Lohnabrechnung
vollständig ausgelagert

Lohnklar übernimmt den vollständigen operativen Monatslauf Ihrer Lohnabrechnung. Das umfasst die monatliche Abrechnung aller Beschäftigungsformen, Vollzeit, Teilzeit, Minijobber (520-€-Basis), Werkstudenten, geringfügig Beschäftigte und Auszubildende. Dazu kommt das gesamte Meldewesen gegenüber Krankenkassen, Rentenversicherung und Finanzamt: An- und Abmeldungen, DEÜV-Meldungen, Sozialversicherungsmeldungen. Wir erstellen und übermitteln die monatlichen Lohnsteueranmeldungen, verwalten ELStAM-Daten und verarbeiten Steuerklassenänderungen. Bescheinigungen, Arbeitgeberbescheinigungen für Kranken- und Arbeitslosengeld, Urlaubsbescheide, Einkommensnachweise, werden auf Anfrage fristgerecht ausgestellt. Zum Monatsende übergeben wir alle Daten DATEV-konform an Ihren Steuerberater und liefern strukturierte Management-Reportings für Ihre Finance-Abteilung. Sie erhalten jeden Monat einen Statusbericht und haben jederzeit einen festen Ansprechpartner.

Lohnklar prüft jede Abrechnung vor dem Versand automatisch auf Plausibilität: Gehaltsabweichungen zum Vormonat, ungewöhnliche SV-Beiträge und fehlende Pflichtmeldungen werden maschinell erkannt, bevor ein Mensch draufschaut. Danach greift das Vier-Augen-Prinzip: ein zweiter Spezialist prüft die Abrechnung, bevor sie final verarbeitet und übermittelt wird. Grundlage sind standardisierte Checklisten für jeden Monatslauf, die alle relevanten Prüfschritte abdecken, von der Datenvollständigkeit über die SV-Beitragsberechnung bis zur korrekten Auszahlungssumme. Unsere Experten werden kontinuierlich zu gesetzlichen Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht geschult, sodass Neuerungen, etwa Beitragssatzänderungen zum Jahreswechsel oder neue Freibetragsgrenzen, werden immer zeitgerecht eingearbeitet. Zusätzlich dokumentieren wir alle Verarbeitungsschritte revisionssicher, sodass Ihre Lohnabrechnung jederzeit nachvollziehbar und prüffähig ist, etwa bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Erfahren Sie mehr zu diesem Thema auf unserer Seite zur Betriebsprüfungsbegleitung.

Der Wechsel zu Lohnklar verläuft in vier klar strukturierten Phasen. In der Analysephase erfassen wir in einem kostenlosen Erstgespräch Ihre bestehende Systemlandschaft, Mitarbeiterstruktur und laufende Besonderheiten wie Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge oder Schichtmodelle. In der Migrationsphase übertragen wir alle relevanten Stamm- und Bewegungsdaten in unser System. DATEV-Daten werden direkt importiert, Schnittstellen zu Ihrem Steuerberater und HR-System werden eingerichtet. Im Probelauf berechnen wir Probeabrechnungen und gleichen diese mit Ihren Vorperiodenwerten ab. Differenzen werden dokumentiert und geklärt, erst dann geben wir den Echtbetrieb frei. Ab dem vereinbarten Startmonat erfolgt die Vollübernahme: Lohnklar übernimmt den vollständigen operativen Betrieb. Der gesamte Prozess dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen. Sie behalten in jeder Phase die volle Kontrolle und werden transparent über alle Schritte informiert. Details zum Wechselprozess finden Sie auch auf unserer Seite Lohnabrechnung wechseln.

Lohnklar berechnet ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat für den vollständigen Payroll-Betrieb. Im Grundpreis sind enthalten: monatliche Lohnabrechnung aller Beschäftigungsarten, vollständiges Meldewesen, Lohnsteueranmeldungen und -abführungen, ELStAM-Verwaltung, DATEV-Übergabe an den Steuerberater, monatlicher Statusbericht sowie ein fester Ansprechpartner. Sonderthemen wie Jahresabschluss-Sonderläufe, komplexe Pfändungsberechnungen, Kurzarbeitergeld-Abrechnungen oder die Einmalung bei Erstmandaten werden transparent separat ausgewiesen, keine versteckten Kosten, kein Kleingedrucktes. Es gibt keine Mindestvertragslaufzeiten, die Sie einengen. Im kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches, individuelles Angebot, das exakt auf Ihre Mitarbeiterzahl und Ihre Abrechnungsstruktur zugeschnitten ist. Einen ersten Überblick über Kostenaspekte beim Auslagern der Lohnabrechnung bietet auch unsere Seite zu den Kosten der Lohnabrechnung.

Lohnklar setzt primär auf DATEV Lohn und Gehalt, das de-facto-Standardsystem für professionelle Lohnbuchhaltung in Deutschland. DATEV bietet eine direkte, zertifizierte Schnittstelle zu Steuerberatern und Finanzbehörden, das minimiert Übertragungsfehler und sichert die revisionssichere Dokumentation. Darüber hinaus arbeiten wir mit Personio für die HR-Stammdatenverwaltung, Sage HR für mittelständische Unternehmen, sowie Agenda und HeavenHR. Wenn Sie bereits ein HR-System im Einsatz haben, prüfen wir im ersten Schritt, wie wir dieses direkt einbinden oder eine saubere Exportschnittstelle für die Lohnverarbeitung einrichten. Die finale Software-Entscheidung treffen wir gemeinsam mit Ihnen auf Basis Ihrer bestehenden Systemlandschaft und der Anforderungen Ihres Steuerberaters. Mehr zur DATEV-Integration erfahren Sie auf unserer Seite zur DATEV-Lohnabrechnung.

In der Regel ist das Payroll-Outsourcing bei Lohnklar innerhalb von 2 bis 4 Wochen stabil operativ. Die genaue Dauer hängt von der Komplexität Ihrer Mitarbeiterstruktur und der Qualität der vorhandenen Daten ab. Einfachere Setups mit homogener Beschäftigungsstruktur und wenigen Lohnarten sind oft schon nach 10 bis 14 Tagen vollständig übernommen. Komplexere Mandanten mit Schichtmodellen, mehreren Beschäftigungsformen, laufenden Pfändungen oder betrieblicher Altersvorsorge benötigen in der Regel die vollen 4 Wochen. Wichtig: Der erste Lohnlauf unter Lohnklar-Verantwortung wird immer mit einem strukturierten Probelauf vorbereitet. Dabei vergleichen wir unsere Probeabrechnungen Zeile für Zeile mit den Werten Ihrer Vorperiode. Differenzen werden vor dem Echtlauf vollständig aufgeklärt, so stellen wir sicher, dass der erste Lohnlauf unter Lohnklar von Anfang an fehlerfrei ist.

Ja, Payroll Outsourcing bei Lohnklar ist vollständig DSGVO-konform. Wir agieren als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und schließen mit jedem Kunden vor Beginn der Zusammenarbeit einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Alle personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Gehalts-, Adress- und Kontodaten, werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet und gespeichert. Es findet keine Weitergabe an Dritte außerhalb des gesetzlich geregelten Meldewesens (Krankenkassen, Rentenversicherung, Finanzamt) statt. Löschfristen, Zugriffsrechte und Datensicherheitsmaßnahmen sind gemäß den DSGVO-Anforderungen dokumentiert und regelmäßig geprüft. Im Falle einer Datenschutz-Anfrage oder eines Auskunftsersuchens Ihrer Mitarbeitenden unterstützen wir Sie strukturiert bei der fristgerechten Beantwortung.

Lohnklar beherrscht auch die komplexen Randthemen der Payroll, das ist tägliches Handwerk für unser Spezialistenteam. Pfändungen werden gemäß den aktuellen Pfändungsfreigrenzen (§ 850c ZPO) korrekt berechnet. Wir wickeln Drittschuldnererklärungen gegenüber dem Vollstreckungsgericht ab und prüfen monatlich die Aktualität von Pfändungsbescheiden. Kurzarbeitergeld wird von uns vollständig berechnet, korrekt in der Abrechnung ausgewiesen und die notwendigen Erstattungsanträge bei der Agentur für Arbeit gestellt, fristgerecht und mit vollständiger Dokumentation. Weitere Sonderthemen wie Abfindungsberechnungen, Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile (Dienstwagen, Sachbezüge), betriebliche Altersvorsorge (bAV) oder die Verarbeitung von vermögenswirksamen Leistungen sind für unser Team Standardgeschäft. Sie bekommen für jeden Sonderfall eine nachvollziehbare Dokumentation der Berechnung, prüffähig und revisionssicher.