A1-Bescheinigung beantragen: Wer, wo und bis wann?
Den Antrag stellt der Arbeitgeber, elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm (§ 106 SGB IV). Zuständig ist je nach Versicherungsstatus die Krankenkasse, die Rentenversicherung, die ABV oder die DVKA. Die Bescheinigungsdaten kommen innerhalb von drei Arbeitstagen zurück. Eine Bagatellgrenze gibt es nicht, auch die kurze Dienstreise ist erfasst.
Wozu die A1-Bescheinigung da ist
Die A1 belegt, welches Sozialversicherungsrecht gilt, wenn jemand vorübergehend in einem anderen EU-Staat, im EWR oder der Schweiz arbeitet. Grundregel der EU-Koordinierung ist das Tätigkeitsortprinzip: Nach Art. 11 Abs. 3 Buchst. a VO (EG) 883/2004 unterliegt „eine Person, die in einem Mitgliedstaat eine Beschäftigung oder selbstständige Erwerbstätigkeit ausübt, […] den Rechtsvorschriften dieses Mitgliedstaats“. Die Entsendung ist die Ausnahme davon, und genau die bescheinigt die A1:
„Eine Person, die in einem Mitgliedstaat für Rechnung eines Arbeitgebers, der gewöhnlich dort tätig ist, eine Beschäftigung ausübt und die von diesem Arbeitgeber in einen anderen Mitgliedstaat entsandt wird, um dort eine Arbeit für dessen Rechnung auszuführen, unterliegt weiterhin den Rechtsvorschriften des ersten Mitgliedstaats, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Arbeit 24 Monate nicht überschreitet und diese Person nicht eine andere entsandte Person ablöst.“
Art. 12 Abs. 1 VO (EG) 883/2004
Eine zeitliche Untergrenze nennt die Vorschrift nicht. Auch der eintägige Kundentermin und der Messebesuch fallen darunter, nicht nur die monatelange Entsendung.
Wo der Antrag hingeht
Die zuständige Stelle hängt am Versicherungsstatus des Mitarbeiters:
| Situation | Zuständige Stelle |
|---|---|
| Gesetzlich krankenversichert | Krankenkasse des Mitarbeiters |
| Privat krankenversichert | Träger der gesetzlichen Rentenversicherung |
| Mitglied eines berufsständischen Versorgungswerks | ABV (Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen) |
| Gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten tätig | DVKA beim GKV-Spitzenverband |
Der Antrag ist „durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm oder mittels einer elektronisch gestützten, systemgeprüften Ausfüllhilfe“ zu übermitteln; die Bescheinigungsdaten gehen „innerhalb von drei Arbeitstagen an den Arbeitgeber“ zurück.
§ 106 SGB IV
Der A1-Antrag läuft also über dieselbe Technik wie die übrigen Meldungen der Lohnabrechnung. Wer die Abrechnung bei uns hat, hat den A1-Antrag automatisch mit dabei.
So läuft der Antrag
-
Fall einordnen
Klären, ob eine Entsendung nach Art. 12 VO (EG) 883/2004 vorliegt oder eine gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten nach Art. 13, dazu Dauer, Zielland und Versicherungsstatus des Mitarbeiters erfassen.
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Antrag elektronisch stellen
Der Arbeitgeber übermittelt den Antrag nach § 106 SGB IV durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an die zuständige Stelle: Krankenkasse, Rentenversicherung, ABV oder DVKA.
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Bescheinigung an den Mitarbeiter geben
Die zuständige Stelle übermittelt die Bescheinigungsdaten innerhalb von drei Arbeitstagen elektronisch zurück. Der Arbeitgeber macht die A1-Bescheinigung der beschäftigten Person zugänglich, damit sie im Zielland vorgezeigt werden kann.
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Fristen im Blick behalten
24-Monats-Grenze der Entsendung, Pausen vor erneuter Entsendung und bei Auslands-Homeoffice den Anteil im Wohnstaat beobachten, damit die Bescheinigung zur tatsächlichen Tätigkeit passt.
Die Voraussetzungen, die kaum jemand nennt
Der Praktische Leitfaden der Verwaltungskommission (Fassung Dezember 2013, PDF der EU-Kommission) konkretisiert die Entsenderegel an drei Stellen, die in vielen Ratgebern fehlen:
- Der Arbeitgeber muss in Deutschland wirklich tätig sein: „Beschränken sich die Tätigkeiten des Unternehmens auf rein interne Verwaltungstätigkeiten, gilt es nicht als Arbeitgeber, der in diesem Mitgliedstaat gewöhnlich tätig ist.“ Eine Briefkastenfirma kann also nicht entsenden.
- Vorversicherung: Der Mitarbeiter muss vor der Entsendung dem deutschen Recht unterliegen, „ein Zeitraum von einem Monat gilt als ausreichend“. Wer jemanden nur für den Auslandseinsatz einstellt, sollte das vorher prüfen lassen.
- Pause vor der nächsten Entsendung: Für dieselbe Person, dasselbe Unternehmen und denselben Staat „erst nach Ablauf von mindestens zwei Monaten nach Ende des vorangehenden Entsendezeitraums“.
Wenn es gar keine Entsendung ist
Arbeitet jemand gewöhnlich in mehreren Staaten, etwa mit festem Homeoffice-Anteil im Wohnstaat, greift nicht Art. 12, sondern Art. 13 VO (EG) 883/2004. Dann entscheidet der Anteil im Wohnstaat: Ab rund 25 Prozent der Arbeitszeit oder des Entgelts wechselt die Sozialversicherung dorthin, und aus der deutschen Abrechnung wird ein Fall für den Grenzgänger-Service. Die Details stehen im Ratgeber Homeoffice im Ausland.
Was wir übernehmen, und was nicht
Bei uns im Mandat
- Einordnung des Falls (Art. 12 oder Art. 13) und Wahl der zuständigen Stelle
- A1-Antrag elektronisch aus der Abrechnung, auch für Dienstreisen
- Fristen-Überwachung: 24 Monate, Pausen, Wiederholungsanträge
- Weiterlauf der deutschen Lohnabrechnung während des Auslandseinsatzes
- Dokumentation der Auslandstage für den Steuerberater
Nicht bei uns, sondern beim Steuerberater
- Doppelbesteuerungsabkommen und 183-Tage-Regel
- Betriebsstätten-Risiko im Zielland
- Steuerliche Behandlung von Auslandszulagen
Die Systematik dazu steht im Ratgeber Auslandsentsendung: Steuer und Sozialversicherung.
Häufige Fragen zur A1-Bescheinigung
Wer stellt den Antrag auf die A1-Bescheinigung?
Kurz: Der Arbeitgeber. § 106 SGB IV verlangt die Übermittlung „durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm oder mittels einer elektronisch gestützten, systemgeprüften Ausfüllhilfe“, also aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal. Der Antrag ist damit Teil der Lohnabrechnung.
Wo wird die A1-Bescheinigung beantragt?
Kurz: Je nach Versicherungsstatus des Mitarbeiters: bei gesetzlich Krankenversicherten bei seiner Krankenkasse, bei privat Krankenversicherten beim Träger der Rentenversicherung, bei Mitgliedern berufsständischer Versorgungswerke bei der ABV. Arbeitet jemand gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten, läuft der Antrag über die DVKA beim GKV-Spitzenverband. Die Bescheinigungsdaten kommen nach § 106 SGB IV innerhalb von drei Arbeitstagen elektronisch zurück.
Brauche ich eine A1 auch für eine kurze Dienstreise?
Kurz: Ja. Art. 12 Abs. 1 VO (EG) 883/2004 nennt eine Obergrenze von 24 Monaten, aber keine zeitliche Untergrenze, eine Bagatellgrenze für kurze Dienstreisen steht nicht in der Verordnung. Auch der Messebesuch oder der eintägige Kundentermin ist damit erfasst, und im Zielland kann die Bescheinigung bei einer Kontrolle verlangt werden.
Kann ich die A1-Bescheinigung rückwirkend beantragen?
Kurz: Ja, in Grenzen. Die FAQ der Deutschen Rentenversicherung sagen: „Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen Dienst- oder Geschäftsreisen von bis zu sieben Tagen kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden.“ Für Länder mit verstärkten Kontrollen, genannt werden Frankreich, Österreich und die Schweiz, empfiehlt die Rentenversicherung die Beantragung im Voraus. Verlassen würden wir uns darauf nicht: Bei uns geht der Antrag raus, bevor die Reise beginnt.
Was kostet der A1-Antrag bei Lohnklar?
Kurz: Für Mitarbeitende in unserer laufenden Lohnabrechnung nichts extra, der Antrag gehört ab 12,50 € je Mitarbeiter und Monat zum Meldewesen dazu. Die Steuerseite einer Auslandstätigkeit, etwa Doppelbesteuerung und die 183-Tage-Regel, bleibt beim Steuerberater, wir liefern ihm die Daten.
Dieser Text gibt den Stand vom August 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
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