Was muss auf einer Gehaltsabrechnung stehen?

Kurze Antwort

Pflicht nach § 108 GewO: Name und Anschrift des Arbeitgebers, Abrechnungszeitraum, Bruttoentgelt mit Zusammensetzung, alle Abzüge (Lohnsteuer, SV-Beiträge) einzeln aufgelistet, geldwerte Vorteile und Nettoentgelt. Außerdem: Steuerklasse, Steuer-ID, SV-Schlüssel. Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Abrechnung formell fehlerhaft.

Die gesetzlichen Pflichtangaben (§ 108 GewO)

Seit 1999 schreibt die Gewerbeordnung vor, dass Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung in Textform erhalten müssen. Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Abrechnung formell fehlerhaft. Die Abrechnung muss enthalten:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name und Anschrift des Arbeitnehmers
  • Abrechnungszeitraum (z. B. Oktober 2026)
  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts (Grundgehalt, Zulagen, Zuschläge, geldwerte Vorteile)
  • Art und Höhe der Abzüge (jeder Abzugsposten einzeln)
  • Das Nettoentgelt

Darüber hinaus sind steuer- und sozialversicherungsrechtlich verpflichtend:

  • Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
  • Konfession (für Kirchensteuer) oder Konfessionslosigkeit
  • SV-Schlüssel (Beitragsgruppe Kranken-/Pflege-/Renten-/Arbeitslosenversicherung)
  • Krankenkasse
  • Name des zuständigen Finanzamts

Muster einer Gehaltsabrechnung

Beispiel: Oktober 2026, vereinfacht
Mustermann GmbH, Musterstr. 1, 10115 Berlin
Arbeitnehmer: Max Muster | Steuer-ID: 12 345 678 901
Steuerklasse: I | Konfession: rk | Krankenkasse: TK
+ Grundgehalt 3.500,00 €
+ Überstundenvergütung 250,00 €
+ Geldwerter Vorteil PKW 479,00 €
= Bruttoentgelt 4.229,00 €
– Lohnsteuer 657,00 €
– Solidaritätszuschlag 0,00 €
– Kirchensteuer (9%) 59,13 €
– KV-Beitrag AN (7,3% + ½ Zus.) 338,32 €
– PV-Beitrag AN (1,8%) 76,12 €
– RV-Beitrag AN (9,3%) 393,30 €
– AV-Beitrag AN (1,3%) 54,98 €
= Nettoentgelt 2.650,15 €
– Geldwerter Vorteil PKW 479,00 €
= Auszahlungsbetrag 2.171,15 €
Hinweis: Das obige Muster ist stark vereinfacht. In der Praxis enthält eine DATEV-Abrechnung 20–40 Zeilen, darunter Arbeitgeberanteile (informativ), Urlaubskonten, Kurzarbeit-Kennzeichen und branchenspezifische Zulagen. Mit dem Brutto-Netto-Rechner 2026 lassen sich einzelne Werte nachvollziehen.

Geldwerte Vorteile, gesondert ausweisen

Geldwerte Vorteile erhöhen das steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Brutto, auch wenn kein zusätzliches Geld fließt. du musst daher explizit auf der Abrechnung erscheinen:

  • Dienstwagen: 1 %-Regelung oder Fahrtenbuch-Wert
  • Sachbezüge (Benefit-Karte, Essensgutscheine): bei Überschreiten der Freigrenze
  • Jobticket über 50 €/Monat: steuerlich relevant, auf der Abrechnung ausweisen
  • Betriebliche Altersvorsorge: Arbeitgeberbeitrag und Entgeltumwandlung getrennt

Wie sich solche Bestandteile gezielt einsetzen lassen, beschreibt die Seite Nettolohnoptimierung.

Digitale Abrechnung: Wann ist sie erlaubt?

Die digitale Bereitstellung einer Lohnabrechnung (per E-Mail, Mitarbeiterportal oder App) ist grundsätzlich möglich. Es gibt jedoch Voraussetzungen:

  • Der Arbeitnehmer muss Zugang zu einem Gerät haben, um die Abrechnung zu lesen
  • Die Abrechnung muss dauerhaft speicherbar und ausdruckbar sein
  • Kein Einverständnis des Arbeitnehmers gesetzlich zwingend, aber empfohlen
Praxis: Einige Branchen-Tarifverträge schreiben weiterhin die Papierform vor. Im Zweifel gilt: Schriftlich ist immer auf der sicheren Seite. Wie lange Abrechnungen aufbewahrt werden müssen, ist gesetzlich geregelt.

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