HR & Arbeitsrecht

Personalakte 2026: Pflichtinhalte, verbotene Dokumente und aktuelle DSGVO-Anforderungen

Von Melanie Schulze 10. Februar 2026 Lesezeit: ca. 11 Minuten

1. Warum die Personalakte 2026 wichtiger denn je ist

Eine gesetzliche Pflicht, eine „Personalakte" zu führen, existiert im deutschen Recht nicht explizit. Und doch kommt kein Arbeitgeber an ihr vorbei. Der Grund: Gleich ein Dutzend Gesetze schreiben vor, dass bestimmte Beschäftigtendaten dokumentiert und aufbewahrt werden müssen, vom Mindestlohngesetz (MiLoG) über das Nachweisgesetz (NachwG) bis hin zur DSGVO und dem Sozialgesetzbuch IV. Eine vollständig geführte Personalakte ist damit die einzige praxistaugliche Antwort auf diese Anforderungen.

Arbeitgeber, die keine geordnete Dokumentation führen, riskieren bei Betriebsprüfungen durch den Zoll oder die Rentenversicherung, bei Lohnsteueraußenprüfungen und bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen erhebliche Nachteile: Beweisumkehr, Bußgelder und Nachzahlungen sind die häufigsten Folgen.

2026 verschärft sich die Lage weiter: Das Nachweisgesetz wird durch verstärkte Kontrollaktivitäten der Behörden in der Praxis relevanter, die DSGVO-Aufsichtsbehörden veröffentlichen aktualisierte Orientierungshilfen für Beschäftigtendaten, und Arbeitnehmer nutzen ihr Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO zunehmend aktiv, auch um vollständige Kopien ihrer Personalakte zu verlangen.

Merksatz: Auch ohne ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Personalakte entsteht aus der Summe der Dokumentationsanforderungen eine faktische Notwendigkeit. Wer keine ordentliche Personalakte führt, macht sich angreifbar.

2. Was MUSS in die Personalakte (Pflichtdokumente)

Die Personalakte ist kein amorphes Archiv. Sie hat eine klare Struktur. Die folgenden Dokumente gehören in jede ordentlich geführte Personalakte:

Einstellung und Vertrag

Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen

Laufende Beschäftigung

Austritt

Datenschutz

3. Was darf NICHT in die Personalakte

Ebenso wichtig wie das, was hineingehört, ist das Wissen darüber, was in der Personalakte nichts zu suchen hat. Verbotene Inhalte begründen Datenschutzverstöße und können zu Bußgeldern nach der DSGVO führen.

Praxiswarnung: Selbst gut gemeinte Notizen über einen Mitarbeiter, etwa handschriftliche Vermerke über Gespräche zum Gesundheitszustand, können DSGVO-Verstöße darstellen, wenn sie ohne Rechtsgrundlage in der Akte landen. Im Zweifel gilt: Was nicht hinein muss, kommt auch nicht hinein.

4. Neu 2026: Nachweisgesetz-Pflichten und die Personalakte

Das Nachweisgesetz (NachwG) wurde im August 2022 grundlegend reformiert, um die EU-Richtlinie 2019/1152 (Transparenz- und Vorhersehbarkeitsrichtlinie) umzusetzen. Was sich in der unmittelbaren Reformdiskussion etwas verloren hat: Die Umsetzung der neuen NachwG-Anforderungen ist direkt mit der Personalaktenführung verknüpft.

Was §2 NachwG 2022/2026 konkret verlangt

Arbeitgeber müssen alle wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festhalten und dem Arbeitnehmer aushändigen. Seit der Reform umfasst das unter anderem:

Für Arbeitnehmer, die ihren Dienst vor dem 1. August 2022 aufgenommen haben, gilt: Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Arbeitgeber den aktualisierten Nachweis innerhalb von sieben Tagen aushändigen und in die Personalakte aufnehmen.

2026: Verstärkte Behördenkontrolle. Die Zollbehörden und Gewerbeaufsichtsämter haben signalisiert, dass die Einhaltung der NachwG-Pflichten 2026 verstärkt überprüft wird. Bußgelder bei Verstößen: bis zu 2.000 Euro je Verstoß. In Branchen mit erhöhter Kontrolldichte (Pflege, Gastronomie, Baugewerbe) ist besondere Sorgfalt geboten.

5. DSGVO und Personalakte 2026

Die Datenschutz-Grundverordnung ist kein abstraktes Recht. Sie wirkt unmittelbar auf die Personalaktenführung ein. Für Arbeitgeber gelten folgende Kernpflichten:

Rechtsgrundlage für Beschäftigtendaten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Personalakte stützt sich primär auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung) und auf §26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz). Einwilligungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sind nur dort erforderlich, wo keine andere Rechtsgrundlage greift, und im Beschäftigungskontext wegen der Machtasymmetrie problematisch.

Datenminimierungsprinzip (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Nur die Daten, die für das Arbeitsverhältnis tatsächlich erforderlich sind, dürfen gespeichert werden. Das Anlegen von Dossiers über Mitarbeiter ohne konkreten Bezug zur Beschäftigung ist unzulässig, selbst wenn die Daten irgendwann nützlich sein könnten.

Informationspflicht nach Art. 13/14 DSGVO

Jeder neue Mitarbeiter muss spätestens bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses eine Datenschutzinformation für Beschäftigte erhalten. Dieses Dokument muss informieren über:

Neu 2026: Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz

Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat eine aktualisierte Orientierungshilfe zu Beschäftigtendaten verabschiedet, die 2026 in Kraft tritt. Sie konkretisiert insbesondere die Anforderungen an digitale Personalakten, Zugriffskonzepte und die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Beschäftigungskontext.

Auskunftsrecht der Arbeitnehmer (Art. 15 DSGVO)

Arbeitnehmer können nach Art. 15 DSGVO vollständige Auskunft darüber verlangen, welche Daten der Arbeitgeber über sie verarbeitet, und seit dem EuGH-Urteil vom 4. Mai 2023 (C-487/21) haben sie auch das Recht auf eine kostenlose Kopie aller sie betreffenden personenbezogenen Daten. Konkret: Wer als Arbeitnehmer Art. 15 DSGVO geltend macht, kann faktisch die gesamte Personalakte anfordern. Arbeitgeber müssen innerhalb eines Monats antworten und dürfen die Frist nur in Ausnahmefällen um weitere zwei Monate verlängern.

6. Aufbewahrungsfristen: Was wie lange aufbewahrt werden muss

Einer der häufigsten Fehler: Dokumente werden entweder zu früh vernichtet (Verlust von Beweismitteln) oder viel zu lange aufbewahrt (DSGVO-Verstoß durch übermäßige Datenspeicherung). Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Fristen:

Dokument Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage
Lohnunterlagen, Gehaltsabrechnungen 6 Jahre §257 HGB
Buchungsbelege, Lohnjournale 10 Jahre §147 AO
Arbeitsvertrag und alle Nachträge Beschäftigungsdauer + 3 Jahre nach Austritt §195 BGB (Verjährungsrecht)
AU-Bescheinigungen / Krankmeldungen 3 Jahre nach Jahresende des Ausstellungsjahres §195 BGB
Sozialversicherungsunterlagen Mindestens 5 Jahre nach Beschäftigungsende §28f SGB IV
Urlaubsnachweise, Urlaubskonto 3 Jahre nach Jahresende §195 BGB
Zeugnisse (Zwischen- und Abschluss) Mindestens bis zum Ende der Verjährungsfrist für Zeugnisansprüche (3 Jahre) §195 BGB
Abmahnungen Solange arbeitsrechtlich relevant (im Zweifel 3 Jahre) BAG-Rechtsprechung
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber Max. 6 Monate nach Ablehnung §15 AGG
NachwG-Nachweisdokumente Beschäftigungsdauer + 3 Jahre §195 BGB

Praxistipp: Kennzeichnen Sie jedes Dokument bei Aufnahme in die Personalakte mit dem frühestmöglichen Vernichtungsdatum. Digitale Personalakten in Systemen wie Personio, HeavenHR oder SAP SuccessFactors ermöglichen eine automatisierte Fristverwaltung.

7. Einsichtsrecht der Arbeitnehmer (§83 BetrVG)

Das Recht auf Einsicht in die eigene Personalakte ist ein grundlegendes Arbeitnehmerrecht, das in §83 Absatz 1 BetrVG verankert ist. Es gilt unabhängig davon, ob im Betrieb ein Betriebsrat existiert. Auch in Betrieben ohne Betriebsvertretung besteht dieses Recht.

Was das Einsichtsrecht umfasst

2026: Anspruch auf digitale Kopie nach DSGVO

Das Einsichtsrecht nach §83 BetrVG wird durch das DSGVO-Auskunftsrecht nach Art. 15 Abs. 3 ergänzt. Arbeitnehmer haben danach nicht nur das Recht zur Einsicht, sondern auf eine vollständige digitale Kopie aller sie betreffenden personenbezogenen Daten. Der EuGH hat in seiner Rechtsprechung 2023 klargestellt, dass dieses Recht weit auszulegen ist und praktisch die gesamte Personalakte erfassen kann.

Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass ihre Personalakten, ob physisch oder digital, so strukturiert sind, dass eine vollständige Kopie innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat bereitgestellt werden kann.

8. Digitale vs. physische Personalakte 2026

Die Digitalisierung der Personalakte ist kein Trend mehr, sondern für viele Unternehmen bereits gelebte Praxis. Systeme wie Personio, HeavenHR, SAP SuccessFactors, Factorial oder spezialisierte HR-Software ermöglichen eine vollständig digitale Aktenführung.

Anforderungen an die digitale Personalakte

Hybride Lösungen in der Praxis

Viele Unternehmen führen eine hybride Lösung: Digitale Dokumente (Verträge, Bescheinigungen, Zeugnisse als PDF) werden im HRIS verwaltet, während physische Originale für Dokumente mit Schriftformerfordernis (Kündigung, Aufhebungsvertrag) in einem gesicherten Schrank aufbewahrt werden. Wichtig ist dabei: Das Berechtigungskonzept gilt auch für physische Akten. Nicht jede Führungskraft sollte unkontrollierten Zugriff auf die Personalakte aller ihrer Mitarbeitenden haben.

9. Häufige Fehler bei der Personalaktenführung

Bei der Übernahme neuer HR-Mandate sehen wir immer wieder dieselben Lücken. Die folgenden Fehler kosten Arbeitgeber Zeit, Geld oder beides:

10. Checkliste: Personalakte korrekt führen 2026

Diese Checkliste eignet sich für die jährliche Revision Ihrer Personalakten oder den Einstieg in ein neues Dokumentationssystem:

11. FAQ: Personalakte 2026

Muss jeder Arbeitgeber eine Personalakte führen?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine Personalakte als solche zu führen. Allerdings ergibt sich aus einer Vielzahl von Gesetzen (MiLoG, NachwG, DSGVO, SGB IV, AO) eine faktische Pflicht zur Dokumentation, die in der Praxis eine vollständige Personalakte erfordert. Arbeitgeber ohne geordnete Personalakten riskieren bei Betriebsprüfungen, Lohnsteueraußenprüfungen und arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen erhebliche Nachteile.
Darf der Betriebsrat Einsicht in die Personalakte nehmen?
Der Betriebsrat hat kein eigenständiges Recht auf Einsicht in die Personalakte einzelner Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer selbst kann jedoch verlangen, dass ein Betriebsratsmitglied bei seiner eigenen Einsichtnahme anwesend ist (§83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG). Zudem darf der Betriebsrat Personalakten einsehen, wenn das für die Wahrnehmung konkreter Mitbestimmungsrechte erforderlich ist, etwa bei einer Kündigung oder Versetzung.
Was passiert mit der Personalakte nach einer Kündigung?
Nach dem Austritt eines Mitarbeiters muss die Personalakte vollständig geschlossen und für die jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Die Fristen variieren je nach Dokument: Lohnunterlagen 6 Jahre (§257 HGB), Buchungsbelege 10 Jahre (§147 AO), allgemeine Unterlagen mindestens 3 Jahre nach Jahresende des Austrittsjahres (Verjährungsrecht §195 BGB). Nach Ablauf aller Fristen sind die Unterlagen datenschutzkonform zu vernichten.
Wie lange müssen Abmahnungen in der Personalakte bleiben?
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verliert eine Abmahnung ihre Warnfunktion, wenn sich der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum, in der Praxis oft 2 bis 3 Jahre, beanstandungsfrei verhalten hat. In diesem Fall besteht ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung aus der Akte. Arbeitgeber sollten Abmahnungen daher regelmäßig auf ihre aktuelle Relevanz prüfen.
Kann ich als Arbeitnehmer fehlerhafte Einträge entfernen lassen?
Ja. Arbeitnehmer haben das Recht, einer inhaltlich falschen Erklärung in der Personalakte eine Gegendarstellung beizufügen (§83 Abs. 2 BetrVG). Darüber hinaus besteht nach Art. 16 DSGVO ein Anspruch auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten. Bei einer rechtswidrigen Abmahnung oder einem unberechtigten Eintrag kann gerichtlich auf Entfernung aus der Akte geklagt werden.

12. Fazit

Die Personalakte ist das Fundament jeder ordnungsgemäßen Beschäftigungsdokumentation. Wer sie strukturiert führt, schützt sich vor erheblichen Haftungsrisiken bei Prüfungen und Rechtsstreitigkeiten. 2026 verschärfen sich die Anforderungen durch verstärkte NachwG-Kontrollen und eine aktivere Nutzung des DSGVO-Auskunftsrechts durch Arbeitnehmer.

Entscheidend ist nicht nur, die richtigen Dokumente aufzunehmen, sondern auch die Verbote zu kennen, Aufbewahrungsfristen aktiv zu managen und Zugriffsrechte klar zu regeln. Wer auf digitale Personalakten umsteigt, profitiert von automatisierten Erinnerungen und Zugriffsprotokollen, muss aber sicherstellen, dass das gewählte System DSGVO-konform und EU-seitig gehostet ist.

Zur rechtssicheren Vertragsgestaltung: Arbeitsverträge für KMU und Startups. Zum Thema Datenschutz in der Personalverwaltung: DSGVO in HR und Lohnabrechnung.

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Melanie Schulze – HR Managerin
Melanie Schulze HR Managerin bei Lohnklar

Melanie Schulze ist HR Managerin bei Lohnklar. Sie berät Startups und KMU zu Personalrecht, Onboarding, Arbeitsverträgen und HR-Compliance – und kennt die Fragen, die Arbeitgeber wirklich beschäftigen.

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