Lohnabrechnung Gastronomie:
korrekte Abrechnung für
dynamische Teams

Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nach § 3b EStG bis zu bestimmten Prozentsätzen des Grundlohns (max. 50 Euro je Stunde) steuerfrei. Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass der Zuschlag neben dem Grundlohn gewährt wird und die gesetzlichen Prozentobergrenzen nicht übersteigt. Konkret gelten folgende Grenzen: Nachtzuschläge zwischen 20 und 24 Uhr sowie zwischen 5 und 6 Uhr sind bis 25 Prozent steuerfrei, für die Kernzeit zwischen 0 und 4 Uhr sind es bis 40 Prozent. Sonntagszuschläge sind bis zu 50 Prozent steuerfrei, Feiertagszuschläge bis 125 Prozent, und an Weihnachten (24. und 31. Dezember ab 14 Uhr) sowie am 1. Mai bis 150 Prozent.

In DATEV legen wir die entsprechenden Lohnarten präzise an und trennen steuerfreie und steuerpflichtige Zuschlagsanteile automatisch. Ein häufiger Fehler ist die fehlerhafte Berechnung des maßgeblichen Grundlohns oder die Kumulierung von Nacht- und Feiertagszuschlag in einer einzigen, nicht regelkonformen Lohnart. Lohnklar prüft beides beim Onboarding und stellt sicher, dass Ihre Abrechnungen auch einer Lohnsteueraußenprüfung standhalten.

Die Antwort hängt entscheidend davon ab, wer das Trinkgeld gibt und wie es verwaltet wird. Trinkgeld, das Gäste freiwillig und direkt an das Servicepersonal zahlen, ist nach § 3 Nr. 51 EStG vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei, ohne Höchstbetrag. Voraussetzung ist, dass das Trinkgeld ohne rechtlichen Anspruch, direkt vom Gast und ohne steuernden Einfluss des Arbeitgebers auf Höhe oder Verteilung erfolgt.

Sobald der Arbeitgeber Trinkgeld einsammelt und nach einem eigenen Schlüssel verteilt, also ein sogenannter Trinkgeld-Pool entsteht, wird es zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Dasselbe gilt für feste Servicezuschläge, die der Betrieb selbst auf die Rechnung aufschlägt und anschließend weiterreicht. Arbeitgeberseitige Servicezulagen sind immer regulärer, sozialversicherungspflichtiger Lohn. Lohnklar klärt im Onboarding, wie Ihr Betrieb Trinkgeld organisiert, und bildet die korrekte Behandlung in Ihrer Lohnabrechnung ab, damit keine unnötigen Abgaben entstehen und Sie bei einer Prüfung sicher sind.

Wechselnde Stunden sind das Herzstück der Gastronomie-Abrechnung und gleichzeitig der häufigste Fehlergrund. Bei schwankender Arbeitszeit müssen Stundennachweis, Zuschlagszeiten und Abwesenheiten monatlich korrekt übertragen werden. Lohnklar arbeitet mit digitalen Stundennachweisen: ob via DATEV, Personio, einem Dienstplan-Tool wie Gastromatic oder einer strukturierten Excel-Vorlage. Wir definieren gemeinsam einen monatlichen Datenliefertermin (Cut-off), bis zu dem Sie uns die Stunden-Rohdaten übermitteln.

Anschließend prüfen wir Konsistenz, Vollständigkeit und Plausibilität, berechnen Schichtzulagen und Zuschlagszeiten automatisch und erstellen die Lohnabrechnung fristgerecht. Bei Abweichungen oder unklaren Stunden melden wir uns. Kein blinder Durchlauf. Für Betriebe mit vielen kurzfristigen Kräften empfehlen wir eine einfache Erfassungsroutine, die wir gemeinsam etablieren. So bleibt auch ein turbulenter Betriebsmonat lohnbuchhaltungsseitig beherrschbar.

Beide Beschäftigungsformen sind in der Gastronomie weit verbreitet, werden aber steuer- und sozialversicherungsrechtlich völlig unterschiedlich behandelt. Der 520-Euro-Minijob (geringfügige Beschäftigung nach § 8 SGB IV) ist eine regelmäßige Beschäftigung, bei der das monatliche Entgelt 520 Euro nicht überschreitet. Die Beschäftigung kann dauerhaft bestehen. Der Arbeitgeber trägt pauschale Beiträge zur Kranken- (13 %) und Rentenversicherung (15 %) sowie eine Pauschallohnsteuer (2 %). Der Arbeitnehmer zahlt optional einen Rentenbeitrag von 3,6 %.

Die kurzfristige Beschäftigung dagegen ist auf maximal 70 Arbeitstage oder 3 Monate pro Kalenderjahr begrenzt und muss von vornherein zeitlich befristet sein. Es gibt keine Entgeltobergrenze, die Beschäftigung ist aber auf Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung beitragsfrei, lediglich Rentenversicherungsbeiträge werden fällig. Häufige Fehler: die Überschreitung der 70-Tage-Grenze, gleichzeitige Führung als Minijob und kurzfristig Beschäftigter oder das Nicht-Addieren mehrerer 520-Euro-Jobs beim selben Arbeitgeber. Lohnklar prüft Status, Fristen und Zuverdienstgrenzen und sorgt für die korrekte Anmeldung.

Praktikanten und Aushilfen unterliegen je nach Art des Beschäftigungsverhältnisses unterschiedlichen Regeln. Pflichtpraktika, die im Rahmen einer Schul- oder Hochschulausbildung absolviert werden, sind sozialversicherungsfrei, vorausgesetzt, sie überschreiten nicht die in der jeweiligen Studien- oder Ausbildungsordnung vorgesehene Dauer. Freiwillige Orientierungspraktika bis zu drei Monaten sind ebenfalls sozialversicherungsfrei. Sobald ein freiwilliges Praktikum länger als drei Monate dauert oder der Mindestlohn überschritten wird, entsteht grundsätzlich Sozialversicherungspflicht.

Aushilfen werden in der Gastronomie meist als kurzfristig Beschäftigte oder als Minijobber angemeldet. Entscheidend ist die Abgrenzung anhand der oben genannten Kriterien. Wichtig: Auch Praktikanten und Aushilfen haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn (MiLoG), sofern kein gesetzlicher Ausnahmetatbestand vorliegt, etwa bei Pflichtpraktika oder Schulpraktika bis 3 Monate. Lohnklar prüft den korrekten Status im Onboarding und meldet alle Beschäftigungsverhältnisse fristgerecht und vollständig an.

Die Kosten für die Lohnabrechnung in der Gastronomie hängen von der Mitarbeiterzahl, dem Beschäftigungsmix (Vollzeit, Minijob, kurzfristig, Praktikanten) und dem gewünschten Leistungsumfang ab. Als Orientierung: Lohnklar beginnt ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Damit liegen Sie in der Regel 20 bis 30 Prozent unterhalb des Steuerberater-Tarifs für vergleichbare Leistungen.

Gastronomiebetriebe profitieren zusätzlich davon, dass Lohnklar die branchenspezifischen Besonderheiten wie Schichtzulagen, Trinkgeld-Behandlung und Minijobber-Mix bereits in der Standardleistung berücksichtigt: kein Zusatzhonorar für Rückfragen, kein Stundenhonorar für einmalige Sonderfälle. In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihre Ausgangssituation und erstellen ein transparentes, individuelles Angebot ohne versteckte Kosten und ohne Einrichtungsgebühren. Fordern Sie Ihr unverbindliches Angebot jetzt an.

Ja, ein Wechsel zu Lohnklar ist grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt im Jahr möglich, nicht nur zum 1. Januar. Wichtig ist eine sorgfältige Übernahme der bisherigen Abrechnungsdaten, damit laufende Jahressummen, Sozialversicherungsbeiträge und Vorjahreswerte korrekt weitergeführt werden. Lohnklar übernimmt die vollständige Datenmigration aus Ihrem bisherigen System, ob DATEV, Sage, Personio oder ein Steuerberater-Export.

Wir prüfen die übernommenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität, legen alle Lohnarten für Ihre Gastronomiebesonderheiten neu an und führen den ersten Lohnlauf unter Ihrer Freigabe durch. Bei einem unterjährigen Wechsel zum Monatswechsel sind in der Regel ein bis zwei Wochen für das Onboarding ausreichend. Wir koordinieren den Übergang so, dass kein Lohnlauf ausfällt, keine Fristen versäumt werden und Ihr Steuerberater durchgehend korrekte Zahlen erhält.

Das Onboarding läuft in vier strukturierten Schritten ab und ist bei Gastronomiekunden in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen abgeschlossen. Schritt 1 ist ein kostenloses Erstgespräch, in dem wir Ihre Mitarbeiterstruktur, die Beschäftigungsarten (Vollzeit, Minijob, kurzfristig), verwendete Schichtplanungssoftware und offene Fragen zu Zuschlägen und Trinkgeld klären. Sie erhalten eine Checkliste mit den benötigten Unterlagen.

In Schritt 2 übermitteln Sie uns Stammdaten aller Mitarbeiter, Ihre bisherigen Abrechnungen sowie Informationen zu bestehenden Lohnarten. In Schritt 3 migrieren wir alle Daten in DATEV, legen alle gastronomie-spezifischen Lohnarten an (Nacht-, Sonntags-, Feiertagszuschläge, Trinkgeld-Lohnarten) und prüfen den korrekten Sozialversicherungsstatus aller Beschäftigten. In Schritt 4 laufen wir den ersten Lohnlauf unter Ihrer Freigabe: transparent, nachvollziehbar und pünktlich. Ihr fester Ansprechpartner begleitet Sie während des gesamten Prozesses.