Grenzgänger beschäftigen: Steuern, Sozialversicherung und die Homeoffice-Falle

Unternehmen in Grenznähe beschäftigen seit jeher Mitarbeiter, die auf der anderen Seite der Grenze wohnen. Früher war das administrativ überschaubar: Wer in Deutschland arbeitete, wurde in Deutschland abgerechnet, und das Doppelbesteuerungsabkommen klärte den Rest. Seit Homeoffice zum Normalfall geworden ist, hat sich diese Klarheit aufgelöst. Ein Mitarbeiter, der drei Tage von zuhause in den Niederlanden arbeitet und zwei Tage ins Büro nach Deutschland kommt, ist steuerlich und sozialversicherungsrechtlich ein völlig anderer Fall als jemand, der täglich pendelt. Und der Unterschied entscheidet darüber, in welchem Land du als Arbeitgeber Beiträge abführst und ob deine Lohnabrechnung überhaupt sauber ist.

Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführung und Lohnbüro in KMU und Startups, die einen oder mehrere Mitarbeiter mit Wohnsitz im Ausland beschäftigen oder das vorhaben. Wir gehen die Punkte durch, an denen in der Praxis am häufigsten etwas schiefläuft, und sagen ehrlich, wann du nicht ohne Steuerberater oder spezialisierten Payroll-Partner auskommst.

Wer gilt als Grenzgänger?

Der Begriff "Grenzgänger" wird in zwei Kontexten verwendet, die man strikt auseinanderhalten muss, weil sie unterschiedliche Rechtsfolgen haben:

• Steuerrechtlich: Jedes Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) definiert Grenzgänger eigenständig. In manchen Abkommen, etwa Deutschland-Schweiz, Deutschland-Frankreich oder Deutschland-Österreich, gibt es eine spezielle Grenzgängerregelung mit eigener Definition und einer abweichenden Besteuerung. In anderen DBAs, zum Beispiel Deutschland-Niederlande, existiert kein Grenzgänger-Sonderartikel, und es gilt schlicht das allgemeine Arbeitsortprinzip.
• Sozialversicherungsrechtlich (EU): Hier gibt es keine offizielle "Grenzgänger"-Definition im engeren Sinn. Es gilt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004: Die Sozialversicherung läuft im Beschäftigungsland, solange keine Ausnahme greift.

Für dich als Arbeitgeber in Deutschland heißt das: Ein Mitarbeiter, der in einem anderen EU-Staat wohnt und überwiegend in Deutschland arbeitet, ist in Deutschland sozialversicherungspflichtig und in der Regel lohnsteuerpflichtig. Der Knackpunkt liegt im Wort "überwiegend". Genau um dieses Wort drehen sich die meisten Probleme, sobald Homeoffice ins Spiel kommt.

Zwei Systeme, zwei Regeln: SV und Steuern getrennt denken

Der mit Abstand häufigste Denkfehler in der Praxis ist die Annahme, Sozialversicherung und Steuern würden demselben Land folgen. Das stimmt nicht. Es sind zwei getrennte Regelwerke mit unterschiedlichen Anknüpfungspunkten:

• Die Sozialversicherung richtet sich innerhalb der EU nach der Koordinierungsverordnung 883/2004. Maßgeblich ist, wo physisch gearbeitet wird, mit einer harten Schwelle bei 25 Prozent Tätigkeit im Wohnsitzland.
• Die Besteuerung des Arbeitslohns richtet sich nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen. Die Anknüpfung ist meist das Arbeitsortprinzip, in einigen Abkommen gibt es aber eine Grenzgängerregelung, die genau das Gegenteil anordnet und im Wohnsitzland besteuert.

In der Konsequenz kann ein und derselbe Mitarbeiter in Deutschland sozialversicherungspflichtig und gleichzeitig in seinem Wohnsitzland steuerpflichtig sein. Das ist kein Fehler, sondern systembedingt. Wer beides zusammenwirft, rechnet entweder die Lohnsteuer im falschen Land ab oder führt SV-Beiträge an die falsche Stelle. Beides fällt spätestens bei einer Betriebsprüfung oder einer Prüfung im Nachbarland auf.

Sozialversicherung: Beschäftigungslandprinzip und A1

Innerhalb der EU regelt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 die Zuständigkeit für die Sozialversicherung. Der Grundsatz nach Art. 11 ist eindeutig: Man ist dort versichert, wo man arbeitet. Wer in Deutschland arbeitet, zahlt in Deutschland Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, unabhängig vom Wohnort. Die Beitragssätze sind dieselben wie bei jedem inländischen Arbeitnehmer, also 2026 etwa 18,6 Prozent Rentenversicherung, 14,6 Prozent allgemeiner Krankenversicherungsbeitrag plus durchschnittlich 2,9 Prozent Zusatzbeitrag, 3,6 Prozent Pflegeversicherung und 2,6 Prozent Arbeitslosenversicherung, jeweils zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen.

Relevante Ausnahmen vom Beschäftigungslandprinzip gibt es im Wesentlichen in zwei Fällen:

1. Entsendung: Ein vorübergehend ins Ausland entsendeter Arbeitnehmer bleibt für maximal 24 Monate im Entsendestaat versichert (Art. 12 VO 883/2004). Das ist die klassische Konstellation, wenn ein deutscher Mitarbeiter befristet im Ausland eingesetzt wird.
2. Wesentliche Tätigkeit im Wohnsitzland: Übt ein Arbeitnehmer einen wesentlichen Teil seiner Tätigkeit, nämlich mindestens 25 Prozent der Arbeitszeit, in seinem Wohnsitzland aus, fällt er nach Art. 13 VO 883/2004 in die Sozialversicherung des Wohnsitzlandes. Diese 25-Prozent-Schwelle ist der eigentliche Stolperstein bei hybrider Arbeit.

Die Zuständigkeit nach 883/2004 entscheidet auch darüber, welches Land die A1-Bescheinigung ausstellt. Dazu weiter unten mehr, denn ohne dieses Dokument wird es bei Kontrollen im Ausland unangenehm.

Steuern: Was das DBA regelt

Die Besteuerung des Arbeitslohns folgt dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen. Eine Übersicht über die geltenden Abkommen und die aktuellen Fassungen stellt das Bundesfinanzministerium bereit. Die meisten deutschen DBAs mit EU-Nachbarstaaten folgen für Arbeitslohn dem Arbeitsortprinzip: Besteuert wird dort, wo die Arbeit physisch geleistet wird. Wer also drei Tage in Deutschland und zwei Tage im Homeoffice in den Niederlanden arbeitet, zahlt grundsätzlich anteilig Lohnsteuer in beiden Ländern.

Davon gibt es zwei wichtige Abweichungen, die man kennen muss, weil sie das Ergebnis umkehren:

• Grenzgängerregelung im DBA: Bei der Schweiz, Frankreich und Österreich gibt es eine spezielle Grenzgängerregelung. Sie ordnet an, dass echte Grenzgänger trotz Arbeit im anderen Staat im Wohnsitzland besteuert werden. Das ist das Gegenteil des Arbeitsortprinzips.
• 183-Tage-Regelung: Bei kurzfristigen Auslandseinsätzen ohne festen Arbeitsort im anderen Staat bleibt das Besteuerungsrecht oft beim Ansässigkeitsstaat, sofern der Aufenthalt 183 Tage nicht übersteigt und der Lohn nicht von einer dortigen Betriebsstätte getragen wird. Das ist für klassische Grenzgänger weniger relevant, aber bei Projekteinsätzen wichtig.

Sonderfall Schweiz: 4,5 % und die 60-Tage-Regel

Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, daher gilt die VO 883/2004 dort nicht direkt. Für die Sozialversicherung greift stattdessen das bilaterale Abkommen über die Personenfreizügigkeit zwischen der Schweiz und der EU, das die Koordinierung der Systeme regelt. Im Ergebnis gilt auch hier weitgehend das Beschäftigungslandprinzip, die Detailregeln und die Antragswege weichen aber von der reinen EU-Konstellation ab.

Steuerlich ist Art. 15a des DBA Deutschland-Schweiz der zentrale Punkt:

• Wer als echter Grenzgänger regelmäßig zwischen Wohnsitz in Deutschland und Arbeitsort in der Schweiz pendelt, zahlt Einkommensteuer grundsätzlich im Wohnsitzland Deutschland.
• Die Schweiz behält eine Quellensteuer von 4,5 Prozent des Bruttolohns ein. Voraussetzung für diese Begrenzung auf 4,5 Prozent ist eine Ansässigkeitsbescheinigung (Formular Gre-1, jährliche Verlängerung Gre-2), die der Arbeitnehmer bei seinem deutschen Finanzamt erhält und dem Schweizer Arbeitgeber vorlegt.
• Diese schweizerische Quellensteuer wird auf die deutsche Einkommensteuer angerechnet, sodass keine Doppelbesteuerung entsteht.
• Kehrt der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen an mehr als 60 Tagen im Jahr nicht an seinen Wohnsitz zurück (sogenannte Nichtrückkehrtage), verliert er den Grenzgänger-Status. Dann besteuert die Schweiz den Lohn vollständig, und Deutschland stellt ihn unter Progressionsvorbehalt frei.

Bei der Behandlung von Homeoffice-Tagen für Grenzgänger nach Deutschland gilt zudem eine Verständigungsregelung der beiden Staaten: Tage, an denen der Arbeitnehmer von zuhause in Deutschland arbeitet, zählen nicht als schädliche Nichtrückkehrtage, weil keine Nichtrückkehr vorliegt, wenn man den Wohnsitz gar nicht verlässt. Für die SV-Seite ist die Schweiz Teil der multilateralen Telearbeit-Rahmenvereinbarung, sodass bis knapp 50 Prozent Homeoffice die schweizerische Sozialversicherung erhalten bleiben kann. Die genauen Voraussetzungen und Antragsfristen solltest du im konkreten Fall mit dem Steuerberater und der zuständigen Stelle klären, weil die Regeln zwischen den beiden Ländern fortlaufend angepasst werden.

Frankreich und Österreich: echte Grenzgängerregelungen

Anders als bei den Niederlanden oder Polen gibt es im Verhältnis zu Frankreich und Österreich eine echte Grenzgängerregelung im DBA. Sie funktioniert in beiden Fällen ähnlich und kehrt das Arbeitsortprinzip um.

Frankreich

Im deutsch-französischen DBA besteht eine Grenzgängerregelung für Personen, die innerhalb einer definierten Grenzzone wohnen und arbeiten und in der Regel täglich an ihren Wohnsitz zurückkehren. Maßgeblich ist eine Grenzzone von rund 30 Kilometern beidseits der Grenze. Für einen Mitarbeiter, der etwa im Elsass (Départements Bas-Rhin, Haut-Rhin) oder im Département Moselle wohnt und in einer deutschen Grenzgemeinde innerhalb dieser Zone arbeitet, gilt: Besteuerung im Wohnsitzland Frankreich, nicht in Deutschland. Du als deutscher Arbeitgeber führst dann grundsätzlich keine deutsche Lohnsteuer ab, die Sozialversicherung läuft aber regulär nach 883/2004 in Deutschland, sofern der Mitarbeiter überwiegend hier arbeitet.

Österreich

Das deutsch-österreichische DBA enthält in Art. 15 Abs. 6 ebenfalls eine Grenzgängerregelung mit einer Grenzzone von rund 30 Kilometern. Auch hier werden Grenzgänger im Wohnsitzland besteuert. Seit einer Protokolländerung mit Wirkung ab 2024 ist die Regelung an mobiles Arbeiten angepasst worden: Homeoffice innerhalb der Grenzzone ist für die Anwendung der Grenzgängerregelung grundsätzlich unschädlich, und entscheidend ist im Kern, ob die Tätigkeit innerhalb der 30-km-Zone ausgeübt wird. Die exakten Schwellen für unschädliche Tage außerhalb der Grenzzone ergeben sich aus dem Abkommen und den dazu ergangenen Konsultationsvereinbarungen, die das BMF veröffentlicht.

Die Homeoffice-Falle für Grenzgänger

Hier liegt der Punkt, der seit 2020 zu den meisten Problemen führt. Was früher klar war, also Mitarbeiter aus den Niederlanden arbeitet in Deutschland und alles läuft in Deutschland, stimmt nicht mehr, sobald dieser Mitarbeiter regelmäßig von zuhause aus arbeitet.

Die 25-Prozent-Grenze (EU)

Sobald ein Arbeitnehmer gewöhnlich mindestens 25 Prozent seiner Arbeitszeit im Wohnsitzland erbringt, wechselt die SV-Zuständigkeit dorthin. Bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das schon etwas mehr als einem Homeoffice-Tag pro Woche. Diese Grenze ist nicht graduell, sondern eine harte Schwelle: Knapp darunter bleibt alles in Deutschland, knapp darüber kippt die gesamte SV-Zuständigkeit ins Ausland.

Das ist kein theoretisches Risiko. SV-Träger und Finanzämter in den Nachbarländern prüfen grenzüberschreitende Beschäftigung zunehmend, besonders bei Arbeitnehmern, die über längere Zeit weitgehend im Homeoffice gearbeitet haben. Wer den Schwellenwert übersieht, hat schnell SV-Beiträge im falschen Land abgeführt, was rückwirkend korrigiert werden muss.

Die Telearbeit-Rahmenvereinbarung seit Juli 2023

Um genau dieses Problem zu entschärfen, haben zahlreiche EU- und EFTA-Staaten eine multilaterale Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit geschlossen, die am 1. Juli 2023 in Kraft getreten ist. Die Kernaussage: Leistet ein Arbeitnehmer zwischen 25 und 49,9 Prozent seiner Arbeitszeit als Telearbeit im Wohnsitzland, kann die SV-Zuständigkeit auf Antrag beim Beschäftigungsland bleiben, sofern beide beteiligten Staaten die Vereinbarung unterzeichnet haben. Für Telearbeit unter 25 Prozent bleibt es ohnehin beim Beschäftigungsland, dann reicht die normale A1-Bescheinigung.

Deutschland hat die Vereinbarung unterzeichnet, ebenso die Schweiz und mehrere Nachbarstaaten. Ein in Polen wohnender Arbeitnehmer kann damit grundsätzlich bis knapp 50 Prozent im polnischen Homeoffice arbeiten, ohne dass die SV-Zuständigkeit nach Polen wechselt, wenn beide Seiten das beantragen und Polen die Vereinbarung anwendet. Den aktuellen Stand zur Vereinbarung und zu den beteiligten Ländern dokumentiert die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung, Ausland).

A1-Bescheinigung: Pflicht, keine Option

Die A1-Bescheinigung ist das Dokument, das bestätigt, in welchem EU-Staat ein Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig ist. Sie ist in der EU zwingend für jeden Arbeitnehmer, der vorübergehend in einem anderen Mitgliedstaat tätig wird, und zwar bereits ab dem ersten Tag, auch bei eintägigen Dienstreisen.

Relevante Szenarien, in denen du als Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung brauchst:

• Mitarbeiter mit Wohnsitz im EU-Ausland, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten
• Dienstreisen in andere EU-Länder, auch kurze
• Kurzfristige Entsendungen und Projekteinsätze
• Konferenzen, Messen und Kundenbesuche in anderen EU-Staaten

Den Antrag stellt der Arbeitgeber elektronisch über das Arbeitgeberportal beziehungsweise die SV-Meldewege bei der zuständigen Krankenkasse. Informationen zum A1-Verfahren stellt auch die Deutsche Rentenversicherung bereit. Die Bescheinigung wird aus den SV-Daten des Arbeitnehmers erzeugt und liegt bei vollständigen Angaben meist innerhalb weniger Tage vor.

Was bei einer Kontrolle ohne gültige A1-Bescheinigung passiert, hängt vom Land ab. In Frankreich und Österreich werden grenzüberschreitende Tätigkeiten konsequent geprüft, und es können Bußgelder verhängt werden. Praktisch heißt das: Plane die A1 nicht als nachträgliche Formalie ein, sondern beantrage sie vor dem ersten Auslandseinsatz. Für regelmäßige Homeoffice-Konstellationen lässt sie sich für den entsprechenden Zeitraum ausstellen.

Checkliste für Arbeitgeber mit Grenzgänger-Mitarbeitern

• Wohnsitz dokumentieren und bei Änderungen aktualisieren. Zieht ein Mitarbeiter ins EU-Ausland oder verlegt seinen Lebensmittelpunkt, kann sich die gesamte SV- und Steuerzuständigkeit ändern. Eine schlichte Adressänderung in der Personalakte ist hier nicht nur Verwaltung, sondern ein Auslöser für eine Neubewertung.
• Homeoffice-Tage erfassen. Nicht nur aus Compliance-Gründen, sondern um die 25-Prozent-Schwelle und die Steueraufteilung belegen zu können. Ohne saubere Aufzeichnung lässt sich im Prüfungsfall nicht nachweisen, dass die Zuständigkeit korrekt bestimmt wurde.
• A1-Bescheinigung rechtzeitig beantragen für alle Mitarbeiter mit ausländischem Wohnsitz, die regelmäßig von dort arbeiten, sowie vor Dienstreisen ins EU-Ausland.
• Telearbeit-Rahmenvereinbarung prüfen, wenn Mitarbeiter zwischen 25 und 49,9 Prozent von zuhause im Ausland arbeiten. Antrag über die DVKA, wenn die deutsche SV erhalten bleiben soll.
• Steuerliche Aufteilung klären, wenn der Mitarbeiter anteilig in verschiedenen Ländern tätig ist oder eine DBA-Grenzgängerregelung (Schweiz, Frankreich, Österreich) greift. Bei Grenzgängerregelungen darf keine deutsche Lohnsteuer einbehalten werden.
• Lohnbuchhaltung anpassen, falls SV-Beiträge ins Ausland abzuführen sind. Das erfordert in der Regel externe Unterstützung oder einen lokalen Partner. Unser Payroll-Outsourcing deckt auch grenzüberschreitende Konstellationen ab, von der A1-Beantragung bis zur korrekten Steueraufteilung.
• Einmalig pro Land mit dem Steuerberater abstimmen, welches DBA gilt, ob eine Grenzgängerregelung greift und was das konkret für die Abrechnung bedeutet. Diese Grundsatzklärung spart später viel Korrekturaufwand.

Häufige Fragen

Mein Mitarbeiter wohnt in Österreich und arbeitet vollständig remote für uns. Wo ist er SV-pflichtig?

Kurz: In Österreich. Bei dauerhaft vollständiger Tätigkeit im Wohnsitzland ist der Mitarbeiter dort sozialversicherungspflichtig. Du als deutscher Arbeitgeber müsstest österreichische SV-Beiträge abführen oder einen Employer of Record in Österreich einsetzen. Eine Beschäftigung mit deutschem SV-Abzug wäre in diesem Fall nicht korrekt. Sobald ein nennenswerter Teil der Arbeit physisch in Deutschland stattfindet, verschiebt sich das Bild und muss neu bewertet werden.

Was ist ein Employer of Record und wann brauche ich das?

Kurz: Ein Employer of Record (EoR) ist ein lokales Unternehmen, das den Mitarbeiter formal anstellt und die SV- und Steuerpflichten im jeweiligen Land übernimmt. Das ist sinnvoll, wenn die SV-Pflicht im Wohnsitzland besteht und du dort keine eigene Niederlassung hast. Der EoR stellt dir den Mitarbeiter dann weiter, rechtlich sauber, aber mit Aufpreis. Für einen einzelnen vollständig remote arbeitenden Mitarbeiter im Ausland ist das oft der praktikabelste Weg.

Kann ich für einen Grenzgänger eine normale deutsche Lohnabrechnung machen?

Kurz: Ja, wenn der Mitarbeiter überwiegend in Deutschland arbeitet (weniger als 25 Prozent im Wohnsitzland) und kein DBA-Sonderfall wie die Schweiz, Frankreich oder Österreich vorliegt. Dann läuft der Lohnsteuerabzug regulär und die SV-Pflicht besteht in Deutschland. Greift eine Grenzgängerregelung oder verschieben sich die Homeoffice-Anteile, ist eine Einzelfallprüfung nötig.

Wechselt die SV-Zuständigkeit wirklich schon ab dem zweiten Homeoffice-Tag?

Kurz: Im Grundsatz ja, weil zwei von fünf Tagen 40 Prozent sind und damit deutlich über der 25-Prozent-Schwelle liegen. Schon etwas mehr als ein voller Tag pro Woche im Wohnsitzland kann die Grenze reißen. Mit einer beantragten Telearbeit-Rahmenvereinbarung lässt sich die deutsche SV aber bis knapp 50 Prozent Telearbeit erhalten. Ohne Antrag gilt die harte 25-Prozent-Regel.

Brauche ich eine A1-Bescheinigung auch für eine eintägige Dienstreise ins EU-Ausland?

Kurz: Ja. Die A1-Bescheinigung ist innerhalb der EU bereits ab dem ersten Tag vorgeschrieben, auch für kurze Geschäftsreisen, Messen oder Kundentermine. In einigen Ländern wird das bei Kontrollen konsequent geprüft. Beantrage sie deshalb vor der Reise, nicht im Nachhinein.

Ist die Telearbeit-Rahmenvereinbarung für jedes Land verfügbar?

Kurz: Nein. Sie gilt nur zwischen Staaten, die sie unterzeichnet haben und anwenden. Deutschland und mehrere Nachbarn inklusive der Schweiz sind dabei, aber nicht alle EU-Länder. Welche Staaten teilnehmen und wie der Antrag läuft, dokumentiert die DVKA. Liegt kein Abkommen mit dem betreffenden Land vor, bleibt es bei der 25-Prozent-Regel.

Tino Werner

HR & Payroll Manager · Lohnklar

Tino Werner betreut seit über 10 Jahren Startups und KMU in allen Fragen der Lohnabrechnung und HR-Administration. Bei Lohnklar übernimmt er Mandate von der ersten Stellenausschreibung bis zur laufenden Gehaltsabrechnung, auch bei grenzüberschreitenden Konstellationen.