Reisekostenabrechnung 2026: Verpflegungspauschalen 14/28 €, erste Tätigkeitsstätte, Übernachtungskosten und Bewirtungsbelege richtig abrechnen.
Reisekostenabrechnung klingt simpel: Mitarbeiter fährt zu einem Kunden, reicht die Kosten ein, Arbeitgeber erstattet sie steuerfrei. Fertig. Wenn es wirklich so einfach wäre, gäbe es nicht so viele Lohnsteuer-Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
Das eigentliche Problem sitzt tiefer: Die steuerliche Einordnung hängt komplett davon ab, ob ein Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat oder nicht. Wer das falsch festlegt, vergibt entweder Steuervorteile oder zahlt nachher drauf. Dieser Artikel klärt, was 2026 gilt, welche Pauschalen steuerfrei erstattet werden können und wo die Prüfer genau hinschauen.
1. Erste Tätigkeitsstätte: Das Fundament der Reisekostenabrechnung
Bevor irgendjemand eine Verpflegungspauschale ansetzt, muss eine Frage geklärt sein: Wo ist die erste Tätigkeitsstätte des Mitarbeiters? Alles andere, Pauschalen, Fahrtkosten, Abzugsmöglichkeiten, ergibt sich daraus.
Die erste Tätigkeitsstätte ist laut §9 Abs. 4 EStG eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Dauerhaft bedeutet: unbefristet, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate. Ein Homeoffice zählt nicht als erste Tätigkeitsstätte, weil es keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist.
Wie wird die erste Tätigkeitsstätte festgelegt?
Erstrangig gilt die arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber. Steht im Arbeitsvertrag "Dienstsitz: Hauptniederlassung Hamburg", dann ist das die erste Tätigkeitsstätte, auch wenn der Mitarbeiter faktisch zu 90% beim Kunden arbeitet. Diese Zuordnung muss schriftlich erfolgen und dauerhaft sein.
Fehlt eine solche Vereinbarung, greift die quantitative Prüfung: Wo verbringt der Arbeitnehmer typischerweise mindestens ein Drittel seiner Arbeitszeit, oder mehr als zwei Arbeitstage pro Woche? Das wird dann zur ersten Tätigkeitsstätte kraft Gesetz.
Achtung bei Außendienstlern und Projektmitarbeitern: Wer keine feste Zuordnung hat und seinen Arbeitstag regelmäßig von zu Hause oder direkt beim Kunden beginnt, hat unter Umständen keine erste Tätigkeitsstätte. Das klingt nach Vorteil, ist aber Risiko. Dann können höhere Reisekosten angesetzt werden, aber die Zuordnung muss wasserdicht dokumentiert sein.
Warum ist die erste Tätigkeitsstätte so entscheidend?
Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind steuerlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Der Arbeitnehmer kann nur die Entfernungspauschale (seit 2026 einheitlich 0,38 Euro/km einfache Strecke ab dem ersten Kilometer) ansetzen. Der Arbeitgeber kann nur bis zu dieser Pauschale steuerfrei erstatten.
Für Dienstreisen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gelten dagegen Reisekostenpauschalen: Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen, und der volle km-Satz für beide Richtungen. Das macht im Jahresdurchschnitt schnell mehrere Tausend Euro Unterschied.
Praxistipp: Legen Sie die erste Tätigkeitsstätte immer schriftlich im Arbeitsvertrag oder einer ergänzenden Vereinbarung fest. Ohne schriftliche Fixierung entscheidet das Finanzamt nach dem Häufigkeitsprinzip, und das kommt nicht immer zu deinem Gunsten heraus.
2. Verpflegungspauschalen 2026 im Überblick
Die Verpflegungspauschalen sind 2026 nicht erhöht worden. Diskutiert wird eine Anpassung, beschlossen ist sie bisher nicht. Für die Praxis gelten weiter die Beträge aus dem Steuerrecht, die seit 2020 in Kraft sind:
| Abwesenheitsdauer | Pauschale | Anwendungsfall |
|---|---|---|
| 8 bis unter 24 Stunden | 14,00 € | Eintägige Dienstreise (An- UND Abreise am selben Tag) |
| 24 Stunden (voller Tag) | 28,00 € | Mehrtägige Dienstreise, voller Zwischentag |
| Anreisetag (mehrtägig) | 14,00 € | Erster Tag einer Übernachtungsreise, egal um welche Uhrzeit |
| Abreisetag (mehrtägig) | 14,00 € | Letzter Tag einer Übernachtungsreise, egal um welche Uhrzeit |
| Unter 8 Stunden | 0,00 € | Kein Anspruch auf Verpflegungspauschale |
Für An- und Abreisetage gilt die 14-Euro-Pauschale ohne Mindestabwesenheitszeit. Wer also abends um 23 Uhr anreist und übernachtet, bekommt bereits den Anreisetag-Pauschalbetrag, obwohl er nur eine Stunde unterwegs war.
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Stellt der Arbeitgeber oder Auftraggeber dem Mitarbeiter kostenlos Mahlzeiten zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt:
- Frühstück: Kürzung um 20% von 28 Euro = 5,60 Euro
- Mittagessen: Kürzung um 40% von 28 Euro = 11,20 Euro
- Abendessen: Kürzung um 40% von 28 Euro = 11,20 Euro
Das gilt unabhängig davon, ob die Reise ein Ein- oder Mehrtagesausflug ist. Wer auf einem eintägigen Seminar Mittagessen gestellt bekommt, kürzt die 14-Euro-Pauschale entsprechend.
Auslandsreisen: Bei Dienstreisen ins Ausland gelten andere, länderabhängige Verpflegungspauschalen. Das BMF veröffentlicht jährlich die länderspezifischen Sätze. Frankreich liegt bei 40 Euro/Tag, die Schweiz bei 45 Euro, die USA (New York) bei bis zu 65 Euro.
3. Übernachtungskosten: Pauschale oder Einzelnachweis?
Hier gibt es eine wichtige Unterscheidung, die viele verwechseln: Es gibt zwei verschiedene Situationen mit unterschiedlichen Regeln.
Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann tatsächlich entstandene Übernachtungskosten in voller Höhe steuerfrei erstatten. Es gibt keine Deckelung nach oben. Ein Hotelzimmer für 180 Euro ist genauso steuerfrei erstattungsfähig wie eines für 80 Euro, solange es beruflich veranlasst war und ein Beleg vorliegt.
Wichtig: Im Hotelbeleg enthaltene Frühstückskosten dürfen nicht komplett steuerfrei erstattet werden. Der Anteil für das Frühstück gilt als Mahlzeitengestellung und kürzt die Verpflegungspauschale. Sind Frühstück und Zimmer nicht getrennt ausgewiesen, setzt das Finanzamt einen Pauschalabzug von 5,60 Euro an.
Übernachtungspauschale als Werbungskosten
Anders verhält es sich, wenn kein Arbeitgebererersatz erfolgt und der Arbeitnehmer die Kosten selbst als Werbungskosten geltend macht. Hier gilt eine Pauschale von 20 Euro pro Übernachtung, aber nur für Inlandsübernachtungen. Für diese 20-Euro-Werbungskosten-Pauschale braucht der Arbeitnehmer keinen Beleg. Bei höheren tatsächlichen Kosten muss er den Einzelnachweis führen.
Nicht verwechseln: Der Arbeitgeber darf die 20-Euro-Pauschale nicht steuerfrei als Übernachtungskostenerstattung auszahlen, wenn keine tatsächlichen Kosten entstanden sind (z.B. bei Privatunterkunft). Eine Erstattung ohne Beleg ist als Arbeitslohn zu versteuern.
Übernachtung bei Privatpersonen
Übernachtet ein Mitarbeiter bei Freunden oder Verwandten, entstehen keine erstattungsfähigen Übernachtungskosten. Der Mitarbeiter kann steuerlich nur die 20-Euro-Werbungskostenpauschale ansetzen. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall pauschal 20 Euro steuerpflichtig erstatten (und es entsprechend versteuern), steuerfrei geht das nicht.
4. Fahrtkosten korrekt erstatten
Für Dienstreisen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gilt der höhere Reisekostensatz, nicht die Entfernungspauschale. Das ist ein wesentlicher Unterschied.
| Verkehrsmittel / Strecke | Steuerfrei erstattungsfähig |
|---|---|
| PKW (eigenes Fahrzeug), 1–20 km je Richtung | 0,30 Euro/km (Hin- und Rückfahrt) |
| PKW (eigenes Fahrzeug), ab 21. km je Richtung | 0,38 Euro/km (Hin- und Rückfahrt) |
| Bahn, Bus, Straßenbahn | Tatsächliche Kosten (Ticketbeleg) |
| Flug | Tatsächliche Kosten (Buchungsbeleg) |
| Taxi, Mietwagen | Tatsächliche Kosten (Quittung) |
| Dienstfahrzeug | Keine Erstattung, Kosten trägt Arbeitgeber direkt |
Beim PKW werden beide Strecken, Hin- und Rückfahrt, berücksichtigt. Fährt ein Mitarbeiter 80 km zum Kunden und zurück, sind das 160 km Erstattungsgrundlage. Diese 160 km werden mit dem pauschalen Kilometersatz von 0,30 Euro/km erstattet, hier also 48 Euro. Beim Dienstreise-Kilometersatz gibt es keine Staffelung nach Entfernung.
Fahrtenbuch als Alternative
Wer ein Fahrtenbuch führt, kann alternativ die tatsächlichen Kraftfahrzeugkosten geltend machen. Das lohnt sich, wenn das Fahrzeug sehr kostspielig ist (z.B. ein großer SUV mit hohem Verbrauch), aber selten genutzt wird. Für die meisten normalen Dienstfahrzeuge gilt: Die Pauschalen sind unkomplizierter.
Reisekostenabrechnung auslagern?
Wir übernehmen die gesamte Lohn- und Reisekostenabrechnung, steuerrechtskonform, monatlich, mit fester Ansprechperson.
30-min-Gespräch vereinbaren5. Die Dreimonatsfrist, der häufig vergessene Fallstrick
Wer drei Monate am Stück an derselben externen Einsatzstelle arbeitet, verliert seinen Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen. Die ersten drei Monate sind steuerfrei, danach ist Schluss. Übernachtungskosten und Fahrtkosten dürfen weiter erstattet werden.
Die Dreimonatsfrist gilt ausschließlich für die Verpflegungspauschale. Viele Arbeitgeber denken, nach drei Monaten ändert sich alles. Das stimmt nicht. Nur der Mahlzeitenanteil fällt weg.
Wann beginnt die Frist neu?
Eine Unterbrechung der Auswärtstätigkeit an dieser Stelle von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück, egal warum die Unterbrechung stattfand: Urlaub, Krankheit, Einsatz an anderer Stelle, alles zählt. Nur vier Wochen.
Wird der Mitarbeiter vom Kunden für fünf Wochen nach München geschickt und kehrt dann für einen Tag ans Hamburger Büro zurück, bevor er wieder zum selben Kunden fährt? Das reicht nicht. Ein Tag Unterbrechung ist kein Neustart. Das müssen Sie im Einzelfall sauber dokumentieren.
Projektarbeit in der Praxis: Viele IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen schicken Mitarbeiter für sechs, neun oder zwölf Monate zu einem Kunden. Ab Monat 4 entfallen dann die Verpflegungspauschalen. Wer das nicht beachtet, erstattet monatlich Beträge, die eigentlich steuerpflichtig sind, und das summiert sich bei einer Betriebsprüfung schnell zu einer erheblichen Nachforderung.
Was passiert, wenn die Frist läuft und der Arbeitgeber es trotzdem erstattet?
Die Erstattung ist dann steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitgeber muss Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Tut er es nicht und die Betriebsprüfung findet es heraus, haftet der Arbeitgeber für die nicht abgeführte Lohnsteuer.
6. Bewirtungskosten: Was der Arbeitgeber erstatten darf
Bewirtungskosten folgen anderen Regeln als andere Reisekosten. Hier geht es nicht um Pauschalen, sondern um beleggebundene Einzelerstattung mit einer steuerlichen Abzugsbeschränkung.
Die 70%-Regel
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die restlichen 30 Prozent trägt der Arbeitgeber endgültig aus versteuertem Gewinn. Das gilt für Restaurantbesuche mit Kunden, Geschäftspartnern oder potenziellen Neukunden.
Bewirtungskosten für ausschließlich betriebsinterne Maßnahmen, Teamessen, Betriebsausflug, Jubiläumsfeier, unterliegen dagegen keiner Kürzung und sind zu 100 Prozent abzugsfähig. Zumindest wenn die Freigrenze für Betriebsveranstaltungen (110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung) nicht überschritten wird.
Anforderungen an den Bewirtungsbeleg
Ein Bewirtungsbeleg genügt den steuerlichen Anforderungen nur, wenn er folgende Informationen enthält:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Name des Restaurants und Adresse
- Konkrete Bezeichnung der Speisen und Getränke (kein "Speisen und Getränke" als Sammelposition)
- Gesamtbetrag mit Mehrwertsteuer
- Anlass der Bewirtung (handschriftlich auf dem Beleg oder als beigelegte Aufstellung)
- Namen aller bewirteten Personen einschließlich des Gastgebers
- Unterschrift des Arbeitnehmers
Kassenbon reicht nicht: Ein einfacher Kassenzettel ohne Restaurantname und Adresse ist kein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg. Das Finanzamt erkennt solche Belege nicht an. Gleiches gilt, wenn "Anlass" und "Teilnehmer" nicht vermerkt sind. Fehlende Angaben können nicht nachträglich ergänzt werden, der Beleg ist dann schlicht nicht abzugsfähig.
Trinkgeld
Trinkgeld ist als Nebenkosten einer Bewirtung abzugsfähig, wenn es auf dem Beleg oder in einer separaten Quittung des Restaurants ausgewiesen ist. Ein handschriftlicher Vermerk "TG: 5 Euro" auf dem Restaurantbeleg genügt, wenn die Summe plausibel ist (üblicherweise bis ca. 10% des Rechnungsbetrags).
7. Steuerfreie vs. steuerpflichtige Erstattungen
Was kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten? Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Posten zusammen:
| Kostenart | Steuerfreie Erstattung möglich | Deckelung / Bedingung |
|---|---|---|
| Verpflegungspauschale Inland | Ja | 14 €/28 € je nach Abwesenheit, max. 3 Monate |
| Übernachtungskosten | Ja | Tatsächliche Kosten, Beleg erforderlich |
| Fahrtkosten PKW | Ja | 0,30 €/km (bis 20 km), 0,38 €/km (ab 21. km) |
| Fahrtkosten ÖPNV/Bahn/Flug | Ja | Tatsächliche Kosten, Beleg erforderlich |
| Nebenkosten (Parkgebühren, Maut) | Ja | Tatsächliche Kosten, Kleinbeleg ausreichend |
| Bewirtungskosten (Kunden) | Nur 70% als Betriebsausgabe | Formgerechter Bewirtungsbeleg zwingend |
| Verpflegung nach 3 Monaten | Nein | Steuerpflichtiger Arbeitslohn |
| Privatunterkunft (ohne Kosten) | Nein | Keine steuerfreie Pauschale möglich |
Arbeitgeber erstattet mehr als die Pauschale
Manche Unternehmen erstatten Verpflegungskosten über die gesetzliche Pauschale hinaus. Das ist grundsätzlich möglich, aber: Der übersteigende Betrag ist dann steuerpflichtig. Erstattet der Arbeitgeber also 40 Euro für einen Eintages-Einsatz, sind 14 Euro steuerfrei und 26 Euro als Arbeitslohn zu versteuern. Das muss in der Lohnabrechnung korrekt ausgewiesen werden.
8. Die 5 häufigsten Fehler in der Reisekostenabrechnung
Bei Betriebsprüfungen finden sich immer wieder dieselben Schwachstellen. Hier sind die fünf Punkte, auf die Prüfer routinemäßig schauen:
- Keine erste Tätigkeitsstätte im Vertrag festgelegt. Ohne schriftliche Zuordnung entscheidet das Finanzamt nach eigenen Kriterien. Das führt regelmäßig dazu, dass der Firmensitz als erste Tätigkeitsstätte gilt, auch wenn der Mitarbeiter dort kaum auftaucht.
- Dreimonatsfrist wird nicht überwacht. Mitarbeiter reichen Verpflegungspauschalen für Monate 4, 5 und 6 eines Projekteinsatzes ein, die Buchhaltung erstattet sie ungeprüft. Bei der Betriebsprüfung werden diese Beträge als steuerpflichtiger Lohn nachgefordert, zuzüglich Zinsen.
- Bewirtungsbelege unvollständig. Anlass fehlt, Teilnehmer nicht aufgeführt, Kassenbon statt Restaurantrechnung. Solche Belege werden komplett gestrichen. 100% Mehraufwand für 0% Abzug.
- Privatfahrten mit Dienstreisekostensatz abgerechnet. Wer Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte als Dienstreise abrechnet, begeht (im besten Fall) einen Abrechnungsfehler, im schlechteren Fall eine Steuerhinterziehung. Beide Varianten kosten den Arbeitgeber Geld.
- Doppelabrechnung Verpflegung und Bewirtung. Der Mitarbeiter setzt die Verpflegungspauschale an (14 oder 28 Euro) und reicht zusätzlich einen Bewirtungsbeleg für das Mittagessen ein. Das ist eine Doppelzählung. Entweder Pauschale oder Einzelkosten, beides gleichzeitig geht nicht für dieselbe Mahlzeit.
Wie lässt sich das vermeiden?
Das Fundament ist ein klares Reisekostenregelwerk im Unternehmen. Kein Zettel auf dem Fax, sondern eine aktuelle Betriebsvereinbarung oder Reisekostenrichtlinie, die beschreibt, was erstattungsfähig ist, welche Belege beizubringen sind und wie die Dreimonatsfrist überwacht wird. Wer das nicht hat, überlässt die Auslegung dem einzelnen Mitarbeiter oder der Buchhalterin, und das geht erfahrungsgemäß schief.
Praktischer Hinweis für DATEV-Nutzer: In DATEV Lohn und Gehalt lassen sich Reisekostenabrechnungen direkt im Lohnkonto führen. Die Zuordnung zu steuerfreien und steuerpflichtigen Anteilen erfolgt automatisch, wenn die Stammdaten (erste Tätigkeitsstätte, Projektbeginn) korrekt gepflegt sind. Das spart Handarbeit und reduziert Fehler erheblich.
9. FAQ
Die Verpflegungspauschalen 2026 sind unverändert: 14 Euro bei einer Abwesenheitsdauer von 8 bis unter 24 Stunden vom Wohnort, 28 Euro ab 24 Stunden Abwesenheit sowie 14 Euro für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen. Diese Beträge können Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Mitarbeiter können sie bei fehlendem Arbeitgeberersatz als Werbungskosten geltend machen. Bei einer Abwesenheit von unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale.
Die erste Tätigkeitsstätte ist der ortsfeste Ort, dem ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist (§9 Abs. 4 EStG). Sie ist entscheidend, weil Fahrten dorthin keine Dienstreise sind, der Arbeitnehmer kann nur die Entfernungspauschale (seit 2026 einheitlich 0,38 Euro/km einfache Strecke ab dem ersten Kilometer) geltend machen, nicht die Reisekostenpauschalen. Nur wer keine erste Tätigkeitsstätte hat oder sich außerhalb davon bewegt, kann Verpflegungspauschalen und höhere Fahrkostensätze nutzen. Ohne schriftliche Festlegung im Arbeitsvertrag drohen Streitigkeiten mit dem Finanzamt.
Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit an derselben Auswärtstätigkeitsstätte entfallen die steuerfreien Verpflegungspauschalen vollständig. Übernachtungskosten und Fahrtkosten dürfen weiterhin erstattet werden. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück, egal ob durch Urlaub, Krankheit oder Einsatz an einer anderen Stelle. Erstattet der Arbeitgeber nach Ablauf der Frist weiterhin Verpflegungspauschalen, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Für Dienstreisen mit dem privaten PKW gilt 2026 ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer (ohne Staffelung). Gezählt werden Hin- und Rückfahrt. Tatsächliche Kosten (Bahn, Flug, Taxi) werden in voller Höhe steuerfrei erstattet. Wichtig: Diese Sätze gelten nur für Auswärtstätigkeiten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte darf nur die Entfernungspauschale (einfache Strecke) angesetzt werden.
Ja. Reisekostenbelege, Übernachtungsrechnungen, Fahrtkosten, Bewirtungsbelege, unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren (§147 AO). Verpflegungspauschalen brauchen keinen Einzelbeleg, da sie pauschal gewährt werden. Für Bewirtungsbelege gilt: Datum, Ort, Anlass, Teilnehmer und Betrag müssen auf dem Restaurantbeleg vermerkt oder als separate Aufstellung beigefügt sein. Belege dürfen auch digital aufbewahrt werden, müssen aber unveränderbar und lesbar bleiben.
