Den Mutterschutzlohn berechnest du nach §18 MuSchG aus dem Durchschnittslohn der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor der Schwangerschaft. Über die U2-Umlage nach dem AAG bekommst du ihn erstattet. Das Mutterschaftsgeld ist eine andere Leistung: Es zahlt die Krankenkasse während der Schutzfrist.
Eine Mitarbeiterin meldet sich mit einem ärztlichen Attest: Beschäftigungsverbot wegen Schwangerschaft. Ab sofort darf sie nicht mehr arbeiten, das Gehalt läuft aber weiter. Du musst den Mutterschutzlohn berechnen und das Geld über die Umlage zurückholen.
Viele Betriebe verwechseln Mutterschutzlohn und Mutterschaftsgeld. Die beiden Leistungen zahlen verschiedene Stellen zu verschiedenen Zeitpunkten. Wer sie verwechselt, zahlt zu viel aus eigener Tasche oder stellt Erstattungsanträge zu spät.
Inhalt
- Was ist Mutterschutzlohn? §18 MuSchG erklärt
- Generelles und individuelles Beschäftigungsverbot
- Mutterschutzlohn berechnen: Durchschnittslohn der letzten drei Monate
- Mutterschutzlohn vs. Mutterschaftsgeld: die Unterschiede
- Was gilt während der Schutzfrist?
- U2-Erstattung über das AAG
- Sonderfall: Mitarbeiterin privat versichert
- Was Arbeitgeber dokumentieren müssen
- Häufige Fragen (FAQ)
1. Was ist Mutterschutzlohn? §18 MuSchG erklärt
Mutterschutzlohn ist das Entgelt, das eine schwangere Arbeitnehmerin erhält, obwohl sie wegen eines Beschäftigungsverbots nicht arbeitet. Rechtsgrundlage ist §18 MuSchG (Mutterschutzgesetz). Der Anspruch entsteht immer dann, wenn ein Beschäftigungsverbot greift und die Mitarbeiterin deshalb die Arbeit ganz oder teilweise einstellen muss.
Mit Entgeltfortzahlung bei Krankheit hat der Mutterschutzlohn nichts zu tun. Die Frau ist nicht krank. Sie darf aus Schutzgründen bestimmte Tätigkeiten nicht ausüben, und du musst das Gehalt trotzdem weiterzahlen.
Zeitlicher Ablauf: Mutterschutzlohn fällt typischerweise vor der gesetzlichen Schutzfrist an, also während der Schwangerschaft, wenn ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen wurde. Sobald die Schutzfrist 6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin beginnt, wechselt die Leistung: Die Krankenkasse zahlt Mutterschaftsgeld, der Arbeitgeber zahlt nur noch den Zuschuss nach §20 MuSchG.
2. Generelles und individuelles Beschäftigungsverbot
Es gibt zwei Arten von Beschäftigungsverboten, die den Mutterschutzlohn auslösen:
Generelles Beschäftigungsverbot (§13 MuSchG)
Bestimmte Tätigkeiten sind für schwangere Frauen grundsätzlich verboten, unabhängig vom individuellen Gesundheitszustand. Dazu gehören:
- Tätigkeiten mit gefährlichen Stoffen (Gefahrstoffe, biologische Arbeitsstoffe der Risikogruppe 3 und 4)
- Schwere körperliche Arbeit: Lasten über bestimmten Gewichtsgrenzen heben oder tragen
- Nachtarbeit (22–06 Uhr), außer in bestimmten Ausnahmebranchen und wenn Bescheinigung vorliegt
- Akkordarbeit und Fließbandarbeit mit vorgeschriebenem Arbeitstempo
- Tätigkeiten, bei denen die Frau ständig stehen muss (nach dem 5. Schwangerschaftsmonat)
Individuelles Beschäftigungsverbot (§16 MuSchG)
Ein Arzt oder eine Hebamme stellt fest, dass Gesundheit oder Leben der Frau oder des Kindes bei Fortführung der Arbeit gefährdet wären. Das Attest ist für den Arbeitgeber bindend. Er kann die Mitarbeiterin nicht zur Arbeit verpflichten und darf das Attest nicht inhaltlich anzweifeln.
Arbeitgeberpflicht vor dem Beschäftigungsverbot: Droht ein generelles Verbot, musst du zuerst prüfen, ob die Mitarbeiterin auf einen anderen, zulässigen Arbeitsplatz umgesetzt werden kann (§13 Abs. 1 MuSchG). Erst wenn das nicht möglich oder zumutbar ist, greifen das Beschäftigungsverbot und damit der Mutterschutzlohn.
3. Mutterschutzlohn berechnen: Durchschnittslohn der letzten drei Monate
Maßgeblich ist nach §18 MuSchG „das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor dem Eintritt der Schwangerschaft“. Der Beginn des Beschäftigungsverbots spielt für den Zeitraum keine Rolle.
Was zählt zum Berechnungszeitraum?
- Grundgehalt bzw. regelmäßiger Stundenlohn
- Regelmäßig gezahlte Zulagen (Schichtzulagen, Erschwerniszulagen, soweit sie im Referenzzeitraum regelmäßig angefallen sind)
- Entgelt aus Nebenbeschäftigungen, wenn sie beim selben Arbeitgeber bestehen
Was zählt nicht?
- Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld: Nach §21 Abs. 2 Nr. 1 MuSchG bleibt „einmalig gezahltes Arbeitsentgelt im Sinne von § 23a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch“ unberücksichtigt
- Aufwandsersatz (Reisekostenerstattung, Spesen)
- Zulagen, die nur bei tatsächlicher Arbeit anfallen und im Beschäftigungsverbot nicht entstehen würden
Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin verdient 2.800 € Grundgehalt, bekommt durchschnittlich 200 € Schichtzulage pro Monat und erhielt einmalig 1.200 € Weihnachtsgeld. Berechnungsbasis: 2.800 + 200 = 3.000 € pro Monat. Das Weihnachtsgeld bleibt als Einmalzahlung außen vor. Dieser Betrag wird für jeden Monat des Beschäftigungsverbots als Mutterschutzlohn ausgezahlt.
Tagesentgelt berechnen
Für die taggenaue Abrechnung wird der Monatsdurchschnitt durch die Anzahl der Arbeitstage des Monats geteilt. Bei einem 5-Tage-Arbeitstakt: 3.000 € / 21 Arbeitstage = 142,86 € pro Tag. Wer nur an bestimmten Tagen des Monats im Beschäftigungsverbot ist, bekommt entsprechend nur für diese Tage den Mutterschutzlohn.
4. Mutterschutzlohn vs. Mutterschaftsgeld: die Unterschiede
Die beiden Leistungen unterscheiden sich darin, wer zahlt, wann und wie viel.
| Kriterium | Mutterschutzlohn | Mutterschaftsgeld |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | §18 MuSchG | §19 MuSchG, §24i SGB V |
| Wer zahlt? | Arbeitgeber | Gesetzliche Krankenkasse |
| Zeitraum | Während des Beschäftigungsverbots (vor der Schutzfrist) | Während der Schutzfrist: 6 Wochen vor bis 8 Wochen nach Geburt (Mehrlings-/Frühgeburt: 12 Wochen) |
| Höhe | 100 % des Durchschnittsverdiensts (letzte drei abgerechnete Kalendermonate vor der Schwangerschaft) | Max. 13 €/Kalendertag von der KK |
| AG-Zuschuss? | Nein, AG zahlt den vollen Mutterschutzlohn | Ja, AG zahlt Differenz zum Nettolohn nach §20 MuSchG |
| Erstattung AG | Über U2-Umlage (AAG), 100 % | AG-Zuschuss ebenfalls über U2 erstattet |
| SV-Beiträge | AN- und AG-Anteil wie beim Gehalt, die AG-Anteile erstattet U2 | Keine: Mitgliedschaft beitragsfrei (§224 SGB V), Zuschuss kein beitragspflichtiges Entgelt (§23c SGB IV) |
5. Was gilt während der Schutzfrist?
Ab dem Tag, an dem die gesetzliche Schutzfrist beginnt (6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin), zahlen andere Stellen:
- Die Krankenkasse zahlt Mutterschaftsgeld, bis zu 13 Euro pro Kalendertag
- Der Arbeitgeber zahlt den AG-Zuschuss nach §20 MuSchG: die Differenz zwischen dem Nettodurchschnittsverdienst und den 13 Euro der Krankenkasse
- Der Mutterschutzlohn nach §18 MuSchG entfällt, er gilt nur außerhalb der Schutzfrist
Ein Beispiel: Verdient die Mitarbeiterin netto 2.300 € im Monat (= 76,67 € / Tag), zahlt die KK 13 €/Tag, der AG zahlt 63,67 €/Tag als Zuschuss. Der Zuschuss ist für die Mitarbeiterin steuerfrei nach §3 Nr. 1 Buchst. d EStG und wird ebenfalls über U2 erstattet.
Brauchst du eine HR-Vertretung für die Zeit des Mutterschutzes, lies unseren Leitfaden zur Elternzeitvertretung im HR-Bereich.
Höherer Verdienst: Die Krankenkasse zahlt als Mutterschaftsgeld den Nettoverdienst, nach §24i Abs. 2 SGB V aber „höchstens 13 Euro für den Kalendertag“. Wer mehr verdient, bekommt keinen höheren KK-Anteil. Der AG-Zuschuss steigt entsprechend, die U2-Erstattung deckt ihn ab.
6. U2-Erstattung über das AAG
Über das U2-Verfahren bekommst du als Arbeitgeber das Geld zurück. Anders als die U1-Umlage (Krankheitsfall, nur für Betriebe bis 30 MA) gilt das U2-Verfahren für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße.
Was wird erstattet?
- Den gezahlten Mutterschutzlohn (Bruttobetrag)
- Die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
- Den AG-Zuschuss während der Schutzfrist nach §20 MuSchG
Wie wird der Antrag gestellt?
Den Erstattungsantrag stellst du bei der Krankenkasse der Arbeitnehmerin, nicht bei der eigenen Betriebskasse. Die meisten Kassen bieten digitale Antragsportale. Du brauchst:
- Nachweise über das Beschäftigungsverbot (ärztliches Attest oder Bescheinigung)
- Berechnung des Mutterschutzlohns mit Nachweis des Referenzzeitraums
- Gehaltsabrechnungen der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Schwangerschaftsbeginn
- Nachweis über gezahlte U2-Umlagebeiträge (Lohnkontoauszug)
Erstattungssatz: Nach §1 Abs. 2 AAG erstatten die Krankenkassen die U2-Aufwendungen „in vollem Umfang“. Kürzen darf die Satzung nach §9 Abs. 2 AAG nur die U1-Erstattung. Für die Arbeitgeberanteile auf den Mutterschutzlohn kann sie eine Pauschale vorsehen. Stell den Antrag zeitnah, der Anspruch verjährt nach 4 Jahren.
SV-Beiträge während des Beschäftigungsverbots
Während des Mutterschutzlohns läuft die Sozialversicherungspflicht weiter. Das AAG nennt den Mutterschutzlohn „das vom Arbeitgeber nach § 18 des Mutterschutzgesetzes bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt“. Die Beiträge teilen sich deshalb wie beim Gehalt: Die Mitarbeiterin trägt ihren Arbeitnehmeranteil, du deinen Arbeitgeberanteil. Über U2 erstattet die Krankenkasse den Mutterschutzlohn und die Arbeitgeberanteile.
7. Sonderfall: Mitarbeiterin privat versichert (PKV)
Ist die Mitarbeiterin privat krankenversichert, gelten andere Regeln für die Schutzfrist:
- Die gesetzliche Krankenkasse zahlt kein Mutterschaftsgeld
- Stattdessen zahlt das Bundesamt für Soziale Sicherung (früher: Bundesversicherungsamt) eine Einmalzahlung von maximal 210 Euro für die gesamte Schutzfrist
- Der AG-Zuschuss berechnet sich wie bei gesetzlich Versicherten. Nach §20 Abs. 1 MuSchG ist es „der Unterschiedsbetrag zwischen 13 Euro und dem um die gesetzlichen Abzüge verminderten durchschnittlichen kalendertäglichen Arbeitsentgelt“. Die 210 € vom BAS ändern daran nichts.
Die Schutzfrist dauert im Regelfall 14 Wochen (98 Tage). Bei einem Nettolohn von 2.200 € (= 73,33 €/Tag) zahlt der Arbeitgeber 60,33 €/Tag, für 98 Tage also rund 5.910 €. Diese Aufwendungen werden ebenfalls über U2 erstattet. Die Lücke zwischen 13 € pro Tag und den 210 € vom BAS trägt die Mitarbeiterin selbst.
8. Was Arbeitgeber dokumentieren müssen
Ohne Dokumentation gibt es keine Erstattung. Du brauchst:
- Mitteilung über die Schwangerschaft: Datum, schriftlich oder nachweisbar
- Ärztliches Attest / Bescheinigung: Bei individuellem Beschäftigungsverbot das Zeugnis des Arztes oder der Hebamme mit Diagnose und Dauer
- Mitteilung über den voraussichtlichen Geburtstermin: spätestens wenn der Arbeitgeber davon erfährt
- Gehaltsunterlagen für den Referenzzeitraum: Lohnabrechnungen der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor Schwangerschaftsbeginn
- Nachweis der U2-Umlagezahlungen: Aus dem Lohnkonto
