Überstunden richtig abrechnen 2026: Vergütung, Freizeitausgleich & Pauschalklauseln

Überstunden entstehen in jedem Betrieb. Was viele Arbeitgeber nicht wissen: Fehler bei der Abrechnung können teuer werden. Unwirksame Pauschalklauseln, Mindestlohnunterschreitung durch nicht vergütete Mehrarbeit oder vergessener Freizeitausgleich sind klassische Prüfungspunkte bei Betriebsprüfungen und Arbeitsgericht-Klagen.

Dieser Artikel erklärt, wann Überstunden vergütungspflichtig sind, was wirksame Vertragsklauseln leisten können, wie Freizeitausgleich steuerlich sinnvoller ist als Auszahlung, und was bei der Arbeitszeitdokumentation zählt.

1. Vergütungspflicht: Was das Gesetz sagt

Das Gesetz regelt Überstundenvergütung nur indirekt. §612 BGB bestimmt: Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeitsleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Das trifft auf die meisten Arbeitnehmer zu. Die Arbeitszeitgrenzen nach ArbZG setzen zugleich die äußere Grenze zulässiger Mehrarbeit.

Was konkret vereinbart ist, richtet sich nach:

• Arbeitsvertrag (explizite Regelung oder Pauschalabgeltungsklausel)
• Tarifvertrag (wenn anwendbar)
• Betriebsvereinbarung (wenn Betriebsrat vorhanden)
• Betriebliche Übung (wenn Arbeitgeber Überstunden immer vergütet hat)

Überstunden bei leitenden Angestellten

Bei Führungskräften mit höherem Jahresgehalt ist eine vertragliche Regelung möglich, die Mehrarbeit pauschal mit dem Gehalt abgilt. Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch eine Untergrenze gezogen: Liegt der Stundenlohn (Jahresgehalt durch alle geleisteten Stunden) unter einem bestimmten Niveau (etwa dem 2,5-Fachen des Mindestlohns), ist auch hier Vorsicht geboten.

2. Mindestlohnfalle: Wenn Überstunden zu günstig werden

Jede Arbeitsstunde, ob regulär oder als Überstunde, muss mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn vergütet werden. 2026 gilt ein Mindestlohn von 13,90 €/Stunde (dynamisch gekoppelt an die Minijob-Grenze von 603 €).

Das Problem verschärft sich, wenn Überstunden im Arbeitsvertrag pauschal abgegolten sind. Dann werden faktisch mehr Stunden zur gleichen Vergütung erbracht, was den effektiven Stundenlohn weiter senkt. Das Finanzamt und die Rentenversicherung prüfen das bei der Betriebsprüfung.

3. Pauschalklauseln: Was wirksam ist, was nicht

Viele Arbeitsverträge enthalten Formulierungen wie: "Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten." Das Bundesarbeitsgericht hat solche Klauseln in mehreren Urteilen für unwirksam erklärt, wenn sie nicht präzise regeln, wie viele Überstunden damit abgegolten sind.

Unwirksam:

• "Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten."
• "Anfallende Mehrarbeit ist durch das Gehalt abgedeckt."
• "Für anfallende Überstunden wird keine zusätzliche Vergütung gezahlt."

Wirksam (unter Bedingungen):

• "Bis zu 10 Überstunden monatlich sind mit dem Gehalt von X Euro abgegolten."
• "Mehrarbeit bis zu 20 % der regelmäßigen Arbeitszeit ist mit dem Grundgehalt abgegolten, sofern der effektive Stundenlohn den Mindestlohn nicht unterschreitet."

Für die Wirksamkeit einer Pauschalabgeltungsklausel müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

1. Die Anzahl der abzugeltenden Überstunden ist klar und transparent benannt
2. Der verbleibende Stundenlohn liegt nicht unter dem Mindestlohn
3. Die Klausel ist nicht überraschend oder intransparent (AGB-Recht, §307 BGB)

4. Freizeitausgleich vs. Auszahlung

Wenn Überstunden nicht pauschal abgegolten sind, gibt es zwei Möglichkeiten: Auszahlung oder Freizeitausgleich. Aus steuerlicher Sicht ist Freizeitausgleich fast immer günstiger.

Freizeitausgleich ist steuerlich neutral. Der Arbeitnehmer bekommt keine zusätzliche Zahlung, sondern mehr Freizeit. Für den Arbeitgeber entstehen keine Mehrkosten. Voraussetzung: Ein Zeitkonto muss sauber geführt werden, damit im Streitfall nachgewiesen werden kann, wann welche Überstunden entstanden und abgebaut wurden.

5. Überstunden-Zuschläge und ihre Steuerpflicht

Viele Betriebe zahlen Zuschläge für Überstunden (z.B. 25 % oder 50 %). Diese sind grundsätzlich lohnsteuer- und SV-pflichtig, auch wenn sie für Sonn- oder Feiertagsarbeit geleistet werden?

Nicht ganz. §3b EStG sieht Steuerfreiheit für:

• Sonntagszuschläge bis 50 % (des Grundlohns, max. 50 €/h)
• Feiertags- und Heiligabendzuschläge bis 125–150 %
• Nachtarbeitszuschläge bis 25 % (für Arbeit zwischen 20:00–06:00 Uhr)

Entscheidend: Die Steuerfreiheit gilt für den Zuschlag auf den Grundlohn für diese besonderen Arbeitszeiten, nicht pauschal für jede Überstunde. Wer also samstags regulär überarbeitet, zahlt normalen Steuersatz auf den Zuschlag. Nur wenn die Überstunden gleichzeitig auf einen Sonntag oder Feiertag fallen, greift §3b EStG.

6. Dokumentation: Was Arbeitgeber aufzeichnen müssen

Das EuGH-Urteil vom Mai 2019 (C-55/18, CCOO vs. Deutsche Bank) hat die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung bekräftigt. Der deutsche Gesetzgeber hatte daraufhin in §16 ArbZG klargestellt, dass die Aufzeichnungspflicht über die werktagstägliche Arbeitszeit hinaus auch Mehrarbeit umfasst.

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer aufzeichnen
• Überstunden separat kennzeichnen (Zeitkonto führen)
• Aufbewahrungspflicht: mindestens 2 Jahre (§17 MiLoG), bei manchen Branchen länger
• Elektronische Systeme (Stechuhr, Apps, Excel) sind zulässig
• Handschriftliche Aufzeichnungen müssen leserlich und nachvollziehbar sein
• Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht bei Einführung von Zeiterfassungssystemen (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)

7. Verfall und Verjährung von Überstunden

Überstundenvergütungsansprüche sind keine Daueransprüche. Ohne vertragliche Regelung verjähren sie nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren (§195 BGB), beginnend am 31. Dezember des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Viele Arbeitsverträge enthalten aber kürzere Ausschlussfristen: typischerweise 3 Monate nach Fälligkeit, um Ansprüche geltend zu machen. Solche Klauseln sind grundsätzlich wirksam. Aber: Für Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn gelten Ausschlussfristen ausdrücklich nicht (§3 Satz 1 MiLoG).

8. Häufige Fragen (FAQ)