Eine Mitarbeiterin ist schwanger. Wir rechnen ab, was jetzt kommt.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Mutterschutzlohn, U2-Erstattung, Meldungen: Der Mutterschutz ist für dich als Arbeitgeber vor allem ein Abrechnungsthema. Und das Geld kommt zurück, wenn die Anträge stimmen.
Was das Mutterschutzgesetz vom Arbeitgeber verlangt
Die vier wichtigsten Regelungsbereiche, jeweils mit Blick ins Gesetz. Ob und wie sie euren Fall betreffen, klärt ihr im Zweifel mit eurer Anwältin, was davon in der Abrechnung landet, übernehmen wir.
Schutzfristen
§ 3 MuSchG regelt die Schutzfristen: grundsätzlich sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung, verlängert unter anderem bei Früh- und Mehrlingsgeburten. In dieser Zeit läuft das Entgelt nicht normal weiter, sondern über Mutterschaftsgeld plus Arbeitgeber-Zuschuss.
Mitteilung an die Aufsichtsbehörde
Nach § 27 MuSchG hat der Arbeitgeber die Aufsichtsbehörde zu benachrichtigen, sobald ihm eine Schwangerschaft mitgeteilt wird. Die Mitteilung selbst ist Sache des Arbeitgebers, wir erinnern im Mandat daran, sobald die Schwangerschaft in der Abrechnung ankommt.
Gefährdungsbeurteilung
§ 10 MuSchG verlangt eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen. Das ist Arbeitsschutz und ehrlicherweise nicht Teil der Lohnabrechnung, zuständig sind Arbeitsschutz-Fachkräfte. Was daraus folgt (etwa ein Beschäftigungsverbot), landet dann allerdings direkt bei uns in der Abrechnung.
Kündigungsschutz
§ 17 MuSchG regelt den besonderen Kündigungsschutz während Schwangerschaft und Schutzfrist. Für Kündigungsfragen in dieser Zeit gehört eine Anwältin an den Tisch, nicht ein Lohnbüro. Wir halten die Fristen in der Abrechnung sauber nach.
Das Geld-Thema: Zuschuss zahlen, Erstattung holen
Die zwei Paragrafen, an denen für Arbeitgeber alles hängt, im Wortlaut.
„Eine Frau erhält während ihres bestehenden Beschäftigungsverhältnisses für die Zeit der Schutzfristen vor und nach der Entbindung sowie für den Entbindungstag von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.“
§ 20 Abs. 1 MuSchG
Der Zuschuss ist der Unterschiedsbetrag zwischen 13 Euro je Kalendertag (dem Mutterschaftsgeld der Krankenkasse) und dem durchschnittlichen kalendertäglichen Nettoentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate. Diese Durchschnittsberechnung ist der Teil, bei dem in der Praxis die Fehler passieren, und genau die machen wir.
Die Krankenkassen erstatten nach § 1 Abs. 2 AAG „in vollem Umfang“ unter anderem:
„den vom Arbeitgeber nach § 20 Absatz 1 des Mutterschutzgesetzes gezahlten Zuschuss zum Mutterschaftsgeld“ sowie „das vom Arbeitgeber nach § 18 des Mutterschutzgesetzes bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt“
§ 1 Abs. 2 Nr. 1 und 2 AAG
Dazu kommen die darauf entfallenden Arbeitgeber-Beitragsanteile (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 AAG). Mutterschutz kostet dich als Arbeitgeber im Ergebnis also vor allem dann Geld, wenn Berechnung oder Erstattungsantrag schiefgehen. Beides liegt bei uns im laufenden Mandat.
Das übernehmen wir in der Abrechnung
Vom positiven Test bis zum Wiedereinstieg, der Payroll-Teil komplett.
Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Durchschnittsentgelt der letzten drei abgerechneten Monate ermitteln, Zuschuss nach § 20 MuSchG berechnen und in der Abrechnung sauber ausweisen.
Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverbot
Bei ärztlichem oder betrieblichem Beschäftigungsverbot rechnen wir das fortlaufende Entgelt nach § 18 MuSchG ab, mit korrekter Durchschnittsbemessung.
U2-Erstattungsanträge
Erstattung im AAG-Verfahren bei der zuständigen Krankenkasse beantragen, elektronisch aus der Abrechnung heraus, inklusive der Beitragsanteile.
Meldungen & Bescheinigungen
Unterbrechungsmeldungen und elektronische Entgeltbescheinigungen an die Krankenkasse (EEL) für das Mutterschaftsgeld, fristgerecht und dokumentiert.
Übergang in die Elternzeit
Ruhendes Arbeitsverhältnis korrekt abbilden, Meldungen zum Beginn und Ende der Elternzeit, Behandlung von Sonderfällen wie Teilzeit in Elternzeit.
Wiedereinstieg
Rückkehr in Voll- oder Teilzeit in der Abrechnung umsetzen: neue Arbeitszeit, neues Entgelt, geänderte SV-Bewertung, ohne Bruch im Lohnkonto.
Häufige Fragen zum Mutterschutz aus Arbeitgeber-Sicht
Was zahlt der Arbeitgeber im Mutterschutz?
Kurz: Während der Schutzfristen zahlt die Krankenkasse Mutterschaftsgeld (bis 13 Euro je Kalendertag), du zahlst den Zuschuss nach § 20 MuSchG: die Differenz zwischen 13 Euro und dem durchschnittlichen kalendertäglichen Nettoentgelt der letzten drei abgerechneten Monate. Bei einem Beschäftigungsverbot außerhalb der Schutzfristen läuft das Entgelt als Mutterschutzlohn nach § 18 MuSchG weiter.
Bekomme ich das Geld zurück?
Kurz: Ja. Nach § 1 Abs. 2 AAG erstatten die Krankenkassen Zuschuss, Mutterschutzlohn und die zugehörigen Arbeitgeber-Beitragsanteile „in vollem Umfang“ über das U2-Verfahren. Die U2-Umlage zahlst du als Arbeitgeber ohnehin laufend mit, die Erstattung musst du dir aber aktiv holen. Genau diese Anträge stellen wir aus der Abrechnung heraus.
Was ist bei einem Beschäftigungsverbot abzurechnen?
Kurz: Mutterschutzlohn nach § 18 MuSchG, bemessen am Durchschnittsverdienst der letzten drei abgerechneten Kalendermonate, ebenfalls U2-erstattungsfähig. Wichtig ist die saubere Abgrenzung zu Krankheit (dort greift die Entgeltfortzahlung mit U1), weil sonst der falsche Erstattungstopf beantragt wird.
Was kostet das bei Lohnklar?
Kurz: Nichts extra. Zuschussberechnung, Mutterschutzlohn, U2-Anträge und Meldungen gehören zur laufenden Lohnabrechnung ab 12,50 € je Mitarbeiter und Monat. Die einmalige Einrichtung legen wir im individuellen Angebot fest.
Und wenn ausgerechnet die HR- oder Payroll-Kollegin in Mutterschutz geht?
Kurz: Dann übernehmen wir nicht nur die Abrechnung, sondern auf Wunsch auch die Rolle: als Elternzeitvertretung für HR & Payroll, remote und mit klarer Übergabe zurück.
Dieser Text gibt den Stand vom Juli 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
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