Urlaubsabgeltung & Resturlaub beim Ausscheiden 2026: Berechnung & Fallstricke

Ein Mitarbeiter kündigt. Im letzten Gespräch fragt er, was mit seinen noch offenen zwölf Urlaubstagen passiert. Die Antwort klingt simpel: nehmen lassen oder auszahlen. Aber dahinter steckt für dich als Arbeitgeber mehr, als die meisten erwarten.

Wie viele Tage stehen wirklich zu, wenn jemand im März geht? Was passiert mit Resturlaub aus dem Vorjahr? Wann ist ein Urlaubsanspruch verfallen, wann eben nicht? Und wie rechnest du die Abgeltung korrekt ab, ohne dass am Ende eine Klage beim Arbeitsgericht steht? Genau darum geht es hier, mit konkreten Zahlen und den Stellen, an denen es teuer wird.

1. Rechtsgrundlage: §7 Abs. 4 BUrlG

Die Urlaubsabgeltung ist in §7 Abs. 4 BUrlG geregelt. Der Satz ist kurz: "Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten."

Wichtig ist das erste Wort dieses Halbsatzes: Beendigung. Während ein Arbeitsverhältnis läuft, gibt es keine Auszahlung von Urlaub gegen Geld. Der gesetzliche Urlaub dient der Erholung, nicht der Aufstockung des Gehalts. Ein Mitarbeiter kann seine Urlaubstage also nicht einfach "verkaufen", und du als Arbeitgeber darfst sie ihm auch nicht ausbezahlen, solange er bleibt. Die Abgeltung ist die einzige gesetzlich vorgesehene Ausnahme, und sie greift erst, wenn das Arbeitsverhältnis endet.

Drei Voraussetzungen müssen zusammenkommen, damit überhaupt abgegolten wird:

• Das Arbeitsverhältnis endet durch Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsablauf, Renteneintritt oder Tod.
• Es besteht noch ein Urlaubsanspruch, der nicht bereits erfüllt und nicht verfallen ist.
• Der Urlaub kann nicht mehr in Natur gewährt werden, weil bis zum letzten Arbeitstag zu wenig Zeit bleibt.

Daraus folgt eine simple Regel für die Praxis: Urlaub nehmen lassen hat Vorrang vor Abgeltung. Wenn die Kündigungsfrist lang genug ist, solltest du den offenen Urlaub innerhalb der Frist gewähren, statt ihn auszuzahlen. Das ist günstiger, weil der Mitarbeiter in der Urlaubszeit ohnehin sein normales Gehalt bezieht, und es ist rechtssicherer, weil über genommene Tage selten gestritten wird.

2. Urlaubsentgelt und Urlaubsabgeltung: der Unterschied

Zwei Begriffe werden oft verwechselt, obwohl sie steuerlich und arbeitsrechtlich unterschiedlich behandelt werden:

• Urlaubsentgelt ist das fortgezahlte Gehalt, das ein Mitarbeiter während eines tatsächlich genommenen Urlaubs erhält. Geregelt in §11 BUrlG. Es ändert die Gehaltshöhe nicht, der Mitarbeiter wird einfach weiter bezahlt, obwohl er nicht arbeitet.
• Urlaubsabgeltung ist die Geldzahlung für nicht genommenen Urlaub am Ende des Arbeitsverhältnisses. Sie ersetzt den Erholungsurlaub durch Geld, weil keine Erholung mehr stattfinden kann.

Beides darf nicht verwechselt werden mit dem Urlaubsgeld. Das Urlaubsgeld ist eine freiwillige oder vertraglich vereinbarte Sonderzahlung obendrauf, mit dem gesetzlichen Anspruch hat es nichts zu tun. Ob ein anteiliges Urlaubsgeld bei der Abgeltung mitgezahlt werden muss, hängt allein vom Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ab. Steht dort nichts, gibt es auch nichts.

3. Anspruch beim Austritt: die Zwölftelung

Scheidet ein Mitarbeiter nicht am Jahresende aus, sondern mitten im Jahr, stellt sich die Frage: Wie viele Urlaubstage stehen ihm für das laufende Jahr überhaupt zu? Die Antwort hängt davon ab, ob er vor oder nach dem 1. Juli geht.

Austritt vor dem 1. Juli: Zwölftelung nach §5 BUrlG

Wer in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, hat nach §5 BUrlG nur Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Beschäftigungsmonat. Das gilt auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis schon länger besteht. Entscheidend ist allein der Austrittszeitpunkt.

Austritt ab dem 1. Juli: voller Jahresurlaub

Scheidet der Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte aus, also ab dem 1. Juli, und hat das Arbeitsverhältnis im laufenden Jahr die Wartezeit von sechs Monaten erfüllt, dann steht ihm der volle Jahresurlaub zu, nicht nur ein anteiliger. Das überrascht viele Arbeitgeber: Wer zum 31. Juli geht, hat möglicherweise Anspruch auf alle 24 oder 28 Tage des Jahres, obwohl er nur sieben Monate gearbeitet hat.

Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Tage aufzurunden (§5 Abs. 2 BUrlG). Vertraglicher Mehrurlaub über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus kann abweichend geregelt sein, etwa mit einer eigenen Quotierungsregel. Prüfe also immer zuerst, was im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag steht, bevor du nur nach dem Gesetz rechnest.

4. Berechnung der Urlaubsabgeltung

Die Urlaubsabgeltung bemisst sich nach dem Urlaubsentgelt, das für die offenen Tage zu zahlen gewesen wäre. Grundlage ist nach §11 BUrlG der durchschnittliche Verdienst der letzten 13 Wochen vor dem Stichtag. Für die meisten Mitarbeiter mit festem Monatsgehalt lässt sich das deutlich einfacher rechnen, nämlich über die durchschnittliche Zahl der Arbeitstage pro Monat.

Die Formel mit 21,67 Arbeitstagen

Ein Jahr hat bei einer Fünf-Tage-Woche im Schnitt 260 Arbeitstage, also 260 geteilt durch 12 Monate, das ergibt rund 21,67 Arbeitstage pro Monat. Über diesen Wert lässt sich der Tagessatz aus dem Bruttomonatsentgelt direkt ableiten:

Bei einer Vier-Tage-Woche sinkt der Teiler entsprechend (im Schnitt rund 17,33 Arbeitstage pro Monat), der Tagessatz steigt also. Wichtig ist, dass die vereinbarte Arbeitszeit und die Zahl der Wochenarbeitstage zur Berechnung passen. Bei Teilzeit und schwankenden Arbeitszeiten wird die 13-Wochen-Durchschnittsbetrachtung aus §11 BUrlG genauer als die pauschale 21,67-Formel.

Was in den Durchschnitt einfließt

• Grundgehalt oder Stundenlohn
• Regelmäßige Provisionen und variable Vergütung, soweit sie laufend anfallen
• Regelmäßige Zulagen wie Schicht- oder Erschwerniszulagen
• Geldwerte Vorteile, die laufend gewährt werden, etwa ein Dienstwagen zur privaten Nutzung

Nicht einbezogen werden einmalige Zahlungen wie ein Jahresbonus, das Weihnachtsgeld, Aufwandsersatz, Spesen und Überstundenvergütung, die nur gelegentlich anfällt. Auch hier gilt: Bei variabler Vergütung ist die Berechnung fehleranfällig, und eine falsch berechnete Abgeltung führt schnell zu Nachforderungen. Hier hilft die Routine einer sauberen ausgelagerten Lohnabrechnung, weil die Durchschnittswerte sauber aus den letzten Abrechnungen gezogen werden.

5. Urlaubsverfall: die Hinweisobliegenheit

Hier liegt der größte und teuerste Irrtum vieler Arbeitgeber. Die alte Faustregel lautete: Nicht genommener Urlaub verfällt zum 31. Dezember, spätestens zum 31. März des Folgejahres. Diese Regel gilt so nicht mehr.

Der Europäische Gerichtshof hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass Urlaub nur verfällt, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter aktiv in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Das deutsche Bundesarbeitsgericht hat das mit Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) für das deutsche Recht übernommen. Seitdem gilt: Der gesetzliche Urlaub verfällt am Jahresende oder zum 31. März nur dann, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter zuvor

• konkret und in Textform über den noch offenen Resturlaub informiert hat,
• rechtzeitig dazu aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und
• klar darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub sonst verfällt.

Fehlt dieser dokumentierte Hinweis, verfällt der Urlaub nicht. Er wird auf das Folgejahr übertragen und sammelt sich an. Beim Ausscheiden kann der Mitarbeiter dann Urlaub aus mehreren Jahren geltend machen, und das wird in der Abgeltung schnell sehr teuer. Die Beweislast liegt komplett bei dir: Wer den Hinweis nicht nachweisen kann, hat ihn vor Gericht nicht gegeben.

Was du konkret tun solltest

• Einmal im Jahr, am besten im ersten Quartal, jedem Mitarbeiter den aktuellen Resturlaubssaldo schriftlich mitteilen
• Ausdrücklich zur Inanspruchnahme auffordern und das Verfallsdatum nennen
• Klar darauf hinweisen, dass nicht genommener Urlaub am Jahresende oder zum 31. März verfällt
• Den Versand dokumentieren, etwa als E-Mail mit Empfangs- oder Lesebestätigung oder per Unterschrift
• Bei langzeitkranken Mitarbeitern den Hinweis gesondert geben, da hier andere Fristen gelten
• Die Nachweise in der Personalakte aufbewahren, mindestens bis weit nach dem möglichen Verfall

Wer noch keinen solchen Prozess hat, sollte ihn dieses Jahr aufsetzen. Das ist Teil einer sauberen HR-Organisation und kostet kaum Aufwand, schützt aber vor vierstelligen Nachzahlungen. Den ausführlichen Wortlaut der Anforderungen kannst du beim Bundesarbeitsgericht nachlesen.

6. Kein Verfall bei Krankheit: die 15-Monats-Frist

Ein Sonderfall, der ebenfalls regelmäßig unterschätzt wird, ist die Langzeiterkrankung. Wer durchgehend arbeitsunfähig ist, kann seinen Urlaub gar nicht nehmen. Deshalb greift hier eine eigene Regel.

Nach der EuGH-Rechtsprechung verfällt der gesetzliche Urlaub eines durchgehend erkrankten Mitarbeiters erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist. Urlaub aus dem Jahr 2025 würde demnach bei dauerhafter Krankheit erst Ende März 2027 verfallen. Innerhalb dieser 15 Monate bleibt der Anspruch bestehen und ist beim Ausscheiden abzugelten.

7. Vererbbarkeit beim Tod des Mitarbeiters

Endet ein Arbeitsverhältnis durch den Tod des Mitarbeiters, war lange umstritten, ob der offene Urlaub abzugelten ist. Früher galt: Mit dem Tod erlischt der höchstpersönliche Urlaubsanspruch, also keine Abgeltung. Das hat sich geändert.

Der EuGH hat im November 2018 in den Rechtssachen Bauer (C-569/16 und C-570/16) entschieden, dass der Anspruch auf Abgeltung des nicht genommenen Urlaubs vererbbar ist. Stirbt ein Mitarbeiter mit offenem Resturlaub, geht der Abgeltungsanspruch auf die Erben über, und diese können die Auszahlung vom Arbeitgeber verlangen. Das deutsche Bundesarbeitsgericht hat sich dieser Linie angeschlossen.

Für die Praxis bedeutet das: Auch im traurigen Fall des Versterbens eines Mitarbeiters musst du den noch offenen Urlaub berechnen und an die Erben auszahlen. Die Höhe ergibt sich aus demselben Tagessatz wie bei jeder anderen Abgeltung.

8. Steuer und Sozialversicherung

Hier wird es für Arbeitgeber besonders wichtig, nicht das Falsche anzunehmen: Die Urlaubsabgeltung ist vollständig lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Es gibt keine Sonderregelung und keine Steuerbegünstigung wie die Fünftelregelung bei Abfindungen.

Der Grund: Abgegoltener Urlaub ist Arbeitsentgelt, keine Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes. Damit zählt die Abgeltung als sonstiger Bezug zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt und unterliegt den vollen Beiträgen, soweit die Beitragsbemessungsgrenze noch nicht ausgeschöpft ist. Diese liegt 2026 bei 8.450 € im Monat für Renten- und Arbeitslosenversicherung und 5.812,50 € für Kranken- und Pflegeversicherung.

Die Abgeltung wird im Monat der Auszahlung als sonstiger Bezug abgerechnet. Sie erhöht das beitragspflichtige Bruttoentgelt des Austrittsmonats. Bei der SV-Berechnung sonstiger Bezüge ist die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze (Märzklausel und Hinzurechnung) zu beachten, was bei Gutverdienern im Austrittsmonat zu Abweichungen führen kann. Spätestens hier lohnt sich ein geübter Blick auf die Abrechnung.

9. Korrekte Abrechnung beim Ausscheiden

Beim Austritt eines Mitarbeiters sollte die Abrechnung folgende Positionen sauber ausweisen, damit es später keine Diskussionen gibt:

• Anteiliges Grundgehalt bis zum letzten Arbeitstag des Austrittsmonats
• Urlaubsabgeltung als separate, voll steuer- und SV-pflichtige Lohnart
• Offene variable Vergütung oder Provisionen, anteilig abgerechnet
• Anteiliges Urlaubsgeld, aber nur wenn vertraglich oder tariflich vereinbart
• Korrekte SV-Abmeldung per DEÜV mit Austrittsgrund und Austrittsdatum
• Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit (§312 SGB III)
• Lohnsteuerbescheinigung fristgerecht elektronisch übermitteln

Falsch berechnete Abgeltung, eine vergessene DEÜV-Meldung oder eine fehlende Arbeitsbescheinigung führen schnell zu Nachforderungen, Verzugszinsen oder einer Klage vor dem Arbeitsgericht. Gerade beim Ausscheiden, wenn die Beziehung ohnehin angespannt ist, schauen Mitarbeiter genau hin. Eine saubere Austrittsabrechnung ist deshalb kein Detail, sondern die Stelle, an der sich Sorgfalt auszahlt.

10. Häufige Fragen (FAQ)

Melanie Schulze HR Managerin bei Lohnklar

Melanie Schulze ist HR Managerin bei Lohnklar. Sie berät Startups und KMU zu Personalrecht, Onboarding, Arbeitsverträgen und HR-Compliance, und kennt die Fragen, die Arbeitgeber im Alltag beschäftigen.