Eine Mitarbeiterin ist schwanger. Wir rechnen ab, was jetzt kommt.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Mutterschutzlohn, U2-Erstattung, Meldungen: Für dich als Arbeitgeber ist der Mutterschutz vor allem ein Abrechnungsthema. Das Geld bekommst du zurück, wenn die Anträge stimmen.
Was das Mutterschutzgesetz vom Arbeitgeber verlangt
Vier Regelungsbereiche, jeweils mit Paragraf. Ob sie deinen Fall betreffen, klärst du im Zweifel mit deiner Anwältin. Was davon in der Abrechnung landet, übernehmen wir.
Schutzfristen
§ 3 MuSchG regelt die Schutzfristen: grundsätzlich sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung, verlängert unter anderem bei Früh- und Mehrlingsgeburten. In dieser Zeit ersetzen Mutterschaftsgeld und Arbeitgeber-Zuschuss das normale Entgelt.
Mitteilung an die Aufsichtsbehörde
Nach § 27 MuSchG hat der Arbeitgeber die Aufsichtsbehörde zu benachrichtigen, sobald ihm eine Schwangerschaft mitgeteilt wird. Die Mitteilung selbst ist Sache des Arbeitgebers, wir erinnern im Mandat daran, sobald die Schwangerschaft in der Abrechnung ankommt.
Gefährdungsbeurteilung
§ 10 MuSchG verlangt eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen. Das ist Arbeitsschutz und gehört nicht zur Lohnabrechnung, zuständig sind Arbeitsschutz-Fachkräfte. Folgt daraus ein Beschäftigungsverbot, rechnen wir es ab.
Kündigungsschutz
§ 17 MuSchG regelt den besonderen Kündigungsschutz während Schwangerschaft und Schutzfrist. Mit Kündigungsfragen in dieser Zeit gehst du zu einer Anwältin. Wir führen die Fristen in der Abrechnung nach.
Das Geld-Thema: Zuschuss zahlen, Erstattung holen
§ 20 MuSchG und § 1 AAG im Wortlaut.
„Eine Frau erhält während ihres bestehenden Beschäftigungsverhältnisses für die Zeit der Schutzfristen vor und nach der Entbindung sowie für den Entbindungstag von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.“
§ 20 Abs. 1 MuSchG
Der Zuschuss ist der Unterschiedsbetrag zwischen 13 Euro je Kalendertag (dem Mutterschaftsgeld der Krankenkasse) und dem durchschnittlichen kalendertäglichen Nettoentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate. Bei dieser Durchschnittsberechnung passieren in der Praxis die meisten Fehler. Wir übernehmen sie.
Die Krankenkassen erstatten nach § 1 Abs. 2 AAG „in vollem Umfang“ unter anderem:
„den vom Arbeitgeber nach § 20 Absatz 1 des Mutterschutzgesetzes gezahlten Zuschuss zum Mutterschaftsgeld“ sowie „das vom Arbeitgeber nach § 18 des Mutterschutzgesetzes bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt“
§ 1 Abs. 2 Nr. 1 und 2 AAG
Dazu kommen die darauf entfallenden Arbeitgeber-Beitragsanteile (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 AAG). Geld kostet dich der Mutterschutz deshalb vor allem, wenn Berechnung oder Erstattungsantrag schiefgehen. Beides erledigen wir im laufenden Mandat.
Das übernehmen wir in der Abrechnung
Sechs Aufgaben, die der Mutterschutz in der Lohnabrechnung auslöst, bis zur Rückkehr.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Durchschnittsentgelt der letzten drei abgerechneten Monate ermitteln, Zuschuss nach § 20 MuSchG berechnen und in der Abrechnung ausweisen.
Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverbot
Bei ärztlichem oder betrieblichem Beschäftigungsverbot rechnen wir das fortlaufende Entgelt nach § 18 MuSchG ab, bemessen am Durchschnittsverdienst.
U2-Erstattungsanträge
Erstattung im AAG-Verfahren bei der zuständigen Krankenkasse beantragen, elektronisch aus der Abrechnung heraus, inklusive der Beitragsanteile.
Meldungen & Bescheinigungen
Unterbrechungsmeldungen und elektronische Entgeltbescheinigungen an die Krankenkasse (EEL) für das Mutterschaftsgeld, fristgerecht und dokumentiert.
Übergang in die Elternzeit
Ruhendes Arbeitsverhältnis abbilden, Meldungen zum Beginn und Ende der Elternzeit, Behandlung von Sonderfällen wie Teilzeit in Elternzeit.
Wiedereinstieg
Rückkehr in Voll- oder Teilzeit in der Abrechnung umsetzen: neue Arbeitszeit, neues Entgelt, geänderte SV-Bewertung, ohne Bruch im Lohnkonto.
Häufige Fragen zum Mutterschutz aus Arbeitgeber-Sicht
Was zahlt der Arbeitgeber im Mutterschutz?
Kurz: Während der Schutzfristen zahlt die Krankenkasse Mutterschaftsgeld (bis 13 Euro je Kalendertag), du zahlst den Zuschuss nach § 20 MuSchG: die Differenz zwischen 13 Euro und dem durchschnittlichen kalendertäglichen Nettoentgelt der letzten drei abgerechneten Monate. Bei einem Beschäftigungsverbot außerhalb der Schutzfristen läuft das Entgelt als Mutterschutzlohn nach § 18 MuSchG weiter.
Bekomme ich das Geld zurück?
Kurz: Ja. Nach § 1 Abs. 2 AAG erstatten die Krankenkassen Zuschuss, Mutterschutzlohn und die zugehörigen Arbeitgeber-Beitragsanteile „in vollem Umfang“ über das U2-Verfahren. Die U2-Umlage zahlst du als Arbeitgeber ohnehin laufend mit, die Erstattung musst du dir aber aktiv holen. Genau diese Anträge stellen wir aus der Abrechnung heraus.
Was ist bei einem Beschäftigungsverbot abzurechnen?
Kurz: Mutterschutzlohn nach § 18 MuSchG, bemessen am Durchschnittsverdienst der letzten drei abgerechneten Kalendermonate, ebenfalls U2-erstattungsfähig. Trenn das klar von Krankheit (dort greift die Entgeltfortzahlung mit U1), sonst beantragst du die Erstattung aus dem falschen Topf.
Was kostet das bei Lohnklar?
Kurz: Nichts extra. Zuschussberechnung, Mutterschutzlohn, U2-Anträge und Meldungen gehören zur laufenden Lohnabrechnung ab 12,50 € je Mitarbeiter und Monat. Die einmalige Einrichtung legen wir im individuellen Angebot fest.
Und wenn ausgerechnet die HR- oder Payroll-Kollegin in Mutterschutz geht?
Kurz: Dann übernehmen wir auf Wunsch auch ihre Rolle, als Elternzeitvertretung für HR & Payroll. Wir arbeiten remote und übergeben geordnet, wenn sie zurückkommt.
Dieser Text gibt den Stand vom Juli 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
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