Ein neuer Mitarbeiter, bis zu sechs Meldestellen. Wir übernehmen alle.
Krankenkasse, ELStAM, Berufsgenossenschaft, je nach Fall Minijob-Zentrale und Sofortmeldung: Die Anmeldung läuft elektronisch aus der Lohnabrechnung heraus. Du schickst uns die Daten, wir melden. Einen Steuerberater brauchst du dafür nicht.
Wohin gemeldet wird
Zwei Stellen einmalig vor dem ersten Mitarbeiter, zwei bei jeder Einstellung, zwei je nach Fall.
Betriebsnummer
Ohne sie läuft keine Meldung: Nach § 18i Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber „zur Teilnahme an den Meldeverfahren zur Sozialversicherung bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer für jeden seiner Beschäftigungsbetriebe elektronisch zu beantragen“. Machen wir bei der Einrichtung mit.
Unfallversicherung
Das Unternehmen selbst gehört zum Unfallversicherungsträger: § 192 Abs. 1 SGB VII verlangt die Mitteilung „binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens“. Die Mitarbeitenden laufen danach über den digitalen Lohnnachweis aus der Abrechnung mit.
Krankenkasse (DEÜV)
Die zentrale Anmeldung: Nach § 28a SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle „bei Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung“ eine Meldung zu erstatten. Sie geht elektronisch an die Krankenkasse des Mitarbeiters.
Finanzamt (ELStAM)
Für die Lohnsteuer rufen wir die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale mit der Steuer-ID des Mitarbeiters ab. Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuer kommen dann automatisch in die Abrechnung.
Minijob-Zentrale
Geringfügig Beschäftigte werden nicht bei der Krankenkasse, sondern bei der Minijob-Zentrale (Knappschaft-Bahn-See) angemeldet, mit Pauschalabgaben statt normaler SV-Beiträge. Details auf der Seite Minijob-Abrechnung.
Sofortmeldung
In den Branchen aus § 28a Abs. 4 SGB IV (unter anderem Bau, Gastronomie, Spedition, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Sicherheitsgewerbe) muss der Beschäftigungsbeginn „spätestens bei dessen Aufnahme“ an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet sein, also bevor gearbeitet wird.
Die zwei Fristen, auf die es ankommt
Im Wortlaut, mit Quelle. Welche für euch gilt, hängt an der Branche.
„Der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn, zu melden.“
§ 6 DEÜV
Klingt entspannt, hat aber einen Haken: Die Meldung setzt voraus, dass Betriebsnummer, Kassenzuordnung und Stammdaten stehen. Wer das erst in Woche fünf sortiert, meldet zu spät. Bei uns geht die Anmeldung mit dem ersten Lohnlauf raus.
„Arbeitgeber haben den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses spätestens bei dessen Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung […] zu melden, sofern sie Personen in folgenden Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigen“
§ 28a Abs. 4 S. 1 SGB IV
Gemeint sind unter anderem Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions- und Logistikbereich, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe. Genau diese Branchen kontrolliert der Zoll. Hier gilt: erst melden, dann arbeiten lassen. Auch am Wochenende, auch beim Probearbeiten mit echter Arbeitsleistung. Im Zweifel vorher kurz bei uns anrufen.
Was wir von dir brauchen
Sechs Angaben je Mitarbeiter, mehr nicht. Den Rest erledigen wir elektronisch.
- Steuer-Identifikationsnummer für den ELStAM-Abruf
- Sozialversicherungsnummer, falls nicht vorhanden fragen wir sie mit Geburtsdaten und Geburtsort elektronisch ab
- Krankenkasse des Mitarbeiters
- Eintrittsdatum, Gehalt und Wochenstunden aus dem Arbeitsvertrag
- Bankverbindung für die Gehaltszahlung
- Bei Minijobs: die Entscheidung zur Rentenversicherungs-Befreiung, wir liefern das Formular
Beim ersten Mitarbeiter überhaupt kommt die Grundeinrichtung dazu: Betriebsnummer, Unfallversicherung, Kassen. Wie das insgesamt läuft, steht auf Lohnabrechnung: Ersten Mitarbeiter einstellen.
Die Sonderfälle, nach denen alle suchen
Kurz eingeordnet, mit dem jeweils passenden Weg.
Minijob und Midijob
Minijobs (bis 603 €) laufen über die Minijob-Zentrale mit rund 31 % Pauschalabgaben, Midijobs (603,01 bis 2.000 €) normal über die Krankenkasse, aber mit besonderer Beitragsrechnung. Rechne deine Arbeitgeberkosten im Midijob-Rechner nach.
Kurzfristig, tageweise, Probetag
Auch eine Aushilfe für einen Tag ist eine Beschäftigung und wird gemeldet, in Sofortmelde-Branchen vor dem ersten Handgriff. Ob ein Probetag schon meldepflichtige Arbeit oder noch unverbindliches Kennenlernen ist, hängt vom Einzelfall ab: Klär das vorher mit uns, nicht hinterher mit dem Zoll.
Mitarbeiter aus dem Ausland
Bei Beschäftigten aus Polen, Rumänien oder anderen Staaten kommen Fragen zu SV-Nummer, Steuer-ID und gegebenenfalls A1-Bescheinigung dazu. Die Schritte stehen im Ratgeber Ausländische Mitarbeiter abrechnen und anmelden.
Häufige Fragen zur Anmeldung von Mitarbeitern
Wo muss ich einen neuen Mitarbeiter anmelden?
Kurz: Bei bis zu sechs Stellen. Immer: Krankenkasse als Einzugsstelle (DEÜV-Meldung nach § 28a SGB IV) und Finanzamt über den elektronischen ELStAM-Abruf. Einmalig vorab: Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit und das Unternehmen beim Unfallversicherungsträger. Je nach Fall: Minijob-Zentrale bei geringfügiger Beschäftigung und die Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung in bestimmten Branchen.
Welche Frist gilt für die Anmeldung?
Kurz: § 6 DEÜV lautet: „Der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn, zu melden.“ In der Praxis läuft die Anmeldung also mit dem ersten Lohnlauf. Ausnahme sind Branchen mit Sofortmeldepflicht, dort muss die Meldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme raus.
Was ist die Sofortmeldung und wen betrifft sie?
Kurz: Nach § 28a Abs. 4 SGB IV haben Arbeitgeber „den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses spätestens bei dessen Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung“ zu melden, wenn sie in den dort gelisteten Wirtschaftsbereichen beschäftigen, unter anderem Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Speditions- und Logistikbereich, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe. Der Mitarbeiter muss also gemeldet sein, bevor er anfängt, nicht erst mit der ersten Abrechnung.
Kann ich einen Mitarbeiter nachträglich anmelden?
Kurz: Ja, und zwar so schnell wie möglich. Die Beitragspflicht besteht ab dem ersten Arbeitstag unabhängig von der Meldung, und bei der nächsten Betriebsprüfung fällt eine fehlende Anmeldung auf. Wir holen vergessene Anmeldungen nach, inklusive der Korrekturen in der Abrechnung und der Nachberechnung der Beiträge.
Brauche ich für die Anmeldung einen Steuerberater?
Kurz: Nein. Die Meldungen laufen elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm und gehören zur Lohnabrechnung, die auch ein spezialisiertes Lohnbüro übernehmen darf. Wir melden deine Mitarbeitenden in DATEV LODAS an, dein Steuerberater bleibt für Steuern und Jahresabschluss zuständig und bekommt die Lohnbuchungen von uns im DATEV-Format.
Was kostet die Anmeldung bei Lohnklar?
Kurz: Die Anmeldungen neuer Mitarbeitender gehören zur laufenden Lohnabrechnung ab 12,50 € je Mitarbeiter und Monat. Beim Start des Mandats richten wir Betriebsnummer, Kassen und ELStAM-Verfahren einmalig mit ein, die Einrichtung legen wir im individuellen Angebot fest.
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
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