Arbeitgeber mit mindestens 10 Mitarbeitern sind nach §42b EStG verpflichtet, den betrieblichen Lohnsteuer-Jahresausgleich in der Dezember-Abrechnung durchzuführen. Dabei wird zu viel einbehaltene Lohnsteuer erstattet, aber nur für Mitarbeiter, die nicht ausgenommen sind. Fehler gehen zu Lasten des Arbeitgebers.
Der Dezember ist in der Lohnbuchhaltung kein normaler Monat. Neben der regulären Abrechnung steht der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich auf dem Plan, eine Pflicht, die viele kleinere Betriebe nicht kennen oder falsch handhaben.
Kern des Jahresausgleichs: Im Laufe des Jahres wird die Lohnsteuer monatlich berechnet und einbehalten, nach dem jeweiligen Monatslohn. Schwankt das Gehalt oder ändert sich die Steuerklasse, entsteht oft eine Differenz zur tatsächlich geschuldeten Jahreslohnsteuer. Der Jahresausgleich korrigiert das, und das zu Lasten des Arbeitgebers, wenn er Fehler macht.
Inhalt
1. Rechtsgrundlage: §42b EStG
Der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich ist in §42b Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Er ist vom Arbeitgeber durchzuführen, nicht zu verwechseln mit der Arbeitnehmerveranlagung, die der Mitarbeiter selbst beim Finanzamt beantragt.
Beim betrieblichen Jahresausgleich wird die im Laufe des Jahres tatsächlich einbehaltene Lohnsteuer mit der Jahreslohnsteuer verglichen, die sich aus dem Jahresarbeitslohn ergibt. Ist die einbehaltene Steuer höher als die Jahreslohnsteuer, erstattet der Arbeitgeber die Differenz an den Mitarbeiter, und verrechnet sie mit den monatlichen Lohnsteueranmeldungen.
Ist die einbehaltene Steuer niedriger als die Jahreslohnsteuer, darf der Arbeitgeber beim Jahresausgleich keine Nachforderung stellen. Das erledigt das Finanzamt im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung.
2. Wer muss den Jahresausgleich durchführen?
Arbeitgeber sind zur Durchführung des Jahresausgleichs verpflichtet, wenn sie am 31. Dezember des Ausgleichsjahres mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigen (§42b Abs. 1 EStG). Diese Grenze gilt für das aktuelle Jahr, nicht das Vorjahr.
| Anzahl Mitarbeiter (am 31.12.) | Jahresausgleich |
|---|---|
| Weniger als 10 | Freiwillig möglich, aber keine Pflicht |
| 10 oder mehr | Pflicht nach §42b EStG |
Arbeitgeber mit weniger als 10 Mitarbeitern können den Jahresausgleich freiwillig durchführen, das ist für die Mitarbeiter meist vorteilhaft und stärkt die Bindung. Für Arbeitgeber mit 10+ Mitarbeitern ist es schlicht gesetzliche Pflicht.
3. Wer ist ausgenommen?
Auch wenn die Durchführungspflicht besteht, darf nicht jeder Mitarbeiter in den Jahresausgleich einbezogen werden. §42b Abs. 1 Satz 3 EStG schreibt vor, bestimmte Arbeitnehmer auszuschließen:
- Steuerklasse V oder VI: Diese Mitarbeiter werden ausgeschlossen, weil bei ihnen eine Zusammenveranlagung mit dem Ehepartner (SK V) oder eine Zweitbeschäftigung (SK VI) vorliegt, der Arbeitgeber kennt nicht das Gesamtbild
- Antrag auf Arbeitnehmerveranlagung gestellt: Wer bereits beim Finanzamt eine Steuererklärung angekündigt hat, wird ausgeschlossen, Doppelabrechnung vermeiden
- Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses: War der Mitarbeiter nicht das gesamte Kalenderjahr beim gleichen Arbeitgeber beschäftigt, entfällt der Einbezug
- Lohnersatzleistungen bezogen: Kurzarbeitergeld, Elterngeld, Krankengeld, Insolvenzgeld, Mutterschaftsgeld, all das beeinflusst den Steuerprogression und macht den Jahresausgleich beim Arbeitgeber unzuverlässig
- ELStAM-Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag: Wenn das Finanzamt einen Freibetrag (z.B. für Fahrtkosten oder Werbungskosten) oder einen Hinzurechnungsbetrag im ELStAM-System hinterlegt hat
- Mehrere Arbeitsverhältnisse gleichzeitig: Wer neben dem Hauptjob noch eine Nebenbeschäftigung hatte (Steuerklasse VI bei einem Arbeitgeber), wird ausgeschlossen
- Beschränkte Steuerpflicht: Mitarbeiter, die nicht unbeschränkt steuerpflichtig in Deutschland sind
In der Praxis: Bei vielen Mitarbeitern greift einer der Ausschlussgründe, insbesondere Steuerklassenwechsel, Elternzeit oder Kurzarbeit. Prüfen Sie vor der Dezember-Abrechnung systematisch, wer ausgeschlossen werden muss. Falsche Einbeziehung führt zur Arbeitgeberhaftung.
4. Berechnung: So funktioniert der Jahresausgleich
Die Berechnung läuft in den meisten Lohnabrechnungsprogrammen (DATEV, Sage, Agenda, Personio Payroll etc.) automatisch ab. Dennoch lohnt es sich, den Mechanismus zu kennen:
Alle steuerpflichtigen Lohnbestandteile des Kalenderjahres werden summiert: Grundgehalt, Zuschläge (soweit steuerpflichtig), Sonderzahlungen, geldwerte Vorteile, ohne steuerfreie Arbeitgeberleistungen wie Kita-Zuschuss oder steuerfreie Sachbezüge.
Anhand des Jahresarbeitslohns und der gültigen Steuerklasse wird die Jahreslohnsteuer nach der Jahrestabelle berechnet. Dabei werden Arbeitnehmer-Pauschbetrag (1.230 €/Jahr in 2026) und Sonderausgaben-Pauschbetrag (36 €) automatisch berücksichtigt.
Die im Laufe des Jahres tatsächlich einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer wird mit der errechneten Jahreslohnsteuer verglichen. Die Differenz ist der Erstattungsbetrag (wenn zu viel einbehalten wurde).
Der Erstattungsbetrag wird dem Mitarbeiter in der Dezemberabrechnung gutgeschrieben. Der Arbeitgeber vermindert entsprechend seine Lohnsteuervorauszahlung für Dezember, oder erhält einen Anrechnungsbetrag für das nächste Jahr.
5. Frist und Verbuchung
Der Jahresausgleich muss in der Dezember-Lohnabrechnung durchgeführt werden, also spätestens bis zur regulären Lohnsteueranmeldung für Dezember (Fälligkeit: 10. Januar des Folgejahres für Monatszahler).
Die Verrechnung erfolgt in der Dezember-Lohnsteueranmeldung: Der Erstattungsbetrag wird von der insgesamt einzubehaltenden Lohnsteuer abgezogen. Übersteigt die Erstattungssumme die einzuzahlende Lohnsteuer (in kleineren Betrieben möglich), kann der Unterschiedsbetrag mit künftigen Lohnsteueranmeldungen verrechnet werden.
Hinweis für DATEV-Nutzer: In DATEV Lohn und Gehalt läuft der Jahresausgleich automatisch bei der Dezemberabrechnung durch. Voraussetzung: Die Stammdaten (Steuerklasse, Unterbrechungen, Lohnersatzleistungen) sind korrekt gepflegt. Prüfen Sie vor der Dezemberabrechnung die Stammdaten aller betroffenen Mitarbeiter.
6. Haftung bei Fehlern
Der betriebliche Jahresausgleich ist lohnsteuerrechtlich heikel: Zu viel erstattete Lohnsteuer geht zu Lasten des Arbeitgebers. Er kann den überstatteten Betrag nicht vom Mitarbeiter zurückfordern, dieser ist gutgläubig und hat den Betrag bereits erhalten.
Das Finanzamt erfährt von Fehlern typischerweise bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder wenn der Mitarbeiter eine Einkommensteuererklärung einreicht und dabei die zu geringe Jahressteuer auffällt. In beiden Fällen fordert das Finanzamt die Differenz vom Arbeitgeber zurück, ggf. mit Zinsen (1,8 % p.a. nach AO).
Typische Fehlerquelle: Ein Mitarbeiter hatte Elterngeldbezug im laufenden Jahr. Der Arbeitgeber bezieht ihn versehentlich in den Jahresausgleich ein, ohne die Lohnersatzleistungen zu berücksichtigen. Das Finanzamt setzt im Rahmen der Einkommensteuererklärung einen deutlich höheren Steuerbetrag fest. Die Differenz trägt der Arbeitgeber.
