Die Pflegeversicherung kostet 2026 insgesamt 3,6 Prozent vom Brutto, je 1,8 Prozent für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Kinderlose Arbeitnehmer ab 23 Jahren zahlen zusätzlich 0,6 Prozent allein, der Arbeitgeber beteiligt sich daran nicht. Eltern mit mehr als einem Kind bekommen während der Erziehungsphase je 0,25 Prozentpunkte Abschlag, vom zweiten bis zum fünften Kind. Für dich als Arbeitgeber heißt das vor allem: Du brauchst einen Nachweis über die Kinder und musst die Zahl korrekt im Abrechnungssystem hinterlegen.
1. Der Grundbeitrag 2026: 3,6 Prozent, hälftig geteilt
Die soziale Pflegeversicherung ist 2026 mit einem Beitragssatz von 3,6 Prozent des beitragspflichtigen Bruttolohns dabei. Diesen Grundbeitrag teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer hälftig: je 1,8 Prozent. Bis hierhin ist die Pflegeversicherung also wie die anderen Sozialversicherungszweige aufgebaut, du als Arbeitgeber trägst die Hälfte, dein Mitarbeiter die andere.
Der entscheidende Unterschied zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung beginnt erst beim Zuschlag und beim Abschlag. Bei der Pflegeversicherung hängt der Arbeitnehmeranteil nämlich davon ab, ob jemand Kinder hat und wie viele. Genau das macht die Pflegeversicherung in der Lohnabrechnung zum einzigen Zweig, bei dem du pro Mitarbeiter die familiäre Situation kennen und im System pflegen musst.
Die Rechtsgrundlage steht in § 55 SGB XI. Dort sind sowohl der Beitragssatz als auch der Zuschlag für Kinderlose und der Abschlag für Eltern mit mehreren Kindern festgelegt. Die aktuelle Differenzierung nach Kinderzahl geht auf das Pflegeunterstützungs- und Entlastungsgesetz (PUEG) zurück, das seit dem 1. Juli 2023 gilt. Auslöser war ein Beschluss des Bundesverfassungsgerichts, das die alte pauschale Behandlung von Eltern unabhängig von der Kinderzahl als verfassungswidrig eingestuft hatte.
Wichtig vorweg: Bei allen folgenden Zahlen geht es um den Arbeitnehmeranteil. Dein Arbeitgeberanteil bleibt in jeder Konstellation bei 1,8 Prozent. Egal ob dein Mitarbeiter kinderlos ist oder vier Kinder hat, deine Belastung ändert sich durch Zuschlag oder Abschlag nicht. Die Ausnahme ist Sachsen, dazu unten mehr.
2. Der Kinderlosenzuschlag: 0,6 Prozent allein vom Arbeitnehmer
Kinderlose Arbeitnehmer zahlen einen Zuschlag von 0,6 Prozent. Damit liegt ihr Arbeitnehmeranteil bei 2,4 Prozent statt 1,8 Prozent, und der Gesamtbeitrag für diese Person steigt von 3,6 auf 4,2 Prozent. Dieser Zuschlag wird ausschließlich vom Arbeitnehmer getragen. Du als Arbeitgeber zahlst weiter nur deine 1,8 Prozent.
Der Zuschlag wurde mit dem PUEG zum 1. Juli 2023 von vorher 0,35 auf 0,6 Prozent angehoben. Wer also seine Werte aus älteren Tabellen zieht, rechnet zu niedrig. Damit der Zuschlag überhaupt greift, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
- Der Arbeitnehmer ist kinderlos, hat also nie ein berücksichtigungsfähiges Kind gehabt.
- Der Arbeitnehmer hat das 23. Lebensjahr vollendet.
Solange ein Mitarbeiter unter 23 ist, fällt kein Zuschlag an, auch wenn er kinderlos ist. Der Zuschlag setzt erst mit dem Beginn des Monats ein, der auf die Vollendung des 23. Lebensjahres folgt. Ausgenommen sind außerdem Personen, die vor dem 1. Januar 1940 geboren wurden, was in der Praxis aber kaum noch eine Rolle spielt.
Achtung bei jungen Mitarbeitern: Der Zuschlag startet automatisch, sobald ein kinderloser Mitarbeiter 23 wird. Du musst diesen Stichtag nicht manuell setzen, ein gepflegtes Abrechnungssystem berechnet das selbst. Aber prüfe nach, ob dein System das Geburtsdatum korrekt verarbeitet, gerade bei Werkstudenten und Berufseinsteigern, die im Laufe des Jahres die Altersgrenze erreichen.
Ein einmal vorhandenes Kind wirkt übrigens dauerhaft. Wer einmal Vater oder Mutter war, gilt nicht wieder als kinderlos, selbst wenn das Kind längst erwachsen ist oder verstorben sein sollte. Die Elterneigenschaft erlischt also nicht. Der Zuschlag betrifft wirklich nur Menschen, die nie ein Kind hatten.
3. Der Abschlag ab dem zweiten Kind
Die zweite Besonderheit ist der Abschlag für Eltern mit mehreren Kindern. Wer mehr als ein Kind hat, zahlt während der Erziehungsphase weniger als die regulären 1,8 Prozent Arbeitnehmeranteil. Konkret sinkt der Arbeitnehmeranteil ab dem zweiten Kind um 0,25 Prozentpunkte je Kind, und zwar vom zweiten bis zum fünften Kind.
Das erste Kind löst den Abschlag noch nicht aus, es sorgt nur dafür, dass kein Zuschlag anfällt. Erst ab dem zweiten Kind geht es nach unten. Bei fünf und mehr Kindern ist das Maximum erreicht: Der Arbeitnehmeranteil sinkt dann um insgesamt 1,0 Prozentpunkt, von 1,8 auf 0,8 Prozent.
| Zahl der Kinder unter 25 | Abschlag insgesamt | Arbeitnehmeranteil PV |
|---|---|---|
| kinderlos (ab 23) | Zuschlag +0,6 % | 2,4 % |
| 1 Kind | kein Auf- oder Abschlag | 1,8 % |
| 2 Kinder | −0,25 % | 1,55 % |
| 3 Kinder | −0,50 % | 1,30 % |
| 4 Kinder | −0,75 % | 1,05 % |
| 5 und mehr Kinder | −1,00 % | 0,80 % |
Der wichtige Punkt für die Praxis: Der Abschlag gilt nur während der Erziehungsphase, also solange die Kinder das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Sobald ein Kind 25 wird, fällt es aus der Zählung heraus, und der Abschlag verringert sich entsprechend. Ein Mitarbeiter mit drei Kindern, von denen das älteste 25 wird, rutscht also von 1,30 auf 1,55 Prozent Arbeitnehmeranteil, weil dann nur noch zwei Kinder mitzählen.
Sind alle Kinder über 25, entfällt der Abschlag komplett, und der reguläre Satz von 1,8 Prozent gilt wieder. Ein Zuschlag fällt aber nicht an, weil die Elterneigenschaft ja bestehen bleibt. Diese fließende Veränderung über die Jahre ist genau der Grund, warum die Kinderdaten im Abrechnungssystem aktuell gehalten werden müssen und nicht nur einmal beim Onboarding erfasst werden dürfen.
4. Alle Beitragssätze 2026 in einer Tabelle
Damit die Pflegeversicherung in den Gesamtkontext passt, hier die wichtigsten Sozialversicherungsbeiträge 2026 nebeneinander. Die offiziellen Sätze veröffentlicht der GKV-Spitzenverband, die Bemessungsgrenzen die Deutsche Rentenversicherung.
| Versicherungszweig | Gesamtbeitrag | Arbeitgeberanteil | Arbeitnehmeranteil |
|---|---|---|---|
| Rentenversicherung | 18,6 % | 9,3 % | 9,3 % |
| Krankenversicherung (allg.) | 14,6 % + Zusatzbeitrag | 7,3 % + halber Zusatz | 7,3 % + halber Zusatz |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6 % | 1,3 % | 1,3 % |
| Pflegeversicherung (mit Kind) | 3,6 % | 1,8 % | 1,8 % |
| Pflegeversicherung (kinderlos, ab 23) | 4,2 % | 1,8 % | 2,4 % |
Beim KV-Zusatzbeitrag liegt der durchschnittliche Satz 2026 bei rund 2,9 Prozent, je nach Krankenkasse aber deutlich darunter oder darüber. Renten- und Arbeitslosenversicherung werden bis zur Beitragsbemessungsgrenze von 8.450 Euro im Monat berechnet, Kranken- und Pflegeversicherung bis 5.812,50 Euro im Monat. Wer mehr verdient, zahlt auf den übersteigenden Teil keine Pflegeversicherungsbeiträge mehr. Für die meisten KMU-Mitarbeiter ist diese Grenze aber ohne Bedeutung, weil die Gehälter darunter liegen.
5. Sonderfall Sachsen
Es gibt ein Bundesland, in dem die Pflegeversicherung anders aufgeteilt wird: Sachsen. Dort tragen Arbeitgeber nur 1,3 Prozent und Arbeitnehmer entsprechend mehr. Bei einem Mitarbeiter mit einem Kind zahlt der Arbeitnehmer also 2,3 Prozent statt 1,8 Prozent, der Arbeitgeber nur 1,3 Prozent.
Der Grund liegt weit zurück: Als die Pflegeversicherung 1995 eingeführt wurde, sollte zur Gegenfinanzierung ein Feiertag gestrichen werden. Alle Bundesländer außer Sachsen entschieden sich gegen den Buß- und Bettag als Arbeitstag. Sachsen behielt den Feiertag bei, gleicht die zusätzliche Belastung der Arbeitgeber aber über die abweichende Beitragsverteilung aus.
Praxishinweis für die Aufteilung: Maßgeblich ist der Beschäftigungsort, nicht der Wohnort des Mitarbeiters. Ein Mitarbeiter, der in Sachsen arbeitet, fällt unter die sächsische Regelung, auch wenn er in Thüringen oder Brandenburg wohnt. Bei reiner Remote-Arbeit kommt es auf die vertragliche Zuordnung zum Betrieb an, das ist im Einzelfall mit dem Steuerberater zu klären.
6. Nachweis der Kinder: Was du als Arbeitgeber brauchst
Damit ein Mitarbeiter den niedrigeren Satz bekommt, muss er dir gegenüber nachweisen, dass er Kinder hat und wie viele unter 25 Jahre alt sind. Ohne diesen Nachweis ordnest du ihn so ein, als sei er kinderlos, mit der Folge, dass der Zuschlag anfällt. Das ist kein Ermessen, sondern die gesetzliche Vorgabe: Im Zweifel gilt der höhere Satz.
Als Nachweis dienen üblicherweise:
- Geburtsurkunden der Kinder
- Vaterschaftsanerkennung oder gerichtliche Feststellung der Vaterschaft
- bei Adoptiv-, Stief- und Pflegekindern die entsprechenden Bescheide oder Bescheinigungen
- Haushaltsbescheinigung, wenn die familiäre Zuordnung nachgewiesen werden muss
Wichtig ist, dass nicht nur leibliche Kinder zählen. Auch Adoptiv-, Stief- und Pflegekinder werden berücksichtigt, sofern eine entsprechende Beziehung besteht. Bei Stiefkindern kommt es darauf an, dass sie im gemeinsamen Haushalt leben, was unter Umständen zusätzlich belegt werden muss. Diese Feinheiten sind in der Praxis die häufigste Quelle für Rückfragen, weil Patchwork-Konstellationen nicht immer eindeutig sind.
Den Nachweis dokumentierst du in der Personalakte und hältst ihn für die Prüfung durch die Rentenversicherung bereit. Die Beiträge zur Sozialversicherung sind ein zentraler Prüfgegenstand der turnusmäßigen Betriebsprüfung, und die Pflegeversicherung gehört dazu. Fehlt der Nachweis, kann der Prüfer den niedrigeren Satz beanstanden und Beiträge nachfordern. Beim Umgang mit diesen sensiblen Familiendaten greift außerdem der Beschäftigtendatenschutz nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), du darfst diese Informationen nur für die Beitragsberechnung verwenden und musst sie entsprechend schützen. Wie das in der Personalakte sauber gelöst wird, behandeln wir auf unserer Seite zum Datenschutz im HR-Bereich.
Digitaler Nachweis: Seit 2025 ist ein digitales Verfahren zum Abruf der Elterneigenschaft im Aufbau, über das Arbeitgeber die Zahl der Kinder künftig automatisiert von einer zentralen Stelle abfragen können sollen. Bis dieses Verfahren flächendeckend läuft, bleibt der vom Mitarbeiter beigebrachte Nachweis das verbindliche Mittel. Verlass dich nicht darauf, dass dein System die Kinderzahl schon irgendwoher kennt.
7. Umsetzung in der Lohnabrechnung
In der praktischen Lohnabrechnung läuft die Differenzierung über ein paar wenige, aber entscheidende Stammdaten. In DATEV LODAS, Sage oder den anderen gängigen Systemen hinterlegst du pro Mitarbeiter:
- die Elterneigenschaft (ja oder nein)
- die Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder unter 25
- das Geburtsdatum des Mitarbeiters (für die 23-Jahre-Grenze beim Zuschlag)
- den Beschäftigungsort (für die Sachsen-Sonderregelung)
Aus diesen Angaben berechnet das System den korrekten Pflegeversicherungssatz automatisch. Du musst die Prozentwerte nicht von Hand setzen. Aber das System ist nur so gut wie die Daten, die du einpflegst. Die meisten Fehler entstehen nicht im Rechenkern, sondern in den Stammdaten, weil die Kinderzahl veraltet ist oder die Elterneigenschaft falsch erfasst wurde.
Ein zweiter Punkt betrifft den Zeitpunkt: Ändert sich die Kinderzahl, etwa weil ein Kind geboren wird oder das älteste 25 wird, gilt der neue Satz ab dem Monat, in dem die Änderung eintritt. Du musst also unterjährig korrigieren und nicht erst zum Jahreswechsel. Gerade Geburten werden gerne zu spät gemeldet, mit der Folge, dass der frischgebackene Vater zu lange den Kinderlosenzuschlag zahlt und die Beiträge rückwirkend korrigiert werden müssen.
8. Die häufigsten Fehler in der Praxis
Aus der täglichen Arbeit mit Mandanten sehen wir immer wieder dieselben drei Stolperstellen rund um die Pflegeversicherung. Sie kosten zwar selten viel Geld pro Fall, summieren sich aber bei größeren Teams und fallen in der Prüfung auf.
Fehler 1: Kinderlosenzuschlag bei Eltern, deren Nachweis fehlt
Ein Mitarbeiter hat zwei Kinder, hat aber nie eine Geburtsurkunde eingereicht. Im System steht er als kinderlos, also zahlt er den Zuschlag, obwohl er Anspruch auf den Abschlag hätte. Das ist kein Schaden für dich als Arbeitgeber, aber ein berechtigter Grund für Ärger beim Mitarbeiter, sobald er es merkt. Die zu viel einbehaltenen Beiträge musst du rückwirkend erstatten, was Korrekturläufe auslöst. Sauberer ist, die Elterneigenschaft beim Onboarding aktiv abzufragen und den Nachweis gleich zur Akte zu nehmen.
Fehler 2: Veraltete Kinderzahl, weil 25er-Grenze übersehen wurde
Ein Mitarbeiter hat drei Kinder, das älteste wird im laufenden Jahr 25. Wenn niemand die Kinderzahl im System auf zwei reduziert, zahlt er weiter zu wenig Pflegeversicherung. Diesen Fehlbetrag holt sich die Rentenversicherung in der Prüfung zurück, samt Säumniszuschlägen. Hier hilft nur, die Kinderdaten regelmäßig zu prüfen, mindestens einmal im Jahr, idealerweise gekoppelt an die Geburtsjahre der Kinder.
Fehler 3: Zuschlag bei jungen Mitarbeitern zu früh oder zu spät
Der Zuschlag setzt erst ein, wenn ein kinderloser Mitarbeiter das 23. Lebensjahr vollendet hat. Wird das Geburtsdatum falsch erfasst oder das System interpretiert die Grenze falsch, zahlt ein 22-Jähriger schon den Zuschlag oder ein 24-Jähriger noch nicht. Ein gut gepflegtes Abrechnungssystem macht das automatisch richtig, aber gerade bei manuell angelegten Mitarbeiterstammsätzen lohnt sich ein Blick auf das hinterlegte Geburtsdatum.
Wann ein Profi ran sollte: Solange es um eindeutige Fälle geht, ist die Pflegeversicherung gut beherrschbar. Knifflig wird es bei Patchwork-Familien, bei im Ausland geborenen oder lebenden Kindern und bei Mitarbeitern, die im Laufe des Jahres mehrfach die Schwellen überschreiten. In solchen Konstellationen lohnt sich eine Abstimmung mit dem Steuerberater oder einem Payroll-Dienstleister, bevor du im System Annahmen triffst.
9. Drei Rechenbeispiele zum Vergleich
Damit klar wird, wie sich Zuschlag und Abschlag konkret auswirken, hier drei Mitarbeiter mit demselben Bruttogehalt von 3.500 Euro, aber unterschiedlicher Familiensituation. Alle drei arbeiten in Westdeutschland außerhalb Sachsens.
| Mitarbeiter | AN-Satz PV | AN-Beitrag/Monat | AG-Beitrag/Monat |
|---|---|---|---|
| Kinderlos, 30 Jahre | 2,4 % | 84,00 € | 63,00 € |
| 1 Kind (8 Jahre) | 1,8 % | 63,00 € | 63,00 € |
| 3 Kinder (alle unter 25) | 1,30 % | 45,50 € | 63,00 € |
Du siehst zwei Dinge sofort. Erstens: Dein Arbeitgeberanteil ist in allen drei Fällen identisch, nämlich 63,00 Euro (1,8 Prozent von 3.500 Euro). Die Kinderzahl ändert für dich rein bei der Pflegeversicherung also nichts, abgesehen von Sachsen. Zweitens: Beim Mitarbeiter macht der Unterschied zwischen kinderlos und drei Kindern immerhin 38,50 Euro netto im Monat aus, also fast 462 Euro im Jahr. Für deine Mitarbeiter ist die korrekte Erfassung damit kein Detail, sondern echtes Geld im Portemonnaie.
Genau deshalb lohnt es sich, beim Thema Pflegeversicherung sauber zu arbeiten. Es geht nicht um deine Kosten, sondern um die korrekte Abrechnung gegenüber deinem Team und die saubere Prüfbarkeit gegenüber der Rentenversicherung. Wer hier ordentlich dokumentiert, hat in der Betriebsprüfung einen Punkt weniger zu erklären. Wenn du die laufende Lohnabrechnung ohnehin nicht selbst stemmen willst, ist das einer der Bereiche, die du bei der Lohnabrechnung auslagern kannst, dann landet die Pflege der Stammdaten und die Beitragsberechnung beim Dienstleister.
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30-min-Gespräch vereinbaren10. Häufige Fragen
Kurz: Den Zuschlag von 0,6 Prozent zahlen kinderlose Arbeitnehmer ab Vollendung des 23. Lebensjahres allein. Du als Arbeitgeber beteiligst dich daran nicht, dein Anteil bleibt unabhängig von Kindern bei 1,8 Prozent. Wer mindestens ein Kind hat oder noch unter 23 ist, zahlt keinen Zuschlag. Auch wer früher einmal ein Kind hatte, das inzwischen erwachsen oder verstorben ist, gilt nicht als kinderlos.
Kurz: Der Gesamtbeitrag liegt 2026 bei 3,6 Prozent des Bruttolohns, Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen je 1,8 Prozent. Kinderlose Arbeitnehmer ab 23 zahlen zusätzlich 0,6 Prozent allein, also 2,4 Prozent Arbeitnehmeranteil und 4,2 Prozent Gesamtbeitrag. In Sachsen gilt eine abweichende Aufteilung mit nur 1,3 Prozent Arbeitgeberanteil.
Kurz: Ab dem zweiten Kind sinkt der Arbeitnehmeranteil während der Erziehungsphase um 0,25 Prozentpunkte je Kind, vom zweiten bis zum fünften Kind, also maximal 1,0 Prozentpunkt. Der Abschlag gilt nur, solange die Kinder unter 25 Jahre alt sind. Dein Arbeitgeberanteil bleibt davon unberührt bei 1,8 Prozent.
Kurz: Der Arbeitnehmer muss die Elterneigenschaft und die Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder nachweisen, üblicherweise über Geburtsurkunden, bei Stief-, Adoptiv- und Pflegekindern über entsprechende Bescheide. Liegt kein Nachweis vor, ordnest du den Mitarbeiter wie kinderlos ein und der Zuschlag wird fällig. Den Nachweis dokumentierst du in der Personalakte für die Prüfung durch die Rentenversicherung.
Kurz: Eine falsche Kinderzahl führt zu falschen Pflegeversicherungsbeiträgen. Zu wenig abgeführte Beiträge zieht die Rentenversicherung bei der nächsten Prüfung nach, samt Säumniszuschlägen. Zu viel einbehaltene Beiträge musst du dem Mitarbeiter rückwirkend erstatten. Beides verursacht Korrekturaufwand, deshalb sollten Elterneigenschaft und Kinderzahl sauber erfasst und mindestens jährlich geprüft werden.
