KUG-Abwicklung für Arbeitgeber

Kurzarbeitergeld: Wir übernehmen Anzeige und Abrechnung für deinen Betrieb

Auftragslage eingebrochen, Arbeitszeit muss runter? Die Anzeige bei der Arbeitsagentur, die monatliche KUG-Abrechnung und die Leistungsanträge sind Formulararbeit mit harten Fristen. Lohnklar übernimmt diesen Teil, damit deine Leute ihr Geld pünktlich bekommen und du die Erstattung nicht an einem Formfehler verlierst.

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60/67 %

KUG-Satz vom ausgefallenen Nettoentgelt (ohne/mit Kind)

12 Monate

Reguläre Bezugsdauer nach § 104 SGB III

10 %

Mindestanteil der Belegschaft mit Entgeltausfall über 10 %

3 Monate

Ausschlussfrist für den Leistungsantrag bei der Arbeitsagentur

Lohnersatz mit Formularpflichten

Kurzarbeitergeld ist eine Lohnersatzleistung der Bundesagentur für Arbeit nach §§ 95 ff. SGB III. Wenn dein Betrieb die Arbeitszeit vorübergehend reduzieren muss, weil Aufträge wegbrechen oder ein unabwendbares Ereignis den Betrieb lahmlegt, ersetzt die Agentur deinen Mitarbeitern 60 Prozent des ausgefallenen pauschalierten Nettoentgelts, 67 Prozent bei mindestens einem Kind. Du hältst deine eingearbeiteten Leute, statt sie zu entlassen und nach der Flaute neu suchen zu müssen.

So weit die Idee. In der Praxis besteht Kurzarbeit aus zwei getrennten Verfahren mit eigenen Formularen: der Anzeige über Arbeitsausfall, die vor Beginn der Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur eingehen muss, und dem monatlichen Leistungsantrag mit Abrechnungsliste, der spätestens drei Monate nach Ende des Anspruchszeitraums vorliegen muss. Dazwischen liegt die eigentliche KUG-Abrechnung in der Lohnabrechnung: Soll-Entgelt, Ist-Entgelt und fiktives Entgelt für die Sozialversicherung, jeweils pro Mitarbeiter und pro Monat. Dazu kommen Stundenaufzeichnungen, die die Agentur bei Prüfungen anfordert.

Wer das zum ersten Mal macht, unterschätzt den Aufwand. Die fachlichen Hintergründe mit Rechenbeispielen findest du in unserem Leitfaden Kurzarbeitergeld 2026 im Magazin. Auf dieser Seite geht es um den Service: was Lohnklar bei der Abwicklung übernimmt, welche Fristen den Unterschied machen und wo Betriebe in der Praxis Geld liegen lassen.

Wann Kurzarbeitergeld greift

Vier Voraussetzungen aus § 96 SGB III müssen zusammenkommen, bevor die Agentur für Arbeit zahlt. Fehlt eine davon, läuft die ganze Anzeige ins Leere.

Erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall

Der Ausfall muss auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruhen, etwa einem Auftragseinbruch, einer Naturkatastrophe oder einer behördlichen Anordnung. Schlechte Planung im Management zählt nicht. Die Schwelle: Im Anspruchsmonat müssen mindestens 10 Prozent der Beschäftigten jeweils mehr als 10 Prozent ihres Bruttoentgelts verlieren.

Der Ausfall ist vorübergehend

Es muss realistisch zu erwarten sein, dass die reguläre Arbeitszeit nach Wegfall des Grundes wieder aufgenommen wird. Dauerhafter Stellenabbau rechtfertigt kein Kurzarbeitergeld. Wer strukturelle Probleme mit KUG überdeckt, schiebt die Entscheidung nur auf und riskiert, dass am Ende die Liquidität für einen geordneten Umbau fehlt.

Eine rechtliche Grundlage für die Kurzarbeit

Kurzarbeit darfst du nicht einseitig anordnen. Du brauchst eine Betriebsvereinbarung (der Betriebsrat muss zustimmen), einen Tarifvertrag, der Kurzarbeit zulässt, oder eine schriftliche Einzelvereinbarung mit jedem betroffenen Mitarbeiter. Ohne diese Grundlage ist die Kurzarbeit rechtswidrig und es entsteht kein KUG-Anspruch.

Persönliche Voraussetzungen der Mitarbeiter

Anspruch haben nur Mitarbeiter in einem ungekündigten, sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis. Auszubildende sind grundsätzlich ausgeschlossen, ebenso Beschäftigte in der Probezeit und Mitarbeiter, deren Vertrag bereits gekündigt ist. Das musst du vor der Anzeige pro Kopf durchgehen, nicht erst beim ersten Leistungsantrag.

Vorher abbauen: Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto und Urlaub aus dem laufenden Jahr müssen grundsätzlich zuerst weg, bevor KUG fließt. Resturlaub aus dem Vorjahr und bereits festgelegter Urlaub müssen dagegen nicht zwingend vorgezogen werden.

So läuft die KUG-Abwicklung ab

Vier Stationen, jede mit eigener Frist. Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar: Ohne fristgerechte Anzeige gibt es kein Geld, egal wie sauber später abgerechnet wird.

Anzeige bei der Arbeitsagentur

Die Anzeige über Arbeitsausfall (Formular KUG 101) geht online über das Arbeitgeber-Portal der Agentur für Arbeit oder per Post raus. Drin stehen Betriebsnummer, Zahl der Betroffenen, voraussichtliche Dauer und die Ursache des Ausfalls. Die Kurzarbeit darf nach Eingang der Anzeige beginnen, der Bewilligungsbescheid kommt später.

Vor Beginn der Kurzarbeit

KUG-Abrechnung in der Lohnabrechnung

Jeden Monat wird pro Mitarbeiter das Soll-Entgelt dem Ist-Entgelt gegenübergestellt. Das KUG kommt aus den Tabellen der Bundesagentur, die Sozialversicherungsbeiträge laufen auf das fiktive Entgelt von 80 Prozent des Soll-Entgelts. Parallel braucht es Stundenaufzeichnungen mit Soll-Ist-Vergleich für jeden Betroffenen.

Monatlich

Leistungsantrag mit Abrechnungsliste

Mit dem Formular KUG 107 beantragst du die Auszahlung für den abgelaufenen Monat. Pro Mitarbeiter sind Soll-Entgelt, Ist-Entgelt, Ausfallstunden, KUG-Betrag und die SV-Beiträge auf das fiktive Entgelt anzugeben. Die Frist ist eine Ausschlussfrist: spätestens drei Monate nach Ende des Anspruchszeitraums.

3 Monate Ausschlussfrist

Erstattung und Abschlussprüfung

Nach Prüfung überweist die Bundesagentur KUG und erstattungsfähige SV-Beiträge auf das Betriebskonto, üblich sind zwei bis vier Wochen nach Antragseingang. Im Regelfall werden 50 Prozent des Arbeitgeberanteils der SV-Beiträge erstattet, bei Qualifizierungsmaßnahmen bis zu 100 Prozent. Danach prüft die Agentur die Abrechnung nach. Unterlagen gehören mindestens 4 Jahre ins Archiv (§ 147 AO).

2 bis 4 Wochen Auszahlung

Rechenbeispiel: Mitarbeiter ohne Kind, 50 Prozent Kurzarbeit

Reguläres Bruttogehalt (Soll-Entgelt)3.500 Euro

Tatsächliches Bruttogehalt (Ist-Entgelt, 50 Prozent Arbeit)1.750 Euro

Pauschaliertes Netto-Soll (ca. 79 Prozent von 3.500 Euro)2.765 Euro

Pauschaliertes Netto-Ist (ca. 79 Prozent von 1.750 Euro)1.383 Euro

KUG (60 Prozent der Netto-Differenz)ca. 829 Euro

Die tatsächliche Berechnung läuft über die Lohntabellen der Bundesagentur für Arbeit (§ 106 Abs. 2 SGB III), nicht über eine freie Prozentrechnung. Gängige Lohnprogramme haben diese Tabellen integriert, falsch wird es meist erst bei den SV-Beiträgen auf das fiktive Entgelt.

Was Lohnklar bei der Kurzarbeit übernimmt

Du entscheidest, ob und in welchem Umfang kurzgearbeitet wird. Wir kümmern uns um den Verwaltungsteil dahinter: die Anzeige, die monatliche Abrechnung, die Anträge und die Fristen. Deine Mitarbeiter bekommen weiterhin eine saubere Abrechnung, auf der KUG, Ist-Entgelt und SV-Beiträge nachvollziehbar ausgewiesen sind.

Wir arbeiten in DATEV, Sage, Agenda und Personio. Wenn dein Steuerberater die Finanzbuchhaltung macht, übergeben wir ihm die Lohnbuchungen monatlich im DATEV-Format. Falsch berechnete SV-Beiträge auf das fiktive Entgelt fallen sonst spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung auf, dann mit Säumniszuschlägen.

Was das kostet: Läuft deine Lohnabrechnung bei uns, ist die KUG-Abwicklung Teil des laufenden Mandats (ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat, Setup ab 150 Euro). Einzelne Sonderfälle und Sonderaufwand rechnen wir mit 75 Euro pro Stunde ab. Wenn du deine Abrechnung noch woanders machst, lohnt sich ein Blick auf den Ablauf beim Auslagern der Lohnabrechnung.

Was wir nicht machen: Wir beraten nicht zur arbeitsrechtlichen Wirksamkeit von Kurzarbeitsklauseln in deinen Arbeitsverträgen. Dafür brauchst du einen Fachanwalt für Arbeitsrecht. Wir sagen dir aber vorher, welche Unterlagen die Agentur sehen will und woran Anträge in der Praxis scheitern.

Anzeige über Arbeitsausfall vorbereiten und einreichen Formular KUG 101 mit Begründung, Betriebsnummer und Angaben zu den Betroffenen, bevor die Kurzarbeit startet

Formale Grundlagen vor dem Start checken Liegt eine Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung vor? Sind Azubis, Gekündigte und Probezeitler aussortiert?

Monatliche KUG-Abrechnung in der Lohnabrechnung Soll-Ist-Vergleich pro Mitarbeiter, KUG nach den Tabellen der Bundesagentur, SV-Beiträge auf das fiktive Entgelt (80 Prozent des Soll-Entgelts)

Abrechnungslisten und Leistungsanträge erstellen Formular KUG 107 pro Monat mit Soll-Entgelt, Ist-Entgelt, Ausfallstunden und SV-Beträgen je Mitarbeiter

Fristen überwachen Die Drei-Monats-Frist für den Leistungsantrag und die kürzeren Saison-KUG-Fristen, damit kein Anspruch verfällt

Unterlagen für die Abschlussprüfung strukturieren Stundennachweise, Anzeigen, Bescheide und Abrechnungen so ablegen, dass die Prüfung der Agentur ohne Rückforderung durchläuft. Aufbewahrung: mindestens 4 Jahre

Woran die KUG-Abwicklung in der Praxis scheitert

Die Bundesagentur fordert gezahltes Kurzarbeitergeld zurück, wenn die Unterlagen nicht halten. Diese sechs Fehler sehen wir am häufigsten.

Anzeige zu spät erstattet

Für den Zeitraum vor Eingang der Anzeige gibt es kein KUG. Viele Betriebe warten ab, bis sich die Lage eindeutig zuspitzt, und verschenken dadurch Wochen, in denen längst kurzgearbeitet wurde.

Wir reichen die Anzeige vor dem Start ein

SV-Beiträge ohne fiktives Entgelt berechnet

Wer die Beiträge nur auf das Ist-Entgelt abführt statt auf 80 Prozent des Soll-Entgelts, baut Monat für Monat eine Nachzahlung auf. Spätestens die nächste Prüfung deckt das auf, inklusive Säumniszuschlägen.

Wir rechnen mit dem fiktiven Entgelt

Lückenhafte Stundenaufzeichnungen

Fehlen belastbare Aufzeichnungen der tatsächlichen Arbeitszeiten, kann die Bundesagentur gezahltes KUG komplett zurückfordern, selbst wenn die Kurzarbeit tatsächlich stattgefunden hat.

Wir geben dir das Erfassungsraster vor

Vollzeit arbeiten trotz angemeldeter Kurzarbeit

Wenn Mitarbeiter formal kurzarbeiten, aber faktisch weiter voll arbeiten, ist das Subventionsbetrug nach § 263 StGB. Die Folgen reichen von der Rückforderung bis zur strafrechtlichen Verfolgung des Geschäftsführers.

Soll-Ist-Abgleich macht das sichtbar

Betriebsrat nicht einbezogen

In Betrieben mit Betriebsrat muss dieser der Kurzarbeit zustimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Ohne Zustimmung ist die Kurzarbeit rechtswidrig und Mitarbeiter können ihren vollen Lohn verlangen, obwohl sie nicht arbeiten.

Wir fragen das vor der Anzeige ab

Leistungsantrag nach Ablauf der Frist

Drei Monate nach Ende des Anspruchszeitraums ist Schluss, der Anspruch verfällt. Beim Saison-KUG ist die Abrechnung sogar bis zum letzten Tag des Folgemonats fällig. Eine Fristverlängerung gibt es nicht.

Fristenüberwachung gehört zum Mandat

Saison-KUG: Sonderregeln für Bau, Dach und GaLaBau

Für Betriebe des Bauhauptgewerbes, des Dachdeckerhandwerks, des Gerüstbaus und des Garten- und Landschaftsbaus gilt in der Schlechtwetterzeit ein eigenes System nach §§ 101 ff. SGB III. Die wichtigsten Abweichungen zum konjunkturellen KUG:

Schlechtwetterzeit vom 1. Dezember bis 31. März, im GaLaBau bereits ab 1. November
Finanzierung über die Winterbeschäftigungs-Umlage: 1,0 Prozent Arbeitgeberanteil, 0,8 Prozent Arbeitnehmeranteil, monatlich an die SOKA-BAU
Ergänzendes Saison-KUG bis 150 Stunden je Mitarbeiter und Schlechtwetterzeit, Mehraufwands-Wintergeld von 1,00 Euro je geleisteter Arbeitsstunde
Abrechnung bis zum letzten Tag des Folgemonats, deutlich kürzer als beim konjunkturellen KUG
Tägliche Wetterdokumentation als Nachweis, sonst erkennt die Agentur Ausfallstunden nicht an

Wie die drei Leistungsstufen zusammenspielen und wo Baubetriebe typischerweise stolpern, steht ausführlich im Magazin-Artikel Saison-Kurzarbeitergeld 2026. Wir wickeln Saison-KUG für Bau- und GaLaBau-Betriebe mit ab, inklusive WBU-Abgleich und Fristenkontrolle.

Häufige Fragen zum Kurzarbeitergeld

Die Fragen, die uns Geschäftsführer vor der ersten Kurzarbeit am häufigsten stellen.

Wie melde ich Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur an?

Kurz: Mit der Anzeige über Arbeitsausfall (Formular KUG 101), online über das Arbeitgeber-Portal der Agentur für Arbeit oder per Post. Die Anzeige muss vor Beginn der Kurzarbeit eingehen und enthält Betriebsnummer, Zahl der betroffenen Mitarbeiter, voraussichtliche Dauer und Ursache des Arbeitsausfalls. Die Kurzarbeit darf bereits nach Eingang der Anzeige starten, du musst nicht auf den Bewilligungsbescheid warten. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst die rechtliche Grundlage schaffen (Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarungen), dann anzeigen, dann kurzarbeiten.

Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld 2026?

Kurz: 60 Prozent des pauschalierten Nettoentgeltausfalls, 67 Prozent für Mitarbeiter mit mindestens einem Kind (§ 106 SGB III). Die Berechnung läuft über die KUG-Tabellen der Bundesagentur für Arbeit, nicht über eine simple Prozentrechnung. Beispiel: Bei 3.500 Euro Bruttogehalt und 50 Prozent Kurzarbeit ergibt sich ein KUG von rund 829 Euro. Stockst du als Arbeitgeber freiwillig auf, etwa auf 80 oder 90 Prozent des Nettogehalts, ist die Aufstockung lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Welche Fristen gelten bei der KUG-Abrechnung?

Kurz: Die Anzeige muss vor Beginn der Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit eingehen, der monatliche Leistungsantrag (Formular KUG 107) spätestens drei Monate nach Ende des jeweiligen Anspruchszeitraums. Beim Saison-KUG im Baugewerbe ist die Abrechnung schon bis zum letzten Tag des Folgemonats einzureichen. Eine verpasste Frist bedeutet in der Regel: kein Geld für diesen Zeitraum. Deshalb gehört die Fristenüberwachung bei uns fest zur KUG-Abwicklung.

Wer zahlt das Kurzarbeitergeld aus und wann kommt die Erstattung?

Kurz: Du zahlst das KUG mit der monatlichen Lohnabrechnung an deine Mitarbeiter vor, die Agentur für Arbeit erstattet nach Prüfung des Leistungsantrags. Üblich sind zwei bis vier Wochen nach Antragseingang. Die Sozialversicherungsbeiträge auf das fiktive Entgelt (80 Prozent des Soll-Entgelts) trägst du zunächst selbst, im Regelfall werden dir 50 Prozent des Arbeitgeberanteils erstattet, bei Qualifizierungsmaßnahmen bis zu 100 Prozent. Diese Vorfinanzierung solltest du in der Liquiditätsplanung berücksichtigen.

Müssen Überstunden und Resturlaub vor der Kurzarbeit abgebaut werden?

Kurz: Grundsätzlich ja. Die Bundesagentur für Arbeit verlangt, dass zumutbare Maßnahmen den Arbeitsausfall verringern. Dazu zählen der Abbau von Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto und der Urlaub aus dem laufenden Jahr. Resturlaub aus dem Vorjahr und bereits festgelegter Urlaub müssen nicht zwingend vorgezogen werden. Wir prüfen das vor der Anzeige pro Mitarbeiter, damit die Agentur den Antrag nicht an dieser Stelle aushebelt.

Was übernimmt Lohnklar bei der Kurzarbeit konkret?

Kurz: Die Vorbereitung der Anzeige, die monatliche KUG-Abrechnung mit Soll-Ist-Vergleich und fiktivem Entgelt, die Abrechnungslisten und Leistungsanträge sowie die Fristenüberwachung. Wir arbeiten in DATEV, Sage, Agenda und Personio und übergeben die Lohnbuchungen auf Wunsch im DATEV-Format an deinen Steuerberater. Läuft deine Lohnabrechnung bei uns, ist die KUG-Abwicklung Teil des laufenden Mandats ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Sonderaufwand rechnen wir mit 75 Euro pro Stunde ab.

Kurzarbeit steht im Raum? Dann zählt die Anzeige.

Für den Zeitraum vor der Anzeige gibt es kein Kurzarbeitergeld. Im Erstgespräch klären wir, ob die Voraussetzungen bei dir erfüllt sind und was bis zur Anzeige noch fehlt. Kostenlos und unverbindlich.

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