Was kostet die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter?
Ein externer Lohndienstleister berechnet 15–40 € pro Mitarbeiter und Monat. Ein Steuerberater liegt bei 25–60 €. Eine interne Lohnbuchhalterin kostet gesamtrechnerisch 60–120 € pro Mitarbeiter, je nach Gehalt und Stellenprozent. Ab 5 Mitarbeitern ist Outsourcing fast immer günstiger als eine eigene Stelle.
Kostenvergleich: Alle vier Varianten im Überblick
Die Kosten der Lohnabrechnung hängen davon ab, wer sie macht, und wie viele Mitarbeitende abgerechnet werden müssen. Der Grundsatz: Je kleiner das Unternehmen, desto teurer die eigene Stelle im Verhältnis.
| Variante | Kosten pro MA/Monat | Geeignet ab | Bewertung |
|---|---|---|---|
| Externer Spezialist (z. B. Lohnklar) |
15–25 € | ab 1 MA | ✓ Günstigste Option |
| Steuerberater | 25–60 € | ab 1 MA | ● Teuer, oft Nebenleistung |
| Lohnbüro | 20–40 € | ab 5 MA | ● Regional begrenzt |
| Interne Stelle (Teilzeit, 20h) | 60–90 € | ab 50 MA | ✕ Teuer + Ausfallrisiko |
| Interne Stelle (Vollzeit) | 90–120 € | ab 100 MA | ✕ Nur bei hohem Volumen sinnvoll |
Wie berechnen sich die Kosten intern?
Eine interne Lohnbuchhalterin (20 h/Woche, Brutto 2.500 €/Monat) kostet den Arbeitgeber inklusive Sozialversicherung rund 3.000 €/Monat. Hinzu kommen:
- DATEV-Lizenz: 100–300 €/Monat
- Weiterbildung: ~500–1.000 €/Jahr
- Vertretungsregelung bei Urlaub/Krankheit
- Ausfallrisiko bei Eigenkündigung oder Elternzeit
Bei 30 Mitarbeitenden ergibt das 100 € pro MA/Monat, mehr als das Doppelte eines externen Dienstleisters.
Was ist im Preis enthalten, und was kostet extra?
Typische Inklusivleistungen eines Lohndienstleisters
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Alle Meldungen (DEÜV, Krankenkassen, Finanzamt)
- Lohnsteueranmeldung (monatlich oder quartalsweise)
- Beantwortung von Mitarbeiterfragen zur Abrechnung
- Jahresabschluss-Meldungen (Sozialversicherung, Jahreslohnsteuerbescheinigung)
Häufige Zusatzkosten
- Einrichtung: 100–500 € einmalig (Datenmigration, Ersterfassung)
- Sondermeldungen: z. B. Mutterschutz, Betriebliche Altersvorsorge, 10–30 €/Vorgang
- Bescheinigungen (Arbeitslosengeld, Elterngeld): 15–40 €/Stück
- Kurzarbeit: höherer Aufwand, meist Aufschlag
Wann lohnt sich Outsourcing besonders?
- Unter 50 Mitarbeitenden: Fast immer günstiger als interne Stelle
- Bei Wachstum: Kein Einstellungsrisiko, flexible Skalierung
- Bei Fehlern in der aktuellen Abrechnung: Spezialisten haben niedrigere Fehlerquoten als Steuerberater-Nebenleistung
- Bei Vakanz oder Elternzeit der internen Lohnbuchhalterin
Was kostet die Lohnabrechnung bei Lohnklar?
Lohnklar berechnet pauschal 15–25 € pro Mitarbeiter und Monat, abhängig von der Unternehmensgröße und dem Leistungsumfang. Kein Stundensatz, keine versteckten Positionen. Das erste Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
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