Benefitsystem einführen: 50 € mehr Netto pro Mitarbeiter, ohne Gehaltserhöhung

Nettolohnoptimierung ist der Oberbegriff. Gemeint ist, Teile der Vergütung so umzubauen, dass weniger Steuer und Sozialversicherung anfallen, für Arbeitgeber und Beschäftigte.

Das Benefitsystem legt fest, welche steuerfreien oder pauschal versteuerten Sachleistungen dein Unternehmen allen Mitarbeitenden anbietet. Zur Nettolohnoptimierung gehören zusätzlich Regelungen für einzelne Personen, etwa zum Dienstwagen oder zu einer Direktversicherung.

Wir raten, beides zu kombinieren: Das Benefitsystem gibt allen dieselbe Grundlage, die Einzelregelungen kommen für bestimmte Personen dazu. Die Lohnarten für beides legen wir in DATEV an.

Bei weniger als 20 Mitarbeitenden lohnen sich Benefits, die wenig Verwaltung machen und die deine Leute im Alltag merken. Zuerst die Sachbezugskarte: 50 Euro pro Monat steuerfrei, nach der Einrichtung kaum Aufwand, und die Mitarbeitenden setzen die Karte frei ein.

Danach empfehlen wir das Deutschlandticket als Jobticket. Es ist steuerfrei und lohnt sich vor allem für alle, die in der Stadt pendeln. Fahren viele in deinem Team gern Rad, passt das Dienstrad: geringer Privatanteil, keine Lohnsteuer auf den geldwerten Vorteil bei E-Bikes und Pedelecs.

Der Essenszuschuss macht etwas mehr Verwaltung und lohnt sich, wenn du die in Kauf nimmst. Im Erstgespräch sehen wir uns dein Team an und schlagen ein Startpaket vor.

Die Sachbezugskarte läuft in der Lohnabrechnung als steuerfreier Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. In DATEV legen wir dafür eine eigene Lohnart an, die bis zu 50 Euro im Monat als steuer- und sozialversicherungsfreie Sachleistung ausweist. Die Karte darf keine Geldleistung sein: Sie muss nur für Sachbezüge verwendbar sein, Bargeld abheben oder überweisen darf damit nicht gehen.

Außerdem darf der Gesamtbetrag aller Sachbezüge im Monat die 50-Euro-Freigrenze nicht überschreiten. Wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.

Wir legen die Lohnart an, pflegen die monatlichen Buchungen und legen die Unterlagen so ab, dass sie bei einer Betriebsprüfung vollständig vorliegen. Ob die Karte deines Anbieters die Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllt, prüfen wir regelmäßig, weil die Finanzverwaltung diese Vorgaben schon geändert hat.

Beim Cafeteria-Modell wählen Mitarbeitende aus einem Benefit-Budget selbst aus. Das ist rechtlich möglich, macht aber viel Verwaltung. Steuerrechtlich setzt ein solches Modell voraus, dass die Wahl vor der Fälligkeit des Gehalts getroffen wird. Nachträgliche Wahloptionen können als Gehaltsumwandlung gewertet werden und wären dann steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Hast du kein eigenes HR-Team, empfehlen wir meist das einfachere Modell: Ein oder zwei Benefits bekommen alle (z. B. die Sachbezugskarte), und wer möchte, bucht etwa das Dienstrad dazu.

Wir betreuen beide Modelle. Im Erstgespräch klären wir, welches zu deiner Teamgröße und zu den Erwartungen deiner Leute passt.

Falsch gebuchte Benefits können bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Nachforderungen führen. Der Prüfer, ob Lohnsteueraußenprüfer oder Rentenversicherungsprüfer, hat das Recht, rückwirkend bis zu vier Jahre zu prüfen. Stellt er fest, dass eine Sachbezugskarte über die Freigrenze von 50 Euro hinaus gewährt wurde oder dass Geldleistungen fälschlicherweise als Sachbezug behandelt wurden, wird der gesamte Betrag nachversteuert und die Sozialversicherungsbeiträge werden nachgefordert.

Hinzu kommen Säumniszuschläge und in schweren Fällen auch Zinsen. Das Risiko trägt vor allem der Arbeitgeber, weil er die Lohnsteuer abführt.

Wir legen die Lohnarten in DATEV von Anfang an richtig an, legen die Rechtsgrundlage jedes Benefits ab und prüfen laufend, ob die Freigrenzen eingehalten sind. Steht bei dir eine Prüfung an, begleiten wir dich auch dabei: Betriebsprüfungs-Begleitung.

Nach der Einrichtung bleibt wenig zu tun. Bei der Sachbezugskarte muss die Lohnart jeden Monat in der Abrechnung mitlaufen, und das passiert weitgehend automatisch.

Beim Dienstrad legen wir einmal, beim Abschluss des Leasingvertrags, den Vertrag und die Lohnart an. Danach läuft der geldwerte Vorteil jeden Monat von selbst mit. Beim Deutschlandticket als Jobticket kümmert sich meist HR um die Anmeldungen, die Lohnabrechnung weist den steuerfreien Zuschuss aus.

Rechnen wir deine komplette Lohnabrechnung, hast du mit den Benefits keine Arbeit: Wir pflegen die Lohnarten, achten auf die Freigrenzen und klären Fragen mit dem Benefit-Anbieter. Von der Beauftragung bis zur ersten Abrechnung mit einem neuen Benefit vergehen meist zwei bis vier Wochen.

Ja, mit Einschränkungen, die du vorher prüfen solltest. Steuerfreie Sachbezüge sind auch bei Minijobbern möglich, sofern sie zusätzlich zum vereinbarten Minijob-Entgelt gewährt werden.

Die 603-Euro-Grenze (Stand 2026) für Minijobs das Gesamtentgelt inklusive aller geldwerten Vorteile umfassen kann, wenn es sich um Gehaltsbestandteile handelt. Die Sachbezugskarte mit echtem Sachbezugscharakter (keine Geldleistung) wird in der Regel nicht auf die Entgeltgrenze angerechnet, da sie kein Arbeitslohn im sozialversicherungsrechtlichen Sinne ist, sofern sie korrekt eingerichtet ist.

Wir prüfen für jeden Minijobber einzeln, welche Benefits möglich sind, ohne dass sich die sozialversicherungsrechtliche Einordnung ändert. Kläre das vor der Einführung, sonst fällt es erst bei der nächsten Betriebsprüfung auf.

Am stärksten binden Benefits, die deine Leute jeden Monat im Alltag merken. Zuerst die Sachbezugskarte: Sie lässt sich fast überall einsetzen, kommt jeden Monat neu und wirkt wie ein regelmäßiges Dankeschön.

Das Dienstrad bindet stark, weil die Leasingverträge meist über drei Jahre laufen. Wer ein Dienstrad least, kündigt selten vor Vertragsende. Das Deutschlandticket erinnert als Dauerzuschuss ebenfalls jeden Monat an den Arbeitgeber.

Mit einem Weiterbildungsbudget zeigst du deinen Leuten, dass du in ihre Entwicklung investierst. Die betriebliche Krankenversicherung bieten wenige Arbeitgeber an, und deine Leute merken sie bei jedem Arztbesuch.

Erzähl neuen Mitarbeitenden schon im Onboarding, welche Benefits es gibt. Sonst erfahren sie oft erst nach Monaten davon.