Grenzgänger-Lohnabrechnung: Mitarbeiter jenseits der Grenze korrekt abrechnen

Kurz: Grundsätzlich im Land, in dem er arbeitet, nicht im Land, in dem er wohnt. Innerhalb der EU regelt das die Verordnung (EG) 883/2004 mit dem Beschäftigungslandprinzip: Wer in Deutschland arbeitet, zahlt in Deutschland Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, unabhängig vom Wohnsitz. Es gibt zwei wichtige Ausnahmen. Erstens die Entsendung: Ein vorübergehend ins Ausland entsendeter Arbeitnehmer bleibt für maximal 24 Monate im Entsendestaat versichert (Art. 12). Zweitens die wesentliche Tätigkeit im Wohnsitzland: Arbeitet ein Mitarbeiter zu mehr als 25 Prozent seiner Arbeitszeit in seinem Wohnsitzland, etwa im Homeoffice, wechselt die Zuständigkeit in das Wohnsitzland (Art. 13). Genau diese zweite Ausnahme ist bei hybrider Arbeit der häufigste Stolperstein für Arbeitgeber.

Kurz: Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, deshalb gelten dort das bilaterale Sozialversicherungsabkommen und die eigene Grenzgänger-Regel in Art. 15a des DBA Deutschland-Schweiz. Wer täglich zwischen Wohnsitz und Arbeitsort pendelt, zahlt Einkommensteuer im Wohnsitzland. Die Schweiz erhebt eine Quellensteuer von 4,5 Prozent des Bruttolohns, die auf die deutsche Steuer angerechnet wird. Kehrt der Arbeitnehmer an mehr als 60 Tagen im Jahr berufsbedingt nicht an seinen Wohnsitz zurück, verliert er den Grenzgänger-Status und die Schweiz besteuert vollständig. Für Homeoffice gilt seit dem Zusatzabkommen von 2022: Bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit im Homeoffice sind für den Grenzgänger-Status unschädlich. Der Arbeitgeber muss diese Tage aber dokumentieren, sonst lässt sich der Status bei einer Prüfung nicht belegen.

Kurz: Sobald ein Mitarbeiter regelmäßig mehr als 25 Prozent seiner Arbeitszeit im Wohnsitzland arbeitet. Bei einer 5-Tage-Woche reichen dafür schon mehr als 1,25 Homeoffice-Tage pro Woche. Dann wechselt die Zuständigkeit für die Sozialversicherung in das Wohnsitzland, und du als deutscher Arbeitgeber müsstest dich dort registrieren und die dortigen Beiträge abführen, oder einen Employer of Record einschalten. Zur Entschärfung gibt es seit dem 1. Juli 2024 die multilaterale Telearbeit-Rahmenvereinbarung: Bis zu 49,9 Prozent grenzüberschreitende Telearbeit bleiben beim Beschäftigungsland, sofern beide Staaten unterzeichnet haben. Deutschland hat unterzeichnet. Wichtig: Die Vereinbarung greift nicht automatisch. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sie aktiv beantragen, in Deutschland über die DVKA. Ohne Antrag gilt weiter die 25-Prozent-Regel.

Kurz: Die A1-Bescheinigung bestätigt, welches Sozialversicherungsrecht für einen Arbeitnehmer gilt, und den Antrag stellt der Arbeitgeber. Sie ist Pflicht, wenn ein in Deutschland versicherter Arbeitnehmer vorübergehend in einem anderen EU- oder EWR-Staat oder der Schweiz tätig wird, auch bei eintägigen Dienstreisen, Messen oder Kundenbesuchen und bei regelmäßiger Homeoffice-Arbeit im Ausland. Der Arbeitgeber beantragt sie elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse, etwa über SV-Net oder das Arbeitgeberportal. Sie sollte vor dem Antritt vorliegen, eine rückwirkende Ausstellung ist nicht möglich. Fehlt die A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle, drohen je nach Land Bußgelder, in Frankreich und Österreich teils mehrere tausend Euro.

Kurz: Ja, wenn der Mitarbeiter überwiegend in Deutschland arbeitet und kein Sonderfall wie die Schweiz vorliegt. Arbeitet der Mitarbeiter zu weniger als 25 Prozent im Ausland, besteht Sozialversicherungspflicht in Deutschland und der Lohnsteuerabzug läuft regulär. Sobald sich die Anteile verschieben, etwa weil der Mitarbeiter mehr Homeoffice-Tage im Wohnsitzland nimmt, muss der Status neu bewertet werden. Deshalb gehört zu jeder Grenzgänger-Abrechnung eine laufende Erfassung der Arbeitstage pro Land. Genau das richten wir bei Lohnklar mit ein: Wir dokumentieren die Auslandstage, behalten die kritischen Grenzen im Blick und melden uns, wenn sich ein Mitarbeiter einer Schwelle nähert.

Kurz: Nein. Steuerberatung im engeren Sinn machen wir nicht, wir arbeiten mit deinem Steuerberater zusammen. Die verbindliche Auslegung des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens, das steuerliche Splitting bei Arbeit in mehreren Ländern und die Bewertung von Betriebsstättenfragen gehören in die Hand deines Steuerberaters. Wir übernehmen die laufende Lohnabrechnung, das Meldewesen, die A1-Anträge und die Dokumentation der Auslandstage und übergeben die Lohnbuchungen monatlich im DATEV-Format an deine Kanzlei. Wenn die Sozialversicherungszuständigkeit ins Ausland wechselt, sagen wir dir das offen: Dann braucht es eine Registrierung im Ausland oder einen Employer of Record, und wir begleiten den Übergang.