Lohnabrechnung Pflege:
rechtssichere Abrechnung für Pflegeeinrichtungen

Der Pflegemindestlohn ist ein branchenspezifischer Mindestlohn nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), er gilt ausschließlich für Pflegebetriebe und liegt deutlich über dem allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn. Im Jahr 2025 gelten folgende Sätze: Pflegehilfskräfte (Stufe 1, ohne anerkannte Ausbildung) erhalten mindestens 15,50 Euro pro Stunde, qualifizierte Pflegehilfskräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung mindestens 16,50 Euro, und examinierten Pflegefachkräfte mit dreijähriger Ausbildung mindestens 19,50 Euro.

Entscheidend ist: Diese Sätze gelten als Untergrenze unabhängig von Tarifbindung. Auch wenn ein Arbeitgeber an den TVöD oder die AVR gebunden ist, muss er prüfen, dass die Tarifsätze die Pflegemindestlohngrenzen nicht unterschreiten. In der Praxis liegen TVöD und AVR deutlich darüber, aber bei Haustarifverträgen oder nicht-tarifrelevanten Zuschlägen kann es zu Unterschreitungen kommen. Lohnklar überwacht alle Mindestlohnstufen automatisch und passt die Abrechnung bei gesetzlichen Anpassungen sofort an.

Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind nach § 3b EStG bis zu bestimmten Prozentsätzen des Grundlohns steuerfrei: Nachtarbeit (20–06 Uhr) bis 25 %, Sonntagsarbeit bis 50 %, Feiertagsarbeit bis 125 %, und an Weihnachten (24.–26. Dezember) sowie am 1. Mai bis 150 %. Die Steuerfreiheit gilt jedoch nur bis zu einem Grundlohn von maximal 50 Euro pro Stunde. Bei höheren Grundlöhnen ist der darüber liegende Anteil steuerpflichtig.

In der Pflege ist die korrekte Berechnung besonders wichtig, weil durch das 3-Schicht-System täglich Zuschläge anfallen. Fehler bei der Grundlohnermittlung oder der Zuschlagsberechnung führen entweder zu unnötiger Steuer- und Sozialversicherungsbelastung für Ihre Mitarbeiter oder zu Haftungsrisiken bei Betriebsprüfungen durch den Rentenversicherungsträger. Lohnklar berechnet alle Zuschläge automatisch korrekt und dokumentiert sie nachvollziehbar für Prüfungszwecke.

Der TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) gilt für kommunale Pflegeeinrichtungen und öffentliche Krankenhäuser, die Mitglied im kommunalen Arbeitgeberverband (VKA) sind. Der TVöD-P ist der spezifische Teil für Pflege und Betreuung und enthält eigene Entgelttabellen, Wechselschichtzulagen (155 Euro/Monat bei vollständiger Wechselschicht) sowie Schichtzulagen (40 Euro/Monat ohne Nachtanteile).

Kirchliche Träger (Caritas, Diakonie) wenden in der Regel die AVR (Arbeitsvertragsrichtlinien) an, also AVR Caritas oder AVR Diakonie. Diese sind dem TVöD ähnlich, aber nicht identisch und haben eigene Jahressonderzahlungen und Stufenlaufzeiten. Freie Träger ohne Tarifbindung müssen mindestens den Pflegemindestlohn zahlen. Wir bilden alle relevanten Tarifwerke vollständig in DATEV ab und pflegen Stufenaufstiege automatisch.

Minijobber bis zur Entgeltgrenze von 538 Euro/Monat (Stand 2024, indexgebunden) unterliegen dem Pflegemindestlohn genauso wie reguläre Vollzeitkräfte. In der Pflege gibt es zwei typische Fallstricke: Erstens kann durch Nacht- und Feiertagszuschläge die Monatsverdienstgrenze unbeabsichtigt überschritten werden, was eine Sozialversicherungspflicht auslöst. Zweitens können Minijobber durch sporadische Einspringdienste im 3-Schicht-System schnell mehr als 538 Euro verdienen.

Lohnklar überwacht monatlich die Entgeltentwicklung aller Minijobber und schlägt Alarm, bevor die Grenze überschritten wird. Außerdem gelten auch für Minijobber in der Pflege volle Urlaubsansprüche und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Diese werden von uns korrekt berechnet und dokumentiert.

Wechselschichtzulagen nach TVöD-P werden für Beschäftigte gezahlt, die regelmäßig in wechselnden Schichten arbeiten, die auch Nachtschichten einschließen, und zwar nach einem Dienstplan, der keine regelmäßige Freistellung von Nachtarbeit vorsieht. Die vollständige Wechselschichtzulage beträgt nach TVöD-P 155 Euro pro Monat. Wer nicht vollständig in Wechselschicht arbeitet, erhält die Schichtzulage von 40 Euro pro Monat für Schichtarbeit ohne Nachtanteile.

Die Zulagen sind sozialversicherungspflichtig und steuerpflichtig. Sie werden nicht als steuerfreie Zuschläge behandelt, sondern als reguläres Entgelt. Fehler bei der Abgrenzung zu Nacht- und Feiertagszuschlägen (die steuerfrei sein können) sind häufig und führen zu Mehrbelastungen. Wir prüfen monatlich die Anspruchsvoraussetzungen und grenzen korrekt ab.

Ambulante Pflegedienste haben gegenüber stationären Einrichtungen eigene Besonderheiten: Mitarbeiter fahren zwischen Pflegepatienten hin und her, Fahrtzeiten zählen als Arbeitszeit, Fahrtkosten werden erstattet. Die Einsatzzeiten variieren täglich stark, Rufbereitschaft und kurzfristige Abrufe kommen hinzu. Gleichzeitig gelten alle Pflegemindestlohn-Regelungen uneingeschränkt.

Unser Prozess für ambulante Dienste: Sie übermitteln uns bis zum vereinbarten Cut-off-Datum die Einsatznachweise mit Zeitstempeln, wir analysieren alle Schicht- und Zuschlagsrelevanz, prüfen Mindestlohneinhaltung und liefern die fertigen Lohnstreifen, SEPA-Datei und alle Meldungen fristgerecht. Besonderheiten wie Nettolohnoptimierung durch steuerfreie Sachbezüge können wir für Sie zusätzlich umsetzen. Sprechen Sie uns darauf an.

Die Lohnabrechnung für Pflegeeinrichtungen beginnt bei 15 Euro pro Mitarbeiter/Monat. Bei größeren Einrichtungen ab 30 Mitarbeitern sind Mengenrabatte möglich. Wir kalkulieren individuell nach Mitarbeiterzahl, Abrechnungskomplexität (Schichtmodelle, Tarifbindung) und gewünschtem Leistungsumfang. Ambulante Pflegedienste mit besonders variablen Einsatzzeiten werden gesondert angeboten.

Im Standardpreis enthalten sind: monatliche Lohnabrechnung aller Mitarbeiter, alle SV-Meldungen und Lohnsteueranmeldung, SEPA-Überweisungsdatei, DATEV-Export für Ihren Steuerberater, digitale Lohnstreifen und ein persönlicher Ansprechpartner. Setup-Gebühren fallen nicht an. Wir erstellen Ihnen kostenlos und unverbindlich ein konkretes Angebot auf Basis Ihrer Mitarbeiterzahl. Einfach Termin buchen.

Freigestellte Betriebsratsmitglieder behalten nach § 37 Abs. 2 BetrVG ihren vollen Lohnanspruch. Sie sind so zu vergüten, als würden sie die für ihren Arbeitsbereich übliche Tätigkeit ausüben. In Schichtbetrieben bedeutet das: Auch Schichtzulagen und Zuschläge, die sie ohne Freistellung nach dem Dienstplan erhalten hätten, müssen anteilig weitergezahlt werden.

Dies erfordert eine individuelle Berechnung auf Basis der historischen Schichtverteilung des freigestellten Mitglieds. Fehler hier führen zu Unterzahlungsansprüchen und können bei Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherung auffallen. Lohnklar dokumentiert Freistellungszeiten revisionssicher, berechnet das fiktive Schicht-Entgelt korrekt und erstellt eine lückenlose Nachweisdokumentation.