Lohnsteuerbescheinigung, SV-Nachweis, AU-Bescheinigung, Arbeitsbescheinigung: Welche Bescheinigungen Arbeitgeber 2026 ausstellen müssen.
Ein Mitarbeiter kündigt. Schon am letzten Arbeitstag fragt er nach seiner Arbeitsbescheinigung. Darf er das? Ja – und du bist gesetzlich verpflichtet, sie auszustellen. Wer die Frist versäumt, riskiert nicht nur Ärger mit dem Mitarbeiter, sondern auch Bußgelder und Schadensersatzansprüche.
Bescheinigungen gehören zu den unterschätztesten Pflichten in der Personalarbeit. Die Lohnsteuerbescheinigung läuft meist automatisch über das Lohnprogramm. Aber P-Konto-Bescheinigungen, Arbeitsbescheinigungen nach §312 SGB III oder Entgeltbescheinigungen nach dem EntgBeschG – die kommen häufig überraschend.
Überblick: Welche Bescheinigungen gibt es?
Grob lassen sich die Bescheinigungspflichten in drei Gruppen einteilen:
- Jährliche Pflichten: Lohnsteuerbescheinigung, Sozialversicherungsnachweis
- Situationsabhängige Pflichten: Arbeitsbescheinigung (bei Kündigung), ELStAM-Abmeldung, SV-Abmeldung, Urlaubsbescheinigung
- Auf Anfrage: P-Konto-Bescheinigung, Entgeltbescheinigung, Mutterschutzzeugnis
Der Fehler, den viele Personalabteilungen machen: Sie stellen auf Anfrage keine Bescheinigung aus, weil sie nicht wissen, dass eine Pflicht besteht. Oder sie stellen aus, aber vergessen die Kopie für die Personalakte.
Lohnsteuerbescheinigung: Pflicht bis 28. Februar
Nach §41b EStG müssen Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung bis zum 28. Februar des Folgejahres elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Das klingt nach einer rein technischen Pflicht – aber hinter ihr steckt mehr.
Die Bescheinigung bildet die Grundlage für die Einkommensteuererklärung des Mitarbeiters. Fehler in der Lohnsteuerbescheinigung (falsches Steuerjahr, fehlerhafte KV-Beiträge, vergessene Sachbezüge) führen zu Problemen beim Finanzamt des Arbeitnehmers – und können zur Haftung des Arbeitgebers führen.
Frist: 28. Februar des Folgejahres. Versäumt der Arbeitgeber die Frist, kann das Finanzamt gemäß §41b Abs. 2 EStG ein Bußgeld festsetzen.
Was in der Lohnsteuerbescheinigung steht
- Bruttolohn im Kalenderjahr
- Einbehaltene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer
- Sozialversicherungsbeiträge (AN-Anteil)
- Sachbezüge, geldwerte Vorteile
- Steuerfreie Arbeitgeberleistungen (z.B. Jobticket, VMA)
Arbeitsbescheinigung nach §312 SGB III
Das wird regelmäßig vergessen: Die Arbeitsbescheinigung ist keine optionale Geste – der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, sie bei jeder Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich auszustellen. Nicht auf Anfrage. Immer. Rechtsgrundlage ist §312 SGB III.
Ohne sie kann der Arbeitnehmer keinen Antrag auf Arbeitslosengeld I bei der Bundesagentur für Arbeit stellen. Das ist kein kleines Versäumnis – wer die Arbeitsbescheinigung nicht rechtzeitig ausstellt, blockiert den Sozialleistungsanspruch seines ehemaligen Mitarbeiters und riskiert Schadensersatz.
Was die Arbeitsbescheinigung enthält
- Beschäftigungsdauer (von bis)
- Art der ausgeübten Tätigkeit
- Grund der Beendigung (Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsende)
- Zuletzt gezahltes Arbeitsentgelt
- Urlaubszeiten und gewährter Urlaub
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Sozialversicherungsnachweis: Die DEÜV-Jahresmeldung
Für jeden sozialversicherungspflichtig Beschäftigten muss der Arbeitgeber einmal jährlich eine sogenannte Jahresmeldung nach DEÜV übermitteln. Diese wird bis zum 15. April des Folgejahres elektronisch an die zuständige Krankenkasse gesandt und dient der Rentenversicherung als Grundlage für die Beitragskontoverwaltung des Arbeitnehmers.
Fehler bei der DEÜV-Meldung häufen sich besonders dann, wenn Mitarbeiter zwischen Krankenkassen gewechselt haben oder Meldelücken bestehen. Wer später feststellt, dass Rentenbeiträge im DRV-Konto fehlen, kann seinen Arbeitgeber in Haftung nehmen.
P-Konto-Bescheinigung nach §850k ZPO
Wenn ein Mitarbeiter einen Pändungsschutzkonto-Beschluss hat, braucht seine Bank eine Einkommensauskunft vom Arbeitgeber. Diese P-Konto-Bescheinigung muss der Arbeitgeber auf Verlangen innerhalb von fünf Werktagen ausstellen. Wer das ignoriert, stellt den Mitarbeiter schlechter – was bei nachgewiesenem Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit zu Schadensersatz führen kann.
Praxistipp: Halten Sie eine Vorlage für die P-Konto-Bescheinigung bereit. Das Formular Münster findet sich auf der Website der Bundesjustiz. Die Bearbeitung dauert dann nur wenige Minuten.
Entgeltbescheinigung nach dem EntgBeschG
Das Entgeltbescheinigungsgesetz verpflichtet Arbeitgeber, auf Verlangen des Arbeitnehmers eine strukturierte Entgeltbescheinigung auszustellen. Sie wird unter anderem benötigt für:
- BaföG-Anträge (Einkommensnachweis der Eltern)
- Wohngeld
- Unterhaltsfestsetzung durch Gerichte
- Kreditanträge bei Banken
Die Bescheinigung muss Brutto- und Nettoentgelt, Sozialversicherungsbeiträge sowie Steuerabzüge ausweisen. Viele Lohnprogramme bieten ein Standardformular an.
Alle Bescheinigungen im Überblick
| Bescheinigung | Frist / Auslöser | Empfänger | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Lohnsteuerbescheinigung | 28.02. des Folgejahres | Finanzamt (elektronisch) | §41b EStG |
| DEÜV-Jahresmeldung | 15.04. des Folgejahres | Krankenkasse | §10 DEÜV |
| Arbeitsbescheinigung | Unverzüglich bei Austritt | Arbeitnehmer / BA | §312 SGB III |
| ELStAM-Abmeldung | Monatsende Austrittsmonat | Finanzamt (elektronisch) | §39e EStG |
| SV-Abmeldung (DEÜV) | Binnen 6 Wochen nach Austritt | Krankenkasse | §6 DEÜV |
| P-Konto-Bescheinigung | Auf Verlangen, 5 Werktage | Arbeitnehmer / Bank | §850k ZPO |
| Entgeltbescheinigung | Auf Verlangen | Arbeitnehmer | EntgBeschG |
| Mutterschutzzeugnis | Auf Verlangen | Arbeitnehmerin | §20 MuSchG |
| Urlaubsbescheinigung | Bei Austritt | Arbeitnehmer | §6 BUrlG |
Sanktionen bei Pflichtverletzungen
Wer die Lohnsteuerbescheinigung nicht rechtzeitig übermittelt, riskiert ein Bußgeld nach §41b Abs. 2 EStG. Wer die Arbeitsbescheinigung nicht ausstellt, kann auf Schadensersatz in Höhe des entgangenen Arbeitslosengeldes verklagt werden. Auch bei der P-Konto-Bescheinigung sind Schadensersatzanspüche möglich.
Klingt nach kleinen Risiken? Werden sie addiert, summieren sich die möglichen Konsequenzen schnell – besonders wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig die gleichen Bescheinigungen anfordern, etwa nach einer Restrukturierung. Wer diese Pflichten an einen externen Dienstleister abgibt, findet Details auf unserer Seite zur Lohnabrechnung auslagern.
Häufige Fragen (FAQ)
Die Lohnsteuerbescheinigung muss gemäß §41b EStG bis zum 28. Februar des Folgejahres elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Arbeitgeber, die DATEV oder ein anderes Lohnabrechnungsprogramm nutzen, können diese Pflicht direkt aus dem Programm erfüllen.
Die Arbeitsbescheinigung ist ein Pflichtdokument, das Arbeitgeber bei jeder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses unverzüglich ausstellen müssen. Sie enthält Angaben zu Beschäftigungsdauer, Art der Tätigkeit, Entlassungsgrund und zuletzt erzieltem Entgelt. Ohne sie kann der Arbeitnehmer keinen Arbeitslosengeld-Antrag bei der Agentur für Arbeit stellen.
Ja. Auf Verlangen des Arbeitnehmers müssen Arbeitgeber eine P-Konto-Bescheinigung nach §850k ZPO innerhalb von fünf Werktagen ausstellen. Diese bestätigt das regelmäßige Nettoeinkommen und ist für die Berechnung des Pfändungsfreibetrags beim Pfändungsschutzkonto notwendig.
Die Entgeltbescheinigung nach dem Entgeltbescheinigungsgesetz enthält Angaben zu Brutto- und Nettoverdienst, den abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen, der Lohnsteuer und dem Arbeitgeberanteil. Sie wird unter anderem für BaföG-Anträge, Wohngeld oder Unterhaltsfestsetzungen benötigt.
Wird die Frist (28.02.) versäumt, kann das Finanzamt gemäß §41b Abs. 2 EStG ein Bußgeld verhängen. Außerdem ist der Arbeitnehmer auf die Bescheinigung angewiesen, um seine Steuererklärung einzureichen. Eine verspätete Übermittlung kann daher auch zu Beschwerden durch Mitarbeiter führen.
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