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Unternehmen in Grenznähe beschäftigen seit jeher Mitarbeiter, die auf der anderen Seite der Grenze wohnen. Früher war das administrativ überschaubar. Seit Homeoffice zum Standard wurde, hat sich die Lage verändert: Ein Mitarbeiter, der drei Tage von Zuhause in den Niederlanden arbeitet und zwei Tage ins Büro nach Deutschland kommt, ist steuerlich und sozialversicherungsrechtlich ein anderer Fall als jemand, der täglich pendelt. Dieser Artikel zeigt, wo die Knackpunkte liegen.
Wer gilt als Grenzgänger?
Den Begriff "Grenzgänger" gibt es in zwei Kontexten, die man auseinanderhalten muss:
- Steuerrechtlich: Jedes Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) definiert Grenzgänger anders. In manchen Abkommen (z.B. Deutschland-Schweiz) gibt es eine eigene Grenzgänger-Definition mit spezifischen Besteuerungsregeln. In anderen DBAs (z.B. Deutschland-Niederlande) gilt die allgemeine Arbeitnehmerdefinition ohne Sonderregel für Grenzgänger.
- Sozialversicherungsrechtlich (EU): Hier gibt es keine offizielle "Grenzgänger"-Definition. Es gilt schlicht die VO (EG) 883/2004: Sozialversicherung läuft im Beschäftigungsland, sofern keine Ausnahme greift.
Für Arbeitgeber in Deutschland bedeutet das: Ein Mitarbeiter, der in einem anderen EU-Staat wohnt und in Deutschland arbeitet, ist in Deutschland sozialversicherungspflichtig und lohnsteuerpflichtig, solange er hauptsächlich in Deutschland tätig ist. Was "hauptsächlich" bedeutet, ist genau der Punkt, um den sich viele Probleme drehen.
Sozialversicherung: Beschäftigungslandprinzip
Innerhalb der EU regelt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 die Zuständigkeit für Sozialversicherung. Der Grundsatz ist einfach: Man ist dort sozialversicherungspflichtig, wo man arbeitet. Wer in Deutschland arbeitet, zahlt in Deutschland KV, RV, PV und ALV, egal wo er wohnt.
Ausnahmen gibt es nur in zwei relevanten Fällen:
- Entsendung: Ein vorübergehend ins Ausland entsendeter Arbeitnehmer bleibt für maximal 24 Monate im Entsendestaat versichert (Art. 12 VO 883/2004).
- Wesentliche Tätigkeit im Wohnsitzland: Wer zu mehr als 25 % seiner Arbeitszeit im Wohnsitzland tätig ist, fällt in die Sozialversicherung des Wohnsitzlandes (Art. 13 VO 883/2004). Diese Grenze ist das Problem bei hybrider Arbeit.
Beispiel: Ein Mitarbeiter wohnt in Polen, arbeitet normalerweise vollständig in Deutschland. Er ist in Deutschland SV-pflichtig. Arbeitet er nun regelmäßig 2 Tage pro Woche von Zuhause in Polen (= 40 %), wechselt die SV-Zuständigkeit nach Polen. Der deutsche Arbeitgeber müsste dann polnische SV-Beiträge abführen oder einen lokalen Employer-of-Record beauftragen.
Steuern: Was das DBA regelt
Steuern und Sozialversicherung folgen unterschiedlichen Regeln. Das ist einer der häufigsten Irrtümer in der Praxis. Ein Arbeitnehmer kann in Deutschland sozialversicherungspflichtig sein, aber in einem anderen Land steuerpflichtig, je nach DBA.
Die meisten deutschen DBAs mit EU-Nachbarstaaten folgen dem Arbeitsortprinzip für Arbeitslohn: Besteuert wird dort, wo die Arbeit physisch geleistet wird. Wer also 3 Tage in Deutschland und 2 Tage in Frankreich arbeitet, zahlt anteilig Lohnsteuer in beiden Ländern.
| Land | Steuerrecht (vereinfacht) | SV-Recht | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| Schweiz | Wohnsitzland besteuert (mit CH-Quellensteuer 4,5 %) | Bilateral (separates Abkommen) | Grenzgänger-Sonderregel Art. 15a DBA |
| Österreich | Arbeitsortprinzip | VO 883/2004 | Keine Sonderregel für Grenzgänger |
| Frankreich | Grenzgänger-Regelung im DBA (Elsass/Moselle-Region) | VO 883/2004 | Geografische Beschränkung auf Grenzzone |
| Niederlande | Arbeitsortprinzip | VO 883/2004 | Kein expliziter Grenzgänger-Artikel im DBA |
| Polen | Arbeitsortprinzip | VO 883/2004 | Relevanter geworden durch Homeoffice |
| Luxemburg | Arbeitsortprinzip (mit 19-Tage-Regelung für Homeoffice) | VO 883/2004 | 19 Homeoffice-Tage steuerneutral im Wohnsitzland |
Sonderfall Schweiz
Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, daher gilt die VO 883/2004 nicht. Stattdessen gibt es ein bilaterales Abkommen über die Koordination der Sozialversicherung (Abkommen CH-EU von 2002, für Deutschland aktualisiert).
Für Lohnsteuer gilt Art. 15a DBA Deutschland-Schweiz:
- Wer täglich zwischen Wohnsitz und Arbeitsort pendelt (klassischer Grenzgänger), zahlt Einkommensteuer im Wohnsitzland Deutschland
- Die Schweiz erhebt eine Quellensteuer von 4,5 % des Bruttolohns
- Diese Quellensteuer wird auf die deutsche Steuer angerechnet
- Bei mehr als 60 Nichtrückkehrtagen pro Jahr verliert der Arbeitnehmer den Grenzgänger-Status – dann besteuert die Schweiz vollständig
Für Homeoffice-Tage in Deutschland gilt seit dem Zusatzabkommen 2022: Bis zu 40 % der Arbeitszeit im Homeoffice in Deutschland sind unschädlich für den Grenzgänger-Status. Arbeitgeber müssen diese Tage aber dokumentieren.
Die Homeoffice-Falle für Grenzgänger
Hier ist der Punkt, der seit 2020 zu den meisten Problemen führt. Was früher klar war – Mitarbeiter aus den Niederlanden arbeitet in Deutschland, alles läuft in Deutschland – stimmt nicht mehr, sobald dieser Mitarbeiter regelmäßig von Zuhause aus arbeitet.
Die 25 %-Grenze (EU)
Sobald ein Arbeitnehmer regelmäßig mehr als 25 % seiner Arbeitszeit im Wohnsitzland erbringt, wechselt die SV-Zuständigkeit. Bei einer 5-Tage-Woche bedeutet das: mehr als 1,25 Tage Homeoffice pro Woche können die Grenze kippen.
Das ist nicht nur ein theoretisches Risiko. Finanzämter und SV-Behörden in EU-Ländern prüfen das zunehmend, besonders bei Arbeitnehmern, die über längere Zeit vollständig im Homeoffice waren (z.B. während der Pandemie).
Die Telearbeit-Vereinbarung ab Juli 2024
Um dieses Problem zu entschärfen, haben die meisten EU-Staaten eine Multilaterale Vereinbarung zur Telearbeit abgeschlossen, die seit dem 1. Juli 2024 gilt. Die Kernaussage: Bis zu 49,9 % grenzüberschreitende Telearbeit bleibt SV-mäßig beim Beschäftigungsland, sofern beide Länder die Vereinbarung unterzeichnet haben.
Deutschland hat die Vereinbarung unterzeichnet. Das bedeutet: Ein in Polen wohnender Arbeitnehmer kann bis zu 49 % im polnischen Homeoffice arbeiten, ohne dass die SV-Zuständigkeit nach Polen wechselt, wenn beide Seiten das so beantragen.
Wichtig: Die Telearbeit-Vereinbarung ist nicht automatisch aktiv. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sie aktiv beantragen, in Deutschland über die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland). Ohne Antrag gilt weiterhin die 25 %-Regel.
A1-Bescheinigung: Pflicht, keine Option
Die A1-Bescheinigung ist das Dokument, das bestätigt, in welchem EU-Staat ein Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig ist. Sie ist in der EU zwingend für jeden Arbeitnehmer, der temporär in einem anderen EU-Staat tätig wird – auch auf Dienstreisen von einem Tag.
Relevante Szenarien für Arbeitgeber:
- Mitarbeiter mit Wohnsitz im EU-Ausland, die regelmäßig im Homeoffice arbeiten
- Dienstreisen in andere EU-Länder
- Kurzfristige Entsendungen
- Konferenzen, Messen, Kundenbesuche in anderen EU-Staaten
Den Antrag stellt der Arbeitgeber elektronisch über SV-Net oder das Arbeitgeberportal bei der zuständigen Krankenkasse. Die Bescheinigung wird direkt aus den SV-Daten des Arbeitnehmers erzeugt. Der Prozess dauert bei vollständigen Daten meist wenige Tage.
Was bei einer Kontrolle ohne gültige A1-Bescheinigung passiert, variiert je nach Land: In Frankreich und Österreich können Bußgelder von mehreren tausend Euro verhängt werden. In Deutschland selbst ist die Durchsetzung bisher milder, aber das ändert sich.
Checkliste für Arbeitgeber mit Grenzgänger-Mitarbeitern
- Wohnsitz des Mitarbeiters dokumentieren und bei Änderungen aktualisieren. Zieht ein Mitarbeiter ins EU-Ausland, ändert sich möglicherweise alles.
- Homeoffice-Tage erfassen. Nicht nur aus Compliance-Gründen, sondern um SV-Zuständigkeit und Steueraufteilung nachweisen zu können.
- A1-Bescheinigung beantragen für alle Mitarbeiter mit ausländischem Wohnsitz, die regelmäßig von dort arbeiten.
- Telearbeit-Vereinbarung prüfen, wenn Mitarbeiter mehr als 25 % von Zuhause arbeiten. Antrag über DVKA, wenn sinnvoll.
- Steuerliches Splitting prüfen, wenn Arbeitnehmer anteilig in verschiedenen Ländern tätig ist. DBA-Regelung des betroffenen Landes beachten.
- Lohnbuchhaltung anpassen, falls SV-Beiträge ins Ausland abzuführen sind. Das erfordert in der Regel externe Unterstützung oder einen lokalen Partner.
- Einmalig beim Steuerberater oder Payroll-Dienstleister klären, welches DBA gilt und was es konkret für die Lohnabrechnung bedeutet.
Hinweis zu Nicht-EU-Ländern: Für Grenzgänger aus der Schweiz, Großbritannien oder anderen Nicht-EU-Ländern gelten keine EU-Verordnungen. Es existieren bilaterale Abkommen, aber die Regelungsdichte ist geringer und die Prüfpraxis unterscheidet sich stark. Für Schweizer Grenzgänger ist das DBA Deutschland-Schweiz der zentrale Referenzpunkt.
Häufige Fragen
- Mein Mitarbeiter wohnt in Österreich und arbeitet vollständig remote für uns. Wo ist er SV-pflichtig?
- Bei vollständiger Remote-Tätigkeit im Wohnsitzland (Österreich) ist der Mitarbeiter in Österreich SV-pflichtig. Sie als deutscher Arbeitgeber müssten österreichische SV-Beiträge abführen oder einen Employer-of-Record in Österreich einsetzen. Eine Beschäftigung mit deutschem SV-Abzug wäre in diesem Fall nicht korrekt.
- Was ist ein Employer of Record und wann brauche ich das?
- Ein Employer of Record (EoR) ist ein lokales Unternehmen, das den Mitarbeiter formal anstellt und die SV- und Steuerpflichten im jeweiligen Land übernimmt. Das ist sinnvoll, wenn SV-Pflicht im Wohnsitzland besteht und Sie dort keine eigene Niederlassung haben. Der EoR stellt Ihnen den Mitarbeiter dann weiter – rechtlich sauber, aber mit Aufpreis.
- Kann ich für einen Grenzgänger eine normale deutsche Lohnabrechnung machen?
- Wenn der Mitarbeiter überwiegend in Deutschland arbeitet (weniger als 25 % im Ausland) und kein Sonderfall wie Schweiz vorliegt, ja. Der Lohnsteuerabzug läuft normal, SV-Pflicht besteht in Deutschland. Sobald die Werte sich verschieben, ist Beratung nötig.
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SV-Zuständigkeit, A1-Bescheinigung, DBA-Steueraufteilung: Bei grenzüberschreitender Beschäftigung gibt es viele Stellen, an denen Fehler passieren. Sprechen Sie uns an.
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