GmbH-Geschäftsführer abrechnen ist kein Standardfall: Ohne schriftlichen Gesellschafterbeschluss vor der ersten Zahlung riskieren Sie eine verdeckte Gewinnausschüttung. SV-freie Gesellschafter-GF brauchen andere DATEV-Schlüssel, haben Anspruch auf einen AG-Zuschuss zur privaten KV, und können keine Kurzarbeit beantragen.
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Die GmbH ist gegründet, der Geschäftsführer-Anstellungsvertrag liegt unterschrieben auf dem Tisch, und jetzt soll der erste Gehaltszettel erstellt werden. Was viele unterschätzen: Die GF-Abrechnung ist kein Standardfall. Wer einen Geschäftsführer wie einen normalen Arbeitnehmer in DATEV anlegt, macht mit hoher Wahrscheinlichkeit Fehler, die erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung auffallen.
Dieser Artikel erklärt, was auf dem Gehaltszettel eines GmbH-Geschäftsführers tatsächlich anders ist, konkret, abrechnungstechnisch, mit Zahlen für 2026.
Gesellschafterbeschluss: Pflicht vor der ersten Zahlung
Bevor die erste Zahlung an den Geschäftsführer fließt, muss die Gesellschafterversammlung das Gehalt förmlich beschlossen haben. Das klingt bürokratisch, ist aber steuerrechtlich zwingend.
Hintergrund: Der Bundesfinanzhof hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt, dass Gehaltsvereinbarungen zwischen einer GmbH und ihrem Gesellschafter-GF dem Fremdvergleich standhalten müssen, also so gestaltet sein müssen, wie die GmbH den Vertrag auch mit einem fremden Dritten abschließen würde. Fehlt der wirksame Beschluss vor der Auszahlung, wertet das Finanzamt die Zahlung als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Die Folge: Die GmbH verliert den Betriebsausgabenabzug, und beim Gesellschafter-GF wird der Betrag als Kapitalertrag besteuert, mit 25 % Abgeltungsteuer statt der regulären Lohnsteuer.
Kritisch: Eine nachträgliche Genehmigung des Gehalts heilt die vGA nicht. Der Beschluss muss zeitlich vor der ersten Auszahlung gefasst worden sein.
Mindestinhalt des Gesellschafterbeschlusses
- Höhe des monatlichen Grundgehalts (konkret in Euro, nicht als Spanne)
- Tantieme-Regelung: Prozentsatz, Bemessungsgrundlage, Fälligkeitszeitpunkt
- Pkw-Überlassung: Fahrzeugklasse, Privatnutzungsregelung, Versteuerungsmethode
- Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Pensionszusage (falls geplant)
- Vergütung für Nebenleistungen (z. B. Telefon, Homeoffice-Ausstattung)
SV-Status vorab klären
Ob ein GmbH-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist oder nicht, entscheidet alles über die weitere Abrechnung. Zwei Hauptkonstellationen:
- Fremdgeschäftsführer (kein GmbH-Anteil): Sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Arbeitnehmer, volle Beiträge zu RV, KV, PV, ALV für AG und AN.
- Gesellschafter-GF mit Sperrminorität (mehr als 25 % Anteil): In der Regel SV-frei, da er die Möglichkeit hat, ihm unliebsame Weisungen der Gesellschaft zu verhindern. Nur Lohnsteuer, keine SV-Beiträge.
Für alle Fälle, die nicht eindeutig sind, empfiehlt die Deutsche Rentenversicherung Bund das Statusfeststellungsverfahren gemäß §7a SGB IV. Das schützt vor rückwirkenden Nachforderungen. Mehr dazu im Artikel Geschäftsführer Sozialversicherung: Wann SV-Pflicht besteht.
Hinweis: Der SV-Status muss bei jeder wesentlichen Änderung der Beteiligungsverhältnisse neu geprüft werden, z. B. wenn ein GF Anteile kauft oder abgibt.
Die monatliche Abrechnung, was konkret anders ist
Fremdgeschäftsführer (SV-pflichtig)
Die Abrechnung läuft weitgehend wie bei einem normalen Arbeitnehmer, aber mit einigen Besonderheiten, die in der Praxis häufig übersehen werden:
- Steuerklasse: Hat der Fremd-GF noch weitere Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit oder einem zweiten Arbeitsverhältnis, greift Steuerklasse VI für das zweite Arbeitsverhältnis, steuerlich deutlich ungünstiger.
- Kein Kurzarbeitergeld: Geschäftsführer gelten als Organ der Gesellschaft und können keine Kurzarbeit für sich selbst beantragen. Das Kurzarbeitergeld der Arbeitsagentur ist für sie nicht zugänglich.
- Krankengeld: SV-pflichtige Fremd-GF haben Anspruch auf GKV-Krankengeld ab der 7. Krankheitswoche, sofern sie gesetzlich krankenversichert sind und nicht privat. Die EFZG-Entgeltfortzahlung für 6 Wochen gilt jedoch auch hier.
Gesellschafter-GF (SV-frei)
Hier wird es für die Lohnbuchhaltung deutlich anspruchsvoller:
- Nur Lohnsteuer: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, weder AG- noch AN-Anteil. Trotzdem ist eine korrekte monatliche Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt erforderlich.
- DATEV: Der Beschäftigungsschlüssel lautet "90" (Selbstständige, die nicht der SV unterliegen) statt der regulären SV-Schlüssel. Ein falscher Schlüssel führt zu fehlerhaften Meldungen und kann bei der Betriebsprüfung Probleme verursachen.
- Kein U1/U2: Der AAG-Erstattungsanspruch (Ausgleichsverfahren der Arbeitgeber) steht nur für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer zur Verfügung. Für den SV-freien GF gibt es keine Erstattung im Krankheitsfall.
- AG-Zuschuss zur privaten KV: Das ist der Punkt, der am häufigsten vergessen wird, und bei einer Betriebsprüfung dann teuer wird. Dazu gleich mehr.
Häufigster Fehler: Der SV-freie Gesellschafter-GF wird in DATEV mit regulären SV-Schlüsseln angelegt. Die Software berechnet dann SV-Beiträge, die gar nicht anfallen. Oder, noch schlimmer, es werden keine Beiträge berechnet, aber auch keine Prüfung ausgelöst.
Der AG-Zuschuss zur privaten Krankenversicherung, Pflicht, nicht Kür
Was in erstaunlich vielen GmbHs nicht bekannt ist: Ist ein Gesellschafter-GF privat krankenversichert und SV-frei, hat er gemäß §257 SGB V Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss zur privaten Krankenversicherung. Die GmbH muss zahlen, kein Ermessen, keine Vereinbarungssache.
Der Zuschuss beträgt die Hälfte des tatsächlich gezahlten Beitrags, ist aber gedeckelt auf die Hälfte des durchschnittlichen Höchstbeitrags der gesetzlichen Krankenversicherung. Für 2026 liegt dieser Deckel bei ca. 421 Euro pro Monat (inkl. Pflegeversicherung-Zuschuss nach §61 SGB XI).
Der Zuschuss ist steuer- und abgabenfrei für den GF (§3 Nr. 62 EStG), solange er die Hälfte des Beitrags nicht übersteigt. Zahlt die GmbH ihn nicht, drohen bei der nächsten Betriebsprüfung Nachzahlungen für bis zu vier Jahre rückwirkend.
Tantieme: Das unterschätzte Sonderproblem
Eine Tantieme ist eine erfolgsabhängige Vergütung für den GF, und ein Klassiker für steuerliche Fehler.
Die wichtigste Regel: Der Gesellschafterbeschluss über die Tantieme muss vor dem Geschäftsjahr gefasst worden sein, für das sie gewährt wird. Entscheidet die Gesellschafterversammlung im Dezember, dem GF rückwirkend für das laufende Jahr eine Tantieme zu zahlen, ist das eine verdeckte Gewinnausschüttung, egal wie fair das wirtschaftlich erscheinen mag.
Weitere Punkte in der Abrechnung:
- Zuflussprinzip: Die Tantieme wird im Jahr der tatsächlichen Auszahlung versteuert, nicht im Jahr, für das sie gewährt wird.
- Fünftelregelung: Bei Einmalzahlungen über 10.000 Euro lohnt es sich, beim Finanzamt die Fünftelregelung (§34 EStG) zu beantragen. Die Steuerlast kann so spürbar sinken, weil die Progressionswirkung gemildert wird.
- Bilanzielle Rückstellung: Die GmbH muss die Tantieme in der Bilanz des Entstehungsjahres rückstellen. Die Lohnbuchhaltung muss wissen, wann genau ausgezahlt wird, um den Lohnsteuerabzug korrekt durchzuführen.
Praxistipp: Die Tantieme-Regelung sollte so konkret formuliert sein, dass der Betrag ohne Ermessensspielraum berechenbar ist, z. B. "10 % des Jahresüberschusses vor Steuern, maximal 30.000 Euro". Vage Formulierungen wie "angemessene Erfolgsbeteiligung" sind angreifbar.
Die Tantieme ist der Punkt, an dem es in der Praxis am häufigsten klemmt: falscher Zuflussmonat, falscher Schlüssel, und die Korrektur zieht sich über mehrere Abrechnungen. Wir führen die Geschäftsführer-Abrechnung laufend mit, inklusive Beschlusslage, Sonderzahlungen und Jahreswechsel.
Dienstwagen und Sachbezüge beim GF
Die 1-Prozent-Regelung gilt für den GmbH-Geschäftsführer genauso wie für jeden anderen Arbeitnehmer, mit einer wichtigen Besonderheit beim SV-freien GGF: Der geldwerte Vorteil aus der Pkw-Nutzung ist lohnsteuerpflichtig, aber nicht SV-pflichtig.
Der monatliche geldwerte Vorteil berechnet sich so:
- Privatnutzung: Listenpreis (Bruttolistenpreis inkl. MwSt. bei Erstzulassung) × 1 %
- Fahrten zur Arbeit: Listenpreis × 0,03 % × einfache Entfernung in km × Anzahl der Arbeitstage (pauschal 15 Tage/Monat bei 0,03%-Methode)
Alternativ zum Pauschalansatz ist das Fahrtenbuch möglich, aufwendiger, aber bei überwiegend dienstlicher Nutzung oft günstiger. Mehr dazu im Artikel Dienstwagen 1%-Regelung 2026: Berechnung und Alternativen.
Wichtig: Die schriftliche Überlassungsvereinbarung zum Dienstwagen muss ebenfalls Bestandteil des Anstellungsvertrags oder des Gesellschafterbeschlusses sein. Ein mündlich gewährter Dienstwagen ohne Dokumentation ist ein vGA-Risiko.
Beispielrechnung: Gesellschafter-GF mit Pkw
Ein konkretes Beispiel für einen Gesellschafter-GF (SV-frei, Steuerklasse I, privat versichert):
| Position | Betrag / Monat | Anmerkung |
|---|---|---|
| Grundgehalt brutto | 8.500,00 € | per Gesellschafterbeschluss |
| GWV Pkw, Privatnutzung | 450,00 € | 45.000 € × 1 % |
| GWV Pkw, Fahrten zur Arbeit | 270,00 € | 45.000 € × 0,03 % × 20 km |
| Gesamtvergütung (steuerpflichtig) | 9.220,00 € | Bemessungsgrundlage Lohnsteuer |
| SV-Beiträge AN | 0,00 € | SV-freier GGF |
| SV-Beiträge AG | 0,00 € | SV-freier GGF |
| AG-Zuschuss private KV | 421,00 € | Pflicht nach §257 SGB V, steuerfrei |
| Ersparnis GmbH vs. AN-Abrechnung | ca. 2.000 € | keine AG-SV-Beiträge (~20 % des Brutto) |
Im Vergleich zu einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer mit gleichem Bruttogehalt spart die GmbH durch den SV-freien Status des Gesellschafter-GF rund 2.000 Euro pro Monat an Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung. Diese Ersparnis ist real, aber nur, wenn der SV-Status korrekt dokumentiert und der AG-KV-Zuschuss ordnungsgemäß ausgezahlt wird.
GmbH-Geschäftsführer-Abrechnung ohne Fallstricke
Statusfeststellung, Tantieme-Timing, korrekte Schlüssel in DATEV, das nehmen Mandanten regelmäßig an uns aus. Wir übernehmen die laufende GF-Abrechnung und klären vorab, was dokumentiert werden muss.
30-min-Gespräch vereinbarenHäufige Fehler in DATEV
Wer Geschäftsführer schon einmal falsch angelegt hat, kennt den Aufwand bei der Korrektur. Die drei häufigsten Fehler, und warum viele GmbHs ihre GF-Abrechnung outsourcen:
1. Falsche SV-Schlüssel
Der Gesellschafter-GF wird wie ein normaler Arbeitnehmer mit regulären SV-Schlüsseln angelegt. DATEV berechnet dann entweder SV-Beiträge, die gar nicht anfallen, oder der Fehler fällt erst bei der Betriebsprüfung auf, weil die Meldungen an die Einzugsstelle falsch sind. Korrekt ist der Schlüssel 90 für Personen, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen.
2. AG-Zuschuss KV wird nicht ausgezahlt
Viele GmbHs zahlen den Zuschuss zur privaten Krankenversicherung schlicht nicht, weil niemand weiß, dass er Pflicht ist. Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung wird das rückwirkend für bis zu vier Jahre nachgefordert, inklusive Zinsen.
3. Tantieme ohne vorherigen Beschluss
Die Gesellschafterversammlung entscheidet im Dezember spontan, dem GF "dieses Jahr noch etwas Gutes zu tun". Ohne vorherigen Beschluss vor dem Wirtschaftsjahr ist das steuerrechtlich eine verdeckte Gewinnausschüttung. Der Schaden: Körperschaftsteuer + Solidaritätszuschlag auf GmbH-Ebene und Kapitalertragsteuer auf GF-Ebene statt Lohnsteuer.
Häufige Fragen
Ja. Ohne wirksamen Gesellschafterbeschluss vor der ersten Auszahlung liegt steuerrechtlich eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vor. Das Gehalt wird dann der GmbH als Betriebsausgabe gestrichen und beim Gesellschafter-GF als Kapitalertrag besteuert, mit 25 % Abgeltungsteuer statt der regulären Lohnsteuer. Eine nachträgliche Genehmigung heilt den Fehler nicht.
Ein Fremdgeschäftsführer ohne GmbH-Anteil ist sozialversicherungspflichtig wie ein normaler Arbeitnehmer, volle SV-Beiträge für AG und AN. Ein Gesellschafter-GF mit mehr als 25 % Anteil (Sperrminorität) gilt in der Regel als selbstständig und ist SV-frei. In DATEV werden unterschiedliche Beschäftigungsschlüssel verwendet. Beim SV-freien GGF gibt es weder U1/U2-Erstattung noch Kurzarbeitergeld.
Die Tantieme unterliegt der Lohnsteuer im Jahr des Zuflusses (Zuflussprinzip). Voraussetzung ist ein konkreter Gesellschafterbeschluss vor dem Geschäftsjahr, für das die Tantieme gewährt wird. Nachträgliche Tantiemen ohne vorherigen Beschluss gelten als verdeckte Gewinnausschüttung. Bei Einmalzahlungen über 10.000 Euro kann die Fünftelregelung nach §34 EStG beantragt werden, um die Steuerlast durch Progressionsmilderung zu senken.
Nein. SV-freie Gesellschafter-GF sind nicht gesetzlich krankenversichert und haben daher keinen Anspruch auf GKV-Krankengeld. Sie sind typischerweise privat krankenversichert. Die GmbH ist jedoch gesetzlich verpflichtet, einen AG-Zuschuss zur privaten Krankenversicherung gemäß §257 SGB V zu zahlen, maximal die Hälfte des tatsächlichen Beitrags, gedeckelt auf ca. 421 Euro pro Monat im Jahr 2026.
Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) liegt vor, wenn die GmbH einem Gesellschafter-GF Leistungen gewährt, die einem fremden Dritten nicht gewährt worden wären, etwa ein überhöhtes Gehalt ohne vorherigen Beschluss, eine nachträgliche Tantieme oder Pkw-Nutzung ohne schriftliche Vereinbarung. Das Finanzamt streicht die Betriebsausgabe bei der GmbH und besteuert den Vorteil beim Gesellschafter als Kapitalertrag (Abgeltungsteuer 25 %). Rechtsgrundlage ist die ständige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs.
