Wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Kurze Antwort

Arbeitgeber: mindestens 6 Jahre nach Ende des Kalenderjahres (§ 257 HGB), steuerrelevante Unterlagen 10 Jahre. Arbeitnehmer: gesetzlich keine Pflicht, aber empfohlen lebenslang, als Rentennachweis. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt (GoBD-konform).

Die Pflichtangaben einer Gehaltsabrechnung definieren, welche Inhalte später überhaupt archiviert werden müssen.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Unterlage Frist Rechtsgrundlage
Lohnkonten, Lohnlisten 6 Jahre § 257 HGB
SV-Unterlagen (Meldungen, Beitragsnachweise) 5 Jahre § 28f SGB IV
Steuerliche Buchführungsunterlagen 10 Jahre § 147 AO
Lohnsteuerbescheinigungen 10 Jahre § 147 AO
Gehaltsabrechnungen (Arbeitnehmer, empfohlen) lebenslang Empfehlung DRV

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde, nicht mit dem Erstellungsdatum selbst.

Beispiel: Eine Gehaltsabrechnung vom März 2020 unterliegt der Frist ab 31. Dezember 2020. Bei 6 Jahren Aufbewahrungspflicht darf sie frühestens am 1. Januar 2027 vernichtet werden.

Digitale Aufbewahrung: Was ist erlaubt?

Gehaltsabrechnungen dürfen digital aufbewahrt werden, wenn die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) eingehalten werden. Das bedeutet konkret:

  • Unveränderlichkeit: Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr bearbeitet werden
  • Lesbarkeit: Während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar
  • Protokollierung: Jeder Zugriff und jede Änderung wird dokumentiert
  • Backup: Regelmäßige Datensicherung mit georedundanter Speicherung empfohlen

Eine einfache PDF-Ablage auf dem Firmenserver ohne Zugriffsprotokoll reicht in der Regel nicht für eine GoBD-konforme Archivierung. Zur Einordnung der weiteren DSGVO-Pflichten siehe unsere Seite Datenschutz in HR & Lohnabrechnung.

Was gilt für Arbeitnehmer?

Für Arbeitnehmer gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Deutsche Rentenversicherung empfiehlt jedoch, alle Gehaltsabrechnungen dauerhaft aufzubewahren. Der Grund: Bei Unstimmigkeiten im Rentenkonto, die oft erst 30 oder 40 Jahre später auffallen, sind die Originalnachweise die einzige Möglichkeit zur Klärung.

Wichtig: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, vergangene Abrechnungen dauerhaft auszuhändigen. Nach 6 Jahren darf er die Unterlagen vernichten. Wer seine Abrechnungen verloren hat, kann sie nur noch abrufen, solange der ehemalige Arbeitgeber noch existiert und die Fristen nicht abgelaufen sind. Was im Streitfall passiert, wenn eine Abrechnung falsch war, klärt unsere Seite Fehler in der Lohnabrechnung.

Besonderheiten bei bestimmten Lohnbestandteilen

Betriebliche Altersvorsorge (bAV)

Verträge und Beitragsnachweise zur bAV sollten bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden, über die gesetzliche Frist hinaus. Bei Direktversicherungen kann die Nachweispflicht bis zu 30 Jahre nach Vertragsabschluss entstehen.

Kurzarbeitergeld

Abrechnungsunterlagen für Kurzarbeitergeld unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren nach Ende des Bewilligungszeitraums (§ 320 SGB III). Die Bundesagentur für Arbeit kann in diesem Zeitraum prüfen.

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