Was passiert, wenn die Lohnabrechnung falsch ist?

Kurze Antwort

Falsche Lohnabrechnungen können zu Nachzahlungen, Säumniszuschlägen (1 %/Monat) und Bußgeldern bis 25.000 € führen. Der Arbeitgeber haftet immer, auch wenn ein Dienstleister den Fehler gemacht hat. Korrekturen sind möglich, aber je älter der Fehler, desto aufwändiger.

Welche Pflichtangaben eine Lohnabrechnung formal enthalten muss, beschreibt unsere Spezialseite. Spätestens bei der nächsten Betriebs- und SV-Prüfung werden Fehler systematisch aufgedeckt.

Die häufigsten Fehler, und ihre Folgen

Fehlerart Mögliche Folge Wer haftet
Falsche Steuerklasse angewandt Lohnsteuer-Nachforderung, Zinsen Arbeitgeber (Haftungsschuldner)
SV-Beiträge zu niedrig abgeführt Beitragsnachforderung + Säumniszuschlag 1 %/Monat Arbeitgeber zu 100 %
Steuerfreie Zuschläge falsch berechnet Lohnsteuer-Nachzahlung + Ordnungswidrigkeit Arbeitgeber
Minijob nicht korrekt gemeldet Bußgeld bis 2.500 €, Beitragsnachforderung Arbeitgeber
Zu wenig Nettolohn ausgezahlt Arbeitnehmer kann Nachzahlung einklagen Arbeitgeber gegenüber AN
Meldung zu spät eingereicht Säumniszuschlag, ggf. Ordnungswidrigkeitsverfahren Arbeitgeber

Wie läuft die Korrektur ab?

Schritt 1: Fehler identifizieren

Zunächst muss klar sein, in welchem Zeitraum der Fehler entstanden ist und welche Abgabenart betroffen ist (Lohnsteuer, Sozialversicherung oder beides).

Schritt 2: Korrekturabrechnung erstellen

Für den betroffenen Zeitraum wird eine berichtigte Abrechnung erstellt. Der Differenzbetrag wird in der nächsten Lohnsteueranmeldung bzw. dem nächsten Beitragsnachweis verrechnet oder nachgezahlt.

Schritt 3: Meldungen korrigieren

Bei Fehlern in den DEÜV-Meldungen (Sozialversicherung) müssen Stornomeldungen und neue Meldungen übermittelt werden. Das erfolgt über das Lohnabrechnungsprogramm direkt an die Annahmestellen.

Schritt 4: Arbeitnehmer informieren

Der Arbeitnehmer erhält eine berichtigte Abrechnung. Bei Nachzahlungen muss der Differenzbetrag im nächsten Auszahlungslauf berücksichtigt werden.

Achtung bei Rückforderungen: Zu viel gezahltes Nettogehalt kann der Arbeitgeber grundsätzlich zurückfordern, aber nur unter engen Voraussetzungen. Hat der Arbeitnehmer das Geld gutgläubig verbraucht, entfällt der Bereicherungsanspruch nach § 818 BGB. Juristischer Rat ist hier empfehlenswert.

Haftung: Wer trägt welches Risiko?

Gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung haftet immer der Arbeitgeber, das ist gesetzlich so geregelt. Das gilt auch dann, wenn ein externer Lohndienstleister beauftragt wurde und der Fehler bei diesem liegt. Wer abrechnet, macht erfahrungsgemäß einen Unterschied: Lohnklar vs. Steuerberater, wer macht weniger Fehler?

Der Arbeitgeber kann jedoch Regressansprüche gegenüber dem Dienstleister geltend machen, wenn dieser nachweislich falsch abgerechnet hat. Voraussetzung dafür ist in der Regel ein Dienstleistungsvertrag mit klarer Haftungsregelung.

Praxis-Tipp: Lohnklar übernimmt mit jeder Abrechnung die laufende Qualitätssicherung, im Rahmen von Payroll Outsourcing. Fehler werden intern erkannt, bevor sie zu einer behördlichen Prüfung führen. Was das pro Mitarbeiter kostet, zeigt die Seite Lohnabrechnung pro Mitarbeiter. Das setzt voraus, dass alle Mitarbeiterveränderungen (Eintritt, Austritt, Gehaltsänderung) rechtzeitig gemeldet werden.

Wann verjähren Lohnsteuernachforderungen?

Die Festsetzungsverjährung für Lohnsteuer beträgt:

  • 4 Jahre bei normalen Fehlern
  • 5 Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 169 Abs. 2 AO)
  • 10 Jahre bei Steuerhinterziehung (§ 169 Abs. 2 AO)

Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Lohnsteuer anzumelden war.

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