Überstunden richtig abrechnen 2026: Vergütung, Freizeitausgleich & Pauschalklauseln

In fast jedem Betrieb fallen Überstunden an: Ein Projekt zieht sich, ein Kollege ist krank, die Auftragslage springt an. Für Arbeitgeber liegt der Fehler selten im "ob", sondern im "wie" der Abrechnung. Eine unwirksame Klausel im Arbeitsvertrag, ein Festgehalt, das durch Mehrarbeit rechnerisch unter den Mindestlohn rutscht, oder ein Zeitkonto, das niemand pflegt: Genau das sind die Punkte, an denen es bei einer Klage vor dem Arbeitsgericht oder bei einer Betriebsprüfung teuer wird.

Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführung und Office von KMU und Startups. Er erklärt, wann Überstunden überhaupt bezahlt werden müssen, welche Vertragsklauseln vor Gericht halten, warum Freizeitausgleich steuerlich fast immer die bessere Wahl ist und welche Pflichten du bei der Arbeitszeiterfassung hast. Wo es kompliziert wird, sagen wir auch ehrlich, wann ein Blick durch einen Anwalt oder Steuerberater sinnvoll ist.

1. Wann Überstunden vergütungspflichtig sind

Es gibt kein Gesetz, das pauschal sagt: "Überstunden müssen bezahlt werden." Der Anspruch ergibt sich aus dem allgemeinen Vergütungsrecht. Paragraf 612 BGB bestimmt: Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeitsleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Für eine normale Sachbearbeiterin oder einen Lageristen ist das fast immer der Fall. Niemand erwartet ernsthaft, dass solche Mitarbeiter zwei Stunden täglich unbezahlt länger bleiben.

Was im Einzelnen gilt, hängt von der Rangfolge der Regelungen ab:

• Arbeitsvertrag: explizite Regelung oder Pauschalabgeltungsklausel (siehe Arbeitsverträge erstellen)
• Tarifvertrag: wenn der Betrieb tarifgebunden ist, oft mit eigenen Zuschlagssätzen
• Betriebsvereinbarung: wenn ein Betriebsrat besteht
• Betriebliche Übung: wenn du Überstunden über längere Zeit immer vergütet hast

Die äußere Grenze setzt das Arbeitszeitgesetz. Nach den Vorschriften des ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden grundsätzlich nicht überschreiten, sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Schnitt von sechs Monaten acht Stunden nicht überschritten werden. Überstunden sind also nicht beliebig anordnbar, sondern enden spätestens an dieser gesetzlichen Höchstgrenze.

Überstunden bei leitenden Angestellten und hohen Gehältern

Bei Führungskräften mit deutlich überdurchschnittlichem Gehalt sieht es anders aus. Hier kann der Arbeitsvertrag Mehrarbeit pauschal mit dem Gehalt abgelten. Das Bundesarbeitsgericht hat aber eine Grenze gezogen: Wer ein Einkommen oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung erzielt (2026 liegt sie bei 8.450 Euro im Monat beziehungsweise 101.400 Euro im Jahr), darf ohne ausdrückliche Vergütungserwartung für Überstunden behandelt werden, weil bei diesem Gehaltsniveau eine zusätzliche Bezahlung nicht mehr ohne Weiteres erwartet werden kann. Bei mittleren Gehältern greift dieses Argument nicht, da bleibt der Anspruch nach Paragraf 612 BGB grundsätzlich bestehen.

2. Anordnung, Duldung, Billigung: die Nachweisfrage

Hier liegt der Punkt, den viele Arbeitgeber unterschätzen. Du musst Überstunden nur dann bezahlen, wenn du sie veranlasst hast. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 4. Mai 2022 (Aktenzeichen 5 AZR 359/21) klargestellt: Wer Überstundenvergütung einklagt, muss zweierlei darlegen und beweisen. Erstens, dass er über die Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet hat. Zweitens, dass der Arbeitgeber diese Überstunden angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hat. Wer das nicht belegen kann, bekommt vor Gericht nichts.

Die drei Varianten bedeuten konkret:

• Anordnung: Du weist die Mehrarbeit ausdrücklich an, etwa per E-Mail oder mündlich vor dem Team.
• Duldung: Du weißt, dass jemand regelmäßig länger bleibt, und unternimmst nichts dagegen. Auch das löst eine Vergütungspflicht aus, weil du die Stunden hinnimmst.
• Billigung: Du erkennst geleistete Überstunden nachträglich an, zum Beispiel indem du sie ins Zeitkonto buchst oder bewusst stehen lässt.

Das Urteil hat ausdrücklich festgehalten, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an dieser Beweislastverteilung nichts ändert. Der Arbeitnehmer trägt weiter die Darlegungslast. Für dich als Arbeitgeber heißt das aber nicht, dass du dich zurücklehnen kannst. Genau umgekehrt: Wer Überstunden weder ausdrücklich ablehnt noch dokumentiert, läuft Gefahr, dass eine Duldung unterstellt wird. Eine klare Regel ("Überstunden nur nach vorheriger Genehmigung durch die Teamleitung") und ein gepflegtes Zeitkonto schützen dich besser als jede mündliche Absprache. Den Originalwortlaut findest du in der Pressemitteilung des Bundesarbeitsgerichts.

3. Mindestlohnfalle: Wenn Überstunden zu günstig werden

Jede Arbeitsstunde, ob regulär oder als Überstunde, muss mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn vergütet werden. 2026 liegt er bei 13,90 Euro pro Stunde, dynamisch gekoppelt an die Minijob-Grenze von 603 Euro. Die offiziellen Werte veröffentlicht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Das wird besonders dann zur Falle, wenn ein Festgehalt vereinbart ist und still vorausgesetzt wird, dass darin auch Mehrarbeit steckt. Wer rechnet, merkt schnell, dass das nicht aufgeht:

Kommen jetzt noch unbezahlte Überstunden hinzu, sinkt der effektive Stundenlohn weiter. Ein Festgehalt von 2.500 Euro bei 40 Wochenstunden ist sauber. Wenn aber faktisch 50 Stunden gearbeitet werden und das Gehalt gleich bleibt, fällt der Stundenlohn auf rund 11,55 Euro und damit klar unter den Mindestlohn. Das ist ein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz (MiLoG), und der Zoll prüft das im Rahmen der Mindestlohnkontrolle.

4. Pauschalklauseln: Was wirksam ist, was nicht

Viele Arbeitsverträge enthalten den Satz: "Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten." Diese Klausel klingt praktisch, ist in dieser Form aber in den meisten Fällen wertlos. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Urteil vom 1. September 2010 (Aktenzeichen 5 AZR 517/09) entschieden, dass eine Klausel, wonach "erforderliche Überstunden" mit dem Monatsgehalt abgegolten sind, gegen das Transparenzgebot verstößt und unwirksam ist. Begründung: Der Arbeitnehmer kann beim Vertragsschluss nicht erkennen, wie viele Überstunden auf ihn zukommen und wie viele davon abgegolten sein sollen. Die Klausel ist nicht klar und verständlich, deshalb fällt sie unter die AGB-Kontrolle nach Paragraf 307 BGB durch.

Die Folge ist unangenehm: Ist die Klausel unwirksam, gilt sie als nicht vereinbart. Dann greift wieder Paragraf 612 BGB, und du schuldest die Überstunden zusätzlich zum Gehalt, sofern der Mitarbeiter sie nachweisen kann.

Unwirksam (zu unbestimmt):

• "Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten."
• "Erforderliche Mehrarbeit ist durch das Gehalt abgedeckt."
• "Für anfallende Überstunden wird keine zusätzliche Vergütung gezahlt."

Wirksam (unter Bedingungen):

• "Bis zu 10 Überstunden monatlich sind mit dem Bruttogehalt von X Euro abgegolten."
• "Mehrarbeit bis zu 20 Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit ist mit dem Grundgehalt abgegolten, sofern der effektive Stundenlohn den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreitet."

Für die Wirksamkeit einer Pauschalabgeltungsklausel müssen drei Bedingungen zusammenkommen:

1. Die Anzahl der abgegoltenen Überstunden ist klar und konkret benannt, in Stunden oder als nachvollziehbarer Prozentsatz.
2. Der rechnerische Stundenlohn inklusive der abgegoltenen Stunden liegt nicht unter dem Mindestlohn.
3. Die Klausel ist nicht überraschend oder versteckt, sondern an erwartbarer Stelle im Vertrag (AGB-Recht).

5. Freizeitausgleich vs. Auszahlung

Wenn Überstunden nicht wirksam pauschal abgegolten sind, hast du zwei Wege, sie auszugleichen: auszahlen oder durch Freizeit abbauen. Aus betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Sicht ist Freizeitausgleich fast immer die günstigere Variante, weil dabei kein zusätzlicher Geldzufluss entsteht und damit auch keine Abgaben.

Ein Beispiel macht den Unterschied greifbar: Zahlst du 10 Überstunden à 20 Euro aus, also 200 Euro brutto, kommen für dich noch rund 20 Prozent Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung obendrauf, in Summe also rund 240 Euro Aufwand. Beim Mitarbeiter bleibt nach Lohnsteuer und seinem SV-Anteil deutlich weniger als die 200 Euro übrig. Beim Freizeitausgleich kostet dieselbe Mehrarbeit nichts zusätzlich: Die 10 Stunden werden im Zeitkonto verbucht und später durch freie Zeit abgebaut.

Ob Freizeitausgleich überhaupt erlaubt ist, regelt der Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. Ohne eine solche Grundlage kann der Mitarbeiter grundsätzlich die Auszahlung verlangen, du kannst Freizeit nicht einseitig anordnen. Deshalb gehört die Möglichkeit des Freizeitausgleichs in den Arbeitsvertrag, idealerweise mit einer Frist, innerhalb derer der Ausgleich genommen werden soll.

6. Überstunden-Zuschläge und ihre Steuerpflicht

Eine weit verbreitete Annahme lautet: Für Überstunden gibt es automatisch einen Zuschlag von 25 oder 50 Prozent. Das stimmt so nicht. Einen gesetzlichen Anspruch auf Überstundenzuschläge gibt es nicht. Ein Zuschlag entsteht nur dann, wenn er im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag vereinbart ist. Ohne eine solche Regelung schuldest du lediglich die normale Vergütung der zusätzlichen Stunden, nicht mehr.

Wird ein Zuschlag gezahlt, ist er grundsätzlich voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Hier verwechseln viele zwei verschiedene Dinge. Steuerfrei sind nach Paragraf 3b EStG nur Zuschläge für tatsächliche Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, nicht der Zuschlag für bloße Mehrarbeit. Wer also unter der Woche zwei Stunden länger arbeitet und dafür 25 Prozent Zuschlag bekommt, versteuert diesen Zuschlag voll. Nur wenn die Überstunden gleichzeitig in einen steuerbegünstigten Zeitraum fallen, etwa Sonntagsarbeit oder Nachtarbeit, greift Paragraf 3b EStG. Mehr dazu in unserem Beitrag zu steuerfreien Schichtzulagen.

Wichtig dabei: Die Steuerfreiheit nach Paragraf 3b EStG bezieht sich auf den Zuschlag auf den Grundlohn, und sie ist auf einen Grundlohn von höchstens 50 Euro je Stunde gedeckelt. Liegt der Stundenlohn höher, bleibt der darüber hinausgehende Teil des Zuschlags steuerpflichtig. Für die meisten KMU-Gehälter spielt diese Obergrenze keine Rolle, bei sehr gut bezahlten Fachkräften aber schon.

7. Steuer und Sozialversicherung bei der Auszahlung

Zahlst du Überstunden aus, behandelt das Lohnsystem den Betrag wie normales Arbeitsentgelt. Es fallen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag (sofern einschlägig), gegebenenfalls Kirchensteuer und die vollen Sozialversicherungsbeiträge an. Auf den Arbeitgeber kommen zusätzlich die Arbeitgeberanteile zu, die 2026 grob bei rund einem Fünftel des Bruttobetrags liegen.

Ein praktischer Stolperstein ist die Progression. Wenn viele Überstunden geballt in einem Monat ausgezahlt werden, kann der höhere Bruttolohn dieses Monats in einen höheren Steuersatz rutschen. Der Mitarbeiter wundert sich dann, dass von 300 Euro Überstunden netto deutlich weniger ankommt als erwartet. Das ist kein Fehler in der Abrechnung, sondern Folge der Monatsbetrachtung in der Lohnsteuer. Auch das ist ein Argument, das viele Mitarbeiter eher zum Freizeitausgleich tendieren lässt, wenn man es ihnen sauber erklärt.

Wer die laufende Abrechnung von Überstunden, Zuschlägen und Zeitkonten verlässlich und prüfungsfest erledigt haben will, kann diesen Teil auslagern. Wir übernehmen das in unserem Payroll-Outsourcing und in der ausgelagerten Lohnabrechnung inklusive der korrekten Verbuchung steuerfreier und steuerpflichtiger Zuschläge.

8. Das Arbeitszeitkonto richtig führen

Ein Arbeitszeitkonto (oft als Gleitzeit- oder Überstundenkonto bezeichnet) ist das zentrale Werkzeug, um Mehr- und Minderstunden ohne ständige Sonderabrechnung zu steuern. Es sammelt Plus- und Minusstunden und lässt sie über die Zeit ausgleichen. Damit das rechtssicher funktioniert, gehören ein paar Punkte geregelt:

• Rechtsgrundlage im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung schaffen
• Obergrenze für Plusstunden festlegen, damit das Konto nicht ins Uferlose wächst
• Ausgleichszeitraum benennen, also bis wann Plusstunden abgebaut werden sollen
• Regeln, was mit einem Saldo bei Austritt passiert (auszahlen oder vorher abbauen)
• Den aktuellen Stand für den Mitarbeiter jederzeit einsehbar machen
• Mitbestimmung des Betriebsrats nach Paragraf 87 BetrVG beachten, wenn ein Betriebsrat besteht

Ein häufiger Streitpunkt entsteht bei Krankheit oder Urlaub: Fällt ein Mitarbeiter an einem Tag aus, an dem ohnehin nur die Sollzeit angefallen wäre, dürfen ihm dafür keine Stunden aus dem Plus-Saldo abgezogen werden. Das Zeitkonto darf nicht dazu missbraucht werden, das Risiko von Krankheits- oder Urlaubsausfall auf den Mitarbeiter zu verlagern. Wer hier unsicher ist, sollte die Kontoregeln einmal arbeitsrechtlich gegenprüfen lassen.

9. Arbeitszeiterfassung: die Pflicht seit dem BAG-Beschluss

Lange galt in Deutschland die Faustregel, dass nur die Arbeitszeit über acht Stunden pro Tag aufzuzeichnen ist. Das hat sich geändert. Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach Paragraf 3 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu nutzen. Erfasst werden muss die gesamte Arbeitszeit, also Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstages, nicht nur die Mehrarbeit über acht Stunden.

Das Gericht hat damit das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 (Rechtssache C-55/18, CCOO gegen Deutsche Bank) auf das deutsche Recht übertragen. Eine ausführliche gesetzliche Neuregelung mit Details zur Form der Erfassung war für das Arbeitszeitgesetz angekündigt, ist aber bis heute nicht in Kraft. Die Pflicht selbst besteht trotzdem schon, unabhängig davon, ob die Reform kommt.

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jeden Beschäftigten erfassen
• Überstunden separat kennzeichnen, idealerweise im Arbeitszeitkonto
• Elektronische Systeme (Zeiterfassungs-Software, Apps) oder strukturierte Tabellen sind zulässig
• Die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber
• Aufbewahrungsfristen aus Paragraf 17 MiLoG (zwei Jahre) und steuerliche Fristen beachten

10. Verfall und Verjährung von Überstunden

Überstundenvergütung verfällt nicht von selbst, aber sie verjährt. Ohne besondere vertragliche Regelung gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach Paragraf 195 BGB. Die Frist beginnt am 31. Dezember des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Überstunde aus dem Februar 2026 verjährt also Ende 2029.

Viele Arbeitsverträge kürzen das durch Ausschlussfristen deutlich ab, typisch sind drei Monate ab Fälligkeit, um Ansprüche schriftlich geltend zu machen. Solche Klauseln sind grundsätzlich wirksam, müssen aber eine Mindestfrist von drei Monaten einhalten und für den Mitarbeiter klar verständlich formuliert sein. Eine wichtige Ausnahme: Für Ansprüche auf den gesetzlichen Mindestlohn gelten Ausschlussfristen nach Paragraf 3 MiLoG ausdrücklich nicht. Den Mindestlohnanteil kann der Mitarbeiter also auch nach Ablauf einer Vertragsfrist noch fordern.

11. Häufige Fragen (FAQ)

Tino Werner HR & Payroll Manager, Lohnklar UG

Tino Werner berät KMU und Startups seit über 10 Jahren in allen Fragen rund um Lohnabrechnung, Personalrecht und HR-Prozesse. Bei Lohnklar ist er verantwortlich für die operative Payroll und die strategische Weiterentwicklung der HR-Beratung.