Bescheinigungspflichten des Arbeitgebers 2026: Welche Nachweise müssen ausgestellt werden?

Ein Mitarbeiter kündigt. Schon am letzten Arbeitstag fragt er, wann seine Bescheinigung bei der Agentur für Arbeit ankommt. Eine Kollegin will eine Verdienstbescheinigung fürs Elterngeld, und die Krankenkasse meldet sich wegen einer fehlenden Entgeltbescheinigung. Drei Anfragen, drei verschiedene Pflichten, drei verschiedene Fristen. Bescheinigungen gehören zu den am meisten unterschätzten Aufgaben in der Personalarbeit, weil sie selten in den Kalender passen, sondern dann auftauchen, wenn ein Mitarbeiter sie braucht.

Die Lohnsteuerbescheinigung läuft meist automatisch über das Lohnprogramm. Aber die Arbeitsbescheinigung, die Entgeltbescheinigung nach der EBV oder eine Verdienstbescheinigung für das Mutterschaftsgeld kommen oft überraschend, und einige davon sind fristgebunden. Dieser Artikel zeigt dir als Arbeitgeber, welche Bescheinigungen du 2026 ausstellen musst, an wen sie gehen, bis wann sie fällig sind und was passiert, wenn du eine vergisst.

Welche Bescheinigungen gibt es?

Grob lassen sich die Bescheinigungspflichten in drei Gruppen einteilen. Diese Einteilung hilft dir, schneller einzuordnen, ob du gerade reagieren musst oder ob die Pflicht ohnehin im Jahreslauf abgearbeitet wird:

• Jährliche und laufende Pflichten: Lohnsteuerbescheinigung, DEÜV-Jahresmeldung, monatliche Entgeltbescheinigung mit jeder Abrechnung. Diese erledigt dein Lohnprogramm im Hintergrund, solange die Stammdaten stimmen.
• Ereignisabhängige Pflichten: An- und Abmeldung zur Sozialversicherung, Arbeitsbescheinigung bei Austritt, Urlaubsbescheinigung bei Austritt, GKV-Monatsmeldung bei Mehrfachbeschäftigung. Diese werden durch ein Ereignis ausgelöst (Eintritt, Austritt, Überschreiten einer Grenze).
• Auf Verlangen: Entgeltbescheinigung für BAföG oder Wohngeld, Verdienstbescheinigung für Eltern- oder Krankengeld, EU-Bescheinigung für Beschäftigungszeiten im Ausland. Diese musst du erst ausstellen, wenn jemand sie anfordert.

Der häufigste Fehler in kleinen Personalabteilungen: Eine Bescheinigung auf Verlangen wird abgelehnt oder verschleppt, weil niemand weiß, dass überhaupt eine Pflicht besteht. Der zweite Klassiker: Die Bescheinigung wird ausgestellt, aber die Kopie für die Personalakte wird vergessen, was später bei einer Prüfung zum Problem wird.

Lohnsteuerbescheinigung (§41b EStG)

Nach §41b EStG musst du die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis zum 28. Februar des Folgejahres an das Finanzamt übermitteln. Das klingt nach einer rein technischen Pflicht, aber dahinter steckt mehr: Die Bescheinigung bildet die Grundlage für die Einkommensteuererklärung deines Mitarbeiters. Eine Papierausfertigung gibt es seit Jahren nicht mehr, der Mitarbeiter erhält nur noch einen Ausdruck als Nachweis, während die Daten elektronisch ans Finanzamt gehen.

Fehler in der Lohnsteuerbescheinigung sind besonders ärgerlich, weil sie erst beim Mitarbeiter auffallen und dann zurück zu dir kommen. Typische Fehlerquellen sind ein falsch zugeordnetes Steuerjahr, vergessene Sachbezüge oder geldwerte Vorteile sowie fehlerhaft ausgewiesene Krankenversicherungsbeiträge. Wenn der Mitarbeiter dadurch zu viel oder zu wenig Steuern zahlt, kann das im Ergebnis auf dich als Arbeitgeber zurückfallen.

Was in der Lohnsteuerbescheinigung steht

• Bruttoarbeitslohn im Kalenderjahr
• Einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
• Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile, etwa aus einem Dienstwagen
• Steuerfreie Arbeitgeberleistungen wie Jobticket, Zuschüsse oder steuerfreie Reisekosten

DEÜV-Meldungen: An-, Ab-, Jahres- und Monatsmeldung

Die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) regelt, wann und wie du sozialversicherungspflichtige Beschäftigte an die Sozialversicherung meldest. Das ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein laufendes Meldeverfahren, das jeden Mitarbeiter von der Einstellung bis zum Austritt begleitet. Alle Meldungen laufen elektronisch über das Lohnprogramm an die zuständige Krankenkasse, die sie an Rentenversicherung und Arbeitsagentur weiterleitet.

Anmeldung und Abmeldung

Stellst du jemanden ein, ist die Anmeldung spätestens mit der ersten folgenden Lohnabrechnung fällig, in jedem Fall aber innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Beim Austritt gilt die gleiche Frist: Die Abmeldung muss innerhalb von sechs Wochen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses bei der Krankenkasse sein. Die Abmeldung enthält das beitragspflichtige Entgelt des letzten Abrechnungszeitraums und ist Grundlage für das Rentenkonto deines ehemaligen Mitarbeiters.

Jahresmeldung

Für jeden Mitarbeiter, der am 31. Dezember noch beschäftigt ist, übermittelst du eine Jahresmeldung mit dem beitragspflichtigen Entgelt des abgelaufenen Jahres. Die Frist dafür ist der 15. Februar des Folgejahres, geregelt in §10 DEÜV. Hast du für einen Mitarbeiter bereits eine Abmeldung über den Jahreswechsel hinaus abgegeben, entfällt die separate Jahresmeldung, weil die Daten dann schon vorliegen. Informationen zu Werten und Beitragssätzen, die in diese Meldungen einfließen, veröffentlicht die Deutsche Rentenversicherung.

GKV-Monatsmeldung

Eine GKV-Monatsmeldung wird fällig, wenn ein Mitarbeiter mehrere Beschäftigungen hat und das Gesamtentgelt die Beitragsbemessungsgrenze überschreitet, oder wenn die Einzugsstelle sie anfordert. Sie sorgt dafür, dass die Beiträge bei Mehrfachbeschäftigung korrekt aufgeteilt werden. Forderst eine Krankenkasse sie an, hast du dafür in der Regel mit der nächsten Abrechnung Zeit, spätestens innerhalb von sechs Wochen.

Arbeitsbescheinigung (§312 SGB III) und EU-Bescheinigung

Die Arbeitsbescheinigung ist keine optionale Geste auf Wunsch des Mitarbeiters. Nach §312 SGB III bist du verpflichtet, sie bei jeder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses unverzüglich auszustellen, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter sie ausdrücklich verlangt. Sie ist die Grundlage dafür, dass die Bundesagentur für Arbeit Arbeitslosengeld berechnen kann.

Seit 2023: nur noch elektronisch über BEA

Hier hat sich die Praxis grundlegend verändert. Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung über das BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) für alle Arbeitgeber verpflichtend, ohne Ausnahme nach Größe oder Branche. Die frühere Papier-Vorlage darf nicht mehr an die Agentur geschickt werden, sie dient nur noch als Ausfüllhilfe zur Vorbereitung. Wichtig für dich: Der ausgeschiedene Mitarbeiter bekommt seine Kopie nicht mehr von dir, sondern automatisch von der Bundesagentur für Arbeit. Details zum Verfahren beschreibt die Bundesagentur für Arbeit. In DATEV LODAS, Sage, Agenda und anderen gängigen Programmen ist die BEA-Übermittlung als Standardfunktion integriert.

Was die Arbeitsbescheinigung enthält

• Beschäftigungsdauer (Beginn und Ende)
• Art der ausgeübten Tätigkeit
• Grund der Beendigung (Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsende)
• Zuletzt gezahltes Arbeitsentgelt und Abrechnungszeiträume
• Angaben zu Urlaub, Abfindung und etwaigen Sperrzeit-relevanten Umständen

EU-Bescheinigung (PD U1)

Hat ein Mitarbeiter aus einem anderen EU- oder EFTA-Staat bei dir gearbeitet und will später in seinem Heimatland Arbeitslosengeld beantragen, braucht er den Nachweis über seine Beschäftigungs- und Versicherungszeiten in Deutschland. Das dafür vorgesehene Dokument ist das Portable Dokument U1 (PD U1, früher Formular E 301). Du als Arbeitgeber stellst die Beschäftigungsdaten bereit, das PD U1 selbst wird vom zuständigen Träger der Arbeitslosenversicherung ausgestellt. Für jeden Arbeitgeber, bei dem die Person beschäftigt war, wird eine eigene Arbeitgeberbescheinigung benötigt. In der Praxis läuft das über dieselbe BEA-Datenbasis wie die normale Arbeitsbescheinigung.

Entgeltbescheinigung nach EBV und §108 GewO

Viele verwechseln die Entgeltbescheinigung mit einem Dokument, das man nur auf Anfrage erstellt. Das stimmt so nicht. Nach §108 GewO bist du verpflichtet, deinem Mitarbeiter bei jeder Lohnzahlung eine Entgeltbescheinigung in Textform zu geben, also die monatliche Gehaltsabrechnung selbst. Den verbindlichen Mindestinhalt regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).

Die EBV legt fest, welche Angaben eine Entgeltbescheinigung mindestens enthalten muss, damit Sozialleistungsträger sie bundesweit einheitlich lesen können:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Versicherungsnummer
• Abrechnungszeitraum und Anzahl der Steuertage
• Alle Bezüge und Abzüge einzeln nach Art benannt
• Brutto- und Nettoentgelt
• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Steuerklasse
• Sozialversicherungsbeiträge und Beitragsgruppenschlüssel

Wenn ein Mitarbeiter zusätzlich eine gesonderte Entgeltbescheinigung für einen bestimmten Zeitraum braucht, etwa für einen BAföG-Antrag der Kinder, für Wohngeld, eine Unterhaltsfestsetzung oder einen Kreditantrag, kannst du diese aus dem Lohnprogramm erzeugen. Inhaltlich entspricht sie der monatlichen Abrechnung nach EBV, wird aber oft für mehrere Monate zusammengefasst.

Urlaubsbescheinigung (§6 BUrlG)

Die Urlaubsbescheinigung wird oft übersehen, ist aber gesetzlich vorgeschrieben. Nach §6 BUrlG musst du dem Mitarbeiter beim Ausscheiden eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub ausstellen. Der Sinn dahinter: Der neue Arbeitgeber muss wissen, wie viel Urlaub im selben Jahr schon genommen wurde, damit der Mitarbeiter denselben Jahresurlaub nicht zweimal beantragen kann.

Praktisch gehört die Urlaubsbescheinigung damit zum Austrittspaket dazu, zusammen mit der Abmeldung, der Arbeitsbescheinigung und dem Arbeitszeugnis. Viele Lohnprogramme erzeugen sie automatisch bei der Austrittsabrechnung. Fehlt sie, kann der neue Arbeitgeber dem Mitarbeiter den Resturlaub verweigern, was schnell zu Ärger zwischen allen Beteiligten führt.

Verdienstbescheinigungen: Eltern-, Kranken- und Mutterschaftsgeld

Sobald ein Mitarbeiter eine Sozialleistung beantragt, deren Höhe sich nach seinem früheren Verdienst richtet, kommt die zuständige Stelle auf dich zu. Diese Verdienstbescheinigungen sind in der Regel keine freie Formulierung, sondern strukturierte Datensätze, die direkt aus dem Lohnprogramm an die jeweilige Stelle gehen.

Elterngeld

Für das Elterngeld benötigt die Elterngeldstelle eine Verdienstbescheinigung über das Einkommen in den zwölf Monaten vor der Geburt (bei Selbständigen abweichend). Du bestätigst darin das Bruttoeinkommen, Steuerabzüge und Sozialabgaben des Bemessungszeitraums. Die Bescheinigung wird auf Anforderung des Mitarbeiters oder der Behörde ausgestellt.

Krankengeld

Wird ein Mitarbeiter länger als sechs Wochen krank, endet deine Entgeltfortzahlung und die Krankenkasse zahlt Krankengeld. Dafür brauchst die Krankenkasse eine Entgeltbescheinigung über das Arbeitsentgelt vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Diese läuft über das elektronische EEL-Verfahren (Entgeltersatzleistungen) direkt aus dem Lohnprogramm. Eine separate Papierbescheinigung ist dafür nicht mehr vorgesehen.

Mutterschaftsgeld und Mutterschutz

Während der Schutzfristen (sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung) erhält die Mitarbeiterin Mutterschaftsgeld der Krankenkasse plus einen Arbeitgeberzuschuss. Auch hier benötigt die Krankenkasse eine Entgeltbescheinigung zur Berechnung. Den Arbeitgeberzuschuss bekommst du über das U2-Umlageverfahren erstattet. Die frühere Mutterschutz-Bescheinigung nach dem Mutterschutzgesetz, mit der das Beschäftigungsverbot dokumentiert wurde, ist in diesem Zusammenhang separat zu betrachten, sie betrifft den arbeitsschutzrechtlichen Teil und nicht die Entgeltberechnung.

Alle Bescheinigungen im Überblick

Folgen bei versäumten Pflichten

Die einzelnen Risiken klingen für sich genommen klein, aber sie summieren sich, und einige haben sehr direkte finanzielle Folgen:

• Lohnsteuerbescheinigung zu spät: kann ein Bußgeld nach sich ziehen (Ordnungswidrigkeit, vgl. §379 AO), dazu unzufriedene Mitarbeiter, die ihre Steuererklärung nicht abgeben können.
• Arbeitsbescheinigung zu spät: Der Mitarbeiter kann sein Arbeitslosengeld nicht oder verspätet beantragen. Entsteht ihm dadurch ein Schaden und hast du die Verzögerung zu vertreten, kann er Schadensersatz verlangen.
• DEÜV-Meldungen fehlerhaft oder verspätet: Beitragsnachforderungen und Säumniszuschläge bei der Betriebsprüfung, im Extremfall Vorwürfe nach §266a StGB, wenn Beiträge bewusst nicht abgeführt wurden.
• Entgeltbescheinigung unvollständig: Verstoß gegen §108 GewO, der als Ordnungswidrigkeit geahndet werden kann. Praktisch häufiger ist das Problem, dass Sozialleistungen verzögert bewilligt werden.

Besonders unangenehm wird es bei einer Restrukturierung oder größeren Austrittswelle, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig dieselben Bescheinigungen anfordern. Dann fallen kleine organisatorische Schwächen sofort auf. Wer diese Pflichten an einen Dienstleister abgibt, findet die laufende Abwicklung auf unserer Seite zur Lohnabrechnung auslagern.

Praxis: Wie du den Überblick behältst

Die gute Nachricht: Der Großteil der Bescheinigungen ist kein manueller Aufwand, sondern ein Knopfdruck im Lohnprogramm, vorausgesetzt, die Stammdaten stimmen. Drei Dinge helfen in der Praxis am meisten.

Austrittspaket standardisieren. Lege einen festen Ablauf für jeden Austritt fest: Abmeldung zur SV, Arbeitsbescheinigung per BEA, Urlaubsbescheinigung, letzte Entgeltabrechnung und Arbeitszeugnis. Wenn dieser Block immer gleich abläuft, vergisst niemand mehr eine Bescheinigung in der Hektik des letzten Arbeitstags.

Kopien in die Personalakte. Jede ausgestellte Bescheinigung gehört als Kopie in die Personalakte. Das ist nicht nur Ordnung, sondern dein Nachweis, dass du fristgerecht geliefert hast. Lohnkonten und Lohnunterlagen sind nach §41 EStG sechs Jahre aufzubewahren. Achte dabei auf die Vorgaben aus dem Datenschutz in der HR, denn Bescheinigungen enthalten sensible Personaldaten.

Stammdaten pflegen. Die meisten Bescheinigungsfehler kommen nicht aus dem Erstellen, sondern aus falschen Stammdaten: veraltete Steuerklasse, fehlende Kinderzahl für die Pflegeversicherung, nicht erfasste Sachbezüge. Wenn die laufende Abrechnung sauber läuft, sind auch die Bescheinigungen korrekt.

Häufige Fragen (FAQ)

Melanie Schulze HR Managerin bei Lohnklar

Melanie Schulze begleitet KMU und Startups bei Lohnabrechnung und HR-Prozessen. Sie arbeitet in DATEV LODAS, Sage, Agenda und Personio und kennt das Meldewesen aus der täglichen Praxis.