Entgeltfortzahlung bei Krankheit 2026: Pflichten, Berechnung & U1-Erstattung

Ein Mitarbeiter meldet sich morgens krank. Ab Tag 1 läuft sein Gehalt weiter, obwohl keine Arbeit erbracht wird. Das ist kein Entgegenkommen, sondern gesetzliche Pflicht: Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) lässt dir kaum Spielraum. Für viele Geschäftsführer und Office-Manager in kleinen Betrieben ist das ein spürbarer Kostenfaktor, gerade wenn mehrere Leute gleichzeitig ausfallen.

Was dabei oft untergeht: Wenn dein Betrieb höchstens 30 Beschäftigte hat, bekommst du einen Großteil dieser Lohnkosten über das Umlageverfahren U1 zurück. Voraussetzung ist nur, dass du die monatliche Umlage zahlst und den Erstattungsantrag stellst. Dieser Artikel zeigt dir, wann genau der Anspruch entsteht, wie du das fortzuzahlende Entgelt korrekt berechnest, welche Sonderfälle es gibt und wie du die U1-Erstattung praktisch abwickelst.

1. Rechtsgrundlage und Voraussetzungen

Die Entgeltfortzahlung bei Krankheit ist in §3 EFZG geregelt. Damit der Anspruch entsteht, müssen drei Bedingungen zusammenkommen:

• Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit: Der Arbeitnehmer kann die vertraglich geschuldete Arbeit nicht leisten, und zwar gerade wegen der Erkrankung. Eine Krankheit, die ihn bei seiner konkreten Tätigkeit nicht beeinträchtigt, löst keine Arbeitsunfähigkeit aus.
• Kein Selbstverschulden: Die Arbeitsunfähigkeit darf nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich selbst herbeigeführt sein.
• Wartezeit von 4 Wochen erfüllt: Nach §3 Abs. 3 EFZG entsteht der Anspruch erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses.

Wichtig ist die Reihenfolge: Die Krankheit muss die alleinige Ursache für das Fernbleiben sein. Wäre der Mitarbeiter ohnehin nicht zur Arbeit verpflichtet gewesen, etwa weil er an dem Tag frei oder unbezahlten Urlaub hatte, gibt es für diesen Tag auch keine Entgeltfortzahlung.

2. Dauer: 6 Wochen und das Krankengeld danach

Der Entgeltfortzahlungsanspruch beträgt 6 Wochen, also 42 Kalendertage, je Erkrankung. Entscheidend ist: Der Anspruch gilt pro Krankheitsfall, nicht pro Kalenderjahr. Wer im Februar drei Wochen wegen eines Bandscheibenvorfalls ausfällt und im Oktober vier Wochen wegen einer Grippe, hat für beide Fälle den vollen Anspruch, weil es zwei verschiedene Erkrankungen sind.

Der Übergang von der Entgeltfortzahlung zum Krankengeld läuft heute weitgehend automatisch über die gesetzlichen Krankenkassen: Die Kasse erfährt über das digitale Meldeverfahren von der Arbeitsunfähigkeit und meldet sich beim Versicherten. Du musst nichts gesondert beantragen, achtest aber darauf, dass deine letzte Entgeltabrechnung sauber stimmt, weil die Kasse daraus das Krankengeld ableitet.

3. Fortsetzungserkrankung: die 6- und 12-Monats-Regel

Erkrankt ein Mitarbeiter mehrfach an derselben Krankheit, addieren sich die Zeiten zunächst zusammen. Das ist die sogenannte Fortsetzungserkrankung, geregelt in §3 Abs. 1 EFZG. Du musst innerhalb desselben Krankheitsfalls insgesamt nur einmal die vollen 6 Wochen zahlen, auch wenn die Arbeitsunfähigkeit immer wieder unterbrochen wird.

Ein neuer voller 6-Wochen-Anspruch wegen derselben Erkrankung entsteht erst, wenn eine dieser beiden Bedingungen erfüllt ist:

• Der Arbeitnehmer war wegen dieser Erkrankung mindestens 6 Monate nicht arbeitsunfähig, bevor die erneute Arbeitsunfähigkeit beginnt, oder
• seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit wegen dieser Erkrankung sind mindestens 12 Monate vergangen.

Bei einer anderen Erkrankung entsteht dagegen immer ein neuer voller Anspruch, ganz gleich, wie kurz der Abstand ist. Tückisch wird es, wenn eine neue Krankheit hinzukommt, während die alte noch läuft (sogenannte Einheit des Verhinderungsfalls). Hier kommt es auf den genauen zeitlichen Verlauf an. Wenn du unsicher bist, ob ein neuer Anspruch entstanden ist, lohnt sich vor der Abrechnung eine kurze Rückfrage bei der Krankenkasse oder deinem Lohndienstleister, weil ein Fehler hier schnell vierstellig wird.

4. Berechnung: das Lohnausfallprinzip

Wie hoch das fortzuzahlende Entgelt ist, regelt §4 EFZG. Maßgeblich ist das Lohnausfallprinzip: Der Arbeitnehmer soll während der Krankheit so gestellt werden, wie er stünde, wenn er normal gearbeitet hätte. Du zahlst also nicht pauschal einen Durchschnitt aus, sondern das, was tatsächlich angefallen wäre.

Bei einem Festgehalt ist das einfach: Du zahlst das reguläre Monatsgehalt weiter, ohne Kürzung. Komplizierter wird es bei schwankenden Bezügen. Hier bildet man für die variablen Bestandteile einen Durchschnitt über einen Referenzzeitraum, üblicherweise die letzten zwölf Monate oder einen kürzeren repräsentativen Zeitraum. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können den Referenzzeitraum konkret festlegen; existiert keine solche Regelung, orientiert man sich an der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zum Ausfallprinzip.

Was zählt zum fortzuzahlenden Entgelt?

• Grundgehalt beziehungsweise vereinbarter Stundenlohn
• Regelmäßige Provisionen und leistungsabhängige Prämien (als Durchschnitt über den Referenzzeitraum)
• Sachbezüge, die laufend gewährt werden, etwa die private Dienstwagennutzung
• Zuschläge für Leistungen, die der Mitarbeiter ohne die Krankheit erbracht hätte, zum Beispiel eine fest eingeplante Schichtzulage

Was zählt nicht?

• Einmalige Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Jubiläumsgeld
• Reiner Aufwandsersatz, etwa Spesen oder Reisekostenerstattung
• Zuschläge für Leistungen, die während der Krankheit gar nicht angefallen wären, etwa ein Nachtzuschlag, wenn für die Krankheitstage keine Nachtschicht geplant war
• Überstundenvergütung, die über das normale, planbare Maß hinausgeht

Auf das fortgezahlte Entgelt fallen die normalen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge an, genau wie auf regulären Arbeitslohn. Der Mitarbeiter bekommt während der 6 Wochen also kein gemindertes, sondern sein gewohntes Netto. Den Aufwand für die Arbeitgeberbeiträge solltest du in deine Kalkulation einbeziehen, weil auch er bei der U1 erstattungsfähig ist.

5. U1-Erstattung über das AAG

Hier liegt der wichtigste Hebel für kleine Betriebe. Arbeitgeber mit in der Regel höchstens 30 Arbeitnehmern nehmen verpflichtend am Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) teil. Du zahlst monatlich die Umlage U1 an die Krankenkassen deiner Mitarbeiter und bekommst im Krankheitsfall einen Teil der fortgezahlten Vergütung zurück. Teilzeitkräfte werden bei der Ermittlung der Betriebsgröße anteilig gewichtet; Auszubildende zählen nicht mit.

Den Erstattungssatz legt jede Krankenkasse in ihrer Satzung fest. Üblich sind mehrere Wahltarife: ein höherer Umlagesatz bedeutet eine höhere Erstattungsquote. Du wählst den Satz zu Beginn des Kalenderjahres; ein Wechsel ist in der Regel nur zum Jahreswechsel möglich. Eine Erstattung zu 100 Prozent gibt es nicht.

Die konkreten Prozentwerte und die zugehörigen Umlagesätze stehen in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse und unterscheiden sich teils deutlich. Die offiziellen Spielregeln zum Verfahren erläutert der GKV-Spitzenverband. Welcher Wahltarif sich für deinen Betrieb rechnet, hängt von deiner Krankenquote ab: Bei häufigeren Ausfällen lohnt der höhere Satz, bei sehr stabilen Teams oft der niedrigere.

Abgrenzung zur U2-Umlage

Neben U1 gibt es die U2-Umlage für die Aufwendungen rund um den Mutterschutz. Sie ist nicht auf kleine Betriebe beschränkt, sondern gilt für alle Arbeitgeber. U2 erstattet die Arbeitgeberzuschüsse zum Mutterschaftsgeld und das während eines Beschäftigungsverbots fortgezahlte Entgelt, in der Regel zu 100 Prozent. Mehr dazu liest du im Artikel zu Elternzeit und Mutterschutz.

6. Anzeige- und Nachweispflicht (eAU)

Zwei Pflichten treffen den Arbeitnehmer bei Krankheit, geregelt in §5 EFZG: die Anzeigepflicht und die Nachweispflicht.

• Anzeigepflicht: Der Mitarbeiter muss dir die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen, also am ersten Tag, in der Regel vor Arbeitsbeginn. Das gilt unabhängig von einem ärztlichen Attest.
• Nachweispflicht: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss ab dem vierten Tag ein ärztlicher Nachweis vorliegen. Du darfst den Nachweis aber auch schon ab dem ersten Tag verlangen, ohne das begründen zu müssen.

Seit dem 1. Januar 2023 gilt das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Die Arztpraxis übermittelt die Krankschreibung digital an die Krankenkasse, und du rufst die Daten dort selbst elektronisch ab. Der gesetzlich versicherte Arbeitnehmer muss dir kein Papierattest mehr aushändigen. Bewusst krank gemeldet bleibt er aber: Die Anzeigepflicht (kurze Info, dass und wie lange er fehlt) besteht unverändert weiter, denn die eAU ersetzt nur den Nachweis, nicht die Meldung.

7. Sonderfälle: Selbstverschulden, Kündigung, Urlaub

Selbstverschulden

Der Anspruch entfällt, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit grob fahrlässig oder vorsätzlich selbst verursacht hat. Die Hürde dafür ist hoch. Eine Trunkenheitsfahrt mit anschließendem Unfall oder eine Verletzung bei einer Schlägerei können den Anspruch ausschließen. Normaler Freizeitsport begründet dagegen kein Verschulden, auch wenn er ein gewisses Verletzungsrisiko trägt. Entscheidend ist immer der Einzelfall, und du als Arbeitgeber trägst die volle Beweislast. Wenn du die Fortzahlung verweigern willst, solltest du das vorher mit einem Anwalt für Arbeitsrecht klären, weil eine unberechtigte Verweigerung schnell zur Lohnklage führt.

Kündigung und laufende Arbeitsunfähigkeit

Eine Kündigung beendet eine bereits laufende Entgeltfortzahlung nicht automatisch. Erkrankt der Mitarbeiter während der Kündigungsfrist, zahlst du bis zum Ablauf der 6 Wochen weiter, auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus. Eine Sonderregel greift, wenn du aus Anlass der Krankheit kündigst (sogenannte Anlasskündigung nach §8 EFZG): Dann bleibt der Fortzahlungsanspruch trotz Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen. Nach dem Ende der Fortzahlung übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld.

Krankheit während des Urlaubs

Wird ein Mitarbeiter im Urlaub krank, werden die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§9 BUrlG). Voraussetzung ist, dass er sich krank meldet und die Arbeitsunfähigkeit nachweist. Die betroffenen Urlaubstage werden ihm wieder gutgeschrieben. Er darf den Urlaub aber nicht eigenmächtig verlängern, sondern muss zum ursprünglich geplanten Termin zurückkehren oder sich weiter krank melden.

Erkrankung in der Probezeit

Die Probezeit ändert nichts an der Entgeltfortzahlung, sobald die 4-wöchige Wartezeit erfüllt ist. Erkrankt jemand erst nach Ablauf der ersten vier Wochen, zahlst du auch in der Probezeit die vollen 6 Wochen. Nur in den ersten 4 Wochen des Arbeitsverhältnisses besteht keine Fortzahlungspflicht; dann zahlt die Krankenkasse ab Tag 1.

8. Korrekte Erfassung in der Lohnabrechnung

In DATEV LODAS und anderen Abrechnungsprogrammen wird die Krankheitszeit über eigene Lohnarten und Fehlzeitenschlüssel abgebildet. Drei Punkte sind in der Praxis fehleranfällig:

• Saubere Trennung der Lohnart: Die Entgeltfortzahlung wird über eine eigene Lohnart erfasst, getrennt vom regulären Arbeitslohn. Sie ist steuer- und sozialversicherungspflichtig wie normaler Lohn. Diese Trennung ist die Basis dafür, dass die U1-Erstattung später korrekt zugeordnet wird.
• Fehlzeiten lückenlos dokumentieren: Jeder Krankheitstag gehört in den Fehlzeitenkalender. Das brauchst du für die Beurteilung der Fortsetzungserkrankung, für das betriebliche Eingliederungsmanagement und für eine eventuelle Betriebsprüfung.
• U1-Erstattung verbuchen: Der Erstattungsantrag läuft digital über das AAG-Verfahren; die eingehende Erstattung wird als Korrektur gegen die gezahlte Umlage gebucht. Wer hier nicht regelmäßig nacharbeitet, verschenkt Erstattungen oder bekommt bei der Prüfung Differenzen.

Ab einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten musst du außerdem ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) nach §167 SGB IX anbieten. Das BEM ist eine eigene Pflicht und hat mit der Höhe der Entgeltfortzahlung nichts zu tun, gehört aber zur sauberen Krankheitsbearbeitung dazu.

Wenn dir diese Schritte zu kleinteilig oder fehleranfällig erscheinen, kannst du die Lohnabrechnung auslagern: Ein spezialisierter Dienstleister erfasst die Fehlzeiten, stellt die U1-Anträge fristgerecht und verbucht die Erstattungen, sodass du keine offenen Beträge übersiehst.

9. Häufige Fragen (FAQ)

Tino Werner HR & Payroll Manager, Lohnklar UG

Tino Werner berät KMU und Startups seit über 10 Jahren in allen Fragen rund um Lohnabrechnung, Personalrecht und HR-Prozesse. Bei Lohnklar verantwortet er die operative Payroll und die Weiterentwicklung der HR-Beratung.