adata schaltet ab. Eure Lohnabrechnung läuft weiter.
Berichten zufolge ist am 1. Oktober Schluss. Wir übernehmen die Lohnabrechnung, sofort und auch mitten im Jahr, und sagen euch vorher, was ihr aus dem System holen müsst.
Wir übernehmen eure Lohnabrechnung sofort, auch mitten im Jahr. Der nächste Lauf fällt nicht aus.
- 1. Oktober 2026
- Der Zugriff auf adata endet, so die Berichte.
- 1. Januar 2027
- Entgeltunterlagen sind elektronisch zu führen.
- bis Ende 2032
- So lange müsst ihr die Lohnkonten nachweisen können.
Drei Fristen laufen dabei gleichzeitig, und sie sind unterschiedlich lang. Was vor der Abschaltung nicht exportiert ist, fehlt euch später in der Betriebsprüfung.
Ihr könnt die Abrechnung zu uns geben.
Wir machen Lohnabrechnung für kleine und mittelständische Unternehmen und übernehmen laufende Mandate kurzfristig, auch mitten im Jahr.
Übernahme sofort
Wenn der nächste Lauf ansteht und adata weg ist. Die aufgelaufenen Jahreswerte müssen mit, notfalls rekonstruieren wir sie aus euren Abrechnungen. Das ist Handarbeit, aber es ist unsere.
Angebot anfordern- Start
- ein bis zwei Tage, sobald eure Daten da sind
- Preis
- ab 12,50 € je Mitarbeitendem und Monat
- Einrichtung
- im Angebot, nach Aufwand
- Software
- DATEV LODAS über Partner-Kanzleien, Sage, Agenda, Personio
Noch nicht so weit? Dann wenigstens die Daten sichern.
Der Datencheck dauert 30 Minuten und kostet nichts. Wir gehen durch, was aus adata raus muss, bevor es zu ist, und ihr bekommt die Liste danach schriftlich. Geht ihr am Ende zu einem anderen Anbieter, ist das in Ordnung. Die Liste braucht ihr trotzdem.
Passt nichts davon, sagen wir das im ersten Gespräch. Zeitarbeit, Baulohn und öffentlichen Dienst machen wir nicht, und eine adata-Migration hat bei uns noch niemand gemacht. Ihr wärt der erste Fall.
Erst ein Angebot, dann entscheiden.
Kein Termin nötig. Sag uns, wie viele Mitarbeitende ihr abrechnet und ab wann, und du bekommst an Werktagen innerhalb von 24 Stunden ein konkretes Angebot per E-Mail.
Was bekannt ist, und was nur berichtet wird
Diese Unterscheidung ist kein Formalkram. Über die Insolvenz eines anderen Unternehmens kursieren gerade viele Aussagen, und die wenigsten nennen ihre Quelle. Deshalb hier getrennt, was in der amtlichen Bekanntmachung steht und was aus der Fachpresse stammt.
| Sachverhalt | Stand | Beleg |
|---|---|---|
| Vorläufige Insolvenzverwaltung angeordnet | amtlich31.07.2026 | Bekanntmachung, AG Verden (Aller), 11 IN 129/26 |
| Vorläufiger Insolvenzverwalter | amtlichRechtsanwalt Hans-Joachim Berner, Verden | dieselbe Bekanntmachung |
| Betriebseinstellung zum 01.10.2026 | berichtetsteht in keiner amtlichen Bekanntmachung | KOMMUNAL.EDV |
| Übernahme durch die zvoove Group | belegt13.10.2025, rund 450 Kunden, 75 Beschäftigte | Pressemitteilung zur Übernahme |
Solange nichts anderes bekanntgemacht wird, gilt: ein vorläufiges Verfahren kann auch in eine Fortführung münden. Wir prüfen die Bekanntmachung bis zum Stichtag täglich und korrigieren diese Seite am selben Tag, falls sich etwas ändert.
Was vor der Abschaltung raus muss
Das ist der Teil, der keine Entscheidung braucht. Egal, wohin ihr danach geht, diese Unterlagen gehören in eure Hand, und zwar in einem Format, das ihr auch in zehn Jahren noch öffnen könnt.
Unterlagen
- Lohnkonten je Beschäftigtem, getrennt nach Kalenderjahren
- Entgeltabrechnungen und Lohnjournale je Monat
- Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen
- Beitragsnachweise und Beitragsabrechnungen je Krankenkasse
- DEÜV-Meldungen und Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung
- Anträge und Bescheide zur U1- und U2-Erstattung
Werte und Sonderfälle
- Stammdaten: Personalien, SV-Nummer, Steuer-ID, ELStAM-Stand, Bankverbindung, Eintritt, Befreiungen
- kumulierte Jahreswerte als Vortragswerte, falls ihr im laufenden Jahr wechselt
- laufende Sonderfälle: Pfändungen, betriebliche Altersversorgung, Sachbezüge, Dienstwagen, Mehrfachbeschäftigung, Urlaubs- und Überstundenstände
- der Datenexport für die Betriebsprüfung
Ein Datenbankabzug im Hausformat nützt nichts, wenn die Software weg ist. Zieht die Unterlagen als PDF oder Druckbild und die Werte zusätzlich als CSV. Welche Unterlagen die Verordnung im Einzelnen aufzählt, steht wörtlich auf unserer Seite zu den elektronischen Entgeltunterlagen.
Warum das teuer werden kann
Hier zitieren wir lieber, als zu behaupten. § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG verlangt, das Lohnkonto „bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt“ aufzubewahren. Bei einer Lohnzahlung im Jahr 2026 reicht das bis Ende 2032.
„Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag (...) von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen.“
„Soweit der prüfende Träger der Rentenversicherung die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nicht ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand ermitteln kann, hat er diese zu schätzen.“
§ 28f Abs. 2 Satz 1 und Satz 3 SGB IV
Satz 2 nennt die Gegenrichtung, es hängt am Nachweis. Genau den verliert man, wenn die Software abgeschaltet wird und vorher niemand exportiert hat. Wie eine Prüfung abläuft, steht auf unserer Seite zur Betriebsprüfung.
Die drei Wege nach adata
Es gibt nicht den einen richtigen. Welcher passt, hängt davon ab, ob ihr die Lohnabrechnung im Haus behalten wollt oder nicht.
| Weg | Was das bedeutet | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Neues System, weiter selbst abrechnen | Lizenz, Datenmigration, Schulung. Die Verantwortung für Meldungen und Fristen bleibt bei euch | ihr eine eingearbeitete Lohnbuchhaltung habt und behalten wollt |
| Steuerberater | Die Kanzlei rechnet ab. Die Vergütung richtet sich nach § 34 StBVV | ihr dort ohnehin bucht und die Kanzlei Kapazität hat |
| An einen Payroll-Dienstleister auslagern | Jemand anders rechnet, ihr liefert nur die Bewegungsdaten | ihr die Stelle nicht neu besetzen wollt oder könnt |
Zum zweiten Weg eine Zahl, die selten genannt wird. § 34 Abs. 2 StBVV lautet: „Für die Führung von Lohnkonten und die Anfertigung der Lohnabrechnung erhält der Steuerberater eine Gebühr von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum.“ Für die erstmalige Einrichtung nennt Absatz 1 zusätzlich 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer. Das ist der Rahmen, in dem ein Kanzleiangebot liegt. Was die Wege bei eurer Mitarbeiterzahl ungefähr kosten, rechnet unser Kostenrechner durch.
Wer Software sucht statt eines Dienstleisters, findet Anbieter, die sich gerade aktiv um adata-Kunden bemühen, unter anderem Suiteify (vormals Infoniqa), HANSALOG und SP_Data. Wir kennen deren Angebote nicht aus eigener Anschauung und bewerten sie hier nicht.
Wenn ihr auslagern wollt
Wir sind sechs Personen und machen Lohnabrechnung und HR für kleine und mittelständische Unternehmen. Wir arbeiten in DATEV LODAS über Partner-Kanzleien sowie in Sage, Agenda und Personio. Eine eigene DATEV-Lizenz braucht ihr dafür nicht, und euren Steuerberater müsst ihr auch nicht wechseln: die Lohnbuchungen gehen monatlich in seinem Format an ihn.
Der Preis liegt bei ab 12,50 Euro je Mitarbeitendem und Monat, die einmalige Einrichtung legen wir im individuellen Angebot fest. Eine Mandatsübernahme dauert bei uns sonst ein bis zwei Wochen, und das meiste davon ist Warten auf die Daten des bisherigen Anbieters. Genau dieses Warten entfällt hier, weil ihr die Daten selbst aus adata holt. Sobald sie bei uns sind, brauchen wir ein bis zwei Tage. Wie ein Wechsel sonst abläuft, steht auf Lohnabrechnung wechseln und Lohnabrechnung auslagern.
Wofür wir nicht der Richtige sind
Das gehört an diese Stelle, damit sich niemand umsonst meldet. Wir haben noch nie eine adata-Migration gemacht, das ist für uns der erste Fall. Erfahrung haben wir mit Anbieterwechseln und der Übernahme von Vortragswerten, mehr behaupten wir nicht.
- Personaldienstleistung und Zeitarbeit. iGZ- und BAP-Tarife, Equal Pay, Branchenzuschläge. Dafür gibt es echte Spezialisten, wir gehören nicht dazu.
- Baugewerbe. Wir bieten keinen Baulohn und kein SOKA-Meldewesen an.
- Öffentlicher Dienst und Kommunen. TVöD, Zusatzversorgungskassen, Vergaberecht. Nicht unser Feld.
- Konzerne mit Ausschreibungsverfahren. Dafür sind wir zu klein, und das ist keine Koketterie.
Und weil die Frage kommt: aus diesem Fall können wir realistisch eine Handvoll Mandate in diesem Quartal übernehmen, nicht fünfzig. Wenn es bei uns nicht passt, sagen wir das im ersten Gespräch und nicht nach vier Wochen.
Was passiert, wenn du dich meldest
Damit niemand aus Unsicherheit wartet, hier der Ablauf, bevor irgendetwas verbindlich wird.
Du schreibst uns über das Formular, wie viele Mitarbeitende ihr abrechnet und ab wann. Kein Termin nötig.
Du bekommst ein konkretes Angebot per E-Mail, an Werktagen. Niemand muss erst mit dir telefonieren, damit du eine Zahl siehst.
Nach eurer Zusage kommen Stammdaten und Vortragswerte rüber. Wir richten ein und sagen dir, was noch fehlt.
Probeabrechnung. Erst wenn die stimmt, gehen wir live. Kein Lohnlauf fällt dabei aus.
Mitten im Jahr übernehmen: wie das geht
Der einzige echte Unterschied zu einer Übernahme zum Jahresanfang sind die aufgelaufenen Jahreswerte. Bruttolohn, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge je Person seit Januar müssen mit, sonst stimmen Lohnsteuerbescheinigung und Jahresmeldung am Jahresende nicht. Liegen die Werte nicht vor, rekonstruieren wir sie aus den monatlichen Entgeltabrechnungen. Das ist Handarbeit und dauert etwas länger, aber es hält keinen Lauf auf.
Ein zweiter Punkt kommt dazu. Zum 31. Dezember 2026 laufen die Befreiungen in § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV und § 126 SGB IV aus, ab dem 1. Januar 2027 sind die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Was das genau heißt und was ausdrücklich nicht dazu gehört, steht mit dem Wortlaut der Vorschriften auf unserer Seite zu den elektronischen Entgeltunterlagen. Wer jetzt ohnehin das System wechselt, hat das mit erledigt.
Häufige Fragen
Was ist bei adata passiert?
Kurz: Das Amtsgericht Verden (Aller) hat am 31. Juli 2026 eine vorläufige Insolvenzverwaltung über die adata Software GmbH angeordnet, Aktenzeichen 11 IN 129/26. Dass der Betrieb zum 1. Oktober 2026 eingestellt wird, wird berichtet, steht aber in keiner amtlichen Bekanntmachung. Wir unterscheiden das auf dieser Seite ausdrücklich.
Muss ich vor dem 1. Oktober etwas tun?
Kurz: Die Daten sichern. Solange das System läuft, kommst du an Lohnkonten, Journale, Meldungen und Bescheinigungen heran. Danach nicht mehr. Die Entscheidung über das neue System kann warten, der Export nicht.
Was passiert mit meinen alten Lohndaten?
Kurz: Die Nachweispflicht bleibt bei dir. Lohnkonten sind nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren. Kann der Nachweis in einer Betriebsprüfung nicht geführt werden, sieht § 28f Abs. 2 SGB IV vor, dass die Rentenversicherung die Arbeitsentgelte schätzt.
Kann ich mitten im Jahr den Anbieter wechseln?
Kurz: Ja, das machen wir regelmäßig. Bei einem Wechsel im laufenden Jahr müssen die kumulierten Jahreswerte als Vortragswerte übernommen werden, sonst stimmen Lohnsteuerbescheinigung und Jahresmeldung nicht. Liegen sie nicht vor, rekonstruieren wir sie aus den Abrechnungen.
Was kostet die Lohnabrechnung bei Lohnklar?
Kurz: Ab 12,50 Euro je Mitarbeitendem und Monat. Die einmalige Einrichtung legen wir im individuellen Angebot fest. Wir arbeiten in DATEV LODAS über Partner-Kanzleien sowie in Sage, Agenda und Personio, eine eigene DATEV-Lizenz brauchst du dafür nicht.
Für wen seid ihr nicht der Richtige?
Kurz: Für Personaldienstleister und Zeitarbeit, für das Baugewerbe und für den öffentlichen Dienst. Zeitarbeit bedeutet iGZ- und BAP-Tarife, Equal Pay und Branchenzuschläge, Baulohn bedeutet SOKA-Meldewesen, der öffentliche Dienst bedeutet TVöD. Diese drei Felder bieten wir nicht an, da bist du bei einem Spezialisten besser aufgehoben.
Dieser Text gibt den Stand vom September 2026 wieder und zitiert die genannten Quellen. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzt sie nicht. Für die Beurteilung eures Einzelfalls sprecht mit eurem Steuerberater oder eurer Anwältin. Was die Lohnabrechnung davon abbildet, übernehmen wir.
Unsicher, was bei euch vor dem Stichtag raus muss?
30 Minuten, konkreter Blick auf euren Bestand und darauf, was eine Übernahme bei euch konkret bedeuten würde.
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