Urlaubsabgeltung & Resturlaub beim Ausscheiden 2026: Berechnung & Fallstricke

Ein Mitarbeiter kündigt. Im letzten Gespräch fragt er, was mit seinen noch offenen 12 Urlaubstagen passiert. Die Antwort klingt simpel: Abgelten oder nehmen lassen. Aber dahinter steckt mehr, als die meisten Arbeitgeber ahnen.

Wie viele Tage stehen eigentlich zu, wenn jemand im März geht? Was passiert mit Vorjahresurlaub? Wann ist ein Urlaubsanspruch wirklich verfallen, wann nicht? Und wie wird die Abgeltung korrekt berechnet und abgerechnet? Antworten auf all das stehen hier.

1. Rechtsgrundlage: §7 Abs. 4 BUrlG

Die Urlaubsabgeltung ist in §7 Abs. 4 BUrlG geregelt. Der Satz ist kurz: "Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten."

Drei Voraussetzungen:

• Das Arbeitsverhältnis endet (durch Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristungsablauf oder Tod)
• Urlaubsanspruch besteht noch (nicht bereits erfüllt, nicht verfallen)
• Urlaub kann nicht mehr in Natur gewährt werden (zu wenig Zeit bis zum Ende)

Wichtig: Urlaub nehmen lassen hat immer Vorrang vor Abgeltung. Wenn noch genug Zeit in der Kündigungsfrist ist, sollte der Arbeitgeber den Urlaub gewähren, um die Abgeltungspflicht zu vermeiden. Das ist nicht nur günstiger, sondern auch rechtssicherer.

2. Urlaubsanspruch beim Ausscheiden: Quotierung

Scheidet ein Mitarbeiter nicht am Jahresende aus, stellt sich die Frage: Wie viele Urlaubstage stehen ihm für das laufende Jahr zu?

Vor dem 30. Juni: Zwölftelung

Wer vor dem 1. Juli eines Jahres ausscheidet, hat nur Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollem Beschäftigungsmonat. Das ergibt sich aus §5 BUrlG.

Ab dem 1. Juli: Voller Jahresurlaub

Scheidet der Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte aus (ab 1. Juli) und hat das Arbeitsverhältnis mindestens 6 Monate bestanden, hat er Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.

Bruchteilsberechnungen, die nicht zu ganzen Tagen führen, werden nach §5 Abs. 2 BUrlG aufgerundet.

3. Berechnung der Urlaubsabgeltung

Die Urlaubsabgeltung orientiert sich am Urlaubsentgelt, das für die entsprechenden Urlaubstage zu zahlen gewesen wäre. Grundlage ist der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs (§11 BUrlG).

Was fließt in den Durchschnitt ein?

• Grundgehalt / Stundenlohn
• Regelmäßige Provisionen und variable Vergütung
• Regelmäßige Sachbezüge (z.B. Dienstwagen)
• Schichtzulagen, sofern sie regelmäßig anfallen

Nicht einbezogen werden einmalige Zahlungen wie Jahresbonus oder Urlaubsgeld (sofern kein abweichender Vertrag), Aufwandsersatz und Spesen.

4. Urlaubsverfall nach EuGH-Rechtsprechung

Weit verbreitet ist die Annahme: Urlaub verfällt automatisch am 31. März des Folgejahres, wenn er nicht genommen wurde. Das war einmal.

Der EuGH hat in mehreren Urteilen (King, C-214/16; Shimizu, C-233/20; LB, C-120/21) und das BAG in seiner Folge klargestellt: Urlaub verfällt nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aktiv und rechtzeitig in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen, und ihn ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass nicht genommener Urlaub verfällt.

Was Arbeitgeber tun sollten

• Jährlich schriftlichen Hinweis an alle Mitarbeiter senden: Resturlaubssaldo + Verfallsdatum + Aufforderung zur Inanspruchnahme
• Hinweis dokumentieren (E-Mail mit Lesebestätigung oder Unterschrift)
• Urlaubsplanung aktiv einfordern (nicht nur anbieten)
• Bei länger kranken Mitarbeitern: gesonderten Hinweis geben, da Krankheit den Verfall hemmt
• Nachweis im Personalakt aufbewahren (für mindestens 3 Jahre)

5. Vorjahresurlaub: Was mit Resturlaub passiert

Vorjahresurlaub muss grundsätzlich bis zum 31. März des laufenden Jahres genommen werden (§7 Abs. 3 BUrlG). Nach diesem Stichtag verfällt er, sofern der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Ausnahmen:

• Langzeiterkrankung: Während einer durchgehenden Arbeitsunfähigkeit entsteht kein Verfall. Urlaub aus Krankheitsjahren verjährt frühestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres (BAG, ECLI:DE:BAG:2012:220512.U.9AZR652.10.0)
• Fehlender Arbeitgeber-Hinweis: Wie oben beschrieben, kein Verfall ohne nachgewiesene Aufforderung
• Elternzeit: Urlaub während Elternzeit darf der Arbeitgeber kürzen (§17 BEEG), aber nicht bereits entstandene Ansprüche aus der Zeit davor

6. Steuer und Sozialversicherung

Die Urlaubsabgeltung ist vollständig lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Es gibt keine Ausnahme oder Sonderregelung wie bei Abfindungen.

Die Urlaubsabgeltung wird im Monat der Auszahlung als einmaliger Bezug abgerechnet. Sie erhöht das Bruttogehalt des Austrittsmonats und ist mit den regulären Abgaben zu verrechnen.

7. Korrekte Abrechnung beim Ausscheiden

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sollte die Lohnabrechnung folgende Positionen enthalten und sauber ausweisen:

• Anteiliges Grundgehalt für den Austrittsmonat (bis Austrittstag)
• Urlaubsabgeltung als separate Lohnart (vollständig steuer- und SV-pflichtig)
• Offene variable Vergütung / Provisionen (anteilig)
• Etwaiges anteiliges Urlaubsgeld (nur wenn vertraglich vereinbart)
• Korrekte SV-Abmeldung per DEÜV (Abmeldung mit Austrittsgrund und -datum)
• Arbeitgeberbescheinigung für Agentur für Arbeit (§312 SGB III) ausstellen
• Lohnsteuerbescheinigung bis zum 28. Februar des Folgejahres elektronisch übermitteln

8. Häufige Fragen (FAQ)