Die Verpflegungspauschalen bleiben 2026 bei 14 Euro (8 bis unter 24 Stunden, An- und Abreisetag) und 28 Euro (24 Stunden), steuerfrei für die ersten drei Monate an derselben Einsatzstelle. Übernachtungskosten erstattest du gegen Beleg in voller Höhe. Ob überhaupt eine Dienstreise vorliegt, hängt an der ersten Tätigkeitsstätte, deshalb legst du sie im Arbeitsvertrag fest.
Auf dem Papier ist eine Reisekostenabrechnung schnell gemacht: Der Mitarbeiter fährt zu einem Kunden, reicht die Kosten ein, der Arbeitgeber erstattet sie steuerfrei. In Betriebsprüfungen führen Reisekosten trotzdem regelmäßig zu Lohnsteuer-Nachforderungen.
Die steuerliche Einordnung hängt davon ab, ob ein Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat. Wer sie falsch festlegt, verschenkt Steuervorteile oder zahlt später nach.
1. Erste Tätigkeitsstätte: Das Fundament der Reisekostenabrechnung
Bevor du eine Verpflegungspauschale ansetzt, klärst du: Wo ist die erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters? Pauschalen und Fahrtkosten ergeben sich daraus.
Die erste Tätigkeitsstätte ist laut §9 Abs. 4 EStG eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Dauerhaft bedeutet: unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate. Ein Homeoffice zählt nicht als erste Tätigkeitsstätte, weil es keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist.
Wie wird die erste Tätigkeitsstätte festgelegt?
Erstrangig gilt die arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber. Steht im Arbeitsvertrag "Dienstsitz: Hauptniederlassung Hamburg", dann ist das die erste Tätigkeitsstätte, auch wenn der Mitarbeiter faktisch zu 90% beim Kunden arbeitet. Diese Zuordnung muss schriftlich erfolgen und dauerhaft sein.
Fehlt eine solche Vereinbarung, greift die quantitative Prüfung: Wo verbringt der Arbeitnehmer typischerweise mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit, oder mehr als zwei Arbeitstage pro Woche? Das wird dann zur ersten Tätigkeitsstätte kraft Gesetz.
Achtung bei Außendienstlern und Projektmitarbeitern: Wer keine feste Zuordnung hat und seinen Arbeitstag regelmäßig von zu Hause oder direkt beim Kunden beginnt, hat unter Umständen keine erste Tätigkeitsstätte. Dann können höhere Reisekosten angesetzt werden, aber nur, wenn die fehlende Zuordnung lückenlos dokumentiert ist.
Was an der ersten Tätigkeitsstätte hängt
Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind steuerlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Der Arbeitnehmer kann nur die Entfernungspauschale (seit 2026 einheitlich 0,38 Euro/km einfache Strecke ab dem ersten Kilometer) ansetzen. Der Arbeitgeber kann nur bis zu dieser Pauschale steuerfrei erstatten.
Für Dienstreisen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gelten dagegen Reisekostenpauschalen: Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen, und der volle km-Satz für beide Richtungen. Bei Vielfahrern summiert sich der Unterschied im Jahr auf mehrere tausend Euro.
Praxistipp: Leg die erste Tätigkeitsstätte immer schriftlich im Arbeitsvertrag oder einer ergänzenden Vereinbarung fest. Ohne schriftliche Fixierung entscheidet das Finanzamt nach dem Häufigkeitsprinzip, und das fällt nicht immer zu deinen Gunsten aus.
2. Verpflegungspauschalen 2026 im Überblick
Die Verpflegungspauschalen sind 2026 nicht erhöht worden. Diskutiert wird eine Anpassung, beschlossen ist sie bisher nicht. Es gelten weiter die Beträge, die seit 2020 in Kraft sind:
| Abwesenheitsdauer | Pauschale | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| 8 bis unter 24 Stunden | 14,00 € | Eintägige Dienstreise (An- UND Abreise am selben Tag) |
| 24 Stunden (voller Tag) | 28,00 € | Mehrtägige Dienstreise, voller Zwischentag |
| Anreisetag (mehrtägig) | 14,00 € | Erster Tag einer Übernachtungsreise, egal um welche Uhrzeit |
| Abreisetag (mehrtägig) | 14,00 € | Letzter Tag einer Übernachtungsreise, egal um welche Uhrzeit |
| Unter 8 Stunden | 0,00 € | Kein Anspruch auf Verpflegungspauschale |
Für An- und Abreisetage gilt die 14-Euro-Pauschale ohne Mindestabwesenheitszeit. Wer also abends um 23 Uhr anreist und übernachtet, bekommt bereits den Anreisetag-Pauschalbetrag, obwohl er nur eine Stunde unterwegs war.
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Stellt der Arbeitgeber oder Auftraggeber dem Mitarbeiter kostenlos Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt:
- Frühstück: Kürzung um 20% von 28 Euro = 5,60 Euro
- Mittagessen: Kürzung um 40% von 28 Euro = 11,20 Euro
- Abendessen: Kürzung um 40% von 28 Euro = 11,20 Euro
Das gilt für eintägige wie für mehrtägige Reisen. Wer auf einem eintägigen Seminar Mittagessen gestellt bekommt, kürzt die 14-Euro-Pauschale entsprechend.
Auslandsreisen: Bei Dienstreisen ins Ausland gelten andere, länderabhängige Verpflegungspauschalen. Das BMF veröffentlicht jährlich die länderspezifischen Sätze. Frankreich liegt bei 40 Euro/Tag, die Schweiz bei 45 Euro, die USA (New York) bei bis zu 65 Euro.
3. Übernachtungskosten: Pauschale oder Einzelnachweis?
Für Übernachtungen gelten zwei verschiedene Regeln, je nachdem, wer die Kosten trägt.
Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann tatsächlich entstandene Übernachtungskosten in voller Höhe steuerfrei erstatten. Es gibt keine Deckelung nach oben. Ein Hotelzimmer für 180 Euro ist genauso steuerfrei erstattungsfähig wie eines für 80 Euro, solange es beruflich veranlasst war und ein Beleg vorliegt.
Im Hotelbeleg enthaltene Frühstückskosten dürfen nicht komplett steuerfrei erstattet werden. Der Anteil für das Frühstück gilt als Mahlzeitengestellung und kürzt die Verpflegungspauschale. Sind Frühstück und Zimmer nicht getrennt ausgewiesen, setzt das Finanzamt einen Pauschalabzug von 5,60 Euro an.
Übernachtungspauschale als Werbungskosten
Anders verhält es sich, wenn kein Arbeitgebererersatz erfolgt und der Arbeitnehmer die Kosten selbst als Werbungskosten geltend macht. Hier gilt eine Pauschale von 20 Euro pro Übernachtung, aber nur für Inlandsübernachtungen. Für diese 20-Euro-Werbungskosten-Pauschale braucht der Arbeitnehmer keinen Beleg. Bei höheren tatsächlichen Kosten muss er den Einzelnachweis führen.
Nicht verwechseln: Der Arbeitgeber darf die 20-Euro-Pauschale nicht steuerfrei als Übernachtungskostenerstattung auszahlen, wenn keine tatsächlichen Kosten entstanden sind (z.B. bei Privatunterkunft). Eine Erstattung ohne Beleg ist als Arbeitslohn zu versteuern.
Übernachtung bei Privatpersonen
Übernachtet ein Mitarbeiter bei Freunden oder Verwandten, entstehen keine erstattungsfähigen Übernachtungskosten. Der Mitarbeiter kann steuerlich nur die 20-Euro-Werbungskostenpauschale ansetzen. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall pauschal 20 Euro steuerpflichtig erstatten (und es entsprechend versteuern), steuerfrei geht das nicht.
4. Fahrtkosten korrekt erstatten
Für Dienstreisen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gilt statt der Entfernungspauschale der Reisekostensatz, und zwar für Hin- und Rückfahrt.
| Verkehrsmittel / Strecke | Steuerfrei erstattungsfähig |
|---|---|
| PKW (eigenes Fahrzeug), 1–20 km je Richtung | 0,30 Euro/km (Hin- und Rückfahrt) |
| PKW (eigenes Fahrzeug), ab 21. km je Richtung | 0,38 Euro/km (Hin- und Rückfahrt) |
| Bahn, Bus, Straßenbahn | Tatsächliche Kosten (Ticketbeleg) |
| Flug | Tatsächliche Kosten (Buchungsbeleg) |
| Taxi, Mietwagen | Tatsächliche Kosten (Quittung) |
| Dienstfahrzeug | Keine Erstattung, Kosten trägt Arbeitgeber direkt |
Beim PKW werden beide Strecken, Hin- und Rückfahrt, berücksichtigt. Fährt ein Mitarbeiter 80 km zum Kunden und zurück, sind das 160 km Erstattungsgrundlage. Diese 160 km werden mit dem pauschalen Kilometersatz von 0,30 Euro/km erstattet, hier also 48 Euro. Beim Dienstreise-Kilometersatz gibt es keine Staffelung nach Entfernung.
Fahrtenbuch als Alternative
Wer ein Fahrtenbuch führt, kann alternativ die tatsächlichen Kraftfahrzeugkosten geltend machen. Das lohnt sich, wenn das Fahrzeug sehr kostspielig ist (z.B. ein großer SUV mit hohem Verbrauch), aber selten genutzt wird. Für die meisten Fahrzeuge ist die Pauschale der bequemere Weg.
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30-min-Gespräch vereinbaren5. Die Dreimonatsfrist, der häufig vergessene Fallstrick
Wer drei Monate am Stück an derselben externen Einsatzstelle arbeitet, verliert seinen Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen. Die ersten drei Monate sind steuerfrei, danach ist Schluss. Übernachtungskosten und Fahrtkosten dürfen weiter erstattet werden.
Die Dreimonatsfrist gilt ausschließlich für die Verpflegungspauschale. Viele Arbeitgeber glauben, nach drei Monaten ändere sich alles. Es fällt aber nur der Mahlzeitenanteil weg.
Wann beginnt die Frist neu?
Eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit an dieser Stelle von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück, egal warum die Unterbrechung stattfand. Urlaub, Krankheit oder ein Einsatz an anderer Stelle zählen gleich.
Arbeitet der Mitarbeiter fünf Wochen beim Kunden in München und kommt dann für einen Tag ins Hamburger Büro, bevor er wieder zum selben Kunden fährt, beginnt die Frist nicht neu. Dokumentiere die Unterbrechungen im Einzelfall.
Projektarbeit in der Praxis: Viele IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen schicken Mitarbeiter für sechs, neun oder zwölf Monate zu einem Kunden. Ab Monat 4 entfallen dann die Verpflegungspauschalen. Wer das nicht beachtet, erstattet monatlich Beträge, die steuerpflichtig sind, und das summiert sich bei einer Betriebsprüfung schnell zu einer erheblichen Nachforderung.
Was passiert, wenn die Frist läuft und der Arbeitgeber es trotzdem erstattet?
Die Erstattung ist dann steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitgeber muss Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Tut er es nicht und die Betriebsprüfung findet es heraus, haftet der Arbeitgeber für die nicht abgeführte Lohnsteuer.
6. Bewirtungskosten: Was der Arbeitgeber erstatten darf
Für Bewirtungskosten gibt es keine Pauschalen. Du erstattest sie einzeln gegen Beleg, und steuerlich gilt eine Abzugsbeschränkung.
Die 70%-Regel
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die restlichen 30 Prozent trägt der Arbeitgeber endgültig aus versteuertem Gewinn. Das gilt für Restaurantbesuche mit Kunden, Geschäftspartnern oder potenziellen Neukunden.
Bewirtungskosten für ausschließlich betriebsinterne Maßnahmen, Teamessen, Betriebsausflug, Jubiläumsfeier, unterliegen dagegen keiner Kürzung und sind zu 100 Prozent abzugsfähig, zumindest solange die Freigrenze für Betriebsveranstaltungen (110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung) nicht überschritten wird.
Anforderungen an den Bewirtungsbeleg
Ein Bewirtungsbeleg genügt den steuerlichen Anforderungen nur, wenn er folgende Informationen enthält:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Name des Restaurants und Adresse
- Konkrete Bezeichnung der Speisen und Getränke (kein "Speisen und Getränke" als Sammelposition)
- Gesamtbetrag mit Mehrwertsteuer
- Anlass der Bewirtung (handschriftlich auf dem Beleg oder als beigelegte Aufstellung)
- Namen aller bewirteten Personen einschließlich des Gastgebers
- Unterschrift des Arbeitnehmers
Kassenbon reicht nicht: Ein Kassenzettel ohne Restaurantname und Adresse ist kein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg. Das Finanzamt erkennt solche Belege nicht an. Gleiches gilt, wenn "Anlass" und "Teilnehmer" nicht vermerkt sind. Fehlende Angaben können nicht nachträglich ergänzt werden, der Beleg ist dann nicht abzugsfähig.
Trinkgeld
Trinkgeld ist als Nebenkosten einer Bewirtung abzugsfähig, wenn es auf dem Beleg oder in einer separaten Quittung des Restaurants ausgewiesen ist. Ein handschriftlicher Vermerk "TG: 5 Euro" auf dem Restaurantbeleg genügt, wenn die Summe plausibel ist (üblicherweise bis ca. 10% des Rechnungsbetrags).
7. Steuerfreie vs. steuerpflichtige Erstattungen
Was kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten? Die wichtigsten Posten:
| Kostenart | Steuerfreie Erstattung möglich | Deckelung / Bedingung |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale Inland | Ja | 14 €/28 € je nach Abwesenheit, max. 3 Monate |
| Übernachtungskosten | Ja | Tatsächliche Kosten, Beleg erforderlich |
| Fahrtkosten PKW | Ja | 0,30 €/km (bis 20 km), 0,38 €/km (ab 21. km) |
| Fahrtkosten ÖPNV/Bahn/Flug | Ja | Tatsächliche Kosten, Beleg erforderlich |
| Nebenkosten (Parkgebühren, Maut) | Ja | Tatsächliche Kosten, Kleinbeleg ausreichend |
| Bewirtungskosten (Kunden) | Nur 70% als Betriebsausgabe | Formgerechter Bewirtungsbeleg zwingend |
| Verpflegung nach 3 Monaten | Nein | Steuerpflichtiger Arbeitslohn |
| Privatunterkunft (ohne Kosten) | Nein | Keine steuerfreie Pauschale möglich |
Arbeitgeber erstattet mehr als die Pauschale
Manche Unternehmen erstatten Verpflegungskosten über die gesetzliche Pauschale hinaus. Das ist möglich, der übersteigende Betrag ist dann aber steuerpflichtig. Erstattet der Arbeitgeber also 40 Euro für einen Eintages-Einsatz, sind 14 Euro steuerfrei und 26 Euro als Arbeitslohn zu versteuern. Das muss in der Lohnabrechnung korrekt ausgewiesen werden.
8. Die 5 häufigsten Fehler in der Reisekostenabrechnung
Bei Betriebsprüfungen finden sich immer wieder dieselben Schwachstellen. Auf diese fünf Punkte schauen Prüfer routinemäßig:
- Keine erste Tätigkeitsstätte im Vertrag festgelegt. Ohne schriftliche Zuordnung entscheidet das Finanzamt nach eigenen Kriterien. Das führt regelmäßig dazu, dass der Firmensitz als erste Tätigkeitsstätte gilt, auch wenn der Mitarbeiter dort kaum auftaucht.
- Dreimonatsfrist wird nicht überwacht. Mitarbeiter reichen Verpflegungspauschalen für Monate 4, 5 und 6 eines Projekteinsatzes ein, die Buchhaltung erstattet sie ungeprüft. Bei der Betriebsprüfung werden diese Beträge als steuerpflichtiger Lohn nachgefordert, zuzüglich Zinsen.
- Bewirtungsbelege unvollständig. Anlass fehlt, Teilnehmer nicht aufgeführt, Kassenbon statt Restaurantrechnung. Solche Belege streicht der Prüfer komplett: Die Arbeit war umsonst, der Abzug entfällt.
- Privatfahrten mit Dienstreisekostensatz abgerechnet. Wer Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte als Dienstreise abrechnet, begeht (im besten Fall) einen Abrechnungsfehler, im schlechteren Fall eine Steuerhinterziehung. Beide Varianten kosten den Arbeitgeber Geld.
- Doppelabrechnung Verpflegung und Bewirtung. Der Mitarbeiter setzt die Verpflegungspauschale an (14 oder 28 Euro) und reicht zusätzlich einen Bewirtungsbeleg für das Mittagessen ein. Für dieselbe Mahlzeit gibt es nur eines von beiden, die Pauschale oder die Einzelkosten.
Wie lässt sich das vermeiden?
Du brauchst eine aktuelle Reisekostenrichtlinie oder Betriebsvereinbarung. Sie legt fest, was erstattungsfähig ist, welche Belege beizubringen sind und wer die Dreimonatsfrist überwacht. Ohne sie legt jeder Mitarbeiter und jede Buchhalterin die Regeln selbst aus.
Praktischer Hinweis für DATEV-Nutzer: In DATEV Lohn und Gehalt lassen sich Reisekostenabrechnungen direkt im Lohnkonto führen. Die Zuordnung zu steuerfreien und steuerpflichtigen Anteilen erfolgt automatisch, wenn die Stammdaten (erste Tätigkeitsstätte, Projektbeginn) korrekt gepflegt sind. Das spart Handarbeit und Fehler.
9. FAQ
Die Verpflegungspauschalen 2026 sind unverändert: 14 Euro bei einer Abwesenheitsdauer von 8 bis unter 24 Stunden vom Wohnort, 28 Euro ab 24 Stunden Abwesenheit sowie 14 Euro für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen. Diese Beträge können Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Mitarbeiter können sie bei fehlendem Arbeitgeberersatz als Werbungskosten geltend machen. Bei einer Abwesenheit von unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale.
Die erste Tätigkeitsstätte ist der ortsfeste Ort, dem ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (§9 Abs. 4 EStG). Fahrten dorthin sind keine Dienstreise: Der Arbeitnehmer kann nur die Entfernungspauschale (seit 2026 einheitlich 0,38 Euro/km einfache Strecke ab dem ersten Kilometer) geltend machen, die Reisekostenpauschalen nicht. Nur wer keine erste Tätigkeitsstätte hat oder sich außerhalb davon bewegt, kann Verpflegungspauschalen und höhere Fahrkostensätze nutzen. Ohne schriftliche Festlegung im Arbeitsvertrag drohen Streitigkeiten mit dem Finanzamt.
Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit an derselben Auswärtstätigkeitsstätte entfallen die steuerfreien Verpflegungspauschalen vollständig. Übernachtungskosten und Fahrtkosten dürfen weiterhin erstattet werden. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück, egal ob durch Urlaub, Krankheit oder Einsatz an einer anderen Stelle. Erstattet der Arbeitgeber nach Ablauf der Frist weiterhin Verpflegungspauschalen, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Für Dienstreisen mit dem privaten PKW gilt 2026 ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer (ohne Staffelung). Gezählt werden Hin- und Rückfahrt. Tatsächliche Kosten (Bahn, Flug, Taxi) werden in voller Höhe steuerfrei erstattet. Diese Sätze gelten nur für Auswärtstätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte darf nur die Entfernungspauschale (einfache Strecke) angesetzt werden.
Ja. Reisekostenbelege, Übernachtungsrechnungen, Fahrtkosten, Bewirtungsbelege, unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren (§147 AO). Verpflegungspauschalen brauchen keinen Einzelbeleg, da sie pauschal gewährt werden. Für Bewirtungsbelege gilt: Datum, Ort, Anlass, Teilnehmer und Betrag müssen auf dem Restaurantbeleg vermerkt oder als separate Aufstellung beigefügt sein. Belege dürfen auch digital aufbewahrt werden, müssen aber unveränderbar und lesbar bleiben.
