Entgeltunterlagen · Stichtag 1. Januar 2027

Entgeltunterlagen ab 2027: was wörtlich im Gesetz steht

§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV lautet: „Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“ Diese Seite zitiert die Vorschriften, um die es geht, im Wortlaut. Sie zeigt, was in der Aufzählung des § 8 Abs. 2 BVV steht, was dort nicht steht, und an welcher Stelle sich zwei Quellen widersprechen. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.

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Was im Verordnungstext steht, und was Ende 2026 ausläuft

Der Aufhänger für den 1. Januar 2027 ist ein einziger Satz. § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV lautet:

„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“

§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV, gesetze-im-internet.de

Der Satz trägt sein Ablaufdatum in sich. Was er erlaubt, erlaubt er „bis zum 31. Dezember 2026“. Über den 1. Januar 2027 selbst steht in dieser Vorschrift nichts. Dort endet nur der Zeitraum, den sie nennt.

Ein zweiter Satz ist auf denselben Zeitraum datiert. § 126 SGB IV trägt die Überschrift „Verzicht auf die elektronisch unterstützte Prüfung bei den Arbeitgebern“ und besteht aus einem einzigen Satz:

„Auf Antrag des Arbeitgebers bei dem für die Prüfung nach § 28p Absatz 1 Satz 1 zuständigen Rentenversicherungsträger kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten nach § 28p Absatz 6a verzichtet werden.“

§ 126 SGB IV, gesetze-im-internet.de

Verzichtet wird nach diesem Wortlaut auf die elektronische Übermittlung, nicht auf die Prüfung. § 8 Abs. 2 BVV sagt dazu am Ende seiner Aufzählung: „In den Fällen des § 126 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch kann weiterhin eine Prüfung von schriftlichen Unterlagen erfolgen.“

Wie alt die Regeln sind, lässt sich an einem Datum ablesen. Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV, die Art und Umfang der Speicherung festlegen, tragen den Zusatz „in der vom 01.04.2022 an geltenden Fassung“ und nennen den 01.01.2027 bereits ausdrücklich.

Beide zitierten Sätze haben eine Gemeinsamkeit, die im Wortlaut steht und in der Berichterstattung oft untergeht: Sie setzen einen Antrag beim zuständigen Träger voraus. Von einer automatischen Befreiung ist in keinem der beiden die Rede.

Daraus ergibt sich eine Frage, die keine Rechtsfrage ist: Hast du überhaupt jemals einen Antrag gestellt? Ein Blick in den Schriftverkehr mit dem Prüfdienst beantwortet sie schneller als jede Auslegung. Was daraus für deinen Betrieb folgt, klären wir im Erstgespräch.

Und ein Kalenderhinweis ohne Rechtsbezug: Die Vorschriften nennen den 31. Dezember 2026. Die Abrechnung für Januar 2027 wird im Dezember vorbereitet.

Was § 8 Abs. 2 BVV wörtlich aufzählt

§ 8 BVV enthält zwei Aufzählungen, und sie werden regelmäßig durcheinandergebracht. Der Unterschied steht in den Einleitungssätzen.

Absatz 1 beginnt: „Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:“. Es folgen Familien- und Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Beginn und Ende der Beschäftigung, das beitragspflichtige Arbeitsentgelt und weitere Punkte bis Nummer 19. Der Einleitungssatz spricht von Angaben, also von Datenfeldern.

Absatz 2 beginnt anders: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“. Hier geht es um Unterlagen, also um Dokumente, und die Worte „in elektronischer Form“ stehen in diesem Einleitungssatz selbst.

Das ist deshalb erwähnenswert, weil Absatz 3 Satz 1 etwas anderes regelt, nämlich eine Zulieferung durch Dritte: „Die in Absatz 2 genannten Entgeltunterlagen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.“ Erst Satz 2 desselben Absatzes enthält den oben zitierten Antrag. Wer die elektronische Form aus Absatz 3 herleitet, zitiert eine andere Stelle als die, in der sie steht.

Die Aufzählung in Absatz 2 reicht bis Nummer 20, hat aber keine zwanzig Punkte: Bei 5, 5a und 17 steht im Text „(weggefallen)“, dafür gibt es 3a, 4a, 4b, 7a und 18a. Ein Auszug im Wortlaut:

NummerWortlaut in § 8 Abs. 2 BVV (Auszug)
1„Unterlagen, aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 3, 9 und 17 erforderlichen Angaben ersichtlich sind“
2„die Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit nach § 15d der Beschäftigungsverordnung“ oder der entsprechende Aufenthaltstitel
3 / 3a„die Daten der erstatteten Meldungen“ / „die Daten der von den Krankenkassen übermittelten Meldungen, die Auswirkungen auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers haben“
4„die Erklärung des geringfügig Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird“
4a / 4b„der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Absatz 1b des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch“ / „der Antrag auf Aufhebung der Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Absatz 6 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch“
6„eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes“
7„die Erklärung des kurzfristig geringfügigen Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr“
8„eine Kopie des Antrags nach § 7a Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch“ nebst Bescheid
9„den Bescheid der zuständigen Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht nach § 28h Abs. 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch“
11„den Nachweis der Elterneigenschaft sowie den Nachweis über die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder nach § 55 Abs. 3 des Elften Buches Sozialgesetzbuch“
13„die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes“
15„die eine Kopie der Erklärung des oder der Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des § 3 des Pflegezeitgesetzes“ (so im Original)

Nummer 1 ist die einzige offene Stelle. Sie nennt kein Dokument, sondern einen Zweck: Unterlagen, „aus denen die nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 3, 9 und 17 erforderlichen Angaben ersichtlich sind“. Welches Papier das in deinem Betrieb ist, hängt davon ab, woraus sich diese Angaben bei dir ergeben. Das gehen wir mit dir durch.

Den vollständigen Wortlaut aller Nummern findest du im Original. Die Aufzählung wird geändert, diese Seite ist eine Momentaufnahme.

Was in der Aufzählung nicht vorkommt

Seit Monaten liest man, ab 2027 sei die digitale Personalakte Pflicht. Dazu ein Befund über den Text:

In der Aufzählung des § 8 Abs. 2 BVV ist die Personalakte nicht aufgeführt. Das Wort kommt in der Vorschrift nicht vor. Die Aufzählung nennt einzelne Dokumente, keine Akte.

Ebenfalls nicht in der Aufzählung genannt sind:

  • Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe, Zeugnisse
  • Abmahnungen, Beurteilungen, Zielvereinbarungen
  • Urlaubsanträge und Urlaubskonten
  • Krankmeldungen
  • der sonstige Schriftverkehr mit Beschäftigten

Das ist eine Aussage über den Wortlaut, keine Auslegung. Wir sagen damit nicht, was du tun musst oder nicht tun musst. Wir sagen, was in der Liste steht, und diese Punkte stehen nicht darin. Wer das Gegenteil behauptet, sollte die Nummer nennen können, unter der die Personalakte dort auftaucht.

Der Arbeitsvertrag: zwei Quellen, die nicht dasselbe sagen

An einer Stelle wird es interessant, und hier hören die meisten Texte zum Thema auf. Nummer 6 der Aufzählung nennt wörtlich „eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes“. Der Arbeitsvertrag als Dokument wird in der Aufzählung nicht genannt, die Niederschrift nach dem Nachweisgesetz schon.

Daraus wird gern gefolgert, ein Arbeitsvertrag, der die Angaben nach § 2 NachwG enthält, gehöre damit in die elektronischen Entgeltunterlagen. Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV sagen in ihrer Verfahrensbeschreibung allerdings etwas anderes. Sie erläutern die Pflicht anhand von vier Beispielen, und in allen vier steht derselbe Satz, auch in Beispiel 4, das einen Vorgang im Jahr 2027 durchspielt:

„Der Arbeitsvertrag kann in elektronischer Form geführt werden. Es besteht jedoch keine Verpflichtung.“

Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV, Verfahrensbeschreibung, Beispiele 1 bis 4 (PDF)

Damit stehen zwei Quellen nebeneinander: die Nummer 6 der Verordnung auf der einen Seite, die Beispiele der Grundsätze auf der anderen. Wie sich beides zueinander verhält, ob die Grundsätze den Arbeitsvertrag nur vom Vertrag als solchem her betrachten und die Niederschrift davon trennen, ist eine Auslegungsfrage. Wir lösen sie hier nicht auf. Wir sind keine Rechtsanwälte, und ein Satz mit Gewissheitston wäre an dieser Stelle das Falscheste, was wir schreiben könnten.

Was wir sagen können: Beide Sätze existieren, beide stehen oben im Wortlaut, und wer dir das eine erzählt, ohne das andere zu kennen, hat nur die Hälfte gelesen. Für die Einordnung deines Vertrags gehört dein Steuerberater oder deine Anwältin an den Tisch. Was in die laufende Abrechnung gehört, machen wir.

Nummer 13, und wohin sie verweist

Eine Nummer der Aufzählung hat eine andere Größenordnung als der Rest. § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV nennt „die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes“. Die Nummer verweist also weiter, und erst am Ende der Kette steht, worum es geht.

§ 17 Abs. 1 MiLoG lautet im ersten Satz:

„Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.“

§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG, gesetze-im-internet.de

Der Satz nennt zwei Anknüpfungspunkte: geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV, und die Wirtschaftsbereiche aus § 2a SchwarzArbG. Satz 3 derselben Vorschrift lautet: „Satz 1 gilt nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch“, also für Minijobs in Privathaushalten.

Die Wirtschaftsbereiche zählt § 2a Abs. 1 SchwarzArbG auf, im Wortlaut:

  • „im Baugewerbe“
  • „im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe“
  • „im Personenbeförderungsgewerbe“
  • „im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste“
  • „im Schaustellergewerbe“
  • „im Gebäudereinigungsgewerbe“
  • „bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen“
  • „in der Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks“
  • „im Prostitutionsgewerbe“
  • „im Wach- und Sicherheitsgewerbe“
  • „im Friseur- und Kosmetikgewerbe“

Drei Beobachtungen zu dieser Aufzählung, weil sie oft zu grob zusammengefasst wird. Das „Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe“ steht in Nummer 2, Gastronomie ist also ausdrücklich genannt. Das Wort „Handwerk“ kommt in der Aufzählung nicht vor; genannt ist in Nummer 1 das „Baugewerbe“, was für einen Tischler- oder Elektrobetrieb im Handwerk eine andere Frage aufwirft als für ein Bauunternehmen. Und „Pflege“ steht dort ebenfalls nicht; für einen Pflegedienst ist deshalb der erste Anknüpfungspunkt aus § 17 Abs. 1 MiLoG der interessantere.

Eine Verordnung schränkt die Pflicht ein. § 1 Abs. 1 MiLoDokV sagt, die Pflichten aus § 17 Abs. 1 MiLoG würden „dahingehend eingeschränkt, dass sie nicht gelten für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4 461 Euro überschreitet“. Satz 3 nennt eine zweite Schwelle: Entsprechendes gilt bei „2 974 Euro“, „wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat“. Absatz 2 nimmt „im Betrieb des Arbeitgebers arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers“ aus.

Diese Entgeltgrenzen liegen erkennbar oberhalb dessen, was ein Minijob nach § 8 Abs. 1 SGB IV erreichen kann. Der zweite Anknüpfungspunkt aus § 17 Abs. 1 MiLoG bleibt davon unberührt.

Warum diese Nummer die Größenordnung ändert: Es geht nicht um ein Dokument je Beschäftigtem, sondern um tägliche Aufzeichnungen. Bei einer Handvoll Minijobber ist das überschaubar. Bei sechzig Aushilfen mit Stundenzetteln auf Papier ist es das eigentliche Thema, nicht die Personalakte. Ob und in welchem Umfang Nummer 13 bei dir greift, schauen wir uns im Erstgespräch an. Was die Abrechnung davon abbildet, übernehmen wir.

Was die Rentenversicherung zur euBP schreibt

Die zweite Frist betrifft die Prüfung selbst. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, hat ihre Rechtsgrundlage in § 28p Abs. 6a SGB IV. Zum Verfahren zitieren wir die Behörde, die es betreibt.

Zum Umfang schreibt die Deutsche Rentenversicherung: „Für eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung sind die notwendigen Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung elektronisch zu übermitteln.“

Zur Frage, ob kleine Arbeitgeber ausgenommen sind, schreibt sie in ihren FAQ: „Ja, alle Arbeitgeber sind zur Übermittlung der euBP-Daten verpflichtet (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Eine Ausnahmeregelung existiert nicht.“

Und zur Befreiung: „Die Befreiung ist für Zeiten bis 31.12.2026 möglich. Bereits gestellte Anträge gelten sowohl für die Entgeltabrechnung als auch für die Finanzbuchhaltung.“ Dann folgt der Satz, um den es geht:

„Für alle Abrechnungsfälle ab 01.01.2027 ist die Übermittlung von euBP-Daten verpflichtend.“

Deutsche Rentenversicherung, euBP, Häufige Fragen

Diese vier Zitate stehen auf derselben Seite und ergeben zusammengelesen ein anderes Bild als die verbreitete Zusammenfassung „ab 2027 kommt die Fibu dazu“. Nach dem Wortlaut der DRV ist die Übermittlungspflicht der Ausgangspunkt, sie umfasst Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung, und eine Ausnahme davon existiert nicht. Was es gibt, ist eine Befreiung „für Zeiten bis 31.12.2026“, und die bezog sich schon bisher auf beides.

Zur Software schreibt die DRV außerdem: „Die Datenübermittlung ist ausschließlich mit einer systemgeprüften Entgeltabrechnungssoftware oder einem systemgeprüften Finanzbuchhaltungssystem möglich.“ Und weiter: „Eine Empfehlung für Software sprechen wir nicht aus.“ Ob deine Übermittlung eingerichtet ist und schon einmal durchgelaufen ist, klären wir mit deinem System, bevor der Prüfdienst sie anfordert.

Für deine nächste Betriebsprüfung heißt das der Sache nach: Der Prüfdienst fordert Daten an, die aus dem System kommen müssen. Was dort nicht sauber steht, fällt dann auf.

Was § 28f SGB IV zum Risiko sagt

Für die elektronische Führung als solche nennt § 8 BVV keine Sanktion. Die Vorschrift, auf die es beim Geld ankommt, ist § 28f SGB IV. Absatz 2 Satz 1 lautet:

„Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen.“

§ 28f Abs. 2 Satz 1 SGB IV, gesetze-im-internet.de

Das ist der Summenbescheid. Satz 3 ergänzt: „Soweit der prüfende Träger der Rentenversicherung die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nicht ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand ermitteln kann, hat er diese zu schätzen.“ Satz 4 nennt den Maßstab der Schätzung: „Dabei ist für das monatliche Arbeitsentgelt eines Beschäftigten das am Beschäftigungsort ortsübliche Arbeitsentgelt mitzuberücksichtigen.“

Die Gegenrichtung steht in Satz 2: „Satz 1 gilt nicht, soweit ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand festgestellt werden kann, dass Beiträge nicht zu zahlen waren oder Arbeitsentgelt einem bestimmten Beschäftigten zugeordnet werden kann.“ Nach dem Wortlaut hängt beides also am Nachweis, nicht an der Form der Ablage.

Zur Aufbewahrung steht dort ein bestimmtes Wort

§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV lautet: „Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.“

Das Wort in diesem Satz ist „geordnet“. Das Wort „elektronisch“ steht dort nicht.

Zur Rückwirkung sagen die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV:

„Sofern ein Antrag auf Befreiung im Sinne des § 8 Abs. 3 BVV durch den Arbeitgeber gestellt und durch den zuständigen Rentenversicherungsträger bewilligt wurde, gilt die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ebenfalls für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab dem 01.01.2027 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 01.01.2027 ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.“

Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV, Ziffer 2.1 (PDF)

„In diesem Fall“ meint im Zitat den Fall des Arbeitgebers, dessen Antrag gestellt und bewilligt wurde. Dazu passt der Satz am Ende von § 8 Abs. 2 BVV: „In den Fällen des § 126 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch kann weiterhin eine Prüfung von schriftlichen Unterlagen erfolgen.“

Ob dein Papierbestand darunter fällt, hängt an der Frage vom Anfang dieser Seite: ob ein Antrag gestellt und bewilligt wurde. Genau deshalb steht sie am Anfang.

Was die Grundsätze zum Dateiformat sagen

§ 8 BVV nennt kein Dateiformat. Das tun die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV, bestimmt vom GKV-Spitzenverband, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, der Bundesagentur für Arbeit und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, in der vom 01.04.2022 an geltenden Fassung.

Zur häufigsten Frage steht dort ein Satz:

„Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.“

Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV, Ziffer 2.1.2 (PDF)

Von strukturierten, maschinell auswertbaren Datensätzen ist in diesem Satz nicht die Rede. Wer sagt, reine Bilddateien genügten nicht, meint möglicherweise die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV. Das ist eine andere Ziffer der Grundsätze und eine andere Vorschrift.

Zur Speicherung heißt es dort außerdem: „Eine analoge Anwendung der GoBD (...) zur Speicherung von Entgeltunterlagen ist zulässig, soweit keine Bestimmungen der Sozialgesetzbücher, der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) oder der Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV dem entgegenstehen.“

An die Datei knüpfen die Grundsätze weitere Anforderungen, ebenfalls im Wortlaut: „Eine Unterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig sind zwei oder mehr Unterlagen in einer Datei.“ Zur Veränderbarkeit: „Sie dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein.“ Erläutert wird das mit „Kein Einsatz von Skripten“, „Kein Nachladen aus anderen Quellen“ und „Keine Einbindung von weiteren Dateien in der PDF-Datei“. Zur Darstellung: „Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein.“ Und zum Namen: „Die angeforderte Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen zu versehen“, maximal 64 Zeichen, ohne Punkt, Komma, Sonderzeichen, Umlaute, ß und Leerzeichen. Alternativ lassen die Grundsätze eine tabellarische oder textliche Beschreibung zu.

Die Ausnahme betrifft vier Nummern

Für Unterlagen mit Unterschriftserfordernis nennen die Grundsätze in Ziffer 2.1.3 vier Nummern aus § 8 Abs. 2 BVV: den Antrag nach § 6 Abs. 1b SGB VI (Nr. 4a), die Erklärung über den Auszahlungsverzicht (Nr. 12), die Erklärung zur Pflegezeit (Nr. 15) und die Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit (Nr. 19). Dazu heißt es: „Stellt der Beschäftigte dem Arbeitgeber die oben genannten Erklärungen und Anträge nicht elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur zur Verfügung, muss der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform entgegennehmen.“

Weiter: „Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform in elektronische Form nach diesen Grundsätzen, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. Das ihm im Meldeverfahren nach dem Vierten Buch Sozialgesetzbuch ausgestellte Zertifikat kann dafür verwendet werden.“ Und: „Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument ohne fortgeschrittene Signatur in die elektronische Form, muss er das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren.“

Welcher dieser Wege bei dir der praktikable ist, hängt an deinen Abläufen und nicht an dieser Seite. Wir gehen ihn mit dir durch.

Was wir bei Lohnklar davon übernehmen

Ehrlich vorweg: Der 1. Januar 2027 liegt in der Zukunft. Wir haben ihn genauso wenig hinter uns wie du, und niemand hat Erfahrung mit einem Stichtag, der noch nicht da war. Was wir haben, ist die laufende Abrechnung unserer Mandanten und die Erfahrung damit, wie Betriebsprüfungen ablaufen.

Statt dir zu sagen, was du musst, sagen wir, was wir machen. Vier Fragen gehen wir mit dir durch:

  • Gibt es einen Antrag? Wir schauen mit dir in den Schriftverkehr mit dem Prüfdienst. Die beiden zitierten Vorschriften setzen einen Antrag voraus, also fängt alles hier an.
  • Was liegt bei dir, gemessen an der Aufzählung? Wir gehen deine Unterlagen gegen die Nummern aus § 8 Abs. 2 BVV durch, nicht gegen die Personalakte. Die Aufzählung ist kürzer als ihr Ruf.
  • Greift Nummer 13? Hast du geringfügig Beschäftigte, rechnest du in einem der in § 2a SchwarzArbG genannten Bereiche ab? Wenn ja, sind die Stundenzettel das Thema.
  • Läuft die euBP-Übermittlung? Wir klären mit deinem System, ob Entgelt- und Fibu-Daten übermittelt werden und ob das schon einmal durchgelaufen ist.

Danach richten wir die laufende Abrechnung so ein, dass die Unterlagen dort entstehen, wo sie hingehören, statt sie hinterher einzusammeln.

Wir arbeiten in DATEV LODAS, Sage, Agenda und Personio, bei DATEV über Partner-Kanzleien. Du musst dafür weder eine eigene DATEV-Lizenz halten noch deinen Steuerberater wechseln. Die Lohnbuchungen gehen weiterhin monatlich an ihn im DATEV-Format.

Wenn du die Abrechnung ohnehin abgeben willst: Beim Payroll-Outsourcing läuft das Thema nebenbei mit, weil die Unterlagen dann von vornherein elektronisch im System entstehen. Preislich liegen wir bei ab 15,00 Euro pro Mitarbeitendem und Monat, dazu eine Setup-Pauschale ab 150 Euro einmalig, gestaffelt nach Mitarbeiterzahl.

Willst du das für deinen Fall durchgehen, buch dir 30 Minuten über cal.com. Wir sagen dir, was wir übernehmen können, auch wenn das am Ende heißt, dass wenig zu tun ist.

Häufige Fragen

Muss ich ab 2027 eine digitale Personalakte führen?
Kurz: In der Aufzählung des § 8 Abs. 2 BVV kommt die Personalakte nicht vor. Der Einleitungssatz lautet: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:“, und was folgt, sind einzelne Dokumente. Bewerbungsunterlagen, Abmahnungen, Zeugnisse, Urlaubskonten und Krankmeldungen sind dort nicht aufgeführt. Das ist eine Aussage über den Wortlaut, keine Rechtsauslegung. Wer das Gegenteil behauptet, sollte die Nummer nennen können, unter der die Personalakte in der Liste steht.
Muss ich meine alten Entgeltunterlagen aus den Jahren bis 2026 nachträglich digitalisieren?
Kurz: Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV sagen dazu wörtlich: „Sofern ein Antrag auf Befreiung im Sinne des § 8 Abs. 3 BVV durch den Arbeitgeber gestellt und durch den zuständigen Rentenversicherungsträger bewilligt wurde, gilt die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ebenfalls für alle neuen Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab dem 01.01.2027 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 01.01.2027 ist in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.“ § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV verlangt, die Unterlagen „geordnet“ aufzubewahren; das Wort „elektronisch“ steht dort nicht. Ob dein Bestand unter den zitierten Fall fällt, hängt am Antrag und klären wir im Erstgespräch.
Genügt ein PDF-Scan für die elektronischen Entgeltunterlagen?
Kurz: Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV sagen: „Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.“ Dazu nennen sie Anforderungen im Wortlaut: „Eine Unterlage ist bei Anforderung in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen“, „Sie dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein“, „Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein“ und ein „sprechender Name“ mit maximal 64 Zeichen. Für die Nummern 4a, 12, 15 und 19 sehen sie einen eigenen Weg über Signaturen vor. Welcher Weg bei dir praktikabel ist, gehen wir mit dir durch.
Ich habe nie eine Befreiung beantragt. Was heißt das?
Kurz: Beide Vorschriften setzen einen Antrag voraus. § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV spricht von einer Befreiung „auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung“, § 126 SGB IV von einem Verzicht „auf Antrag des Arbeitgebers bei dem für die Prüfung nach § 28p Absatz 1 Satz 1 zuständigen Rentenversicherungsträger“. Von einer automatischen Befreiung ist in keinem der beiden Sätze die Rede. Was daraus für deinen Betrieb folgt, ist eine Frage an deinen Schriftverkehr mit dem Prüfdienst. Wir schauen im Erstgespräch mit dir hinein.
Gehören Arbeitsverträge zu den elektronischen Entgeltunterlagen?
Kurz: Hier stehen zwei Quellen nebeneinander. § 8 Abs. 2 Nr. 6 BVV nennt „eine Kopie der Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes“; der Arbeitsvertrag als Dokument wird in der Aufzählung nicht genannt. Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV schreiben dagegen in allen vier Beispielen ihrer Verfahrensbeschreibung, auch in dem Beispiel, das einen Vorgang im Jahr 2027 durchspielt: „Der Arbeitsvertrag kann in elektronischer Form geführt werden. Es besteht jedoch keine Verpflichtung.“ Wie sich beides zueinander verhält, ist eine Auslegungsfrage. Wir sind keine Rechtsanwälte und lösen sie nicht auf. Sprich dazu mit deinem Steuerberater oder deiner Anwältin.
Muss ich als Handwerksbetrieb die Arbeitszeiten elektronisch aufzeichnen?
Kurz: Das Wort „Handwerk“ kommt in der Aufzählung des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG nicht vor. Genannt ist dort unter Nummer 1 das „Baugewerbe“. § 17 Abs. 1 MiLoG knüpft daneben an Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer „nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch“ an, also an geringfügig Beschäftigte, und zwar ohne Branchenbezug. § 8 Abs. 2 Nr. 13 BVV nimmt „die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes“ in die Liste auf. Ob dein Betrieb unter einen der beiden Anknüpfungspunkte fällt, schauen wir uns gemeinsam an.
Sind die Finanzbuchhaltungsdaten für die euBP erst ab 2027 fällig?
Kurz: Die Deutsche Rentenversicherung schreibt in ihren FAQ: „Ja, alle Arbeitgeber sind zur Übermittlung der euBP-Daten verpflichtet (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Eine Ausnahmeregelung existiert nicht.“ Zum Umfang heißt es: „Für eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung sind die notwendigen Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung elektronisch zu übermitteln.“ Und zur Befreiung: „Die Befreiung ist für Zeiten bis 31.12.2026 möglich. Bereits gestellte Anträge gelten sowohl für die Entgeltabrechnung als auch für die Finanzbuchhaltung.“ Nach diesen Sätzen ist die Fibu nicht neu, sondern Teil des Umfangs; datiert ist die Befreiung.
Was passiert, wenn zum Stichtag etwas fehlt?
Kurz: § 28f Abs. 2 Satz 1 SGB IV lautet: „Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag (...) von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen.“ Satz 3: „Soweit der prüfende Träger der Rentenversicherung die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nicht ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand ermitteln kann, hat er diese zu schätzen.“ Satz 2 nennt die Gegenrichtung: Satz 1 gilt nicht, soweit sich ohne unverhältnismäßigen Aufwand feststellen lässt, dass Beiträge nicht zu zahlen waren oder das Entgelt zuordenbar ist. Nach dem Wortlaut hängt es also am Nachweis.

Sollen wir uns das für deinen Fall ansehen?

Wir gehen die vier Fragen mit dir durch: Antrag, Bestand, Nummer 13, euBP-Übermittlung. Danach sagen wir dir, was wir davon übernehmen.

Hinweis

Dieser Text gibt den Stand vom Juli 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.