Arbeitgeber müssen monatlich eine Entgeltbescheinigung nach §108 GewO ausstellen, auf Verlangen Bescheinigungen für Behörden und Krankenkassen. Für Elterngeld, Krankengeld und Mutterschutz gelten spezielle Vordrucke. Gehaltsabrechnungen müssen 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.
Irgendwann braucht fast jeder Mitarbeiter eine Bescheinigung: für das Elterngeld, die Wohnungsbewerbung, den Kredit oder das Arbeitsamt. Der Arbeitgeber sitzt an der Quelle, und ist in vielen dieser Situationen gesetzlich zur Ausstellung verpflichtet.
Was viele Betriebe nicht wissen: Die Pflichten reichen weiter als die monatliche Gehaltsabrechnung. Für Elterngeld, Krankengeld und Mutterschutz gibt es spezielle Bescheinigungspflichten mit eigenen Fristen und Formularen. Fehler oder Verzögerungen können für den Mitarbeiter und den Arbeitgeber unangenehme Folgen haben.
Inhalt
1. §108 GewO: Pflicht zur monatlichen Entgeltbescheinigung
Die Grundlage für die monatliche Gehaltsabrechnung ist §108 der Gewerbeordnung (GewO). Er verpflichtet den Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung auszuhändigen, in Textform.
"Textform" bedeutet: schriftlich oder digital, dauerhaft lesbar. Die Abrechnung per E-Mail, als PDF-Download im HR-System oder als Papierausdruck ist zulässig. Mündliche Auskunft reicht nicht.
Es gibt keine gesetzliche Frist, wie lange nach der Auszahlung die Abrechnung spätestens vorliegen muss. In der Praxis gilt: mit der Gehaltsüberweisung oder unmittelbar danach.
Ausnahme bei unveränderter Abrechnung: §108 GewO erlaubt es, auf die Abrechnung zu verzichten, wenn sich gegenüber dem Vormonat nichts geändert hat und der Mitarbeiter davon Kenntnis hat. In der Praxis ist das selten sinnvoll, zu viel kann sich ändern (Sonderzahlungen, Steuerklasse, Feiertage). Die meisten Unternehmen erstellen monatlich eine vollständige Abrechnung.
2. Pflichtinhalt einer Gehaltsabrechnung
§108 GewO schreibt vor, dass die Abrechnung "verständlich und nachvollziehbar" sein muss. Pflichtangaben sind:
- Abrechnungszeitraum (z.B. 01.07.–31.07.2026)
- Bruttoentgelt und seine Zusammensetzung (Grundgehalt, Überstunden, Zulagen, Sonderzahlungen)
- Abzüge einzeln aufgeführt: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Arbeitnehmeranteile KV/PV/RV/ALV
- Nettoauszahlungsbetrag
- Steuerklasse und Anzahl der Kinderfreibeträge
- SV-Beitragsgruppe (z.B. 1111 für alle vier Zweige)
- Name, Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers
Ordnungswidrigkeiten: Wer die Pflicht zur Entgeltbescheinigung verletzt, kann nach §149 GewO mit einem Bußgeld belegt werden. Das kommt in der Praxis selten vor, aber bei Konflikten mit Mitarbeitern oder Betriebsprüfungen kann es relevant werden.
3. Bescheinigungen auf Verlangen
Mitarbeiter können jederzeit verlangen, dass der Arbeitgeber ihnen eine Bescheinigung über das Arbeitsverhältnis und den Verdienst ausstellt, z.B. für:
- Wohnungsbewerbung (Verdienstnachweis)
- Kreditantrag bei einer Bank
- Kindergeldantrag beim Familienkasse
- Vorlage beim Sozialamt oder beim Jobcenter
- P-Konto-Bescheinigung (für Pfändungsschutzkonto)
Eine generelle gesetzliche Frist für die Ausstellung "auf Verlangen" gibt es nicht. Was gilt: Der Arbeitgeber darf nicht unnötig verzögern. Mehrere Werktage sind in der Regel angemessen; bei dringendem Bedarf (z.B. laufende Wohnungssuche) sollte es schneller gehen.
Für die Ausstellung darf keine Gebühr verlangt werden, weder für die erste noch für Folgebescheinigungen.
4. Elterngeld-Bescheinigung
Die Elterngeldstellen der Bundesländer benötigen einen Einkommensnachweis für die letzten 12 Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist oder des Elterngeldbezugs. Ohne diesen Nachweis kann das Elterngeld nicht berechnet werden.
Der Arbeitgeber stellt aus:
- Eine Arbeitgeberbescheinigung (offizieller Vordruck der jeweiligen Elterngeldstelle)
- Alternativ: Gehaltsabrechnungen der relevanten 12 Monate (werden von den meisten Stellen akzeptiert)
Wichtige Details:
- Berücksichtigt werden nur die 12 Monate, die nicht durch SV-Leistungen (Elterngeld, Krankengeld) unterbrochen waren, unterbrochene Monate werden ausgetauscht
- Die Bescheinigung muss alle Einkommensbestandteile enthalten: Grundgehalt, Zulagen, Sonderzahlungen (Anteilig 1/12 für einmalige Leistungen)
- Fehler in der Bescheinigung können zur Rückforderung von zu viel gezahltem Elterngeld führen, und zu Ansprüchen des Mitarbeiters gegen den Arbeitgeber
5. Bescheinigungen für die Krankenkasse
Erkrankt ein Mitarbeiter länger als sechs Wochen, übernimmt die Krankenkasse die Zahlung des Krankengelds. Dafür benötigt sie vom Arbeitgeber eine maschinelle Entgeltbescheinigung (mEBA), ein standardisiertes elektronisches Verfahren.
Die Übermittlung erfolgt über zertifizierte Lohnprogramme (DATEV, Sage etc.) direkt an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Meldung unverzüglich nach Anforderung durch die Krankenkasse zu übermitteln. Wer die Lohnabrechnung auslagert, gibt diese Meldepflicht an seinen Dienstleister ab.
Was in der mEBA steht
- Beitragspflichtiges Bruttoentgelt der letzten 3 abgerechneten Monate vor der Arbeitsunfähigkeit
- Sonderzahlungen im Vorjahr (für die Berechnung des täglichen Regelentgelts)
- Wochenarbeitszeit und Beschäftigungsart
- Beginn und Ende der Entgeltfortzahlung
Praxishinweis: Fehler in der mEBA wirken sich direkt auf die Krankengeldhöhe aus. Zu niedrige Angaben führen zu zu wenig Krankengeld für den Mitarbeiter; zu hohe Angaben zu Rückforderungen. Die Meldung sollte innerhalb von 3 Werktagen nach Anforderung vorliegen.
6. Mutterschutz-Bescheinigung
Für schwangere Mitarbeiterinnen gibt es spezielle Bescheinigungspflichten. Sobald der Arbeitgeber von der Schwangerschaft Kenntnis hat, muss er, auf Verlangen der Mitarbeiterin, eine Bescheinigung ausstellen, die Folgendes enthält:
- Beginn des Mutterschutzes (6 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin)
- Durchschnittliches Bruttoentgelt der letzten 3 Monate vor Mutterschutzbeginn (Grundlage für den Mutterschutzlohn nach §18 MuSchG)
- Bescheinigung über das Beschäftigungsverhältnis für die Krankenkasse (für das Mutterschaftsgeld)
Die Krankenkasse zahlt Mutterschaftsgeld von bis zu 13 €/Tag, die Differenz zum bisherigen Nettogehalt trägt der Arbeitgeber als Mutterschutzlohn und erhält diesen über das AAG-Ausgleichsverfahren (U2) erstattet.
7. Aufbewahrungsfristen
Lohnunterlagen, also alle Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten, Buchungsbelege, müssen nach §147 Abgabenordnung (AO) und §41 EStG aufbewahrt werden:
| Unterlagenart | Aufbewahrungsfrist | Beginn der Frist |
|---|---|---|
| Lohnkonten, Buchungsbelege (Gehaltsabrechnungen) | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Sonstige lohnbezogene Unterlagen (Meldungen, Bescheinigungen) | 6 Jahre | Ende des Kalenderjahres |
| Personalakte (allgemein) | 3–10 Jahre (je nach Inhalt) | Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses |
Bei elektronischer Archivierung gelten dieselben Fristen. Die Daten müssen revisionssicher gespeichert und jederzeit maschinell lesbar sein. Eine simple ZIP-Datei auf dem Desktop reicht nicht, gefragt ist ein zertifiziertes DMS oder die Archivierungsfunktion des Lohnprogramms.
