Wie lange muss man Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Arbeitgeber: Für das Lohnkonto nennt § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG sechs Kalenderjahre nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung. Für Entgeltunterlagen knüpft § 28f SGB IV nicht an eine feste Jahreszahl an, sondern an die letzte Betriebsprüfung. Arbeitnehmer: gesetzlich keine Pflicht, aber als Rentennachweis dauerhaft sinnvoll. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt (GoBD-konform).
Die Pflichtangaben einer Gehaltsabrechnung definieren, welche Inhalte später überhaupt archiviert werden müssen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonto | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 S. 9 EStG |
| Entgeltunterlagen (SV) | an die Prüfung geknüpft | § 28f Abs. 1 S. 1 SGB IV |
| Bücher, Inventare, Abschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 S. 1 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 S. 1 AO |
| Sonstige Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 S. 1 AO |
| Gehaltsabrechnungen (Arbeitnehmer) | keine Pflicht | Empfehlung als Rentennachweis |
Zwei dieser Zeilen werden im Netz häufig falsch wiedergegeben, deshalb hier der Wortlaut. Für das Lohnkonto sagt § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: „Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.“ Für die Entgeltunterlagen nennt § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV gar keine Jahreszahl. Dort heißt es, der Arbeitgeber habe sie „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren“. Die verbreitete Angabe „fünf Jahre nach § 28f SGB IV“ steht so nicht im Gesetz.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Fristen der Abgabenordnung laufen nicht ab dem Datum auf dem Dokument, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres. Beim Lohnkonto knüpft § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG an das Kalenderjahr der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung an.
Digitale Aufbewahrung: Was ist erlaubt?
Gehaltsabrechnungen dürfen digital aufbewahrt werden, wenn die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) eingehalten werden. Das bedeutet konkret:
- Unveränderlichkeit: Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr bearbeitet werden
- Lesbarkeit: Während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar
- Protokollierung: Jeder Zugriff und jede Änderung wird dokumentiert
- Backup: Regelmäßige Datensicherung mit georedundanter Speicherung empfohlen
Eine einfache PDF-Ablage auf dem Firmenserver ohne Zugriffsprotokoll reicht in der Regel nicht für eine GoBD-konforme Archivierung. Zur Einordnung der weiteren DSGVO-Pflichten siehe unsere Seite Datenschutz in HR & Lohnabrechnung.
Was gilt für Arbeitnehmer?
Für Arbeitnehmer gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Die Deutsche Rentenversicherung empfiehlt jedoch, alle Gehaltsabrechnungen dauerhaft aufzubewahren. Der Grund: Bei Unstimmigkeiten im Rentenkonto, die oft erst 30 oder 40 Jahre später auffallen, sind die Originalnachweise die einzige Möglichkeit zur Klärung.
Besonderheiten bei bestimmten Lohnbestandteilen
Betriebliche Altersvorsorge (bAV)
Verträge und Beitragsnachweise zur bAV sollten bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden, über die gesetzliche Frist hinaus. Bei Direktversicherungen kann die Nachweispflicht bis zu 30 Jahre nach Vertragsabschluss entstehen.
Kurzarbeitergeld
Für die Aufzeichnungen zum Kurzarbeitergeld nennt § 320 SGB III eine eigene Frist: „Die Aufzeichnungen nach Satz 1 und 2 sind vier Jahre aufzubewahren.“ Es sind also vier Jahre, nicht fünf. Die Bundesagentur für Arbeit kann in diesem Zeitraum prüfen.
Häufige Fragen zu den Aufbewahrungsfristen
Kurz: Für das Lohnkonto nennt § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG sechs Kalenderjahre nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung. Für die Entgeltunterlagen der Sozialversicherung nennt § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV keine feste Jahreszahl, sondern verlangt die Aufbewahrung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres. Die verbreitete Angabe von fünf Jahren nach § 28f SGB IV steht so nicht im Gesetz.
Kurz: Gestaffelt, seit dem Wachstumschancengesetz. § 147 Abs. 3 Satz 1 AO lautet: „Die in Absatz 1 Nummer 1 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.“ Buchungsbelege stehen in Nummer 4, für sie gelten also acht Jahre, nicht mehr zehn. § 257 Abs. 4 HGB ist wortgleich gestaffelt.
Kurz: Ja. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eingehalten werden. Das bedeutet: unveränderbar, jederzeit lesbar und mit Protokollierung.
Kurz: Die Fristen der Abgabenordnung laufen nicht ab dem Datum auf dem Dokument, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres. Beim Lohnkonto knüpft § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG an das Kalenderjahr der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung an. Ein Lohnkonto mit der letzten Eintragung im März 2020 läuft ab dem 31. Dezember 2020, sechs Kalenderjahre später endet die Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
Lohnabrechnung sicher archiviert, von Anfang an
Lohnklar übernimmt die revisionssichere digitale Archivierung aller Lohnabrechnungen für dich, im Rahmen von Payroll Outsourcing.
Kostenloses Gespräch vereinbaren