Ein Mitarbeiter geht. Wir machen den Austritt fertig.
Kündigung auf dem Tisch, und jetzt? An einem Austritt hängen mehr Pflichten, als die meisten Geschäftsführer auf der Liste haben: Schlussabrechnung, Urlaubsabgeltung, DEÜV-Abmeldung, Arbeitsbescheinigung, Zeugnis. Lohnklar arbeitet die Liste ab, mit Fristen, die wir kennen, weil wir das jeden Monat machen.
- Schlussabrechnung mit Restlohn und Urlaubsabgeltung, ausgezahlt zum regulären Termin
- DEÜV-Abmeldung und ELStAM-Abmeldung fristgerecht eingereicht
- Arbeitsbescheinigung nach §312 SGB III ohne Aufforderung erstellt
- Arbeitszeugnis-Entwurf in korrekter Zeugnissprache, zum Unterschreiben vorbereitet
Was beim Austritt alles anfällt
Sechs Pflichten, sechs Fristen. Wer eine davon verschläft, bekommt Post: von der Krankenkasse, vom Finanzamt oder vom Anwalt des Ex-Mitarbeiters.
Ein Beispiel, wie es oft läuft: Deine Buchhalterin kündigt zum 31. März. Die Stelle neu besetzen, die Übergabe organisieren, das Team informieren, dafür gibt es sofort einen Plan. Die Abmeldungen und Bescheinigungen tauchen auf keinem Plan auf, weil sie bisher die Buchhalterin gemacht hat. Genau diese Lücke füllen wir. Die fachlichen Details haben wir in zwei Ratgebern ausführlich aufgeschrieben: Offboarding-Pflichten für Arbeitgeber und Urlaubsabgeltung beim Ausscheiden. Hier ist die Kurzform.
Letzte Gehaltsabrechnung
Anteiliger Lohn bis zum Austrittstag, offene Provisionen und anteilige Sonderzahlungen, soweit keine wirksame Rückzahlungsklausel greift. Wer am 15. geht, bekommt den halben Monat, abgerechnet wie jeder andere Lohnlauf auch.
Frist: nächste reguläre LohnzahlungUrlaubsabgeltung
Nicht genommener Urlaub ist nach §7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Vor dem 1. Juli gilt die Zwölftelung, ab dem 1. Juli der volle Jahresanspruch. Den Urlaub vorher nehmen zu lassen hat Vorrang und ist meist günstiger.
Frist: mit der SchlussabrechnungSV-Abmeldung (DEÜV)
Die Abmeldung bei der zuständigen Krankenkasse, im Normalfall mit Meldegrund 30, läuft elektronisch über das Lohnprogramm. In der Praxis machen wir sie direkt nach dem Austritt, nicht erst kurz vor der Frist.
Frist: binnen 6 WochenELStAM und Lohnsteuerbescheinigung
Die elektronische Lohnsteuerkarte wird beim Betriebsstättenfinanzamt abgemeldet, sonst gibt es Ärger beim nächsten Arbeitgeber des Mitarbeiters. Die Lohnsteuerbescheinigung geht elektronisch ans Finanzamt.
Frist: bis Ende Februar des FolgejahresArbeitsbescheinigung §312 SGB III
Für das Arbeitslosengeld zwingend nötig: Beschäftigungszeitraum, Tätigkeit, Entgelt der letzten 52 Wochen, Art der Beendigung. Sie muss unverzüglich raus, ohne dass der Mitarbeiter danach fragt.
Frist: unverzüglich nach AustrittArbeitszeugnis
Anspruch nach §109 GewO: das einfache Zeugnis bekommt jeder, das qualifizierte mit Leistungsbeurteilung muss der Mitarbeiter verlangen. Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, ein PDF reicht nicht.
Frist: unverzüglich, in der Praxis 1 bis 2 WochenDer letzte Monat: von der Kündigung bis nach dem Austritt
So sieht ein Austritt aus, wenn er geordnet läuft. Die Reihenfolge ist kein Zufall, einige Punkte bauen aufeinander auf.
Eingang dokumentieren und Resturlaub klären
Kündigungsdatum und Zugang festhalten, Kündigungsfrist prüfen. Dann den Resturlaub anschauen: Urlaub in der Kündigungsfrist nehmen zu lassen hat Vorrang vor der Abgeltung und spart dir Geld. Jetzt ist auch der Moment, den Mitarbeiter zu fragen, ob er ein qualifiziertes Zeugnis möchte, dann muss am letzten Tag niemand hetzen.
Übergabe organisieren, Zeugnisentwurf schreiben
Wissensübergabe an Kollegen oder Nachfolger planen, offene Vorgänge dokumentieren. Parallel entsteht der Zeugnisentwurf. Wer den erst nach dem Austritt anfängt, schreibt aus verblasster Erinnerung, und genau daraus entstehen die Formulierungen, über die später gestritten wird.
Arbeitsmittel zurück, Zugänge sperren, Saldo bestätigen
Laptop, Schlüssel, Firmenwagen und Zugangskarten einsammeln. E-Mail-Konto, VPN und Tool-Zugänge deaktivieren, Passwörter in geteilten Konten ändern. Und: den Resturlaubssaldo schriftlich festhalten und vom Mitarbeiter bestätigen lassen. Das erspart dir später Diskussionen über die Zahl der abgegoltenen Tage.
Schlussabrechnung mit Restlohn und Urlaubsabgeltung
Der Restlohn ist spätestens mit der nächsten regulären Lohnzahlung fällig. Die Urlaubsabgeltung läuft als eigene Lohnart mit, voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, berechnet nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen. Mehr dazu im Ratgeber Urlaubsabgeltung für Arbeitgeber.
Meldungen und Bescheinigungen abschließen
DEÜV-Abmeldung mit Meldegrund 30 binnen 6 Wochen, ELStAM-Abmeldung beim Betriebsstättenfinanzamt, Arbeitsbescheinigung nach §312 SGB III unverzüglich. Die Lohnsteuerbescheinigung folgt bis Ende Februar des Folgejahres, bei Bedarf früher, wenn der Mitarbeiter sie für die Steuererklärung braucht. Die Unterlagen bleiben danach im Haus: Lohn- und Gehaltsunterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren (§257 HGB, §147 AO), Sozialversicherungsnachweise deutlich länger. Erst nach Ablauf der Fristen dürfen die Daten gelöscht werden, dann allerdings müssen sie es auch.
Das Arbeitszeugnis: Anspruch, Formen, Sprache
Kein Dokument im Offboarding erzeugt so viel Unsicherheit. Dabei sind die Regeln klar, man muss sie nur kennen.
Der Anspruch steht in §109 GewO und entsteht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Es spielt keine Rolle, wer gekündigt hat, ob das Verhältnis zwei Wochen oder zwölf Jahre bestand oder ob es in der Probezeit endete. Das Zeugnis muss unverzüglich ausgestellt werden, Gerichte akzeptieren ein bis zwei Wochen Bearbeitungszeit. Und es braucht Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift, ein PDF mit digitaler Signatur erfüllt die Anforderung nicht. Verjährt ist der Anspruch erst nach 3 Jahren (§195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis geendet hat. Wer mehr Tiefe will: unser Ratgeber Arbeitszeugnis 2026: Pflichten, Fristen und Formulierungscodes geht alle Details durch.
Einfaches Arbeitszeugnis
Enthält nur Dauer und Art der Tätigkeit. Es beschreibt, was jemand gemacht hat, nicht wie gut. Klingt harmlos, hat aber einen Haken: Bei Bewerbungen gilt ein einfaches Zeugnis oft als Warnsignal, weil Personaler sich fragen, warum keine Beurteilung drinsteht. Die meisten Mitarbeiter verlangen deshalb die qualifizierte Variante.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Zusätzlich zur Tätigkeitsbeschreibung kommen eine Leistungsbeurteilung (Fachkenntnisse, Arbeitsweise, Ergebnisse) und eine Beurteilung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden dazu. Das Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein und gleichzeitig der Wahrheit entsprechen. Beides zusammen ist die eigentliche Kunst.
Ein Sonderfall, der rund um Austritte oft mit auftaucht: das Zwischenzeugnis. Anspruch darauf besteht bei berechtigtem Interesse, etwa wenn der Vorgesetzte wechselt, eine Versetzung ansteht oder sich der Tätigkeitsbereich deutlich ändert. Inhaltlich gelten dieselben Regeln wie beim Abschlusszeugnis: Wohlwollensprinzip, Wahrheitspflicht, Schriftform. Und noch ein praktischer Nebeneffekt: Wer für eine Position schon ein Zwischenzeugnis geschrieben hat, spart beim Abschlusszeugnis Zeit, weil die Tätigkeitsbeschreibung bereits steht.
Zeugnissprache: kleine Wörter, große Wirkung
In der Zeugnissprache entscheiden Adverbien über die Note. Die Abstufungen, die Arbeitsgerichte anerkennen:
- Sehr gut „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
- Gut „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“
- Befriedigend „zu unserer vollen Zufriedenheit“
- Ausreichend „zu unserer im Wesentlichen Zufriedenheit“
- Mangelhaft „hat sich stets bemüht“
Auch die Schlussformel sendet Signale: Bedauern plus Dank plus Zukunftswünsche steht für ein sehr gutes Zeugnis, eine fehlende Schlussformel gilt als deutliches Warnsignal. Wer hier aus Versehen das falsche Adverb wählt, stellt ein schlechteres Zeugnis aus als gemeint, und der Mitarbeiter merkt es spätestens bei der nächsten Bewerbung.
Werkzeug: der kostenlose Arbeitszeugnis-Generator
Du willst das Zeugnis selbst erstellen statt es erstellen zu lassen? Unser Generator führt dich durch einfache und qualifizierte Zeugnisse, formuliert in anerkannter Zeugnissprache und exportiert als PDF-Vorlage zum Ausdrucken und Unterschreiben. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Was Lohnklar beim Austritt übernimmt
Wenn wir deine Lohnabrechnung machen, ist der Austritt Teil des Mandats. Ohne Mandat geht es auch, dann nach Aufwand.
Im laufenden Lohn-Mandat enthalten
Kein Aufpreis, gehört zum normalen Lohnlauf dazu
- Schlussabrechnung mit Restlohn, Urlaubsabgeltung und offenen Bezügen
- DEÜV-Abmeldung mit korrektem Meldegrund bei der Krankenkasse
- ELStAM-Abmeldung und elektronische Lohnsteuerbescheinigung
- Standardbescheinigungen inklusive Arbeitsbescheinigung nach §312 SGB III
Nach Aufwand, 75 € pro Stunde
Einzelleistungen, auch ohne laufendes Mandat buchbar
- Arbeitszeugnis erstellen lassen: Entwurf in korrekter Zeugnissprache, du prüfst und unterschreibst
- Austritts-Checkliste für dein Unternehmen, abgestimmt auf deine Abläufe und Tools
- Klärung von Sonderfällen: Aufhebungsvertrag mit Freistellung, offene Provisionen, Rückzahlungsklauseln
- Aufbau eines wiederholbaren Offboarding-Prozesses, etwa im Rahmen eines HR-Aufbaus
Wo unsere Arbeit endet
Lohnklar macht keine Rechtsberatung. Wir wickeln Abrechnungen und Meldungen ab und formulieren Zeugnisse, aber wenn ein Ex-Mitarbeiter das Zeugnis anficht oder eine Kündigungsschutzklage läuft, gehört der Fall zu einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Wir liefern dem Anwalt dann die Abrechnungen und die Dokumentation zu, sauber aufbereitet. Technisch arbeiten wir in DATEV LODAS, Sage, Agenda und Personio und übergeben die Lohnbuchungen im DATEV-Format an deinen Steuerberater.
Typische Fehler beim Offboarding
Diese sechs Punkte sehen wir am häufigsten, wenn Unternehmen Austritte bisher nebenbei erledigt haben.
Die Arbeitsbescheinigung kommt erst auf Nachfrage
§312 SGB III verlangt die Ausstellung unverzüglich und ohne Aufforderung. Wartet der Arbeitgeber, bis der Mitarbeiter oder die Agentur für Arbeit nachhakt, verzögert sich dessen Arbeitslosengeld. Entgeht ihm dadurch ALG I, kann er den Arbeitgeber auf Schadensersatz in Anspruch nehmen. Das BAG hat das mehrfach bestätigt.
Der Resturlaub wird falsch quotiert
Vor dem 1. Juli gilt die Zwölftelung je vollem Beschäftigungsmonat, ab dem 1. Juli steht der volle Jahresurlaub zu, wenn das Arbeitsverhältnis mindestens 6 Monate bestand. Wer die beiden Fälle verwechselt, zahlt zu viel ab oder bekommt später eine Nachforderung. Bruchteile werden übrigens aufgerundet, nicht abgeschnitten.
Die Urlaubsabgeltung läuft mit dem falschen Tagessatz
Grundlage ist der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen nach §11 BUrlG, inklusive regelmäßiger Provisionen und Zulagen. Wer einfach das Grundgehalt durch 30 teilt, rechnet bei variabler Vergütung zu niedrig. Solche Differenzen tauchen gern Monate später wieder auf, dann mit Anwaltsschreiben.
Das Zeugnis kommt als PDF
§109 GewO verlangt Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Eine E-Mail oder ein PDF mit digitaler Signatur erfüllt das nicht, das Zeugnis muss auf Papier ausgehändigt werden. Eine digitale Kopie zusätzlich ist in Ordnung, ersetzt das Original aber nicht.
Die Zeugnisnote ist nicht belegbar
Will der Arbeitgeber schlechter als „gut“ bewerten, trägt er im Streitfall die Beweislast. Ohne dokumentierte Mitarbeitergespräche oder schriftliche Bewertungen lässt sich eine schwächere Note kaum verteidigen. Wer während des Arbeitsverhältnisses nichts festgehalten hat, sollte das beim Zeugnis bedenken, bevor er eine Auseinandersetzung riskiert.
Zugänge bleiben nach dem Austritt offen
E-Mail-Konto, VPN, Cloud-Dienste, Kundenportale: Was am letzten Arbeitstag nicht gesperrt wird, fällt oft erst beim nächsten Sicherheitsvorfall auf. Ein kurzes IT-Protokoll je Stelle, das alle Geräte und Zugänge auflistet, kostet zehn Minuten und verhindert genau das. Mehr dazu im Offboarding-Ratgeber.
Häufige Fragen zu Offboarding und Arbeitszeugnis
Die Fragen, die uns Geschäftsführer und Office-Verantwortliche beim Thema Austritt am häufigsten stellen.
Steht ein Austritt an?
Dann lass uns kurz sprechen.
Im Erstgespräch gehen wir deinen konkreten Fall durch: Was ist schon erledigt, welche Fristen laufen, was übernehmen wir. 30 Minuten, kostenlos, danach weißt du, woran du bist.