein, für das sie gewährt wird. Entscheidet die Gesellschafterversammlung im Dezember, dem GF rückwirkend für das laufende Jahr eine Tantieme zu zahlen, ist das eine verdeckte Gewinnausschüttung, auch wenn die Zahlung wirtschaftlich angemessen ist.
In der Abrechnung kommt dazu:
- Zuflussprinzip: Die Tantieme wird im Jahr der tatsächlichen Auszahlung versteuert, nicht im Jahr, für das sie gewährt wird.
- Fünftelregelung: Eine Jahrestantieme fällt nicht darunter. §34 Abs. 2 Nr. 4 EStG erfasst nur „Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten; mehrjährig ist eine Tätigkeit, soweit sie sich über mindestens zwei Veranlagungszeiträume erstreckt und einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten umfasst“.
- Bilanzielle Rückstellung: Die GmbH muss die Tantieme in der Bilanz des Entstehungsjahres rückstellen. Die Lohnbuchhaltung muss wissen, wann genau ausgezahlt wird, um den Lohnsteuerabzug korrekt durchzuführen.
Praxistipp: Die Tantieme-Regelung sollte so konkret formuliert sein, dass der Betrag ohne Ermessensspielraum berechenbar ist, z. B. "10 % des Jahresüberschusses vor Steuern, maximal 30.000 Euro". Vage Formulierungen wie "angemessene Erfolgsbeteiligung" sind angreifbar.
Bei der Tantieme klemmt es am häufigsten: Der Zuflussmonat stimmt nicht oder der Schlüssel, und die Korrektur zieht sich über mehrere Abrechnungen. Wir führen die Geschäftsführer-Abrechnung laufend mit, inklusive Beschlusslage, Sonderzahlungen und Jahreswechsel.
Dienstwagen und Sachbezüge beim GF
Die 1-Prozent-Regelung gilt für den GmbH-Geschäftsführer wie für jeden anderen Arbeitnehmer. Beim SV-freien GGF gibt es eine Besonderheit: Der geldwerte Vorteil aus der Pkw-Nutzung ist lohnsteuerpflichtig, aber nicht SV-pflichtig.
Der monatliche geldwerte Vorteil berechnet sich so:
- Privatnutzung: Listenpreis (Bruttolistenpreis inkl. MwSt. bei Erstzulassung) × 1 %
- Fahrten zur Arbeit: Listenpreis × 0,03 % × einfache Entfernung in km × Anzahl der Arbeitstage (pauschal 15 Tage/Monat bei 0,03%-Methode)
Statt des Pauschalansatzes kannst du ein Fahrtenbuch führen. Das macht mehr Arbeit, ist bei überwiegend dienstlicher Nutzung aber oft günstiger. Mehr dazu im Artikel Dienstwagen 1%-Regelung 2026: Berechnung und Alternativen.
Die schriftliche Überlassungsvereinbarung zum Dienstwagen muss ebenfalls Bestandteil des Anstellungsvertrags oder des Gesellschafterbeschlusses sein. Ein mündlich gewährter Dienstwagen ohne Dokumentation ist ein vGA-Risiko.
Beispielrechnung: Gesellschafter-GF mit Pkw
Ein Beispiel für einen Gesellschafter-GF (SV-frei, Steuerklasse I, privat versichert):
| Position | Betrag / Monat | Anmerkung |
|---|---|---|
| Grundgehalt brutto | 8.500,00 € | per Gesellschafterbeschluss |
| GWV Pkw, Privatnutzung | 450,00 € | 45.000 € × 1 % |
| GWV Pkw, Fahrten zur Arbeit | 270,00 € | 45.000 € × 0,03 % × 20 km |
| Gesamtvergütung (steuerpflichtig) | 9.220,00 € | Bemessungsgrundlage Lohnsteuer |
| SV-Beiträge AN | 0,00 € | SV-freier GGF |
| SV-Beiträge AG | 0,00 € | SV-freier GGF |
| AG-Zuschuss private KV | 0,00 € | kein Anspruch nach §257 SGB V, freiwillig gezahlt steuerpflichtig |
| Ersparnis GmbH vs. AN-Abrechnung | ca. 1.500 € | keine AG-Anteile RV, ALV, KV, PV (bis zur BBG 2026) |
Im Vergleich zu einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer mit gleichem Bruttogehalt spart die GmbH durch den SV-freien Status des Gesellschafter-GF rund 1.500 Euro pro Monat an Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung (Renten- und Arbeitslosenversicherung bis 8.450 Euro, Kranken- und Pflegeversicherung bis 5.812,50 Euro, ohne Umlagen). Die Ersparnis hält allerdings nur, wenn der SV-Status dokumentiert ist.
Die Geschäftsführer-Abrechnung geben
Statusfeststellung, Zeitpunkt der Tantieme, die richtigen Schlüssel in DATEV: Wir übernehmen die laufende GF-Abrechnung und klären vorher mit dir, was dokumentiert sein muss.
30-min-Gespräch vereinbarenHäufige Fehler in DATEV
Wer einen Geschäftsführer schon einmal falsch angelegt hat, weiß, wie lange die Korrektur dauert. Hier die drei häufigsten Fehler. Sie sind auch der Grund, warum viele GmbHs ihre GF-Abrechnung outsourcen:
1. Falsche SV-Schlüssel
Der Gesellschafter-GF wird wie ein normaler Arbeitnehmer mit regulären SV-Schlüsseln angelegt. DATEV berechnet dann entweder SV-Beiträge, die gar nicht anfallen, oder der Fehler fällt erst bei der Betriebsprüfung auf, weil die Meldungen an die Einzugsstelle falsch sind. Korrekt ist der Schlüssel 90 für Personen, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen.
2. AG-Zuschuss KV wird steuerfrei abgerechnet
Zahlt die GmbH dem SV-freien Gesellschafter-GF einen Zuschuss zur Krankenversicherung, wird er oft als steuerfreier Zuschuss nach §3 Nr. 62 EStG angelegt. Die Steuerfreiheit setzt eine gesetzliche Pflicht voraus, und die besteht beim SV-freien GF nicht. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung wird die Lohnsteuer nachgefordert.
3. Tantieme ohne vorherigen Beschluss
Die Gesellschafterversammlung entscheidet im Dezember spontan, dem GF "dieses Jahr noch etwas Gutes zu tun". Ohne vorherigen Beschluss vor dem Wirtschaftsjahr ist das steuerrechtlich eine verdeckte Gewinnausschüttung. Der Schaden: Körperschaftsteuer + Solidaritätszuschlag auf GmbH-Ebene und Kapitalertragsteuer auf GF-Ebene statt Lohnsteuer.
Häufige Fragen
Ja. Ohne wirksamen Gesellschafterbeschluss vor der ersten Auszahlung liegt steuerrechtlich eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vor. Das Gehalt wird dann der GmbH als Betriebsausgabe gestrichen und beim Gesellschafter-GF als Kapitalertrag besteuert, mit 25 % Abgeltungsteuer statt der regulären Lohnsteuer. Eine nachträgliche Genehmigung heilt den Fehler nicht.
Ein Fremdgeschäftsführer ohne GmbH-Anteil ist sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Arbeitnehmer, volle SV-Beiträge für AG und AN. Ein Gesellschafter-GF mit mehr als 25 % Anteil (Sperrminorität) gilt in der Regel als selbstständig und ist SV-frei. In DATEV werden unterschiedliche Beschäftigungsschlüssel verwendet. Beim SV-freien GGF gibt es weder U1/U2-Erstattung noch Kurzarbeitergeld.
Die Tantieme unterliegt der Lohnsteuer im Jahr des Zuflusses (Zuflussprinzip). Voraussetzung ist ein konkreter Gesellschafterbeschluss vor dem Geschäftsjahr, für das die Tantieme gewährt wird. Nachträgliche Tantiemen ohne vorherigen Beschluss gelten als verdeckte Gewinnausschüttung. Die Fünftelregelung nach §34 EStG gilt für eine Jahrestantieme nicht, sie setzt „Vergütungen für mehrjährige Tätigkeiten“ voraus.
Nicht aus einer Pflichtversicherung. SV-freie Gesellschafter-GF sind in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht pflichtversichert. Sie können sich dort freiwillig versichern oder privat, ob dann Krankengeld gezahlt wird, hängt von der gewählten Absicherung ab. Einen Anspruch auf den AG-Zuschuss nach §257 SGB V hat er nicht, die Vorschrift gilt nur für Beschäftigte. Zahlt die GmbH freiwillig einen Zuschuss, ist er steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) liegt vor, wenn die GmbH einem Gesellschafter-GF Leistungen gewährt, die einem fremden Dritten nicht gewährt worden wären, etwa ein überhöhtes Gehalt ohne vorherigen Beschluss, eine nachträgliche Tantieme oder Pkw-Nutzung ohne schriftliche Vereinbarung. Das Finanzamt streicht die Betriebsausgabe bei der GmbH und besteuert den Vorteil beim Gesellschafter als Kapitalertrag (Abgeltungsteuer 25 %). Rechtsgrundlage ist die ständige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs.
Dieser Text gibt den Stand vom September 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
