Eigene Stelle oder auslagern?
Eine interne Kraft kostet mehr als ihr Gehalt. Wir zeigen, was wirklich anfällt – und wann sich was lohnt.
Kostenvergleich
Was eine interne Stelle wirklich kostet
Die meisten Geschäftsführer rechnen mit dem Bruttogehalt. Das ist ungefähr die Hälfte der echten Zahl.
Ohne Risiken für Krankheit, Kündigung oder Betriebsprüfungsfehler
Individuelles Angebot nach Mitarbeiterzahl und Komplexität
Was oft vergessen wird
Die versteckten Kosten einer internen Stelle
Nicht alles steht auf der Gehaltsabrechnung. Hier sind die Posten, die Geschäftsführer regelmäßig unterschätzen.
Urlaub und Krankheit
Bei einer Vollzeitstelle sind das realistisch 30–35 Tage im Jahr, an denen keine Lohnabrechnung gemacht wird. Fällt der Termin für Gehaltszahlungen in genau diese Zeit, entsteht sofort ein Problem. Jemand muss einspringen – wer?
Was passiert, wenn sie geht?
Lohnbuchhaltung ist Spezialwissen. Wenn die Person kündigt, die alles weiß, gibt es oft keine Dokumentation, keine Übergabe, keine zweite Person im Haus. Die Einarbeitung einer Nachfolgekraft dauert 3–6 Monate. In dieser Zeit läuft die Abrechnung auf Risiko.
Softwarelizenzen und Updates
Eine eigene DATEV LODAS-Lizenz kostet ab etwa 200 Euro im Monat, dazu kommen Updates, Schulungen bei Rechtsänderungen und gelegentlich der Support. Dieser Posten fehlt bei vielen internen Kostenrechnungen.
Weiterbildung und Rechtsänderungen
Lohnrecht ändert sich jedes Jahr – Mindestlohn, Beitragssätze, neue Meldepflichten. Jemand muss das verfolgen und umsetzen. Fachweiterbildungen kosten Zeit und Geld. Wer das nicht investiert, riskiert Fehler in der Abrechnung.
Betriebsprüfung – unvorbereitet
Wenn die Deutsche Rentenversicherung oder das Finanzamt prüft, muss jemand strukturierte Unterlagen bereitstellen und Fragen beantworten. Eine interne Kraft, die alles alleine gemacht hat, ist dabei oft überfordert. Fehler kosten Nachzahlungen.
Wachstum ohne Struktur
Von 15 auf 50 Mitarbeitende in zwei Jahren – das schafft eine interne Stelle kaum ohne Verstärkung. Outsourcing skaliert flexibel mit: mehr Mitarbeitende bedeuten mehr Abrechnung, aber dieselbe Qualität und denselben Ansprechpartner.
Ehrliche Einschätzung
Wann intern besser ist – und wann nicht
Wir sagen das direkt: Outsourcing ist nicht für jeden die beste Lösung. Es kommt auf die Unternehmensgröße und die Situation an.
Wann eine interne Stelle sinnvoll ist
Meistens ab 80–100 Mitarbeitenden
- Sie haben 80+ Mitarbeitende mit komplexen HR-Anforderungen
- Lohnbuchhaltung ist nicht genug – die Stelle übernimmt auch Onboarding, Zeiterfassung und Personaladministration
- Sie wollen HR-Strategie und Unternehmenskultur mit einer Person intern verankern
- Tägliche HR-Verfügbarkeit ist wichtig – z.B. in Schichtbetrieben mit häufigen Einzelfallentscheidungen
Wann Outsourcing die bessere Wahl ist
Am häufigsten: 5 bis 80 Mitarbeitende
- Sie wachsen schnell und wollen keine Fixkostenstruktur aufbauen
- Lohnabrechnung soll zuverlässig laufen – ohne dass Sie sich damit beschäftigen müssen
- Kein Ausfallrisiko durch Krankheit oder Kündigung einer einzelnen Person
- Sie brauchen gelegentlich HR-Beratung – Verträge, bAV, Betriebsprüfung – aber nicht täglich
- Ihr Fokus liegt auf dem Kerngeschäft – Lohnabrechnung ist kein strategisches Thema
Was Sie bekommen
Was Outsourcing in der Praxis bedeutet
Kein Selbstbedienungssystem. Echte Menschen, die Ihre Firma kennen.
Fester Ansprechpartner
Sie arbeiten immer mit demselben Lohnklar-Team. Kein Callcenter, kein Ticket-System, keine Vertretung ohne Kontext.
Pünktliche Gehälter
Monatsende ist Monatsende – ohne Ausnahme. Nicht abhängig davon, ob jemand im Urlaub ist oder gerade krank.
Skaliert mit Ihnen
5 Mitarbeitende heute, 40 in zwei Jahren. Der Preis wächst mit – die Qualität bleibt gleich. Keine Neueinstellung, keine Einarbeitung.
Kein Ausfallrisiko
Lohnklar hat kein "Key-Person-Problem". Wenn eine Person im Urlaub ist, läuft die Abrechnung trotzdem. Das ist strukturell sichergestellt.
DATEV ohne eigene Lizenz
Sie bekommen DATEV-Qualität – ohne die Lizenzkosten, ohne Schulungen, ohne Software-Updates. Alles in unserem Preis enthalten.
HR-Fragen inklusive
Arbeitsvertrag, Minijob, bAV, Mutterschutz – Grundfragen beantworten wir direkt. Sie brauchen nicht für jede Kleinigkeit einen externen Berater.
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer uns fragen
Lassen Sie uns gemeinsam nachrechnen.
30 Minuten Erstgespräch mit Tino Werner. Wir schauen uns Ihre aktuelle Situation an und rechnen durch, was Outsourcing für Sie kosten – und sparen – würde.
Termin buchen (kostenlos)Oder schreiben Sie uns: office@lohnklar.de