Was kostet die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter?
Ein externer Lohndienstleister berechnet 9–25 € pro Mitarbeiter und Monat. Ein Steuerberater rechnet nach § 34 StBVV ab: 6–30 €, in der Praxis meist 18–30 €. Eine interne Lohnbuchhalterin kostet gesamtrechnerisch 60–120 € pro Mitarbeiter, je nach Gehalt und Stellenprozent. Ab 5 Mitarbeitern ist Outsourcing fast immer günstiger als eine eigene Stelle.
Kostenvergleich: Alle vier Varianten im Überblick
Die Kosten der Lohnabrechnung hängen davon ab, wer sie macht, und wie viele Mitarbeitende abgerechnet werden müssen. Der Grundsatz: Je kleiner das Unternehmen, desto teurer die eigene Stelle im Verhältnis.
| Variante | Kosten pro MA/Monat | Geeignet ab | Bewertung |
|---|---|---|---|
| Externer Spezialist (z. B. Lohnklar) |
12,50–25 € | ab 1 MA | ✓ Fester Preis, feste Ansprechperson |
| Steuerberater | 18–30 € | ab 1 MA | ● Meist teurer, oft Nebenleistung |
| Lohnbüro | 9–20 € | ab 5 MA | ● Regional begrenzt |
| Interne Stelle (Teilzeit, 20h) | 60–90 € | ab 50 MA | ✕ Teuer + Ausfallrisiko |
| Interne Stelle (Vollzeit) | 90–120 € | ab 100 MA | ✕ Nur bei hohem Volumen sinnvoll |
Wie berechnen sich die Kosten intern?
Eine interne Lohnbuchhalterin (20 h/Woche, Brutto 2.500 €/Monat) kostet den Arbeitgeber inklusive Sozialversicherung rund 3.000 €/Monat. Hinzu kommen:
- DATEV-Lizenz: 100–300 €/Monat
- Weiterbildung: ~500–1.000 €/Jahr
- Vertretungsregelung bei Urlaub/Krankheit
- Ausfallrisiko bei Eigenkündigung oder Elternzeit
Bei 30 Mitarbeitenden ergibt das 100 € pro MA/Monat, mehr als das Doppelte eines externen Dienstleisters.
Was ist im Preis enthalten, und was kostet extra?
Typische Inklusivleistungen eines Lohndienstleisters
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Alle Meldungen (DEÜV, Krankenkassen, Finanzamt)
- Lohnsteueranmeldung (monatlich oder quartalsweise)
- Beantwortung von Mitarbeiterfragen zur Abrechnung
- Jahresabschluss-Meldungen (Sozialversicherung, Jahreslohnsteuerbescheinigung)
Häufige Zusatzkosten
- Einrichtung: 100–500 € einmalig (Datenmigration, Ersterfassung)
- Sondermeldungen: z. B. Mutterschutz, Betriebliche Altersvorsorge, 10–30 €/Vorgang
- Bescheinigungen (Arbeitslosengeld, Elterngeld): 15–40 €/Stück
- Kurzarbeit: höherer Aufwand, meist Aufschlag
Wann lohnt sich Outsourcing besonders?
- Unter 50 Mitarbeitenden: Fast immer günstiger als interne Stelle
- Bei Wachstum: Kein Einstellungsrisiko, flexible Skalierung
- Bei Fehlern in der aktuellen Abrechnung: Spezialisten haben niedrigere Fehlerquoten als Steuerberater-Nebenleistung
- Bei Vakanz oder Elternzeit der internen Lohnbuchhalterin
Was kostet die Lohnabrechnung bei Lohnklar?
Lohnklar berechnet pauschal 12,50–25 € pro Mitarbeiter und Monat, abhängig von der Unternehmensgröße und dem Leistungsumfang. Kein Stundensatz, keine versteckten Positionen. Das erste Gespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Häufige Fragen zu den Kosten
Kurz: Ein externer Lohndienstleister berechnet 9 bis 25 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Für den Steuerberater nennt § 34 Abs. 2 StBVV einen Rahmen von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat, in der Praxis liegen die Sätze meist bei 18 bis 30 Euro. Eine interne Lohnbuchhaltung kostet auf alle Arbeitgeberkosten gerechnet 60 bis 120 Euro pro Mitarbeiter und Monat, je nach Gehalt und Stellenanteil.
Kurz: Ab etwa fünf Mitarbeitenden ist Outsourcing fast immer günstiger als eine eigene Stelle. Bei 10 bis 20 Mitarbeitenden liegt der Unterschied zum Steuerberater typischerweise bei 100 bis 300 Euro im Monat, gegenüber einer internen Teilzeitstelle deutlich mehr.
Kurz: Bei externen Dienstleistern sind es meist eine einmalige Einrichtung, Sondervorgänge wie Mutterschutz oder betriebliche Altersvorsorge und gegebenenfalls Softwarelizenzen. Bei einer internen Stelle kommen Softwarekosten, Weiterbildung und die Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall dazu. Frag beim Vergleich immer nach, was im Grundpreis steckt und was extra berechnet wird.
Kurz: Nein. Wir starten bei 12,50 Euro pro Mitarbeitendem und Monat und liegen damit unter dem, was Steuerberater in der Praxis nehmen. Dazu kommt ein Unterschied, der sich nicht im Preis zeigt: Lohnabrechnung ist bei uns die Kernleistung, kein Nebengeschäft. Was ein Wechsel in eurer Konstellation bedeutet, rechnet der Kostenrechner durch.
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