Lohnbuchhaltung auslagern
und nur noch Änderungen melden
Die Lohnbuchhaltung bindet jeden Monat Stunden, und fällt die zuständige Person aus, steht der Lauf. Beim Outsourcing zahlst du einen Preis je Kopf, ab 12,50 € im Monat, der vorher im Angebot steht, und das Ausfallrisiko liegt bei uns.
Zwei Aufgaben bleiben bei dir.
Wir rechnen ab für
„Wir hatten vorher unseren Steuerberater für die Lohnabrechnung. Wenn Fragen kamen, dauerte die Antwort tagelang. Bei Lohnklar geht alles in ein paar Stunden und wir haben mit Tino jemanden, der unsere Firma kennt.“
Lohnbuchhaltung im Haus, beim Steuerberater oder ausgelagert
Drei Wege, die laufende Lohnbuchhaltung zu organisieren, verglichen an dem, was im Alltag zählt.
| Eigene Lohnbuchhaltung | Steuerberater | Lohnklar | |
|---|---|---|---|
| Kosten | 40.000 bis 55.000 € im Jahr je Stelle, die rund 150 Mitarbeitende schafft | 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Monat nach § 34 Abs. 2 StBVV, praxisüblich 18 bis 30 € | ab 12,50 € je Mitarbeitendem und Monat, Einrichtung im Angebot |
| Urlaub und Krankheit | nur mit einer zweiten eingearbeiteten Person | hängt von der Kanzlei ab | auf jedem Mandat eine eingearbeitete Vertretung |
| Was bei dir bleibt | alles: Abrechnung, Meldungen, Fristen, Software | Änderungen melden, Rückfragen klären | Änderungen bis zum 20. melden |
| Bindung | Arbeitsvertrag mit Kündigungsfristen | laut Mandatsvertrag | monatlich kündbar, Wechsel in zwei Wochen |
Wie die vier Wege einschließlich Lohnbüro im Detail abschneiden, steht unter Lohnabrechnung auslagern; den Preis für deine Teamgröße rechnet der Kostenrechner.
Zehn Gründe für eine externe Lohnbuchhaltung
Die eigene Lohnbuchhaltung kostet mehr als das Gehalt der Person, die sie macht. Diese zehn Punkte fehlen in der Rechnung oft.
Feste Kosten je Kopf
Eine interne Lohnbuchhaltungskraft kostet mit Sozialabgaben, Urlaub und Weiterbildung 40.000 bis 55.000 Euro im Jahr. Beim Outsourcing zahlst du einen festen Betrag je Mitarbeitendem und Monat. Den kennst du vorher und kannst ihn mit anderen Angeboten vergleichen.
Weniger Fehler
Eine falsche Abrechnung kostet Nachzahlungen ans Finanzamt, Nachberechnungen bei der Sozialversicherung und Ärger mit den Mitarbeitenden. Spezialisierte Dienstleister prüfen nach dem Vier-Augen-Prinzip, und die Software prüft jede Abrechnung zusätzlich auf Plausibilität.
Gesetzesänderungen im nächsten Lauf
Beitragsbemessungsgrenzen, Steuerklassenregeln und Pflichtmeldungen ändern sich mehrmals im Jahr. Ein externer Dienstleister verfolgt das ohnehin und setzt jede Änderung im nächsten Monatslauf um, ohne dass du dich darum kümmerst.
Wächst mit
Wächst dein Team von 10 auf 50 Mitarbeitende, schreibst du keine neue Stelle aus und verschiebst niemanden aus anderen Aufgaben. Schrumpft es, sinkt die Rechnung. Intern bekommst du diese Beweglichkeit kaum hin.
Kein Stillstand bei Ausfall
Deine Lohnbuchhalterin wird krank, kündigt oder hat Urlaub, und der Monatslauf steht an. Bei einem externen Dienstleister übernimmt dann jemand anderes aus dem Team, nach aufgeschriebenen Abläufen. Die Gehälter kommen trotzdem pünktlich.
DATEV ohne eigene Einarbeitung
DATEV ist in Deutschland der Standard für die Lohnabrechnung, aber die Einarbeitung kostet Zeit. Wir arbeiten in DATEV für dich, über eine Partner-Kanzlei oder in deinem eigenen System. Deine Leute musst du dafür nicht schulen, und dein Steuerberater bekommt alle Daten im DATEV-Format.
Aktuelles Lohnrecht
Kurzarbeitergeld, neue Midijob-Grenzen, geänderte Steuerfreigrenzen für Sachbezüge: im Lohnrecht ändert sich jedes Jahr etwas. Wir bilden uns laufend fort. Ein eigenes Fortbildungsbudget für Lohnrecht brauchst du dann nicht.
Datenschutz geregelt
Lohndaten sind sensible personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Externe Dienstleister arbeiten mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), verschlüsselter Übertragung und zertifizierten deutschen Rechenzentren. Kleine Firmen ohne eigene IT-Abteilung erreichen dieses Niveau intern selten.
Neue Leute schneller im System
Wer neu anfängt, muss bei der Krankenkasse angemeldet, im Lohnsystem angelegt und im laufenden Monat abgerechnet werden. Externe Dienstleister haben dafür eine feste Checkliste und legen neue Mitarbeitende schneller an als eine überlastete HR-Abteilung.
Dein Team bleibt bei seiner Arbeit
Wer Lohnrecht, DATEV und Sozialversicherung intern abbilden will, schickt jedes Jahr jemanden zur Schulung. Beim Outsourcing trägt der Dienstleister diesen Aufwand, und dein Team arbeitet am eigenen Geschäft.
Was wir bei der Lohnbuchhaltung übernehmen
Die monatliche Abrechnung, alle Meldungen und die Unterlagen für Jahresabschluss und Betriebsprüfung.
Monatliche Gehaltsabrechnung
Vollständiger Monatslauf mit Lohnzettel-Erstellung für alle Mitarbeiter: Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Midijob.
DEÜV-Meldungen & SV-Meldungen
An- und Abmeldungen und die Jahresmeldungen an die Sozialversicherungsträger, jeweils zur Frist.
Lohnsteueranmeldung
Monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt, zum Termin, ohne dass du etwas tun musst.
Fristenmanagement
Wir führen den Fristenkalender: die monatliche Fälligkeit der SV-Beiträge ebenso wie die Lohnsteuerbescheinigung zum Jahresende.
Buchungsbelege für Fibu
Buchungsbelege und Lohnkontennachweise für deine Finanzbuchhaltung, im DATEV-Format und ohne Nacharbeit verwendbar.
Mitarbeiter-Ein- & Austritte
An- und Abmeldung neuer und ausscheidender Mitarbeitender, mit Arbeitsbescheinigungen und Lohnsteuerbescheinigungen.
Sonderzahlungen & Sachbezüge
Einmalzahlungen, Boni, Prämien, steuerfreie Sachbezüge (z. B. 50 € Sachbezugskarte) und betriebliche Altersvorsorge.
Jahresabschluss-Unterlagen
Alle Jahresbelege, Lohnsteuerbescheinigungen und Zusammenfassungen für Jahresabschluss und Betriebsprüfung, vollständig und geordnet.
Typische Situationen, in denen Unternehmen outsourcen
Den Anlass gibt selten die Firmengröße. Meist ist es eine dieser vier Lagen.
Startup ohne dedizierte HR-Person
Viele Startups haben keine HR-Abteilung. Der Gründer oder die Office-Managerin rechnet nebenbei ab, bis es nicht mehr geht. Lagerst du von Anfang an aus, brauchst du für die Lohnabrechnung keine eigene HR-Stelle, und die Gründer bleiben bei Produkt und Vertrieb.
KMU, bei dem die Buchhaltung die Lohnabrechnung mitgemacht hat
In vielen kleinen und mittleren Betrieben macht die Buchhaltungskraft die Lohnabrechnung mit. Mit jedem neuen Mitarbeitenden wird das mehr, bis die Fibu liegen bleibt. Geht die Lohnabrechnung nach außen, hat die Buchhaltung wieder Zeit für die Fibu.
Kündigung der internen HR-Kraft
Verlässt die Person, die intern die Löhne gerechnet hat, das Unternehmen, wartet die nächste Abrechnung trotzdem. In so einer Lücke springen wir kurzfristig ein und übernehmen den laufenden Monat. Die Nachbesetzung kannst du dann in Ruhe planen.
Wachstumsphase mit steigender Mitarbeiterzahl
Wächst ein Unternehmen in kurzer Zeit von 15 auf 60 Mitarbeitende, vervierfacht sich auch die Lohnabrechnung. Beim Outsourcing steigt die Monatsrechnung mit. Eine neue Lohnbuchhalterin musst du dafür nicht suchen und einarbeiten.
In zwei Wochen zur externen Lohnbuchhaltung
Bevor wir übernehmen, rechnen wir deinen letzten Monat beim alten Anbieter nach und gleichen jede Person ab.
Wir sehen uns deine Lohnbuchhaltung an, finden die Punkte, die Aufwand machen (Minijobs, Sonderzahlungen, bAV), und schicken dir ein Angebot. Mit dem Vertrag bekommst du den Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.
Wir übernehmen alle Stammdaten, richten die Abrechnung in DATEV ein und prüfen die bisherige Abrechnungshistorie auf Auffälligkeiten. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale rufen wir über ELStAM ab, die Krankenversicherungen gleichen wir ab.
Wir rechnen deinen letzten Monat beim bisherigen Anbieter nach und vergleichen Brutto, Netto, Lohnsteuer und Beiträge je Person. Jede Abweichung klären wir mit dir, bevor wir übernehmen.
Ab dem nächsten Abrechnungsmonat rechnen wir. Du schickst uns die Änderungen bis zum vereinbarten Stichtag und gibst die fertige Abrechnung frei, bevor die Gehälter rausgehen. Deine feste Ansprechperson beantwortet Rückfragen und sagt dir Bescheid, wenn sich ein Gesetz ändert, das dich betrifft.
Wenn die interne Lösung ausfällt
Drei Lagen, mit denen Firmen häufig zu uns kommen.
Ausfall der internen Person
Krankheit, Kündigung oder Urlaub: Fällt die einzige Person aus, die die Lohnabrechnung kennt, steht der Monatslauf. Eine Vertretung oder einen aufgeschriebenen Ablauf gibt es meistens nicht. Die Mitarbeitenden warten auf ihr Gehalt, das Finanzamt auf die Lohnsteueranmeldung.
Verpasste Gesetzesänderungen
Beitragsbemessungsgrenzen, Sachbezugswerte und Meldepflichten ändern sich jedes Jahr, oft mehrmals. Verfolgt intern niemand die Änderungen, rechnet die Firma monatelang falsch ab. Am Ende stehen Nachzahlungen, Bußgelder und Rückfragen vom Finanzamt oder von der Deutschen Rentenversicherung.
Fehler mit teuren Konsequenzen
Eine falsche Steuerklasse, eine vergessene SV-Meldung oder eine falsch berechnete Urlaubsabgeltung führt zu Nachforderungen der Sozialversicherungsträger und zu Säumniszuschlägen. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung sieht der Prüfer sie.
Häufige Fragen zum Lohnbuchhaltungs-Outsourcing
Kosten, Dauer, Datenschutz und was du zu Beginn übergibst.
Du übergibst die monatliche Gehaltsabrechnung, die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt und die Fristen an einen externen Dienstleister wie Lohnklar. Intern brauchst du nur noch eine Ansprechperson, die Änderungen wie neue Mitarbeitende, Gehaltsanpassungen oder Sonderzahlungen digital weitergibt. Den Monatslauf übernimmt der Dienstleister: Datenpflege, Abrechnung, Buchungsbelege, Meldewesen und Archivierung. Die Entscheidungen triffst weiter du. Intern bleiben oft nur wenige Minuten Arbeit im Monat.
Bei Lohnklar beginnt das Outsourcing bei 12,50 Euro je Mitarbeitendem und Monat. Der genaue Preis hängt von der Mitarbeiterzahl, den Sonderfällen (Minijobs, Teilzeit, Sonderzahlungen, betriebliche Altersvorsorge) und dem Leistungsumfang ab. Eine interne Sachbearbeitung kostet mit Nebenkosten, Urlaub und Weiterbildung 40.000 bis 55.000 Euro im Jahr. Ein klassisches Lohnbüro nimmt 14 bis 20 Euro je Mitarbeitendem. Ein Steuerberater rechnet nach § 34 StBVV ab, in der Praxis meist 18 bis 30 Euro je Mitarbeitendem und Monat plus Zeitgebühr für Bescheinigungen. Über das Formular bekommst du innerhalb eines Werktags ein Angebot, in dem jeder Posten einzeln steht. Ein Gespräch vorher ist optional.
Der Wechsel dauert bei Lohnklar zwei Wochen. In den ersten Tagen klären wir den Ist-Stand und den Vertrag. Danach übernehmen wir die Stammdaten aller Mitarbeitenden und richten die Abrechnung ein. Zum Schluss rechnen wir deinen letzten Monat beim bisherigen Anbieter zur Probe nach. Erst wenn du freigibst, startet der Regelbetrieb. Im Notfall, etwa wenn gerade die HR-Stelle frei geworden ist, springen wir auch kurzfristig ein und übernehmen den laufenden Monat.
Für die meisten Steuerberater ist die Lohnbuchhaltung eine Nebenleistung neben Jahresabschluss und Steuererklärung. Auf Fragen unter dem Jahr antworten sie oft später, und günstiger sind sie nicht unbedingt. Für einen spezialisierten Lohnbuchhaltungs-Dienstleister wie Lohnklar ist der Monatslauf das Hauptgeschäft: Änderungen setzt er schneller um, du hast eine feste Ansprechperson, und er bindet HR-Software wie Personio, HeavenHR, Sage oder Agenda an. Deinem Steuerberater liefern wir alle Daten im DATEV-Format. Du musst dich also nicht zwischen beiden entscheiden.
Zu Beginn brauchen wir einmalig: Arbeitsverträge und aktuelle Gehaltsvereinbarungen aller Mitarbeitenden, Steuer-Identifikationsnummern und Sozialversicherungsnummern, Nachweise zur Krankenversicherung, Angaben zu Sondervereinbarungen (betriebliche Altersvorsorge, Sachbezüge, vermögenswirksame Leistungen) und die Kontodaten für die Gehaltszahlungen. Bestehende DATEV-Daten übernehmen wir vollständig. Danach schickst du uns jeden Monat nur noch die Änderungen: neue Mitarbeitende, Krankheitstage, Gehaltserhöhungen, Sonderzahlungen. Das geht per E-Mail, über eine Checkliste oder über deine HR-Software.
Ja. Wir verarbeiten die Lohndaten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und schließen mit jedem Kunden vor Beginn einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der die Rechte und Pflichten beider Seiten regelt. Die Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland und werden nach aktuellem Standard verschlüsselt. Zugriff haben nur berechtigte Mitarbeitende, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Als Auftraggeber bleibst du datenschutzrechtlich verantwortlich. Der AVV ist deine Grundlage gegenüber deinen Mitarbeitenden und den Aufsichtsbehörden.
Ja. Deine Mitarbeitenden bekommen ihre Abrechnung wie gewohnt, als PDF per E-Mail, über ein Mitarbeiterportal oder über deine HR-Software (z. B. Personio, HeavenHR, Sage oder Agenda). Vom Wechsel merkt die Belegschaft in der Regel nichts. Auf Wunsch passen wir die Lohnzettel an dein Firmenlayout an. Brutto, Netto, alle Abzüge, Zulagen und Sonderposten stehen weiter darauf. Mit Fragen zur eigenen Abrechnung wenden sich die Mitarbeitenden an dich, oder wir richten einen direkten Draht zu uns ein, wie du es möchtest.
Ja, jederzeit. Wir führen alle Lohndaten vollständig und in DATEV-kompatiblen Formaten. Kündigst du, bekommst du alle Daten exportiert, mit Auswertungen, Meldungshistorie und Abrechnungsnachweisen der gesamten Laufzeit. Damit kannst du intern weiterarbeiten, einen anderen Dienstleister beauftragen oder zurück zum Steuerberater gehen. Die Kündigungsfristen stehen im Vertrag.
Deine Lohnbuchhaltung abgeben
In 30 Minuten sehen wir uns deine Lage an und rechnen dir vor, was das Outsourcing bei dir kostet und wie der Wechsel abläuft.
Erst vergleichen, dann wechseln
Bevor der erste echte Lauf rausgeht, rechnen wir deinen letzten Monat beim alten Anbieter nach und vergleichen Brutto, Netto, Lohnsteuer und Beiträge je Person. Erst wenn das stimmt, geht es live. Sag uns, wie viele Mitarbeitende ihr abrechnet, dann bekommst du innerhalb eines Werktags ein Angebot.
Dieser Text gibt den Stand vom Oktober 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.