Arbeitgeber müssen Urlaubswünsche grundsätzlich berücksichtigen, betriebliche Belange können aber überwiegen. Wer nicht auf den drohenden Urlaubsverfall hinweist, verliert das Recht auf Verfall. EuGH und BAG haben das Urlaubsrecht damit deutlich arbeitnehmerfreundlicher gemacht.
Wer darf wann Urlaub nehmen? Im Sommer wollen alle gleichzeitig weg, und trotzdem muss jemand im Betrieb sein. Dazu kommt: Durch die EuGH-Rechtsprechung ist das Urlaubsrecht in den letzten Jahren deutlich strenger geworden, vor allem beim Urlaubsverfall.
Ohne Hinweis an den Mitarbeiter auf Verfall zu pochen, funktioniert seit einem BAG-Urteil von 2019 nicht mehr. Wer das übersieht, sammelt über die Jahre offene Urlaubsansprüche an.
Inhalt
- Urlaubsanspruch und gesetzlicher Rahmen
- Urlaub ablehnen: Wann ist das möglich?
- Kollision: Wenn alle gleichzeitig wollen
- Betriebsschließung und kollektive Urlaubsregelung
- EuGH-Hinweispflicht: Der unterschätzte Stolperstein
- Urlaubsverfall nach §7 Abs. 3 BUrlG
- Sonderfall: Urlaub bei Krankheit
- Widerruf von genehmigtem Urlaub
- Urlaubsgeld vs. Urlaubsentgelt
- Praxistipps: Sommerloch vermeiden
- Häufige Fragen (FAQ)
1. Urlaubsanspruch und gesetzlicher Rahmen
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach §3 BUrlG (Bundesurlaubsgesetz) 20 Arbeitstage pro Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche. Bei einer Sechs-Tage-Woche sind es 24 Werktage. Fast alle Arbeitsverhältnisse bieten mehr, tarifvertraglich oder vertraglich, häufig 25 bis 30 Tage.
Urlaubsansprüche entstehen mit dem Beginn des Arbeitsverhältnisses. Im ersten Halbjahr entsteht der volle Jahresanspruch erst nach sechsmonatiger Wartezeit (§4 BUrlG). Tritt jemand am 1. April ein, hat er bis 30. September nur anteiligen Urlaub, danach den vollen Jahresanspruch.
§7 Abs. 1 BUrlG: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen."
Der Wunsch des Arbeitnehmers geht also grundsätzlich vor. Der Arbeitgeber hat kein generelles Bestimmungsrecht darüber, wann Urlaub genommen wird, er kann nur widersprechen, wenn konkrete Gründe vorliegen.
2. Urlaub ablehnen: Wann ist das möglich?
Ein Urlaubsantrag darf abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen. Die Rechtsprechung legt das eng aus:
- Mindestbesetzung sichern: Wenn eine kritische Funktion nicht besetzt wäre und das den Betrieb ernsthaft gefährdet, ist das ein anerkannter Grund.
- Laufendes, termingebundenes Projekt: Zeitkritische Liefertermine oder Deadlines können überwiegen, aber die Belastung darf nicht dauerhaft auf einzelne Mitarbeiter konzentriert werden.
- Saisongeschäft: Branchen mit klar definierter Hauptsaison (z.B. Gastgewerbe im Sommer, Steuerberatung in der Steuersaison) können Urlaubsanträge in Stoßzeiten ablehnen, wenn das vorab kommuniziert und sachlich begründet ist.
Was nicht als dringender Belang anerkannt wird:
- Allgemeine Personalknappheit, die strukturell besteht
- Pauschalvorbehalt ohne konkreten Anlass
- Der Wunsch, Urlaub auf ruhigere Monate zu verschieben, ohne konkrete Begründung
Zeitnah ablehnen: Eine Ablehnung muss zeitnah erfolgen. Wer einen Urlaubsantrag wochenlang liegen lässt und kurz vor dem geplanten Datum ablehnt, hat schlechte Karten vor dem Arbeitsgericht. Die Ablehnung sollte schriftlich und mit Begründung erfolgen.
3. Kollision: Wenn alle gleichzeitig wollen
Fünf Mitarbeiter wollen die erste Augustwoche, zwei können gehen. Wer bekommt den Vorzug?
§7 Abs. 1 BUrlG nennt explizit soziale Gesichtspunkte als Auswahlkriterium. Die Rechtsprechung hat dazu eine Rangliste entwickelt:
| Kriterium | Begründung |
|---|---|
| Schulpflichtige Kinder | Höchste Priorität, Urlaub muss mit Schulferien koordiniert werden, kaum flexibel |
| Kinder im Kindergartenalter | Ebenfalls hohe Priorität, wenn Partner ähnliche Einschränkungen hat |
| Gesundheitliche Gründe | Ärztlich empfohlene Kurmaßnahmen oder Erholungsurlaub nach Krankheit |
| Im Vorjahr zurückgesteckt | Wer im Vorjahr zurückgesteckt hat, hat diesmal Vorrang |
| Betriebszugehörigkeit | Nur nachrangig relevant |
Gibt es keine sozialen Unterschiede, kann der Arbeitgeber nach eigenem Ermessen entscheiden, oder ein Rotationsprinzip einführen, das vorab kommuniziert wird.
4. Betriebsschließung und kollektive Urlaubsregelung
Manche Unternehmen schließen zwischen Weihnachten und Neujahr oder in der zweiten Juliwoche komplett. Ist das rechtlich möglich?
Ja, aber mit Grenzen. Der Arbeitgeber kann Betriebsferien anordnen, muss dabei aber den individuellen Urlaubsanspruch der Beschäftigten respektieren:
- Die Betriebsschließung darf nicht den gesamten Jahresurlaub eines Mitarbeiters aufbrauchen. Es muss ein Teil des Jahresurlaubs frei verfügbar bleiben, damit Arbeitnehmer ihre Urlaubswünsche einbringen können.
- Die Faustregel der Rechtsprechung: Maximal 3/5 des Jahresurlaubs darf der Arbeitgeber durch Betriebsferien festlegen, 2/5 bleiben dem Arbeitnehmer zur freien Verfügung.
- Betriebsferien müssen rechtzeitig angekündigt werden, mindestens ein Quartal im Voraus, damit Mitarbeiter planen können.
Hat der Betrieb einen Betriebsrat, gilt §87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG: Die Festlegung der Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans unterliegt der Mitbestimmung. Eine kollektive Urlaubsregelung ohne Betriebsratsvereinbarung ist anfechtbar.
Sonderfall Neueinstellung: Wer erst im Mai eingestellt wurde und keine oder wenige Urlaubstage angesammelt hat, kann trotzdem nicht zur Teilnahme an einer zweiwöchigen Betriebsschließung gezwungen werden, die seinen gesamten Urlaub aufbraucht. Hier muss der Arbeitgeber eine Lösung anbieten (Sonderregelung, Vorgriff auf Folgejahresurlaub mit Zustimmung, unbezahlter Urlaub).
5. EuGH-Hinweispflicht: Der unterschätzte Stolperstein
Der EuGH hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass Urlaubsansprüche nur dann verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vorher aktiv und konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.
Das BAG hat das in seinem Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) für das deutsche Recht umgesetzt. Seitdem gilt:
- Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer schriftlich und konkret auf seinen Resturlaubsstand hinweisen.
- Er muss darauf hinweisen, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht bis zum Jahresende (oder Übertragungsfrist) genommen wird.
- Der Hinweis muss rechtzeitig erfolgen, nicht erst im Dezember, sondern so, dass der Arbeitnehmer noch die Möglichkeit hat, den Urlaub zu nehmen.
Konsequenz bei fehlendem Hinweis: Ohne diesen Hinweis verfällt der Urlaub nicht. Er wird stattdessen auf das nächste Jahr übertragen und sammelt sich an. Wer das über mehrere Jahre ignoriert, sitzt irgendwann auf Urlaubsansprüchen im fünfstelligen Eurobereich, die beim Ausscheiden als Urlaubsabgeltung ausgezahlt werden müssen.
Was in den Hinweis gehört
- Konkreter Restanspruch in Tagen
- Das genaue Verfallsdatum (z.B. 31. März des Folgejahres)
- Die Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen oder zu beantragen
- Schriftform (E-Mail reicht, muss aber dokumentiert sein)
Am einfachsten verschickt eine HR-Software diese Hinweise automatisch, wenn sie die Urlaubsstände führt. Ohne Software dokumentiert HR das von Hand.
6. Urlaubsverfall nach §7 Abs. 3 BUrlG
§7 Abs. 3 BUrlG regelt den Übertragungszeitraum: Urlaub, der aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht bis Jahresende genommen wurde, muss bis zum 31. März des Folgejahres gewährt und genommen werden.
Nach dem 31. März verfällt der Urlaub, aber nur unter zwei Voraussetzungen:
- Der Arbeitgeber hat seine Hinweispflicht erfüllt (s. Abschnitt 5).
- Der Arbeitnehmer hatte die tatsächliche Möglichkeit, den Urlaub zu nehmen (er war nicht krank, es gab keine betrieblichen Sperren).
Ohne Hinweis verfällt nichts, und der Urlaub wandert ins nächste Jahr.
7. Sonderfall: Urlaub bei Krankheit
Was passiert mit Urlaub, den jemand wegen Langzeitkrankheit nicht nehmen konnte? Auch dazu hat der EuGH entschieden.
Mit Urteil C-214/10 (KHS AG) hat der EuGH eine 15-Monate-Frist eingeführt: Urlaub aus einem Urlaubsjahr, der wegen Krankheit nicht genommen werden konnte, verfällt spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.
Urlaub aus 2024, der wegen Krankheit nicht genommen wurde, verfällt am 31. März 2026, nicht am 31. März 2025. Das gilt auch ohne Hinweis des Arbeitgebers, weil der Arbeitnehmer objektiv keine Chance hatte, den Urlaub zu nehmen.
| Situation | Übertragungsfrist | Hinweispflicht AG nötig? |
|---|---|---|
| Urlaub nicht genommen (kein besonderer Grund) | 31. März des Folgejahres | Ja, sonst kein Verfall |
| Urlaub nicht genommen (dringende betriebliche Gründe) | 31. März des Folgejahres | Ja, sonst kein Verfall |
| Urlaub nicht genommen wegen Krankheit | 15 Monate nach Urlaubsjahr (= 31. März übernächstes Jahr) | Nein (objektive Unmöglichkeit) |
| Urlaub beim Ausscheiden nicht genommen | Kein Verfall, Abgeltung in Geld (§7 Abs. 4 BUrlG) | Nicht relevant |
8. Widerruf von genehmigtem Urlaub
Ein genehmigter Urlaubsantrag ist eine vertragliche Zusage. Ein Widerruf ist in den meisten Fällen unzulässig.
Die Rechtsprechung lässt einen Widerruf nur bei einem unvorhergesehenen, außergewöhnlichen Notfall zu, der den Betrieb ernsthaft gefährdet und nicht anderweitig abgewendet werden kann. Beispiele aus der Praxis: plötzlicher Großunfall in der Produktion, Insolvenz eines wichtigen Kunden mit sofortigem Handlungsbedarf, Cyberangriff auf kritische Systeme.
Was der Arbeitgeber im Fall eines rechtmäßigen Widerrufs zahlen muss:
- Alle Stornokosten für gebuchte Reisen, Hotels, Flüge
- Weitere nachgewiesene Schäden, die durch die Stornierung entstanden sind
- Ggf. Zuschläge, wenn der Urlaub deutlich später genommen werden muss und dann teurer ist
Tritt der Arbeitnehmer den Urlaub trotzdem an: In den meisten Fällen ist das keine eigenmächtige Urlaubnahme, die zur Abmahnung oder Kündigung berechtigt. Nur wenn der Notfall so eindeutig ist und der Arbeitnehmer das weiß, kann sein Fernbleiben arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Im Zweifel entscheidet das Arbeitsgericht.
9. Urlaubsgeld vs. Urlaubsentgelt
Zwei Begriffe, die regelmäßig verwechselt werden:
Urlaubsentgelt ist das normale Arbeitsentgelt, das während des Urlaubs weiter gezahlt wird. Es ist gesetzlich vorgeschrieben (§11 BUrlG). Basis: der durchschnittliche Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Einmalige Sondervergütungen (z.B. Jahresbonus) bleiben außen vor.
Urlaubsgeld ist eine zusätzliche freiwillige Leistung des Arbeitgebers, eine Art Urlaubszuschuss. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch darauf. Viele Tarifverträge sehen es vor (häufig 30–50 % eines Monatsgehalts). Wird es regelmäßig und ohne Vorbehalt gewährt, kann sich daraus eine betriebliche Übung entwickeln, die zum Rechtsanspruch wird.
Betriebliche Übung vermeiden: Wer Urlaubsgeld freiwillig zahlt, sollte im Zahlungsbeleg oder im Arbeitsvertrag explizit formulieren, dass es sich um eine freiwillige, jederzeit widerrufliche Leistung handelt und kein Anspruch für die Zukunft begründet wird. Ohne diesen Vorbehalt entsteht nach drei Jahren regelmäßiger Zahlung typischerweise ein Anspruch.
10. Praxistipps: Sommerloch vermeiden
Das Sommerloch lässt sich planen:
- Frühzeitig abfragen: Urlaubswünsche für Juli und August bereits im März/April abfragen. Wer früher fragt, hat mehr Spielraum für Korrekturen.
- Urlaubsliste führen: Wer wann wie viele Tage plant, am besten digital, für alle einsehbar. Konflikte sieht man sofort, nicht erst bei der Genehmigung.
- Mindestbesetzung definieren: Welche Funktionen brauchen wie viele Personen? Das gibt die Planungsgrundlage vor und verhindert willkürliche Ablehnungen.
- Urlaubsvertretungen absprechen: Wer vertritt wen? Das klärt man besser vor dem Urlaub als währenddessen per Notanruf.
- Resturlaub aktiv kommunizieren: Spätestens im September darauf hinweisen, wer noch wie viele Tage offen hat, und wann sie verfallen. Das erfüllt gleichzeitig die Hinweispflicht.
- Betriebsferien rechtzeitig ankündigen: Mindestens drei Monate im Voraus, besser früher. Schriftlich und an alle.
Urlaubsrecht 2026: Wünsche grundsätzlich berücksichtigen. Ablehnung nur bei konkreten, dringenden Gründen. Hinweis auf Verfall schriftlich und rechtzeitig. Ohne Hinweis: kein Verfall, Urlaub sammelt sich an. Betriebsferien maximal 3/5 des Jahresurlaubs. Widerruf nur im Notfall, und dann auf Kosten des Arbeitgebers.
