Entgeltfortzahlung bei Krankheit 2026: Pflichten, Berechnung & U1-Erstattung

Ein Mitarbeiter ist krank. Ab Tag 1 zahlt der Arbeitgeber den vollen Lohn weiter, obwohl keine Arbeitsleistung erbracht wird. Das ist gesetzlich so geregelt, und das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) lässt kaum Spielraum. Was viele kleine Betriebe nicht wissen: Über die Umlage U1 können sie sich einen Großteil dieser Kosten zurückholen.

Wann genau der Anspruch entsteht, wie das fortzuzahlende Entgelt korrekt berechnet wird, welche Sonderfälle es gibt und wie die U1-Erstattung beantragt wird: das steht hier.

1. Rechtsgrundlage und Voraussetzungen

Die Entgeltfortzahlung bei Krankheit ist in §3 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) geregelt. Drei Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Arbeitsunfähigkeit: Der Arbeitnehmer ist infolge einer Krankheit außerstande, die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen
• Kein Selbstverschulden: Die Krankheit wurde nicht grobfahrlässig oder vorsätzlich selbst verursacht
• Wartezeit erfüllt: Das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens 4 Wochen ununterbrochen

2. Dauer: 6 Wochen und was danach kommt

Der Entgeltfortzahlungsanspruch beläuft sich auf 6 Wochen (= 42 Kalendertage) je Erkrankung. Dabei gilt das Prinzip: Der Anspruch gilt pro Krankheit, nicht pro Kalenderjahr.

Wiederholte Erkrankung an derselben Krankheit

Erkrankt der Arbeitnehmer erneut an derselben Krankheit, entsteht nur dann ein neuer 6-Wochen-Anspruch, wenn:

• Zwischen zwei Erkrankungen mindestens 6 Monate vergangen sind, oder
• Seit Beginn der ersten Erkrankung mindestens 12 Monate vergangen sind

Bei einer anderen Erkrankung entsteht immer ein neuer voller Anspruch, unabhängig vom zeitlichen Abstand.

3. Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts

Grundlage der Entgeltfortzahlung ist das sogenannte Referenzprinzip (§4 EFZG): Es wird der Durchschnitt der letzten 13 Wochen (bzw. 3 Monate) vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit herangezogen.

Was zählt zum fortzuzahlenden Entgelt?

• Grundgehalt / Stundenlohn
• Regelmäßige Provisionen und Prämien (Durchschnittswert über 13 Wochen)
• Sachbezüge (z.B. Dienstwagennutzung), wenn sie regelmäßig gewährt werden
• Zuschläge, die auch bei Arbeit gezahlt worden wären (z.B. Erschwernis-Zuschläge für stets geleistete Schichten)

Was zählt nicht?

• Einmalige Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Jubiläumszahlung) – aber: Urlaubsgeld wird aufgeteilt
• Aufwandsersatz (Spesen, Reisekosten)
• Zuschläge für Leistungen, die während der Krankheit nicht anfallen (z.B. Nachtarbeitszuschläge, wenn keine Nachtschicht eingeplant war)
• Überstundenvergütung über den vertraglichen Rahmen hinaus

4. U1-Erstattung über das AAG

Für Arbeitgeber mit in der Regel nicht mehr als 30 Mitarbeitern (Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte entsprechend gewichtet) gilt das Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). du zahlst eine monatliche Umlage U1 und können im Krankheitsfall einen Erstattungsanteil bei der Krankenkasse des erkrankten Arbeitnehmers einfordern.

Den genauen Erstattungssatz legen die jeweiligen Krankenkassen selbst fest. Welcher Satz für einen Arbeitgeber gilt, hängt von der Wahl des Erstattungssatzes ab, den der Arbeitgeber bei der Anmeldung festlegt. Ein Wechsel ist in der Regel nur zum Jahresende möglich.

U2-Umlage: Mutterschaftsgeld

Neben U1 existiert die U2-Umlage für die Entgeltfortzahlung während des Mutterschutzes. U2 gilt für alle Arbeitgeber ohne Größenbeschränkung und erstattet die Aufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz vollständig.

5. Arbeitgeberpflichten bei Krankmeldung

• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entgegennehmen (ab dem dritten Krankheitstag oder per Vereinbarung früher)
• Seit 2023: eAU digital über die Krankenkasse abrufen, kein Papier mehr erforderlich
• Entgeltfortzahlung ab dem ersten Krankheitstag im Lohnsystem erfassen
• Keine Kürzung des Jahresurlaubs bei Krankschreibung (kein Urlaubsverlust)
• U1-Erstattungsantrag fristgerecht bei der Krankenkasse stellen (Verfallsfrist: 4 Jahre)
• Kein Anruf beim Arzt oder direkte Nachfrage zur Diagnose (Datenschutz)
• Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ab 6 Wochen Krankheit innerhalb von 12 Monaten anbieten

6. Sonderfälle: Wiederholte Erkrankung, Selbstverschulden, Kündigung

Erkrankung während der Probezeit

Wird ein Arbeitnehmer innerhalb der ersten 4 Wochen krank, entfällt der EFZ-Anspruch. Allerdings: Die Krankenkasse zahlt ab dem ersten Krankheitstag Krankengeld. Arbeitgeber haben hier keine Erstattungspflicht und keine Umlage-Erstattung nach U1.

Kündigung und laufende Arbeitsunfähigkeit

Eine Kündigung beendet nicht die laufende Entgeltfortzahlungspflicht. Erkrankt ein Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist, muss der Arbeitgeber bis zum Ende der 6 Wochen zahlen, auch wenn das Arbeitsverhältnis endet. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zahlt die Krankenkasse Krankengeld.

Selbstverschulden

Der Entgeltfortzahlungsanspruch entfällt, wenn der Arbeitnehmer die Krankheit grob fahrlässig oder vorsätzlich selbst verursacht hat. Der Arbeitgeber trägt die Beweislast. Normaler Freizeitsport, auch mit erhöhtem Verletzungsrisiko, begründet kein Verschulden. Alkohol am Steuer mit anschließendem Unfall hingegen schon.

Urlaub und Krankheit

Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§9 BUrlG). Voraussetzung: Der Arbeitnehmer meldet sich sofort krank und legt eine AU-Bescheinigung vor. Die Urlaubstage werden gutgeschrieben.

7. Korrekte Erfassung in der Lohnabrechnung

In DATEV und anderen Lohnabrechnungssystemen wird die Krankheitszeit über spezifische Lohnarten abgebildet. Wichtig ist die saubere Trennung zwischen der eigentlichen EFZ-Lohnart und dem SV-Ausweis. Wer die Lohnabrechnung outsourct, übernimmt der Dienstleister auch diese Buchungen.

Typische Lohnarten in DATEV

• Lohnart 120 / Entgeltfortzahlung Krankheit: Bruttoentgelt während der Krankheitszeit, steuer- und SV-pflichtig
• Lohnart für U1-Erstattung: Wird im System als separate Buchung oder Korrekturbuchung nach Eingang der Erstattung verarbeitet
• Nachweis Fehlzeiten: Krankheitstage werden im Fehlzeitenkalender dokumentiert (relevant für BEM, Wiederholungserkrankung und Arbeitszeitnachweis)

8. Häufige Fragen (FAQ)