EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026: Frist Juni 2026, konkrete Pflichten, offene Fragen

1. Warum das Thema jetzt dringend ist, Frist: 7. Juni 2026

Die EU-Richtlinie 2023/970 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen wurde im Mai 2023 verabschiedet. Damit beginnt eine Umsetzungsfrist von drei Jahren, mit Ablauf am 7. Juni 2026. Bis dahin müssen alle EU-Mitgliedstaaten die Richtlinie in nationales Recht überführt haben.

Für Deutschland bedeutet das: Das bestehende Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) von 2017, das in der Praxis weitgehend wirkungslos geblieben ist, muss grundlegend erweitert und verschärft werden. Die neue Richtlinie bringt Pflichten, die deutlich über das bisherige Recht hinausgehen und alle Unternehmen betreffen, nicht mehr nur Großbetriebe.

2. Das EntgTranspG 2017: Warum es kaum gewirkt hat

Das deutsche Entgelttransparenzgesetz trat am 6. Juli 2017 in Kraft und verfolgte das Ziel, den Gender Pay Gap durch mehr Transparenz zu reduzieren. In der Praxis hatte es wenig Wirkung, aus mehreren Gründen:

• Auskunftsrecht nur für Betriebe ab 200 Mitarbeitern: Die große Mehrheit der deutschen Unternehmen, insbesondere KMU, fiel schlicht nicht in den Anwendungsbereich.
• Berichtspflicht nur für Unternehmen ab 500 Mitarbeitern: Auch diese Schwelle war für die meisten Betriebe irrelevant.
• Schwache Sanktionen: Das Gesetz sah keine unmittelbaren Bußgelder oder Schadensersatzansprüche vor. Verstöße blieben folgenlos.
• Komplexe Durchsetzung: Arbeitnehmer mussten Auskünfte selbst anfordern und Ungleichbehandlungen vor Gericht nachweisen, mit allen Beweisnachteilen der klagenden Partei.
• Keine Pflicht zur Gehaltsangabe bei Stellenanzeigen: Arbeitgeber konnten weiterhin mit vagen Formulierungen wie „wettbewerbsfähiges Gehalt" oder „nach Vereinbarung" werben.

Das Ergebnis: Der Gender Pay Gap in Deutschland liegt laut Statistischem Bundesamt weiterhin bei rund 18 Prozent (bereinigt: etwa 7 Prozent). Die EU-Kommission sah Handlungsbedarf und verabschiedete deshalb die deutlich schärfere Richtlinie 2023/970.

3. Was ändert sich durch die EU-Richtlinie 2023/970 ab 2026?

Die Richtlinie bringt drei Kernneuerungen, die das bisherige Recht fundamental verändern:

• Transparenz vor und bei der Einstellung: Gehaltsangaben in Stellenanzeigen werden Pflicht, Fragen nach dem bisherigen Gehalt werden verboten.
• Auskunftsrechte für alle Arbeitnehmer: Nicht mehr nur Beschäftigte in Großbetrieben können Informationen einfordern, sondern alle.
• Berichte und Beweislastumkehr: Unternehmen ab 100 Mitarbeitern müssen regelmäßig über ihren Gender Pay Gap berichten, und bei Lohnklagen dreht sich die Beweislast um.

Hinzu kommt ein veränderter Begriff der „vergleichbaren Arbeit": Die Richtlinie weitet ihn aus und verlangt eine funktionale, nicht rein formale Betrachtung. Das bedeutet: Tätigkeiten mit unterschiedlichen Berufsbezeichnungen können als gleichwertig eingestuft werden, wenn sie objektiv vergleichbare Anforderungen stellen.

4. Neu: Gehaltsangabe in Stellenanzeigen, gilt für ALLE Arbeitgeber

Eine der einschneidendsten Neuerungen ist die Pflicht zur Gehaltsangabe bei jeder Stellenausschreibung. Diese Pflicht gilt nicht ab einer bestimmten Unternehmensgröße, sondern für jeden Arbeitgeber.

Was genau muss angegeben werden?

Arbeitgeber müssen spätestens in der Stellenanzeige oder im Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch eine Gehaltsangabe oder -spanne veröffentlichen. Die Angabe muss:

• Das Einstiegsgehalt oder eine realistische Gehaltsspanne benennen
• Auf dem geltenden Entgeltsystem des Unternehmens basieren
• Faktisch das Entgelt widerspiegeln, das für die ausgeschriebene Stelle vorgesehen ist

Formeln wie „nach Vereinbarung", „nach Qualifikation" oder „wettbewerbsfähiges Paket" sind damit nicht mehr ausreichend. Sie erfüllen die Anforderungen der Richtlinie nicht, weil sie keine verlässliche Gehaltserwartung vermitteln.

Fragen nach dem bisherigen Gehalt: ab 2026 verboten

Ebenfalls neu und für viele Arbeitgeber überraschend: Das Erfragen des aktuellen oder bisherigen Gehalts eines Bewerbers ist nach der Richtlinie künftig unzulässig. Hintergrund: Wer mit niedrigem Gehalt in einen neuen Job wechselt, trägt so oft strukturelle Lohnbenachteiligungen von Stelle zu Stelle weiter. Die Richtlinie soll diesen Mechanismus durchbrechen.

5. Auskunftsrecht für alle Arbeitnehmer

Das bisherige Auskunftsrecht nach dem EntgTranspG 2017 galt nur für Betriebe ab 200 Mitarbeitern. Die EU-Richtlinie hebt diese Beschränkung auf: Künftig hat jeder Arbeitnehmer in jedem Betrieb das Recht, Auskunft zu verlangen.

Was umfasst das Auskunftsrecht konkret?

• Das durchschnittliche Entgelt vergleichbarer Kollegen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht (Männer/Frauen)
• Die Vergütungskriterien, nach denen das Entgelt im Unternehmen festgesetzt wird: also Eingruppierungssysteme, Beförderungsbedingungen, variable Vergütungsbestandteile
• Informationen darüber, ob der Betrieb von einem Tarifvertrag erfasst ist

Wie muss der Arbeitgeber reagieren?

• Die Antwort muss schriftlich innerhalb von zwei Monaten erfolgen
• Benachteiligungen oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Arbeitnehmer, die ihr Auskunftsrecht ausüben, sind ausdrücklich verboten
• Arbeitnehmer dürfen die erhaltenen Informationen mit Kollegen teilen. Geheimhaltungsklauseln im Arbeitsvertrag, die das verhindern sollen, sind unwirksam

6. Berichtspflicht über den Gender Pay Gap

Für Unternehmen ab 100 Mitarbeitern führt die Richtlinie eine gestaffelte Berichtspflicht über den betrieblichen Gender Pay Gap ein. Die Berichte sind nicht intern zu halten, sondern an eine zuständige Behörde zu übermitteln und zu veröffentlichen.

Was muss der Bericht enthalten? Die Richtlinie sieht vor, dass Unternehmen unter anderem folgende Kennzahlen ausweisen:

• Den mittleren Entgeltunterschied zwischen Männern und Frauen (Median)
• Den Anteil weiblicher und männlicher Arbeitnehmer in den verschiedenen Entgeltkategorien
• Den Anteil weiblicher und männlicher Arbeitnehmer, die Boni, variable Vergütungsbestandteile oder Sachleistungen erhalten
• Den Gender Pay Gap bei Boni und anderen Zusatzleistungen

7. Neue Beweislastumkehr bei Lohnklagen

Eine der rechtlich folgenreichsten Neuerungen ist die Umkehr der Beweislast bei Entgeltklagen. Im bisherigen deutschen Recht gilt im Grundsatz: Wer eine Diskriminierung behauptet, muss sie beweisen. Das ist in der Praxis für Arbeitnehmer schwierig, sie haben kaum Einblick in die Gehälter ihrer Kollegen.

Die EU-Richtlinie dreht dieses Prinzip um: Wenn ein Arbeitnehmer begründete Anhaltspunkte für eine Entgeltdiskriminierung darlegt, etwa weil das Durchschnittsgehalt vergleichbarer Kollegen höher ist, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Er muss zeigen, dass die Entgeltunterschiede auf sachlichen, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen.

Die möglichen Rechtsfolgen einer erfolgreichen Lohnklage sind weitreichend:

• Nachzahlung des Lohnunterschieds zuzüglich Zinsen (rückwirkend für die gesamte Verjährungsfrist)
• Schadensersatz für immateriellen Schaden (Diskriminierungsschaden)
• Potenzielle Sammelklagen durch Betriebsrat oder Gewerkschaft bei systematischen Ungleichheiten

8. Sanktionen und Bußgelder ab 2026

Die Richtlinie schreibt vor, dass die Mitgliedstaaten „wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen" festlegen müssen. Eine konkrete Mindesthöhe für Bußgelder gibt die Richtlinie nicht vor. Das liegt im Ermessen des deutschen Gesetzgebers. Klar ist jedoch, was die Richtlinie ausdrücklich vorsieht:

• Schadensersatz- und Nachzahlungsansprüche für betroffene Arbeitnehmer (unmittelbar aus der Richtlinie)
• Geldbuße für Arbeitgeber, die gegen die Transparenzpflichten verstoßen
• Öffentliche Bekanntmachung von Verstößen, also „naming and shaming"
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen

9. 6-Schritte-Plan: Was Arbeitgeber konkret tun müssen

Die Vorbereitungen auf die EU-Entgelttransparenzrichtlinie lassen sich in sechs konkrete Schritte unterteilen:

1. Gehaltsstruktur analysieren: Führen Sie eine interne Entgeltanalyse durch. Gibt es unerklärliche Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen in vergleichbaren Positionen? Können diese Unterschiede durch objektive Kriterien erklärt werden? Die Analyse muss nach Entgeltkategorien und Geschlecht differenziert sein.
2. Vergütungssystem dokumentieren: Definieren und verschriftlichen Sie die Kriterien, nach denen Gehälter bei Einstellung, Beförderung und Gehaltsüberprüfung festgesetzt werden. Diese Kriterien müssen gender-neutral und nachvollziehbar sein. Willkürliche oder subjektive Einflussgrößen (z. B. „Verhandlungsgeschick") sind kritisch zu hinterfragen.
3. Stellenanzeigen anpassen: Führen Sie Gehaltsangaben oder -spannen in alle neuen Stellenausschreibungen ein. Entwickeln Sie ein internes Muster für Gehaltsangaben, das konsistent zu Ihrer Entgeltstruktur ist. Entfernen Sie alle Formulierungen wie „nach Vereinbarung" oder „nach Qualifikation".
4. Auskunftsprozess einrichten: Definieren Sie intern, wer bei Entgeltauskunftsanfragen zuständig ist, wie die Vergleichsgruppen definiert werden und welche Daten kommuniziert werden. Erstellen Sie eine Muster-Antwortvorlage für schriftliche Anfragen, die innerhalb von zwei Monaten versandt werden kann.
5. HR-Software und Lohnbuchhaltung vorbereiten: Prüfen Sie, ob Ihre Systeme (DATEV, Personio, SAP etc.) Auswertungen nach Geschlecht, Position und Entgeltkategorie ermöglichen. Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Felder im Personalstamm gepflegt sind, um die Daten für den Gender Pay Gap-Bericht zu erzeugen.
6. Betriebsrat einbinden: Bei Änderungen des Vergütungssystems, der Eingruppierungskriterien oder der Entgeltberechnungsmethoden hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte nach §87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. Binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein, um Verzögerungen zu vermeiden.

10. Gehaltsstruktur als Fundament: Warum das jetzt unumgänglich ist

Wer die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie erfüllen will, kommt an einer strukturierten, dokumentierten Gehaltsstruktur nicht vorbei. Ohne klare Gehaltsbänder und definierte Vergütungskriterien können Auskunftsanfragen nicht seriös beantwortet werden. Das Unternehmen ist im Fall einer Lohnklage nicht in der Lage, den Beweis zu erbringen, dass keine Diskriminierung vorliegt.

Eine solide Gehaltsstruktur umfasst:

• Job-Level-System: Klare Abstufungen (z. B. Junior, Mid-Level, Senior, Lead, Manager), mit definierten Anforderungsprofilen je Level
• Gehaltsbänder je Level: Minimum, Midpoint und Maximum für jedes Job-Level, basierend auf Marktdaten und internen Budgets
• Kriterien für die Positionierung innerhalb der Band: Was bestimmt, ob jemand eher am unteren oder oberen Rand der Gehaltsspanne eingestuft wird? (z. B. Berufserfahrung, fachliche Spezialisierung, Leistungsbeurteilung)
• Variable Vergütungsbestandteile: Klare Regelungen für Boni, Prämien und andere Zusatzleistungen, die transparent und nicht diskretionär vergeben werden

Lohnklar unterstützt Unternehmen bei der Entwicklung einer rechtssicheren Gehaltsstruktur, die sowohl den Anforderungen der EU-Richtlinie als auch den praktischen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Mehr dazu auf unserer Seite Gehaltsstruktur und Vergütungsmanagement.

11. Was bedeutet das für die Lohnabrechnung konkret?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie hat direkte Auswirkungen auf die operative Lohnbuchhaltung. Folgende Punkte sind für Lohnbuchalter und Payroll-Verantwortliche relevant:

Neue Auswertungsanforderungen

Für den Gender Pay Gap-Bericht müssen Unternehmen in der Lage sein, folgende Auswertungen aus ihrer Lohnbuchhaltungssoftware zu erzeugen:

• Durchschnittliches und medianes Grundentgelt nach Geschlecht und Entgeltkategorie
• Anteil variabler Vergütungsbestandteile (Boni, Prämien) nach Geschlecht
• Anteil der Beschäftigten in den verschiedenen Entgeltkategorien, aufgeteilt nach Geschlecht

DATEV: Was jetzt konfiguriert werden sollte

In DATEV Lohn und Gehalt (LODAS oder Lohn und Gehalt comfort) sollten folgende Vorkehrungen getroffen werden:

• Geschlechtsfeld im Personalstamm korrekt gepflegt: Stellen Sie sicher, dass das Feld für das Geschlecht in allen Personalstammsätzen korrekt hinterlegt ist, nicht nur für die Sozialversicherung, sondern auch für HR-Auswertungen.
• Entgeltkategorien / Funktionsgruppen anlegen: Für den Gender Pay Gap-Bericht müssen Mitarbeiter vergleichbaren Gruppen zugeordnet werden können. Das kann über Kostenstellen, Abteilungscodes oder eigene Entgelt-Kategorien-Felder abgebildet werden.
• Variable Vergütungsbestandteile separat verbuchen: Bonuszahlungen, Prämien und Sonderzahlungen sollten in separaten Lohnarten erfasst sein, die eine geschlechtsspezifische Auswertung erlauben.

12. Praxisbeispiel: Wie eine korrekte Stellenanzeige 2026 aussieht

Viele Arbeitgeber sind unsicher, wie eine Gehaltsangabe in der Praxis formuliert sein soll. Das folgende Beispiel zeigt den Unterschied zwischen der bisherigen und der künftigen Praxis:

Der Unterschied ist klar: Die neue Formulierung gibt dem Bewerber eine realistische Vorstellung von der Vergütung, basiert erkennbar auf einem Gehaltsband und nennt auch variable Bestandteile. Das schafft Vertrauen und verhindert Informationsasymmetrie im Bewerbungsprozess.

13. Vergleich: EntgTranspG alt vs. EU-Richtlinie 2026

Die folgende Tabelle zeigt den direkten Vergleich zwischen dem alten Recht und der neuen Richtlinie:

14. Was passiert, wenn Deutschland die Richtlinie nicht rechtzeitig umsetzt?

Was geschieht, wenn die Bundesregierung es nicht schafft, das Umsetzungsgesetz bis zum 7. Juni 2026 zu verabschieden? Diese Frage ist nicht rein akademisch. Deutschland hat in der Vergangenheit EU-Richtlinien mehrfach verspätet umgesetzt.

Die Konsequenzen wären zweistufig:

• Vertragsverletzungsverfahren: Die EU-Kommission kann Deutschland vor dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) verklagen und Zwangsgelder beantragen. Das ist bei nicht fristgerechter Umsetzung die Standardreaktion der Kommission.
• Unmittelbare Wirkung der Richtlinie: Bei hinreichend klaren, unbedingten und inhaltlich vollständigen Regelungen können sich Arbeitnehmer nach der EuGH-Rechtsprechung direkt auf EU-Richtlinien berufen, auch ohne nationale Umsetzung. Das gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber ein öffentlicher Arbeitgeber oder eine staatlich kontrollierte Einrichtung ist.

15. FAQ: EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026

16. Fazit

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026 ist kein bürokratisches Nischenthema. Sie verändert grundlegende Praktiken im Recruiting und in der Gehaltsgestaltung. Drei Neuerungen werden die Arbeitgeberwirklichkeit nachhaltig prägen: die Pflicht zur Gehaltsangabe in Stellenanzeigen, das erweiterte Auskunftsrecht aller Arbeitnehmer und die Beweislastumkehr bei Lohnklagen.

Wer jetzt handelt, ist zum Stichtag 7. Juni 2026 vorbereitet und hat gleichzeitig die Chance, die eigene Gehaltsstruktur endlich auf ein solides Fundament zu stellen. Klare Gehaltsangaben in Stellenanzeigen sind übrigens auch ein Recruiting-Argument: Bewerber schätzen Transparenz, und viele wechseln den Tab, wenn dort nur „nach Vereinbarung" steht.

Zur Entwicklung rechtssicherer Vergütungssysteme: Gehaltsstruktur und Vergütungsmanagement. Zu HR-Compliance-Themen generell: HR-Beratung für KMU und Startups.

Melanie Schulze HR Managerin bei Lohnklar

Melanie Schulze ist HR Managerin bei Lohnklar. Sie berät Startups und KMU zu Personalrecht, Onboarding, Arbeitsverträgen und HR-Compliance – und kennt die Fragen, die Arbeitgeber wirklich beschäftigen.